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Workflow dei documenti
Cos'è il workflow dei documenti?
Data di pubblicazione: 05 agosto 2024
Collaboratori: Tim Mucci, Cole Stryker
Un workflow documentale è il sistema che gestisce la modalità di circolazione dei documenti all'interno di un'organizzazione. Un workflow documentale efficace aiuta a garantire che tutto il personale necessario abbia accesso e controllo sui documenti in un framework semplificato che supporta una governance sicura. Un workflow documentale ben pianificato aiuta i dipendenti ad accedere rapidamente ai documenti di cui hanno bisogno per operare con la massima efficienza, mantenendo l'accesso limitato agli utenti appropriati.
Perché il workflow dei documenti è importante?
La documentazione è la memoria di un'organizzazione. Una buona gestione dei documenti preserva le best practice, le decisioni storiche e le esperienze passate. Garantire che queste conoscenze istituzionali siano facilmente accessibili ai dipendenti attuali e quelli futuri riduce il tempo sprecato nella ricerca di documenti e previene il lavoro duplicato.
Le organizzazioni generano volumi significativi di documenti essenziali che richiedono una gestione diligente, come il monitoraggio delle versioni e lo storage sicuro. Un documento che non può essere facilmente individuato è praticamente inesistente e sottolinea l'importanza di una corretta indicizzazione e dell'applicazione di metadati appropriati per garantire la recuperabilità. Quando i documenti sono ben gestiti, favoriscono una cultura organizzativa di collaborazione, trasparenza ed efficienza nelle pratiche lavorative.
Scopri perché la conversione di dati analogici in formati digitali è un passaggio fondamentale nella trasformazione del workflow di un’organizzazione.
Le best practice per un workflow dei documenti corretto
Immagina uno scenario in cui ogni documento di un'organizzazione viene memorizzato in cartelle separate, accessibili a tutti e distribuite nei vari reparti. Questa struttura renderebbe estremamente difficile la ricerca e la protezione dei documenti.
Il principio fondamentale del workflow documentale è identificare quali parti all'interno dell'organizzazione devono accedere ai documenti e garantire che tale accesso sia facile e sicuro. La definizione di procedure chiare per la creazione, la memorizzazione e la gestione dei documenti costituisce la base di un workflow documentale efficace.
L'implementazione di queste procedure richiede la collaborazione tra più ruoli all'interno dell'organizzazione. I reparti Risorse Umane, Legale e IT sono fondamentali nella configurazione dei controlli di accesso, dei sistemi di classificazione dei documenti e delle soluzioni di storage sicure. È fondamentale che tutti coloro che sono coinvolti comprendano le motivazioni alla base di ogni fase del processo.
Comprendere l'importanza di metadati accurati, i motivi per includere documenti specifici e la necessità di un adeguato controllo delle versioni può migliorare significativamente il coinvolgimento e l'aderenza al workflow. Chiarire il ruolo di ogni persona nel processo rafforza ulteriormente questo effetto.
Affinché un workflow documentale sia considerato efficace, deve fornire risposte solide e coerenti a diverse domande fondamentali:
- In che modo l'organizzazione bilancia le autorizzazioni con le esigenze di sicurezza dei documenti sensibili?
- Quali tipi di documenti sono inclusi nel workflow?
- Quando e come vengono introdotti nuovi documenti nel sistema?
- Dove vengono memorizzati i documenti e come sono organizzati? Viene fatto attraverso metadati o utilizzando un sistema di controllo della versione o entrambi?
Rispondere a queste domande aiuta le organizzazioni a stabilire workflow trasparenti che tengano traccia di ogni fase del documento, evidenziando eventuali colli di bottiglia, ritardi o inefficienze. Una documentazione completa di questi workflow facilita il monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione (KPI), come il tempo medio necessario per completare le approvazioni, il numero di cicli di revisione necessari e la percentuale e i tipi di documenti elaborati più rapidamente di altri.
