Al suo livello di base, la governance è l'insieme di regole, politiche e processi che assicurano che le attività aziendali siano allineate per raggiungere gli obiettivi di business. Essa abbraccia etica, gestione delle risorse, responsabilità e controlli di gestione.

La governance assicura anche che il top management possa gestire e controllare ciò che accade a tutti i livelli dell'azienda e che le unità di business siano allineate con le esigenze dei clienti e con gli obiettivi generali dell'azienda.

Una governance efficace crea un ambiente in cui i dipendenti si sentono responsabilizzati e i comportamenti e le risorse sono controllati e ben coordinati. Un obiettivo della governance è quello di bilanciare gli interessi dei diversi stakeholder aziendali (top management, dipendenti, fornitori, investitori, etc.).

Per mantenere questo equilibrio, la governance può aiutare a garantire, per esempio, che siano in essere dei contratti tra gli stakeholder interni ed esterni dell'azienda per un'equa distribuzione di responsabilità, diritti e ricompense. Questo include anche delle procedure per riconciliare gli interessi conflittuali tra le parti interessate e dei processi che assicurano che la supervisione, il controllo e i flussi di dati funzionino come un sistema di controlli ed equilibri.

La governance fornisce il controllo sulle strutture e le infrastrutture, come i data center, così come la supervisione delle applicazioni a livello di portfolio.

Soprattutto, la governance viene attuata per rendere conto di condotta e risultati. La condotta può essere gestita attraverso l'applicazione di pratiche commerciali etiche e regole di cittadinanza aziendale. Una buona governance definisce gli incarichi in base alle linee di business e valuta gli impiegati in base ai risultati raggiunti piuttosto che in base alle responsabilità.

La gestione del rischio è il processo di identificazione, valutazione e controllo dei rischi finanziari, legali, strategici e di sicurezza di un'organizzazione. Per ridurre il rischio, un'organizzazione ha bisogno di dedicare delle risorse per minimizzare, monitorare e controllare l'impatto degli eventi negativi e massimizzare gli eventi positivi.

A un livello più ampio, la gestione dei rischi è un sistema di persone, processi e tecnologia che consente all'organizzazione di fissare degli obiettivi in linea con i valori e i rischi.

L'obiettivo di un programma di gestione del rischio aziendale è quello di raggiungere gli obiettivi aziendali e al contempo assicurare il valore ed ottimizzare il profilo di rischio. Parte di questo compito è dare priorità alle aspettative degli stakeholder e fornire loro informazioni affidabili.

Un programma di gestione dei rischi si applica anche all'identificazione delle minacce e dei rischi di cybersecurity e di sicurezza delle informazioni - come le vulnerabilità del software e le cattive pratiche in materia di password dei dipendenti - e all'attuazione di piani per ridurli.

Il programma dovrebbe valutare le prestazioni e l'efficacia del sistema, valutare la tecnologia esistente, identificare i problemi operativi e tecnologici che potrebbero avere un impatto sul core business e monitorare i rischi legati alle infrastrutture e ai potenziali malfunzionamenti delle reti e delle risorse informatiche.

Un programma di valutazione dei rischi deve soddisfare obiettivi legali, contrattuali, interni, sociali ed etici, oltre a tenere sotto controllo i nuovi regolamenti legati alla tecnologia. Concentrando l'attenzione sui rischi e allocando le risorse necessarie per controllare e mitigare il rischio, un'azienda si proteggerà dall'incertezza, ridurrà i costi e aumenterà la probabilità di continuità e successo del business.

La conformità implica l'adesione a regole, politiche, standard e leggi stabilite da industrie e/o agenzie governative. Non farlo potrebbe comportare un costo per un'organizzazione in termini di scarso rendimento, errori significativi, multe, sanzioni e cause legali.

La conformità normativa riguarda le leggi esterne, i regolamenti e gli standard industriali che si applicano all'azienda. La conformità aziendale o interna si occupa di regole, regolamenti e controlli interni stabiliti da una singola azienda. È importante che il programma di gestione della conformità interna sia integrato con i requisiti di conformità esterna. Il programma integrato di conformità dovrebbe essere basato su un processo di creazione, aggiornamento, distribuzione e monitoraggio delle politiche di conformità e di formazione dei dipendenti su tali politiche.

Per creare un programma di conformità efficace, le organizzazioni devono capire quali aree comportano rischi maggiori e concentrare le risorse su quelle aree. In seguito dovrebbero essere sviluppate, implementate e comunicate ai dipendenti delle politiche per affrontare i rischi in tali aree. Dovrebbe essere sviluppata una guida per rendere più facile ai dipendenti e ai fornitori seguire le politiche di conformità.

