調達オートメーションのためのガイド

2024年11月8日

共同執筆者

Molly Hayes

Content Writer, IBM Consulting, IBM Blog

Amanda Downie

Editorial Content Strategist, IBM

調達オートメーションのためのガイド

調達の自動化では、テクノロジーを使用して調達プロセスを合理化および強化し、非効率性を軽減してコストを削減します。今日の企業は、さまざまなレベルの複雑さで、オートメーション・プラットフォームとツールを調達から支払いまでのプロセス全体で使用しています。プロセス・オートメーションを導入して、データ入力などの時間のかかる手動プロセスに費やす時間を短縮する企業もあれば、支出管理やサプライヤーのリスク予測のためにオートメーションを人工知能(AI)やビッグデータ分析などのテクノロジーと併用して、ビジネス・プロセス全体の回復力を高めている企業もあります。

調達におけるプロセス自動化は、特にコラボレーションツールやプラットフォームと連携して導入すると、企業とベンダーの関係を大幅に改善できます。経営コンサルタント会社McKinsey社によると、洗練されたサプライヤー関係管理機能を備えた企業は、同業他社を2倍も上回る業績を上げています。1

サプライチェーンがますます複雑になり、不安定になる可能性があるため、オートメーション・プラットフォームは、予期しないイベントに迅速に対応するためのツールを企業に提供しています。今日のオートメーション・プラットフォームと専用ダッシュボードは、リアルタイムの可視性と洞察を促進し、サプライチェーンの課題に迅速に対応できるようにします。これらのツールは、調達および購入プロセス中に持続可能性の目標を達成する方法としてもますます人気が高まっています。

ノートPCで作業する黒人女性

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調達・購買におけるオートメーションの進化

調達チームはこれまで、支出パターン、市場洞察、サプライヤー・データ、外部規制、社内仕様など、組織の内外から収集した膨大な量のデータを管理してきました。このため、調達のワークフローは特に人為的エラーが発生しやすく、調達タスクはデジタル・トランスフォーメーションに適した環境になっています。

初期の調達オートメーションでは、スプレッドシートへの情報入力などの手動データ入力が強化されたり、置き換えられたりしました。調達部門では、請求書の作成や承認など、以前は手動で行っていた一連の調達タスクを自動化するために、ロボティック・プロセス・オートメーション(RPA) を使用することもできます。このレベルのオートメーションでは、契約管理や価格交渉などのプロセスは、別のソフトウェアやツールによって強化される可能性があります

近年、機械学習(ML)とAIがさらに強力になったため、大手企業はオートメーションとAIを組み合わせた高度な調達テクノロジーを使用し、真にインテリジェントで集中化されたワークフローを作成し始めました。調達オートメーション・プロセスの人気が高まったのは、コロナ禍および収束後におけるサプライチェーンの大きな課題や、インフレなどのストレス要因を受けてのことでした。

IBM Institute for Business Value(IBV) が 2022年に1,500人の最高サプライチェーン責任者と最高執行責任者を対象に実施した調査では、過去2年間で新しいオートメーション・テクノロジーを導入した企業の数と、パフォーマンスの監視と追跡にAIを使用している組織の数が急増していることがわかりました。

以前は調達タスクをサイロ化していた調達部門が、調達プロセス全体を中央リポジトリーでエンドツーエンドで管理できるようになり、高度なデータ分析と支出パターンやベンダーの動きをリアルタイムで可視化できるようになりました。主要なテクノロジーによって強化された、こうした統一された調達ワークフローは摩擦を軽減し、調達担当者とそのパートナーの双方にとってより良いエクスペリエンスを提供しています。

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調達オートメーションのメリット

一連の主要な自動化として導入する場合でも、総合的な自動調達システムとして導入する場合でも、調達プロセスの自動化によりボトルネックが解消され、承認プロセスの速度が向上し、注文サイクル時間が短縮されます。調達オートメーション・イニシアチブの主要なメリットは次のとおりです。

