Che cos'è l'elaborazione diretta?

L'STP può comprendere una o tutte le diverse fasi automatizzate, tra cui avvio, convalida, arricchimento, instradamento, realizzazione e regolamento. Tuttavia, l'STP non è una proposta tutto o niente; l'STP viene spesso discusso in termini di tasso STP o percentuale del processo automatizzato. Adottare una metodologia STP può ridurre i tempi di elaborazione, il che a sua volta può semplificare i compiti operativi, consentire una maggiore scalabilità e produrre una traccia chiara e verificabile di documentazione. 

L'STP è particolarmente comune nei servizi finanziari, in particolare nel commercio di titoli, nei pagamenti e nelle operazioni bancarie. Nel trading di titoli, ad esempio, milioni di operazioni ogni giorno vengono analizzate, compensate ed eseguite senza l'intervento umano. 

Le specifiche di una transazione STP possono variare e non tutte le applicazioni includeranno ogni passaggio. Vediamo un esempio di una catena di supermercati al dettaglio che effettua un ordine al proprio fornitore di pomodori, con l'obiettivo di raggiungere l'STP nel ciclo di vita.

La catena di supermercati ha un sistema automatizzato che rileva che la fornitura di pomodori si sta esaurendo. In base ai tassi di vendita e alle scorte, il sistema di gestione dell'inventario della catena di supermercati determina che il negozio necessita di 10 scatole da 25 libbre di pomodori.

Il sistema genera automaticamente (e in tempo reale) un ordine e lo invia al fornitore di pomodori. Questo ordine può essere inviato utilizzando protocolli standardizzati di trasmissione di documenti aziendali, come l'interfaccia elettronica dati (EDI).

Il fornitore di pomodori riceve l'ordine e convalida automaticamente le informazioni contenute. Il prezzo è corretto? Il fornitore dispone di inventario a sufficienza e di una funzionalità di consegna adeguata? La catena di alimentari è aggiornata sui pagamenti? Ci sono contratti esistenti che devono essere verificati per accuratezza e rilevanza? L'indirizzo di consegna corrisponde a quello che il fornitore ha già registrato? 

L'obiettivo di STP è rispondere automaticamente e istantaneamente a ciascuna di queste domande. 

La catena di supermercati potrebbe non includere tutte le informazioni di cui il fornitore di pomodori ha bisogno per completare l'ordine; potrebbe semplicemente includere quantità, SKU (unità di stoccaggio) e indirizzo di consegna. Il fornitore di pomodori dovrà poi "arricchire" l'ordine di base con ulteriori informazioni. Ciò potrebbe includere considerazioni relative alla spedizione, come il peso o le esigenze di temperatura; il luogo in cui i pomodori vengono immagazzinati; la provenienza dei pomodori forniti dal fornitore a questo specifico cliente e altro ancora. 

Questi dati non sono necessari per la catena di supermercati, ma sono fondamentali per la tracciabilità del fornitore di pomodori. 

Il routing si riferisce al processo di indirizzamento delle transazioni finanziarie attraverso i canali di compensazione o le reti di elaborazione dei pagamenti appropriati. In sostanza, determinare quale metodo di pagamento verrà utilizzato e come verrà erogato il pagamento.

I metodi di pagamento elettronico in un sistema STP includono i trasferimenti elettronici di fondi, come ACH (Automated Clearing House) negli Stati Uniti o SEPA (Single Euro Payments Area) in Europa. Questi sistemi sono comunemente utilizzati per le transazioni tra banche e altri istituti finanziari, nonché per spostare denaro tra imprese, consumatori e agenzie di governo. Sono metodi STP classici per cose come le buste paga e i pagamenti dei fornitori perché i file o le chiamate API possono essere convalidati, instradati, cancellati e regolati automaticamente.

Altri metodi includono i pagamenti con carta, i sistemi di pagamento istantaneo come Real-Time Payments (RTP) e FedNow, e i bonifici bancari.

Il fornitore di pomodori può ora controllare l'inventario del magazzino e le opzioni di consegna e notificare alla catena di alimentari questi aggiornamenti. Per ottenere un'elaborazione diretta al 100%, è possibile utilizzare un sistema di realizzazione robotica automatico per raccogliere, confezionare e spedire i pomodori. Ma è anche comune mescolare le fasi manuali con quelle automatizzate; per esempio, il fornitore può dirigere i propri dipendenti del magazzino per imballare e spedire le casse di pomodori sui camion appropriati.

