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P2P（Procure to Pay：調達から支払いまで）とは
公開日：2024年7月12日
寄稿者：Matthew Finio、Amanda Downie
Procure to pay（P2P）は、組織が商品やサービスを獲得するために使用するエンドツーエンドのプロセスです。これには、購買依頼、調達、発注、受領、請求、支払いが含まれており、効率的な調達業務とポリシー遵守を支援します。
効果的な調達管理は、組織が必要不可欠なリソースを獲得し、コスト管理を維持し、サプライヤーと良好な関係を築くために不可欠です。Procure to payは、最初の購買依頼からサプライヤーへの最終的な支払いまで、商品やサービスを獲得するライフサイクル全体を網羅する包括的なビジネス・プロセスです。このプロセス・フローは、調達、財務、買掛金システムを含むさまざまな機能を統合し、業務効率と正確性を高めるシームレスなワークフローを構築することを目的としています。P2Pと略されることが多いですが、Procure to payを、同じくP2Pという呼び方をしているピアツーピア・ネットワーキング・テクノロジーと混同しないでください。Procure to payプロセスは、Purchase to pay（購買から支払いまで）と呼ばれることもあります。
P2Pはプロセスであり、テクノロジーではありません。これは、エンタープライズ・リソース・プランニング（ERP）やその他のソフトウェア・ソリューションを使用して、さまざまな段階を合理化し、統合する自動化されたプロセスであることもあります。P2Pの自動化は、手作業を減らし、エラーを最小限に抑え、ポリシーを確実に遵守し、調達活動をリアルタイムで可視化することで効率を高めます。多くの組織が業務を最適化するために自動化されたP2Pシステムを導入していますが、自動化の度合いは導入されている特定のツールや慣行に応じて異なります。調達から支払いまでのサイクルの各段階を注意深く管理することで、組織は最適化の機会を特定できます。最終的に、このような監視は、戦略的な意思決定をサポートし、持続可能なサプライチェーンの運営を促進することにより、ビジネスの全体的な健全性と競争力に貢献します。
P2Pプロセスは、組織内の商品やサービスに対するニーズを特定することから始まります。このニーズは、関連する利害関係者による承認プロセスを経た購買依頼によって正式に決定されます。承認後、ソーシングが始まり、適切なサプライヤーの選択や見積もりまたは入札が行われます。選択したサプライヤーに発注書（PO）が発行されます。
配達時に、受領部門は注文と商品の受領書が発注書と一致していることを確認します。サプライヤーは、納品された商品またはサービスの請求書を提出し、それを発注書と受領報告書と照合します。確認後、請求書の支払いが承認され、サプライヤーに支払いが行われ、取引が完了します。
P2Pのプロセス全体は、調達活動を合理化し、エラーを減らし、組織のポリシーを確実に遵守するように設計されています。調達のさまざまな段階を自動化および統合することで、組織は効率を向上させ、コストを削減し、調達活動をより適切に管理することができます。
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Procure to payは、調達プロセスと財務プロセスを管理するための構造化され統合的なアプローチを提供するため、非常に重要です。このプロセスにより、組織は支出を厳密に管理しながら、必要な商品やサービスを効率的に獲得できます。この構造化されたアプローチは、不正支出を防止し、財務上の不一致のリスクを軽減するのに役立ちます。また、すべての購入が必要なものであり、組織の予算とポリシーに沿ったものであることを保証するのに役立ちます。調達データを一元化することで、企業は支出パターンを分析し、サプライヤーとより有利な条件を交渉し、コスト削減の機会を特定できます。
また、P2Pは、発注書の作成、請求書の照合、支払いの処理など、さまざまなステップを自動化および標準化することで、運用の非効率性を排除できます。この自動化により、調達サイクルがスピードアップし、人的エラーが最小限に抑えられるため、より正確で信頼性の高い取引が可能になります。適切に管理された P2P プロセスによって促進されるタイムリーで正確な支払いにより、サプライヤーとの関係が改善され、サービス・レベルが向上し、サプライチェーン管理が効果的になります。これらのプロセスを通じて、主要業績評価指標（KPI）により効率、精度、パフォーマンスを測定します。全体として、P2Pはより優れた財務管理とレポート作成をサポートし、財務上のコミットメントをリアルタイムで可視化し、より多くの情報に基づいた意思決定を支援します。
組織は、コスト、可用性、サステナビリティー、その他の特定のニーズなど、さまざまな要因に基づいて調達プロセスを調整します。各組織は、ビジネス目標に沿った独自の調達戦略を策定します。Procure-to-payプロセスにおける一般的な手順は次のとおりです。
請求書が確認され、承認されると、支払いが処理されます。組織は、合意された条件に従ってサプライヤーに支払いを行います。この最終ステップで取引が完了し、調達サイクルが終了します。
P2Pは、組織内の調達プロセスおよび財務プロセスを合理化および強化します。この包括的なアプローチにより、購買依頼から支払いまでのすべてのステップが効率的に管理および統合されるため、次のようなメリットがあります。
高度な予測モデリング：P2Pシステムは、データ分析、プロセス・マイニング、その他のデジタル・ツールを使用して、潜在的な問題と機会を特定します。先進的なプラットフォームは、予期せぬ結果を招かないように、実施前に変更をモデル化し、プロセスの効率をさらに高めることができます。