  • 効率性の向上
  • コストの削減
  • コンプライアンスの向上
  • 可視性の向上
  • サプライヤーとの関係を強化
  • データに基づく意思決定
  • 迅速なスケーリング

効率性の向上

注文処理や請求書管理などの反復的なタスクを自動化すると、調達サイクルが大幅に高速化され、無駄が削減され、組織は新しい状況に迅速に適応できるようになります。オートメーション・テクノロジーは、オンボーディングと分析の高速化にも役立ちます。主要なオートメーション・テクノロジーを使用することで、IBMの調達担当者は、サプライヤーのオンボーディング・プロセスに係る時間を10分の1に短縮し、2日かかっていた価格分析を10分で実行できるようになりました。

コストの削減

また、手作業によるエラーを最小限に抑え、サプライヤーとの交渉を最適化することで、組織は大幅な節約を実現できます。オートメーションにより、ベンダーからの価格を迅速かつ正確に比較できるようになり、組織の成長に合わせて調達タスクの能力も向上できます。

コンプライアンスの向上

オートメーション・システムは、会社のポリシーと規制要件の遵守を強制し、不正のリスクを軽減し、正確な報告を促進します。今日の調達オートメーション・ツールは、地域の規制、持続可能性の指標、またはその他の要因に従ってベンダーをシームレスかつ正確にフィルタリングし、組織のより広範な目標を促進します。

可視性の向上

リアルタイムのデータ追跡により、支出パターン、サプライヤーのパフォーマンス、在庫レベルに関するより優れた洞察が得られます。これらの調達ソリューションを使用すると、組織は新しいデータ・ポイントに迅速に適応し、調達プロセス全体をより効果的に監査して、より良い結果を達成できます。

サプライヤーとの関係を強化

コミュニケーションと透明性の向上により、サプライヤーとのコラボレーションが向上し、長期的なパートナーシップが促進されます。オートメーションによって強化されたベンダー関係のコラボレーションツールは、サプライヤーと企業の両方のプロセスを簡素化し、両者の全体的なエクスペリエンスを向上させます。

データに基づく意思決定

包括的な分析にアクセスすることで、正確な情報に基づいたデータ駆動型の意思決定が可能になります。これは、複数の内部および外部ソースから収集された大量のデータを含む調達プロセスに特に当てはまります。AIで強化された自動化された調達システムは、弱点を特定し、将来の潜在的な問題を予測するのに役立ちます。

迅速なスケーリング

自動化された調達システムにより、組織はビジネスを拡大する際の障壁が少なくなります。従業員が管理するソフトウェアでは、より多くの作業を行うための諸経費が少なくなり、新しいベンダーのオンボーディングがシームレスになります。 

調達プロセスのオートメーションによるワークフローの改善

購買依頼書と発注書

購入依頼書(購入リクエストとも呼ばれます)は、承認プロセスでゆっくりと進むことが知られています。このプロセスを自動化すると、承認が迅速化され、支出パターンの可視性が向上するだけでなく、購買担当者の作業効率も向上します。このプロセスのオートメーションには、従業員に操作しやすいテンプレートを提供し、部門全体の承認者と関係者にリクエストに関する即時通知を提供することが含まれます。リクエストが承認されると、自動化されたシステムによってトランザクションに関連するデジタル注文書が生成され、支出の透明性が確保され、人的エラーの発生が削減されます。

請求書管理と支払い処理

請求書の照合と承認のワークフローを自動化することで、支払いの精度と効率が向上します。オートメーション・システムは通常、請求書に関連するデータをデジタル化して一元管理し、それらの請求書を主要なデータベースと自動的に相互参照して、部門間で簡単にアクセスできるようにファイルします。調達オートメーション・ソフトウェアは、買掛金からの支払いを迅速かつ正確に処理し、取引の記録を提供します。これらのシステムにより、支払い漏れや重複が削減されるだけでなく、調達部門から財務チームまで組織全体の可視性が向上します。