Per altre transazioni STP, la realizzazione potrebbe riguardare semplicemente i pagamenti. Le richieste assicurative, i pagamenti del mutuo e le transazioni finanziarie come il trading azionario possono tutti trarre beneficio dall'STP, ma non richiedono una fase di realizzazione fisica, poiché non sono coinvolti elementi fisici.

Dopo la conferma della realizzazione, il fornitore genera automaticamente una fattura e la invia alla catena di supermercato. A sua volta, la catena di supermercati riceve automaticamente questa fattura e invia il pagamento per i conti da ricevere tramite il metodo accettato (ad esempio, ACH). 

In questa intera transazione, gli esseri umani sono stati coinvolti solo negli aspetti fisici dell'acquisto di pomodori: carico, consegna e rifornimento degli scaffali. Il resto della transazione fu completato senza bisogno di intervento umano. 

Questo esempio è particolarmente ottimizzato e automatizzato. La catena di supermercati potrebbe non disporre di un sistema di inventario che rileva automaticamente la necessità di una nuova fornitura di pomodori, ad esempio. L'STP si riferisce all'obiettivo di automatizzare questo processo. Il "tasso STP" si riferisce alla percentuale di transazioni elaborate automaticamente.

Anche se un'organizzazione non può automatizzare la totalità dei suoi processi, può comunque trarre beneficio da automazioni incrementali e miglioramenti del suo sistema di elaborazione diretta. I vantaggi principali includono:

L'automazione può ridurre significativamente il rischio di errore umano nell'inserimento e nella validazione dei dati. Un'analisi VAO di inserimento dati nelle aziende della catena di approvvigionamento hanno riscontrato un tasso di errore fino al 4% per l'inserimento manuale dei dati, ma un massimo di solo l'1% per processi automatizzati a misura STP. Su larga scala, questa può essere una riduzione drastica.

Un workflow STP può comportare una riduzione dei costi. Questi costi ridotti potrebbero derivare dalla sostituzione del lavoro umano, dalla riduzione della necessità di prodotti a base carta, come assegni, francobolli e materiali di stampa, dalla riduzione della pressione sui rappresentanti del servizio clienti tramite una comunicazione più tempestiva e altro ancora. Da uno studio di Synovus è emerso che il costo medio per produrre manualmente una fattura è di circa 10 $, mentre chi ha implementato tattiche di automazione ne ha spesi solo 2,81. 

Lo stesso studio VAO ha rilevato che il tempo medio di elaborazione per una fattura prodotta manualmente è di circa 10-12 minuti. Ma questa cifra cresce a dismisura se si considerano altri elementi, come l'accodamento dei documenti e la scalabilità limitata per i periodi di alto volume. Il tempo totale di ciclo, dalla ricezione al completamento, era di 14,6 giorni per la produzione manuale. Con i metodi STP? Circa 3-5 giorni.

L'automazione di singole fasi del processo di transazione migliora e accelera sia quella particolare fase che il processo nel suo complesso.

Nei processi con un intervento manuale significativo, la crescita di un'azienda richiede un aumento proporzionale del personale per gestire il nuovo volume di ordini. L'STP può interrompere questo ciclo. I servizi automatizzati sono spesso più economici e facili da scalare man mano che aumentano i volumi di ordini. 

L'STP può aumentare la soddisfazione del cliente riducendo o eliminando molti dei punti critici nelle transazioni commerciali. Ad esempio, le notifiche, come gli aggiornamenti sulle spedizioni, vengono create e inviate automaticamente non appena necessarie. Queste automazioni riducono i tempi di elaborazione e gli errori, favorendo un'esperienza del cliente più positiva.  

L'automazione delle transazioni commerciali e dei sistemi di pagamento in base agli obiettivi STP può aiutare a garantire il rispetto delle normative e ridurre al minimo i rischi per la sicurezza. La conformità normativa può essere applicata automaticamente: ad esempio, le leggi fiscali statali, le leggi sulla proprietà intellettuale e le leggi sulla protezione dei dati personali variano a seconda della località, ma possono essere applicate automaticamente in base alla posizione delle aziende coinvolte in una transazione.  

L'STP consente inoltre l'implementazione di protocolli di transazione sicuri, come EDI, e l'integrazione di strumenti di AI che aiutano a rilevare comportamenti sospetti e potenzialmente fraudolenti. 

La semplice presenza di un tasso di STP, come metrica, dimostra che, sebbene le organizzazioni riconoscano il valore dell'STP come obiettivo, esistono ostacoli e sfide significative per una completa implementazione.

Le organizzazioni spesso si affidano a sistemi legacy che possono presentare sfide di integrazione, specialmente con sistemi più moderni. Ad esempio, molti sistemi più vecchi non sono stati progettati per comunicare tramite API (application programming interface) e tali incompatibilità possono presentare barriere allo scambio di dati e ai workflow integrati. Lo sviluppo di soluzioni API personalizzate può essere lungo e costoso, così come la migrazione a un sistema più moderno.