財務管理と報告の改善：調達を財務システムと統合することで、組織は財務上のコミットメントと負債をリアルタイムで可視化できます。この統合は、正確な財務予測と予算編成をサポートし、より多くの情報に基づいた意思決定を可能にします。適切に実装されたP2Pプロセスでは、包括的な監査証跡も提供されるため、取引の追跡と説明責任の確保が容易になります。
コスト削減：P2Pプロセスにより、組織はより費用対効果の高い手順を採用し、収益を改善することができます。企業は優先サプライヤーと強固な関係を構築し、より良い価格交渉を行い、受注管理、サプライヤー管理、在庫管理、支出管理を改善できます。自動化とソフトウェア・ソリューションは、時間を節約し、予測を強化し、突発的な生産需要によって引き起こされる高価なスポット購入を防ぎます。
業務効率の向上： プロセスを自動化および標準化することで、発注書の作成、請求書の照合、支払い処理などの業務に必要な時間と労力を削減します。この効率化により、調達サイクルがスピードアップするだけでなく、人的エラーを最小限に抑え、より正確で信頼性の高い取引が可能になります。自動化されたワークフローにより、企業のポリシーや規制要件の遵守が確保され、コンプライアンス違反のリスクが軽減されます。
可視性の向上：P2Pソリューションは、調達サイクル全体にわたる完全な可視性と内部統制を提供し、企業はキャッシュ・フローと財務的コミットメントを完全に把握できます。すべての取引の記録を取得することで、活動の追跡と最適化の機会の特定が容易になります。
効率性の向上：調達、サプライチェーン、買掛金のプロセスを一元化することで、人為的ミスやサイロ化した業務を最小限に抑えることができます。P2Pシステムは、ワークフローの合理化、請求書処理の迅速化、継続的な改善が必要な領域の特定に役立ちます。
速度の向上：電子調達ソリューションは、調達プロセスを自動化する電子システムであり、企業は時間のかかる手作業のプロセスをモダナイズできます。合理化された調達プロセスにより、組織はサプライチェーンの混乱に迅速に対応することができます。これにより、時間とリソースが解放され、新規サプライヤーの承認が加速されます。
強固な不正防止：堅牢なP2Pシステムには、請求書の厳格な照合と複数の審査ポイントが含まれ、不正やえこひいきを防止します。これらのステップにより、契約管理およびベンダー管理が強化されます。そして、適格なベンダーに契約が付与されることや購入が合意された価格を遵守することが保証され、非倫理的行為のリスクが低減します。
サプライヤーとの関係強化：P2Pシステムは、タイムリーで正確な支払いを保証し、請求書のステータスを可視化することで、サプライヤーとのより強固な関係を促進します。この信頼性は、製品の高品質かつタイムリーな納入を維持し、重要な時期にサプライヤーが期待以上の働きをする可能性を高めます。
調達と支出のより厳格な管理：P2Pは、組織が調達活動と支出を管理するのに役立ちます。構造化されたプロセスを持つことで、企業はすべての購入が必要であり、承認され、予算内に収まっていることを保証できます。この監視は、不正支出を防止し、財務上の不一致のリスクを軽減するのに役立ちます。調達データを一元化することで、組織は支出パターンを分析し、サプライヤーとより有利な条件を交渉し、コスト削減の機会を特定することもできます。
Procure to Payは当初、紙ベースの手作業のプロセスとして発展し、過去数十年の間に徐々に自動化が導入されました。多くの組織織におけるP2Pプロセスの複雑さを考えると、一部のProcure to payソフトウェア・ベンダーが、各ステップを自動化および統合するための完全なソリューションと呼ぶものを提供しているのは驚くべきことではありません。
Procure-to-payソリューションでは、P2Pプロセスを管理するためのさまざまなソフトウェアとプラットフォームが採用されており、それぞれが調達業務と財務業務を合理化するための独自の機能を提供しています。SAPやOracle ERPなどのERP システムは、調達を他のビジネス・プロセスと統合しますが、CoupaやSAP Aribaなどの専用の調達ソフトウェアは、調達活動の自動化に重点を置いています。買掛金自動化ソリューション（例えば、TipaltiやAvidXchange）は、請求書発行と支払いプロセスを合理化する電子請求書発行などのサービスを提供しています。Procurifyなどの電子調達プラットフォームは、P2Pサイクル全体でクラウドベースのソリューションを提供しています。Spendeskなどの支出管理ソフトウェアは、組織の支出を管理し、最適化するのに役立ちます。これらのプラットフォームは多くの場合、サプライヤー関係管理、請求書管理、調達モジュールなど、複数のモジュールで構成されており、サプライヤーとの連携と請求書処理をさらに強化し、正確でタイムリーな支払いを保証します。
Procure-to-pay（P2P）ソリューションを選択する際、組織は、自動化機能、既存のERPおよび財務システムとの統合、リアルタイムの可視性と分析のサポートなど、必要とされる主要な特徴と機能を徹底的に特定する必要があります。P2Pサイクル全体に対応する包括的なモジュールを提供し、購買依頼から支払いまでのシームレスなワークフローを確保するソリューションを選択することが重要です。また、組織は変化するビジネス要件に対応できるよう、プラットフォームの使いやすさ、拡張性、カスタマイズ・オプションも考慮する必要があります。プロバイダーの実績、カスタマー・サポート、トレーニング・リソースを評価することは、導入と継続的な運用を成功させるために重要です。また、初期セットアップ、ライセンス、メンテナンス費用を含む総所有コストを評価することで、ソリューションの費用対効果と潜在的な投資収益率を判断できます。
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