調達の役割は、トランザクションの範囲を超えています。調達戦略により、組織はますます複雑化するグローバル・サプライチェーンのなかで、市場の変動に迅速に適応し、コストの最適化、業務の効率化、事業の成長を達成することができます。
サプライチェーンに内在するリスクを評価し、積極的に管理することで、混乱から身を守り、業務のレジリエンスを強化することができます。さらに、綿密に練られた調達フレームワークは、イノベーションとサステナビリティーを促進します。サプライヤーとの協力的なパートナーシップを育み、倫理的・環境的配慮(グリーン購入)を調達戦略に組み込むことができます。
調達戦略は、単に商品やサービスを入手するための一連のステップではありません。効果的に設計および実装した場合に、組織のミッションと一致し、組織の成功に大きく貢献する戦略的ロードマップである必要があります。
調達戦略とは、組織がビジネス・ニーズに合致した方法で購買プロセスを導くために策定する構造化された計画です。調達戦略の目標は、組織の運営に不可欠な物品又はサービスを、効率的、費用対効果に優れた方法で、持続的に確保することです。戦略には、調達プロセスのステップを実行するための、次のような具体的なガイダンスを含めるべきです。
これらのステップを導くための戦略は、業界やニーズに応じて組織ごとに異なる場合があります。多くの調達戦略に共通する目標の例としては、マーベリック支出の排除、配送効率の向上、エラーの最小化、適用法の遵守などが挙げられます。有利な契約とサービスを促進するために、強力なサプライヤー関係を構築することも共通の目標です。
調達活動を企業目標と整合させるには、人材、テクノロジー、コンプライアンス、倫理、持続可能性のバランスが取れている必要があります。効果的な調達戦略は、新しいアプローチを受け入れ、組織に価値、効率、継続的なプロセス改善をもたらすアイデアを奨励するものでなければなりません。これにより、価値を生み出し、リスクを最小限に抑える効果的かつ適応的な調達アプローチが可能になります。
明確な目標を持って調達戦略を実施すると、調達マネージャーが従うべきロードマップが提供されます。それは、マネージャーの目的、責任、目標、そして組織の全体的な成功において彼らが果たす重要な役割を概説します。
効果的な調達戦略を策定するための重要な手順には、次が含まれます。
現在の調達戦略フレームワーク(存在する場合)の効率と有効性を評価し、それが現在および将来のニーズを満たすかどうかを判断します。支出分析を行います。強み、弱み、機会を特定します。商品やサービスのコストなどの直接コストから、管理費や諸経費などの間接コストまで、調達コストの要素を評価して分類します。特定のサプライヤーに関連するコスト、コスト変数と傾向、調達プロセスの総コストを調べて、何がどこに費やされているかを明確に理解します。
企業は常に収益を向上させたいと考えていますが、具体的にはどのように実現するのでしょうか。組織のニーズ(売上の増加、キャッシュ・フローの管理、タイム・フレームの短縮、予測の改善、品質管理、持続可能性など)と、それらが全体的なビジネス戦略および長期計画とどのように整合しているかを理解します。これらのニーズと統合された調達戦略により、調達プロセスが組織の収益性と成功につなげることができます。
社内部門、サプライヤー、および計画の影響を受ける可能性のあるすべての人々を特定し、連携します。提案された変更に同意しない人もいるかもしれません。多様な情報を収集し、ニーズを理解し、期待値を管理します。戦略が適切に計画され、組織全体でサポートされるようにするには、利害関係者の関与がカギとなります。
調達機能の具体的な、測定可能で、達成可能で、関連性のある、タイムリーな(SMART)目標を定義します。これらの目標は、包括的なビジネス目標を直接サポートし、調達戦略に明確な枠組みを提供する必要があります。たとえば、コスト削減が目標の場合、対応する調達目標は、あるレベルのコスト削減を達成することになる可能性があります。追加の目標としては、リスク管理とリスク軽減、サプライヤー関係管理、持続可能性の考慮などが挙げられます。
組織の目標に沿った明確な調達ポリシー、手順、運用モデルを確立し、合意します。現在のプロセスを見直し、新しいアプローチに合わせて調整するのに良いタイミングです。ベンダーの選定基準、契約管理、コンプライアンスの取り組みなどのタスクを明確に定義する必要があります。これらの変化がもたらす機会を伝えて、利害関係者にとってのメリットについて説明します。柔軟に対応しましょう。ポリシーは調達チームのガイドラインとして機能し、一貫性と倫理基準の順守を保証します。
新しい戦略の成功をサポートするツールとテクノロジーを模索します。調達はもはやアナログなプロセスではありません。オンラインで行われる割合(電子調達)が増えています。Procure-to-Pay(P2P)ソフトウェアは、調達業務を買掛金に結び付け、供給管理、発注書、請求書発行などの手順を合理化します。追加の調達ソフトウェアには、支出分析ツールやサプライヤー関係管理(SRM)ソフトウェアなどがあります。これにより、精度と生産性が向上し、購入を追跡し、意思決定に役立つデータが可視性され、リスク、非効率さ、時間のかかる遅延が削減されます。
前のステップで収集した洞察に基づいて、包括的な調達戦略を策定します。これには、サプライヤー管理、リスク軽減、コスト最適化などの調達アプローチの概要を示す戦略ステートメントの作成が含まれます。戦略は、変化する市場状況や組織のニーズに適応できる十分な柔軟性を備えている必要があります。
調達戦略の成功を測定するために使用するKPIを確立します。これらのメトリクスは、定義されたビジネス目標と一致し、パフォーマンスを評価するための定量化可能なベンチマークを提供するものである必要があります。一般的な成功基準には、エラーの削減、節約機会の活用、サプライヤーのパフォーマンス評価、ワークフロー、調達サイクル・タイム、コンプライアンスの改善などがあります。
段階的かつ適切に調整された方法で調達戦略を実行し、定義されたポリシー、手順、テクノロジーを導入します。調達を成功させるために必要なトレーニングを実施します。
確立された成功指標に照らして戦略のパフォーマンスを定期的に測定します。戦略が変化を促進し、組織の全体的なパフォーマンスを向上させているかどうかを判断します。データと洞察に基づいて結果を分析し、改善領域を特定して、調達戦略を調整します。変化する市場のダイナミクス、進化する事業目標、新たな機会や課題に対応できるように、戦略を継続的に監視し、適応させていきます。
戦略的な調達と購入の機会を導入することにより、組織は大幅なコスト削減を達成できます。さらに、効果的な調達戦略により、プロセスの合理化と自動化テクノロジーの導入により業務効率が向上します。その結果、管理タスクが削減され、調達サイクルが高速化されます。
調達戦略が成功すれば、サプライチェーンに内在するリスクも軽減されます。リスク評価と管理手法を使用することで、混乱を回避して、アジリティーと継続性を確保できます。また、サプライヤーとの関係の改善、コラボレーション、イノベーションを促進することもできます。これらの利点を総合すると、組織はレジリエンス、アジリティー、競争上の優位性を備えて、今日の複雑なビジネス環境を乗り越えることができます。
これらのステップを体系的に進めることで、組織は当面のニーズを満たす調達戦略を確立し、組織の持続的な成功に貢献できるように進化できます。
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