Inoltre, i workflow cercano di determinare chi è responsabile di ogni fase del ciclo di vita del documento, promuovendo la responsabilità e semplificando il monitoraggio dei progressi. Considera un workflow documentale progettato per approvare i materiali di marketing. Un workflow di questo tipo specificherebbe chi redige il documento iniziale, chi lo esamina per quanto riguarda il contenuto e il design e chi è coinvolto nella gerarchia di approvazione. Monitorando lo stato di avanzamento di questi documenti, un'organizzazione può assegnare dei KPI per identificare le aree di miglioramento, ottenere informazioni dettagliate sul processo di approvazione e perfezionare le linee guida di revisione per migliorare chiarezza ed efficienza.
Capire il workflow dei documenti in cinque passaggi
Un workflow documentale semplificato è fondamentale per la sicurezza, la crescita e gli insight di un'organizzazione. Utilizzando l'automazione dell'elaborazione delle fatture relative alla contabilità dei fornitori come esempio, ecco i quattro passaggi per una gestione efficace del workflow documentale:
Conoscere il ruolo dei metadati
I metadati sono un ricco livello di informazioni che consente ai sistemi di gestione dei documenti di comprendere ed elaborare i documenti in modo efficace. I metadati di un documento contengono dettagli come chi lo ha creato, la data di creazione, il nome del fornitore, il numero della fattura, le parole chiave e persino punti dati estratti come l'importo totale dovuto. Fornire contesto e struttura consente al DMS di automatizzare le attività, semplificare il recupero e garantire un processo regolare ed efficiente.
Automatizza l'acquisizione di documenti
Tradizionalmente, le fatture arrivano via posta o e-mail, richiedendo l'inserimento manuale dei dati nel sistema contabile, un processo lento e soggetto a errori senza un repository centrale. Implementando l'automazione, i fornitori possono inviare le fatture elettronicamente e la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) estrae automaticamente i dati importanti. La tecnologia OCR si basa su metadati incorporati per individuare il documento come fattura. Questo consente l'estrazione automatica dei dati di informazioni fondamentali come il nome del fornitore, il numero della fattura e l'importo totale. Questo passaggio iniziale riduce significativamente gli errori di immissione e velocizza il processo.
Conserva tutto ciò che vale la pena conservare
Prima dell'automazione, la gestione delle fatture comportava l'archiviazione di copie cartacee o la scansione e il salvataggio in cartelle locali o in una directory condivisa, il che rendeva il recupero macchinoso. Dopo l'automazione, tutte le fatture vengono memorizzate all'interno di un sistema di gestione dei documenti (DMS). Il DMS utilizza i metadati per uno storage e una categorizzazione efficienti. Etichettando le fatture con metadati pertinenti come il nome del fornitore, la data e il numero della fattura, il sistema garantisce un recupero agevole ed elimina la necessità di un'organizzazione manuale.
Garantire un rapido richiamo dei documenti
Nell'era della preautomazione, trovare una fattura specifica, soprattutto nei sistemi cartacei, richiedeva molto tempo. Con l'avvento dell'automazione, la ricerca di fatture specifiche diventa più veloce con l'aiuto dei metadati. Gli utenti possono sfruttare criteri di ricerca come il nome del fornitore, l'intervallo di date o il numero della fattura, consentendo al DMS di individuare il documento pertinente in pochi secondi.
Utilizza gli strumenti giusti
Tradizionalmente, la gestione delle fatture potrebbe basarsi su e-mail e fogli di calcolo, con conseguente riduzione dei dati in silos e aumento dei rischi per la sicurezza. Tuttavia, un workflow automatizzato integra il DMS con i sistemi di contabilità esistenti, consentendo il popolamento automatico dei dati estratti. Inoltre, all'interno del sistema è possibile implementare le fasi di approvazione, consentendo al personale autorizzato di rivedere e approvare le fatture elettronicamente, con notifiche automatizzate, migliorando così sia la sicurezza che la velocità.
L'integrazione del DMS con i sistemi contabili dipende dall'estrazione accurata dei dati tramite OCR. Questo processo dipende fortemente dai metadati presenti all'interno della fattura, che consentono al sistema di popolare il software di contabilità con le informazioni corrette e di attivare ulteriori passaggi del workflow in base ai dati estratti.