L'automatizzazione dei sistemi può talvolta richiedere la rielaborazione di pratiche consolidate con cui i dipendenti si sentono a proprio agio. Ad esempio, affidarsi a un algoritmo per misurare, comprendere e valutare il rischio può sembrare spaventoso o rischioso per i dipendenti abituati a formulare tali giudizi da soli. 

L'implementazione di un sistema STP potrebbe richiedere modifiche lunghe e un aumento dei costi iniziali di hardware, software e personale. I team potrebbero dover spostare i dati su nuove piattaforme, acquistare nuovi abbonamenti e creare integrazioni personalizzate per connettere diverse fonti di dati e applicazioni. Queste operazioni potrebbero richiedere l'assunzione di consulenti, personale IT aggiuntivo e project manager, oltre a una riqualificazione per i dipendenti esistenti. 

L'STP è in grado di utilizzare al meglio molti progressi tecnologici moderni. Le tecnologie come le soluzioni iPaaS che semplificano l'integrazione delle applicazioni e la creazione di workflow automatizzati stanno aiutando le organizzazioni a raggiungere i loro obiettivi di elaborazione diretta.

Integration platform as a service, o iPaaS, si riferisce a una suite di strumenti e soluzioni self-service basati su cloud utilizzati per integrare applicazioni, sistemi e fonti di dati.

I prodotti iPaaS offrono una soluzione alla crescente sfida dell'integrazione di app, fonti di dati e servizi in ambienti IT sempre più complessi. Con iPaaS, le aziende possono orchestrare i flussi di integrazione e massimizzare l'interoperabilità tra sistemi eterogenei utilizzando strumenti come connettori precostituiti, mappe e componenti di trasformazione.

Questa centralizzazione e integrazione semplificata rendono le soluzioni iPaaS strumenti utili per raggiungere gli obiettivi STP. In molti casi, l'STP è difficile da ottenere a causa delle limitazioni allo scambio di dati: i flussi di dati tra i sistemi da una fase del processo a quella successiva sono una necessità fondamentale dell'STP. Le piattaforme iPaaS aiutano gli sviluppatori a costruire le integrazioni necessarie per creare sistemi di elaborazione automatica e diretta.

L'intelligenza artificiale (AI) è già utilizzata in molti aspetti dei sistemi STP. L'elaborazione intelligente dei documenti, o IDP, si basa sull'AI per leggere e comprendere i documenti scritti a mano, e utilizza l'elaborazione del linguaggio naturale per comprenderli e instradare i dati nella posizione appropriata. 

Strumenti basati sull'IA sono utilizzati anche per valutare rischi, verificare richieste assicurative, rilevare frodi e molto altro. Nel settore bancario, gli strumenti di AI sono già utilizzati per rilevare il riciclaggio di denaro, abbinare i pagamenti alle fatture e generare automaticamente prove e documentazione per i revisori.

La blockchain è già utilizzata come infrastruttura di base in alcune applicazioni fintech e offre ulteriori possibilità per funzionalità future, come il regolamento "T+0" (regolamento istantaneo o quasi istantaneo).

"T+1" e "T+2" si riferiscono al periodo di regolamento di una transazione, in altre parole, quanti giorni lavorativi dopo una transazione avviene un regolamento? T+0 significa zero giorni tra la transazione e il regolamento, per una comunicazione istantanea.

In alcuni modelli, la blockchain può ridurre la dipendenza da intermediari tradizionali come le reti ACH e le banche corrispondenti. Tuttavia, i requisiti normativi, di conformità e di integrazione implicano che, di solito, rimanga coinvolto un qualche tipo di intermediario finanziario.

L'automazione robotica dei processi, o RPA, non è del tutto AI: è più simile all'impiego di un robot per eseguire un compito specifico. Un'AI può prendere dati non strutturati, analizzarli e adattarsi ai modelli; l'RPA si occupa maggiormente dell'inserimento dei dati e di altri compiti specifici. RPA e AI spesso lavorano insieme, come una sorta di combinazione "mani e cervello".

Nel settore finanziario, ad esempio, l'AI può essere utilizzata per analizzare i dati delle transazioni e valutare se si sta verificando una frode. RPA poi prende questa conclusione e può bloccare le transazioni per un conto fraudolento. Questa combinazione è talvolta nota come automazione intelligente, o IA (intelligent automation), e probabilmente continuerà a crescere in complessità, capacità e popolarità in futuro.