Cosa sono i controlli finanziari?

I controlli finanziari sono politiche e procedure utilizzate per monitorare e gestire le risorse finanziarie. Aiutano a proteggere gli asset finanziari dagli usi impropri e contribuiscono a garantire una rendicontazione finanziaria accurata e affidabile.

Le aziende in genere tracciano le proprie risorse finanziarie attraverso tre rendiconti: conto economico, bilancio e rendiconto finanziario. Questi rendiconti forniscono alle parti interessate (come trader, investitori, revisori e autorità di regolamentazione) informazioni vitali sullo stato di salute finanziaria, sulle prestazioni future e sul valore complessivo di un'azienda.

I controlli finanziari aiutano a garantire che questi rendiconti siano affidabili e privi di errori. Sono anche strumenti di gestione del rischio, che fungono da prima linea di difesa contro gli abusi finanziari all'interno di un'azienda. Ad esempio, i controlli finanziari possono rilevare e persino scoraggiare attività fraudolente o appropriazioni indebite di asset. Inoltre, i controlli finanziari possono aiutare le organizzazioni a raggiungere l'efficienza operativa attraverso una migliore gestione finanziaria.

Esempi comuni di controlli finanziari includono la separazione dei compiti, i controlli degli accessi, le riconciliazioni e le revisioni delle politiche aziendali. Possono essere preventivi, investigativi o correttivi, manuali o automatizzati, eseguiti ad hoc o pianificati.

Controlli finanziari efficaci possono aiutare le aziende a garantire la conformità, così come a raggiungere l'efficienza operativa e a ridurre le attività fraudolente.

Una rendicontazione finanziaria accurata aiuta le organizzazioni a rispettare gli obblighi di conformità. I controlli finanziari comunicano agli stakeholder che i registri aziendali sono affidabili e accurati, il che riduce i rischi di non conformità, come sanzioni e multe elevate.

Ad esempio, in risposta a gravi scandali contabili all'inizio degli anni 2000, gli Stati Uniti hanno approvato una legge federale, chiamata Sarbanes-Oxley Act, studiata per prevenire le frodi aziendali. La legge contiene requisiti rigorosi relativi alla tenuta dei registri finanziari e alle sanzioni penali in caso di violazioni.  

Le aziende di tutti i settori sono sottoposte a crescenti pressioni da parte degli stakeholder per raggiungere una maggiore efficienza operativa. I controlli finanziari possono aiutare a semplificare, monitorare e gestire flussi di cassa, budget e previsioni finanziarie. Questi dati finanziari affidabili consentono un processo decisionale informato sull'allocazione delle risorse, sulle spese principali e sulla gestione dei costi per operazioni aziendali più efficienti.

I controlli finanziari possono aiutare a rilevare le attività fraudolente. Forniscono procedure di controllo e verifica regolari per contribuire a prevenire frodi, appropriazioni indebite, furti e altri casi di abuso finanziario. Inoltre, la consapevolezza che un'organizzazione sta monitorando tutti i processi finanziari può dissuadere i potenziali trasgressori.

I controlli finanziari interni sono generalmente suddivisi in tre categorie: preventivi, investigativi e correttivi.

I controlli preventivi sono utilizzati per ridurre il rischio di errori, frodi e appropriazione indebita di fondi. Includono politiche e pratiche come:

• Preapprovazioni: il management verifica o autorizza che un dipendente possa svolgere una determinata attività finanziaria o completare transazioni finanziarie. Ad esempio, i sistemi di contabilità fornitori spesso richiedono l'approvazione da parte di un dirigente prima di effettuare rimborsi.
  
  
• Controllo degli accessi:  accesso limitato ad asset fisici (come il denaro contante) e ai sistemi finanziari virtuali (come i sistemi o software di contabilità). Ad esempio, la richiesta di password o di altri controlli di sicurezza per visualizzare, modificare o inviare dati finanziari sensibili.
  
  
• Separazione dei compiti: distribuzione delle attività finanziarie tra più persone. Ad esempio, le regole sulla piccola cassa potrebbero prevedere che persone diverse si occupino degli esborsi in contanti, della riconciliazione del conto e della reintegrazione del contante.