Automatizzazione del workflow documentale
Una volta che un'organizzazione ha compreso i principi del workflow documentale, può implementare l'automazione in tutti i suoi processi. Ecco i passi da compiere:
Inizialmente, l'organizzazione deve individuare e coinvolgere gli stakeholder dei vari reparti. Questi stakeholder forniscono gli insight sui processi attuali e sui miglioramenti necessari. L'allineamento dell'automazione con le esigenze specifiche di ciascun reparto riduce al minimo il rischio di trascurare passaggi o funzioni fondamentali per determinati utenti. Gli stakeholder con esperienza diretta possono anche individuare potenziali eccezioni o casi limite che potrebbero mettere in discussione l'automazione.
Questo passaggio prevede la mappatura del workflow manuale. Il team di sviluppo del workflow documenta ogni fase di un documento, quali compiti saranno automatizzati, chi deve essere coinvolto e identifica i punti decisionali critici. Strumenti di visualizzazione come diagrammi di flusso o mappe di processo possono essere determinanti in questa fase. Il team può identificare e affrontare al meglio i punti critici coinvolgendo gli stakeholder. Una volta che il workflow è operativo, può essere continuamente perfezionato per eliminare le ridondanze e ottimizzare l'efficienza.
La selezione di un DMS inizia con l'individuazione dei documenti gestiti più frequentemente, come contratti, fatture e report. Il team prenderà in considerazione fattori come il processo di approvazione dei documenti, i requisiti di collaborazione e le esigenze di routing specifiche, pianificando anche la scalabilità futura. Il sistema scelto deve offrire una crittografia robusta per proteggere le informazioni sensibili ed essere intuitivo per tutti gli utenti finali. Il supporto dei fornitori per l'addestramento e l'assistenza costante è importante per contribuire a garantire un utilizzo efficace del DMS.
La sicurezza del workflow dei documenti implica sia le salvaguardie tecnologiche che le best practice. Implementa metodi di autenticazione utente avanzati, come l'autenticazione a più fattori, per impedire l'accesso non autorizzato e assegnare le autorizzazioni in base alle funzioni lavorative. I documenti crittografati, sia a riposo che in transito, proteggeranno i dati sensibili anche in caso di violazione e gli utenti formati hanno maggiori probabilità di contribuire a rafforzare le garanzie tecnologiche.
Per un workflow documentale senza interruzioni sono necessarie politiche e procedure chiare. Coinvolgi gli stakeholder di vari reparti per capire le interazioni, le sfide e le opportunità di miglioramento relative ai documenti. Sviluppa un sistema per classificare i documenti in base alla sensibilità, allo scopo e alle esigenze di conservazione. Questo guida l'applicazione di controlli di accesso e misure di sicurezza adeguati, definendo linee guida per la creazione di documenti, stabilendo una chiara proprietà e delineando i processi di approvazione per i diversi documenti.
Per garantire il successo dell'adozione del nuovo sistema, coinvolgi attivamente i dipendenti sia nella fase di progettazione, sia nella fase di implementazione. L'addestramento è fondamentale per aiutare i dipendenti a capire l'importanza dell'automazione, creare fiducia e dotarli delle competenze necessarie per utilizzare il nuovo sistema in modo efficace. Conoscere il loro ruolo all'interno del workflow lavoro aiuta i dipendenti a vedere in che modo le loro azioni influiscono sull'efficacia complessiva.
Al termine dell'implementazione, il monitoraggio costante del sistema automatizzato è fondamentale. Gli audit in tempo reale e i test di sicurezza verificano che l'automazione funzioni correttamente e gestisca i documenti come previsto. Il monitoraggio dovrebbe inoltre individuare i colli di bottiglia dei processi, analizzare gli errori ricorrenti e migliorare le regole di automazione o le configurazioni di sistema. Controlli di sicurezza regolari e revisioni dei registri degli utenti contribuiscono a garantire che il sistema rimanga sicuro ed efficiente.
Workflow documentale vs workflow di gestione documentale
Il workflow documentale prevede le fasi specifiche di creazione, modifica, approvazione e distribuzione di un documento, concentrandosi principalmente sul suo spostamento all'interno dell'organizzazione.