Un framework GRC aiuta le organizzazioni a stabilire politiche e pratiche per minimizzare i rischi legati alla conformità. Le soluzioni GRC per l'IT e la sicurezza si concentrano sull'utilizzo di informazioni tempestive su dati, infrastrutture e applicazioni virtuali, mobili e cloud.

Inoltre, il programma GRC di un'organizzazione dovrebbe migliorare l'efficienza, ridurre i rischi e aumentare le prestazioni e il ritorno sugli investimenti (ROI - return on investment). Le aziende svilupperanno e utilizzeranno un quadro GRC per la leadership, l'organizzazione e il funzionamento delle aree IT per garantire che queste siano in linea con gli obiettivi strategici dell'organizzazione. Questo include la correlazione delle informazioni nel contesto dei processi aziendali, delle politiche e dei controlli, nonché delle attività svolte da IT, finanza, team HR e dirigenti della C-suite.

Efficienza
 

Valutazione del rischio, gestione della conformità, audit interni e altre attività GRC possono richiedere molto tempo e risorse se fatte senza una piattaforma software GRC. Una piattaforma GRC può aiutare le aziende a rompere i silos nei processi e nei dati, a rispettare i regolamenti e a monitorare, misurare e prevedere le perdite e gli eventi rischiosi.

Può anche aiutare le aziende a gestire il ciclo di vita dei modelli finanziari e basati sull' intelligenza artificiale (AI - artificial intelligence)e migliorare la conformità e i controlli IT. Le aziende possono persino misurare l'impatto di requisiti normativi e di business nell'ambito delle politiche e supportare la misurazione automatizzata e i controlli IT attraverso l'integrazione con prodotti di terze parti.

Valutazione e riduzione del rischio
 

GRC permette alle aziende di stabilire, automatizzare e gestire la valutazione e la riduzione dei rischi. E i dati di una piattaforma GRC permettono alle aziende di prendere decisioni più consapevoli e quindi allocare le risorse necessarie per mitigare i rischi. 

Audit per la verifica della conformità a regolamenti come il Sarbanes-Oxley Act sono le pietre miliari in base alle quali opera il GRC e i dipartimenti devono mantenere e proteggere i dettagli sensibili - fatture, record delle risorse umane, rapporti finanziari - per essere preparati a questi audit.

Un programma GRC efficace può essere particolarmente utile per le aziende che hanno sperimentato un evento o un fallimento significativo in materia di conformità o di rischio. Inoltre, le aziende che non hanno fiducia nella loro conformità o nel reporting e nella visibilità del rischio finanziario interno ed esterno possono guardare a un modello GRC per aiutare a individuare e monitorare eventuali set di controllo ridondanti e quadri inefficaci per evitare problemi di rischio ripetibili. 

Supporto strategico per la performance e il ROI
 

A volte le aziende possono avere difficoltà ad allocare le risorse, affrontare i conflitti d'interesse e valutare il successo. Questo può derivare dal dover affrontare costi crescenti per affrontare i rischi e i requisiti e al contempo la sfida di gestire la crescita esponenziale delle relazioni e dei rischi di terzi.

Tuttavia le aziende possono impostare e monitorare obiettivi chiari con metriche generate da una piattaforma GRC. Questo le aiuterà ad aumentare le loro prestazioni e a migliorare il loro ROI.

Gli strumenti GRC sono un modo per gestire le operazioni e garantire che un'azienda soddisfi gli standard di conformità e di rischio. Questi strumenti possono anche aiutare a determinare e mitigare i rischi associati all'uso, alla proprietà, al funzionamento, al coinvolgimento, all'influenza e all'adozione dell'IT all'interno di un'azienda. Gli strumenti GRC dovrebbero comprendere il rischio operativo, la politica e la conformità, la governance IT e l'auditing interno.

La maggior parte degli strumenti GRC ha alcune delle seguenti caratteristiche:

• Gestione di contenuti e documenti  che aiuta le aziende a creare, tracciare e archiviare contenuti digitalizzati
• Gestione dei dati di rischio e analitica che aiutano a misurare, quantificare e prevedere i rischi e a determinare i provvedimenti da adottare per ridurli
• Gestione del flusso di lavoro per aiutare le aziende a stabilire, eseguire e monitorare i flussi di lavoro legati al GRC
• Gestione degli audit per organizzare le informazioni e semplificare i processi per condurre gli audit interni
• Un dashboard che fornisce un'interfaccia centrale dove è possibile monitorare in tempo reale i principali indicatori di performance rilevanti per i processi e gli obiettivi aziendali

Degli strumenti GRC efficaci creano e distribuiscono politiche e controlli e li associano ai regolamenti e ai requisiti di conformità. Aiutano a valutare se i controlli sono stati implementati, se funzionano correttamente e se stanno apportando dei miglioramenti alla valutazione e alla mitigazione dei rischi.