I controlli investigativi sono utilizzati per rilevare anomalie, errori o frodi nei rendiconti finanziari. Includono politiche e pratiche come:

• Audit: recensioni obiettive e periodiche volte a valutare e migliorare i controlli interni di un'organizzazione. Gli audit possono essere interni o esterni. Ad esempio, i revisori potrebbero confrontare l'ambiente di controllo delle best practice con quello documentato.
  
  
• Riconciliazioni dei conti: confronto dei registri finanziari interni con i documenti finanziari esterni per garantire accuratezza e coerenza. Per esempio, la riconciliazione può aiutare a garantire che la contabilità generale corrisponda alla carta di credito aziendale o agli estratti conto bancari.
  
  
• Analisi della varianza: un metodo per confrontare le prestazioni finanziarie pianificate ed effettive per trovare discrepanze. Ad esempio, un'azienda potrebbe analizzare la varianza dei budget, dei costi di manodopera o delle vendite.
  

I controlli correttivi servono a correggere gli errori o le discrepanze riscontrati nella rendicontazione finanziaria e a garantire che non si ripetano. Includono politiche e pratiche come:

• Correzione degli errori: stabilire procedure per correggere gli errori riscontrati nelle scritture contabili. Ad esempio, rettifica degli errori rilevati nella registrazione dei pagamenti in contanti e rettifica degli eventuali conti interessati.
  
  
• Revisioni delle politiche: adeguare le politiche di controllo finanziario esistenti per affrontare meglio i nuovi rischi e le nuove esigenze o per migliorarne l'efficacia. Questo controllo potrebbe richiedere valutazioni del rischio separate. Ad esempio, un audit interno potrebbe rivelare sistemi di controllo degli accessi deboli che l'organizzazione dovrebbe rafforzare attraverso azioni correttive.
  
• Formazione e addestramento: formazione regolare e condivisione delle informazioni per garantire che i team di contabilità e gli altri dipendenti siano sempre aggiornati sul panorama della gestione finanziaria e su eventuali nuovi processi aziendali. Ad esempio, le organizzazioni possono organizzare sessioni informative su nuove leggi o regolamenti che potrebbero avere un'impatto sull'azienda.

Esistono diverse opzioni software che possono aiutare le organizzazioni a migliorare i controlli finanziari, tra cui:

• Software ERP (Enterprise Resource Planning)
• Software di Governance, risk and compliance (GRC)
• Software di Financial planning and analysis (FP&A)

I sistemi ERP possono gestire e semplificare le funzioni, i processi e i workflow finanziari di un'organizzazione attraverso l'automazione e l'integrazione. I software di contabilità tradizionali spesso non dispongono di accesso ai dati in tempo reale. I sistemi ERP invece centralizzano e memorizzano le informazioni finanziarie cruciali in un unico database (a volte nel cloud), inclusi i dati sui pagamenti dei fornitori, sulla gestione della liquidità e sulla riconciliazione dei conti. Possono anche tenere traccia della contabilità clienti e fornitori, così come eseguire analisi finanziarie e generare report.

Il software GRC specializzato può aiutare a garantire che un'azienda soddisfi gli standard di conformità e di rischio. Le funzionalità del software GRC possono includere la gestione di documenti, dati sui rischi, workflow e audit. Gli strumenti GRC più efficaci creano e distribuiscono politiche e controlli, associandoli alle normative e ai requisiti di conformità. Aiutano inoltre a valutare se i controlli finanziari sono stati implementati, funzionano correttamente e migliorano la valutazione e l'attenuazione dei rischi. 

FP&A include la modellazione finanziaria, budgeting e previsione per supportare l'analisi finanziaria e migliorare il processo decisionale. Il software FP&A consente alle aziende di modificare i piani, rifare le previsioni o modificare i budget in tempo reale e di integrare la pianificazione tra le unità aziendali per accelerare il processo decisionale. Migliora la precisione e l'affidabilità dei piani e delle previsioni.