ベンダー管理と調達

集中型データベースとオートメーション・システムにより、サプライヤーの資格、パフォーマンス指標、コンプライアンスをより適切に追跡できます。自動化されたサプライヤー管理システムにより、調達スペシャリストは、履歴データだけでなく、サプライヤーの所在地、ESG の実践、コスト、その他の指標に関する重要な情報にもすぐにアクセスできます。

これらのツールを使用すると、調達部門は潜在的なベンダーをより効果的にフィルタリングし、入札を比較し、見積もりやその他の情報を迅速に要求できます。SAPなど一部のエンタープライズ・リソース・プランニング(ERP)システムは、ベンダーとバイヤーが単一の共有プラットフォーム内で接続して交渉するためのコラボレーション・ツールを提供します。

注文処理

オートメーションにより、注文の作成、追跡、履行が効率化され、リードタイムとエラーが削減されます。これらのシステムは、注文の作成と履行に関して主要部門に自動通知を提供したり、モノのインターネット(IoT)テクノロジーを使用して商品の移動を追跡したり、気象条件やその他の状況に基づいて配達時間を自動的に更新したりできます。

契約管理

オートメーション・システムは契約ライフサイクル・イベントを管理し、タイムリーな更新と条件の遵守を確立します。これらの連絡先管理ツールは、契約を一元管理して検索可能なリポジトリーを作成し、契約プロセスの内部透明性を促進します。通常、これらのオートメーション・システムは、契約条件に関連する期限が近づいていることを関係者に自動的に通知して更新し、コンプライアンスを促進し、期限が近づいている契約を更新または再交渉する時間を確保します。

支出分析

オートメーション・ツールは支出データを分析し、コスト削減の機会とサプライヤーのパフォーマンスに関する洞察を明らかにします。調達部門が扱うデータの量を考えると、支出の分析と予測はビジネスの成功に不可欠なツールになり得ます。一部の調達オートメーション・システムとエンタープライズ・リソース・プランニング(ERP)システムは、パフォーマンスの低いサプライヤーや最適ではない契約取引について事前に警告することができます。

調達プロセスをオートメーションするためのベスト・プラクティス

組織の具体的な調達戦略や導入するオートメーション・ソリューションの内容にかかわらず、一般的なベスト・プラクティスとしては次のものがあります。

  • 明確な目標の設定
  • 適切なテクノロジーの選択
  • 利害関係者の関与の促進
  • プロセスの標準化
  • 従業員のトレーニングとスキルアップ
  • モニタリングおよび最適化
  • データ・ガバナンスとセキュリティーの確保

明確な目標の設定

処理時間の短縮やサプライヤーとの連携強化など、オートメーションの具体的な目標を定義します。

適切なテクノロジーの選択

組織のニーズに合致し、既存のシステムにシームレスに統合される調達ソフトウェアを選択してください。エンドユーザー・エクスペリエンスについて慎重に検討し、最も頻繁に使用するユーザーのために確実にシームレスなテクノロジーを整備します。

利害関係者の関与の促進

計画と実装のプロセスに関連部門とユーザーを関与させ、ソリューションが要件を満たしていることを確認します。

プロセスの標準化

一貫性を促進し、ユーザーの採用率を向上させるために、標準化された調達プロセスを開発します。

従業員のトレーニングとスキルアップ

新しいオートメーション・システムのメリットを最大限に活用できるようにユーザーに包括的なトレーニングを提供し、調達担当者のスキルを向上させて、強化された新しい業務形態に備えます。

モニタリングおよび最適化

自動化されたプロセスのパフォーマンスを継続的に評価し、フィードバックと変化するニーズに基づいて調整を行います。

データ・ガバナンスとセキュリティーの確保

調達オートメーション・システムで使用されるデータがクリーンかつ正確であり、アクセス可能な形式で保管されていることを確認します。機密性の高い調達データを保護し、規制コンプライアンスを確保するために、強力なセキュリティー対策を講じます。