Il workflow di gestione dei documenti va oltre il semplice movimento per includere le specifiche di creazione, storage, distribuzione, ripristino, categorizzazione ed eliminazione dei documenti.
Esistono due tipi principali di workflow documentali: sequenziali e paralleli.
Workflow sequenziale o lineare: questo tipo di workflow segue un processo predeterminato, passo dopo passo, in cui le persone assegnate completano i compiti in un ordine specifico. Ad esempio, nella creazione di materiali di marketing, il processo potrebbe svolgersi nel modo seguente: un copywriter invia una bozza, che viene poi rivista da un editor che fornisce un feedback. La bozza rivista viene rispedita al copywriter per un'ulteriore revisione prima che la copia finale venga inoltrata a un designer grafico. Il designer verifica che gli elementi visivi siano in linea con il marchio prima che il responsabile marketing esamini e approvi il pacchetto completo. Se sono necessarie ulteriori revisioni, il documento torna all'autore.
Workflow parallelo o simultaneo: in questo workflow, vengono completate contemporaneamente più attività. Utilizzando lo stesso esempio di materiale di marketing, il copywriter invia una bozza di cui il redattore esamina contemporaneamente il contenuto e ne analizza la chiarezza, mentre il designer verifica la compatibilità del marchio. Il feedback di entrambe le parti viene affrontato contemporaneamente, vengono applicati gli elementi visivi e il responsabile marketing effettua la revisione finale per il lancio. Questo metodo è spesso più veloce, ma richiede una comunicazione chiara per evitare confusione e feedback contrastanti.
Sia i sistemi basati su cloud sia quelli on-premise possono supportare questi workflow:
Sistemi basati su cloud: i documenti vengono memorizzati su server gestiti dal provider di servizi cloud (CSP) dell'organizzazione. Questi sistemi sono scalabili, facilmente regolabili modificando il piano di scalabile con il fornitore e accessibili da qualsiasi luogo con una connessione Internet, ideale per i lavoratori da remoto o chi viaggia spesso. I sistemi cloud spesso consentono la modifica contemporanea dei documenti da parte di più utenti e in genere comportano costi iniziali inferiori, con le organizzazioni che pagano una commissione di servizio mensile o annuale.
Sistemi on-premise: questo approccio richiede l'installazione di software nei server all'interno dell'organizzazione. Offre il controllo completo sull'hardware e sul software, ma può essere complesso e costoso da scalare. L'accesso è generalmente limitato all'interno della rete a meno che non siano impostate speciali configurazioni remote, che complicano l'accesso per i lavoratori da remoto. I sistemi on-premise richiedono spesso un investimento iniziale significativo in licenze software e hardware, con potenziali costi continui per la manutenzione e il supporto IT.
I sistemi di automazione del workflow migliorano ulteriormente il processo del workflow di gestione documentale automatizzando la gestione dall'acquisizione all'archiviazione, semplificando il routing automatico, le richieste di approvazione e l'archiviazione. I sistemi di automazione del workflow sono in genere soluzioni software che automatizzano molti aspetti del workflow di gestione documentale.
Vantaggi dell'implementazione di un workflow di gestione dei documenti
L'implementazione di un workflow di gestione documentale può portare numerosi benefici a un'organizzazione, migliorando sia l'efficienza operativa che la conformità:
Riduzione dei tempi e dei costi di manodopera
L'automazione delle varie fasi della gestione dei documenti riduce il tempo che i dipendenti dedicano all'elaborazione manuale, abbassando i costi di manodopera e consentendo al personale di concentrarsi su attività più strategiche.
Migliora la collaborazione
Un workflow semplificato facilita la condivisione e la collaborazione sui documenti tra i membri del team, anche in diverse aree geografiche, migliorando il lavoro di squadra e velocizzando il completamento del progetto.
Maggiore sicurezza
Gestendo i documenti attraverso un sistema sicuro che controlla l'accesso in base ai ruoli degli utenti, le organizzazioni possono proteggere le informazioni sensibili da accessi non autorizzati e potenziali violazioni.
Migliore gestione e controllo dei documenti
Il controllo centralizzato dei documenti garantisce che siano memorizzati, gestiti e mantenuti secondo standard coerenti, riducendo il rischio di posizionamento errato e di utilizzo di versioni obsolete. L'automazione riduce al minimo l'errore umano nell'immissione e nell'elaborazione dei documenti, portando a una rendicontazione e a una gestione dei dati più accurate.
Recupero dei documenti più efficiente
Le funzionalità avanzate di indicizzazione e ricerca consentono ai dipendenti di recuperare rapidamente i documenti, riducendo i tempi di inattività e la frustrazione associati alla tradizionale ricerca dei file.
Conformità più rigorosa
I workflow automatizzati possono essere progettati per essere conformi alle normative e agli standard del settore, garantendo che la gestione dei documenti soddisfi tutti i requisiti legali e riduca il rischio di problemi relativi alla conformità.
Assistenza sanitaria
L'implementazione delle cartelle cliniche elettroniche (EHR) presso i centri sanitari di base mostra miglioramenti significativi nella gestione delle malattie non trasmissibili. Questi sistemi supportano la prescrizione elettronica dei farmaci e migliorano l'efficienza e l'accuratezza della gestione delle cartelle cliniche. Semplificando i processi di documentazione, gli operatori sanitari possono offrire una migliore assistenza ai pazienti con una migliore gestione e accessibilità dei dati.
Legale
I sistemi di gestione documentale avvantaggiano gli studi legali e gli uffici legali velocizzando i processi di redazione, revisione e archiviazione dei documenti. I buoni sistemi di workflow documentali gestiscono i fascicoli dei casi in modo efficiente, salvaguardano la conformità e migliorano l'accesso ai documenti necessari in ambienti legali.
Produzione industriale
In genere, sistemi di workflow documentale nel settore manifatturiero contribuiscono a gestire e tenere traccia dei documenti di progettazione, delle specifiche e dei registri di conformità in modo efficiente. Questo workflow aiuta a garantire che tutte le parti del processo di produzione siano aggiornate e soddisfino gli standard normativi, un aspetto fondamentale per mantenere la qualità del prodotto e l'efficienza operativa.
Servizio clienti
L'operatore di telecomunicazioni turco, Turkcell, utilizza IBM FileNet Content Manager come fulcro del suo workflow documentale per centralizzare lo storage e facilitare il recupero delle informazioni sui clienti. Il sistema supporta la conformità ai requisiti normativi gestendo e verificando milioni di documenti. L'automazione consente un rapido accesso ai documenti pertinenti. Questa configurazione migliora l'efficienza operativa e supporta la conformità e la gestione della relazione con il cliente garantendo una gestione accurata dei dati.
Finanza e banche
Digitalizzando e semplificando i processi relativi ai documenti, le organizzazioni finanziarie possono ridurre l'inserimento manuale dei dati, minimizzare gli errori e accelerare i tempi delle transazioni. I workflow automatizzati confermano che tutti i documenti vengono elaborati in modo coerente e archiviati in sicurezza, il che è fondamentale per il rispetto delle normative finanziarie e degli audit.
Bank of Montreal sta utilizzando IBM Content Analyzer per snellire il processo di pagamento delle bollette, consentendo ai clienti di inviare le bollette tramite e-mail direttamente a BMO QuickPay, l'applicazione di elaborazione delle bollette della banca. Questo approccio affronta problemi come i ritardi nei pagamenti e le procedure di pagamento macchinose, rendendo i pagamenti delle bollette sei volte più veloci ed evidenziando i benefici dell'automazione nel settore bancario.
I sistemi di automazione del workflow sono progettati per semplificare vari processi e attività, incluso il workflow documentale. Software come l'automazione del workflow di IBM utilizza la logica basata su regole per automatizzare i processi aziendali, riduce le attività che richiedono tempo e riduce al minimo gli errori umani. Questo porta a un'ottimizzazione dei processi, per cui una parte significativa delle transazioni viene completata in meno di due ore.
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