調達オートメーションのためのインテリジェントなワークフローの5つの例

オートメーションとAIテクノロジーをクラウド・インフラストラクチャーと組み合わせることで、組織は効率を大幅に向上できる可能性があります。例えば、米国のある政府機関では、これらのツールを使用することで、請求処理の平均時間を15日以上から5分にまで短縮しました。調達オートメーションは通常、複数のシステムやワークフローに組み込まれることで最大の価値を生み出します。IBM Institute for Business Value(IBV)の調査によると、これらのテクノロジーが最も大きな影響を与える5つの領域は次のとおりです。

  • リアルタイムに対応する、自動化された、スムーズなプロセス
  • 倫理的かつ持続可能なリスク管理ソーシング
  • サード・パーティーの指数関数的価値のためのパートナーシップ
  • アジャイル運用モデル
  • 従業員を支援する

リアルタイムに対応する、自動化された、スムーズなプロセス

調達部門のプロセスから摩擦を取り除くと、迅速かつ目に見える結果が得られます。バイヤーがサービスや商品を調達する速度を加速し、企業とやり取りできるさまざまなチャネルを提供することは、自動化された調達の最大のメリットの 1 つです。アジア太平洋地域のある金融機関は、コンプライアンスの実践とパフォーマンスの向上を目指して、調達から支払いまでのサービス・プロセスを自動化しました。これらのワークフローをデジタル化して標準化することで、組織は運用コストを2,000万ドルも節約しただけではなく、重複支払いや支払いミスにより7,000万ドル以上が損失するのを回避しました。

倫理的、持続可能、リスク管理された調達

消費者がブランドの商品調達方法の透明性を求め、大手企業がカーボン・ニュートラルを目指す中、持続可能な調達慣行はビジネスの成功にとって重要になっています。オートメーションとインテリジェントなワークフローにより、調達プロセスの透明性が高まり、調達リーダーは排出量の削減などのESG指標をシームレスに管理できるようになります。責任あるデータ調達プラットフォームであるRCS Global Groupは最近、ブロックチェーン・プラットフォームを使用して、電気自動車のバッテリーの製造に使用される材料が倫理的に生産されたことを購入者に保証しました。このようなイノベーションにより、購入者の信頼が高まり、ますます重要になっている責任ある調達の作業が簡素化されます。

サード・パーティーの指数関数的価値のためのパートナーシップ

最近調査された最高サプライチェーン責任者の3分の1が、過去3年間で新しい地域のサプライヤーと連携したと回答しています。ますますグローバル化が進むビジネス環境では、コラボレーションと問題解決が鍵となります。分析、AI、オートメーションを導入するサービス・プロバイダーの相互接続されたエコシステムには、新たな環境に適応しながら、より迅速かつ効果的に提携する機会があります。

アジャイル運用モデル

現代の調達業務は、単一のサイロ化されたプロジェクトではなく、重要な成果に重点を置く多分野にわたるチームで構成されています。自動化、データ分析、AIを使用することで、組織は、ビジネス全体でアクセスできるリアルタイム・データに基づいて、重要な調達決定を下すことができます。調達担当者にこのデータを提供することで、より合理化された俊敏な運用モデルが実現し、組織はより効率的に拡張できます。IBVの調査によると、統合された調達チームと買掛金チームを持つ組織は、収益の成長と有効性で競合他社を大幅に上回る54%増加しています。また、ある世界的な化学メーカーは、オートメーションと分析を使用して6つの領域で業務改善を果たし、その結果、5,000万ドルの収益増を実現しました。

従業員を支援する

他のビジネス分野と同様に、オートメーションとAIは人間の労働力を増強し、従業員がより人間関係を重視した創造的なタスクに集中できるようにする目的で最も効果を発揮します。調達分野では、オートメーションによって組織が従業員の役割を完全に再考し、従業員の潜在能力を劇的に解放する可能性があります。調達オートメーションにより、従業員は小さな問題に対応するのではなく、積極的に行動できるようになり、ビジネス・レベルのイノベーションへの道が開かれ、ビジネス価値が全体的に高まります。

脚注

Taking supplier collaboration to the next level, McKinsey, 7 July 2020 (リンクはIBM.com外部にあります) 

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