Apa itu anggaran statis?

Target pengeluaran dan pendapatan yang telah ditetapkan berfungsi sebagai acuan tetap bagi organisasi, sehingga memberikan tim tolok ukur yang jelas untuk mengukur kinerja dan realisasi pengeluaran.

Anggaran statis tetap tidak berubah selama periode tertentu, terlepas dari perubahan penjualan, biaya, maupun kondisi eksternal. Pendekatan ini sering disebut sebagai anggaran tetap. Anggaran statis memberikan tim keuangan kerangka yang terstruktur untuk mengelola berbagai pos anggaran, termasuk gaji, biaya pokok penjualan (COGS), faktur, dan laporan keuangan.

Organisasi keuangan modern sering menggunakan anggaran statis dan anggaran fleksibel untuk mengelola perencanaan, peramalan, dan penganggaran. Perbedaan utamanya adalah bahwa anggaran statis menawarkan kesederhanaan, sedangkan anggaran fleksibel memberikan kemampuan untuk beradaptasi ketika kinerja aktual menyimpang dari proyeksi anggaran tetap. Alat FP&A yang didukung AI dapat membantu menyusun dan menganalisis kedua jenis anggaran tersebut guna memaksimalkan efektivitas fungsi manajemen keuangan.

Teknologi kecerdasan buatan (AI), otomatisasi, dan machine learning (ML) semakin mentransformasi fungsi perencanaan dan analisis keuangan (FP&A) dengan mengotomatiskan berbagai tugas, mendorong pengambilan keputusan berbasis data, serta meningkatkan akurasi.

Cara paling sederhana untuk memahami anggaran statis adalah melalui contoh nyata. Misalnya, sebuah departemen pemasaran ingin menyusun anggaran untuk kuartal berikutnya. Para pemimpin pemasaran mengumpulkan data historis dan memproyeksikan kinerja keuangan untuk menyusun anggaran statis yang mencakup pendapatan, biaya pokok penjualan (COGS), dan biaya operasional.

Pada akhir kuartal, tim keuangan membandingkan realisasi pengeluaran dengan angka pada anggaran statis awal untuk menghitung varians. Varians yang tidak menguntungkan terjadi ketika biaya aktual melebihi anggaran statis. Varians yang menguntungkan terjadi ketika realisasi pengeluaran lebih rendah daripada anggaran.

Setelah seluruh angka dibandingkan, setiap departemen dapat menganalisis alokasi anggarannya serta mengevaluasi keputusan pengeluaran di masa mendatang. Anggaran statis berfungsi sebagai titik acuan yang konsisten bagi organisasi dan menjadi dasar yang diandalkan tim dalam menetapkan arah maupun tujuan keuangan.

Varians anggaran statis, atau analisis varians, mengukur perbedaan antara realisasi pengeluaran dan anggaran tetap yang telah ditetapkan sebelum periode anggaran dimulai.

Rumusnya adalah: Hasil aktual – jumlah anggaran statis = varians anggaran statis

Rumus ini membantu tim keuangan mengukur sejauh mana anggaran setiap departemen menyimpang dari rencana awal serta memungkinkan para pemimpin bisnis menilai apakah fluktuasi arus kas masih selaras dengan struktur biaya tetap.

Ada tiga kemungkinan hasil varians:

• Tidak ada penyesuaian berarti tim keuangan menetapkan bahwa meskipun volume penjualan atau tingkat aktivitas produksi lebih tinggi atau lebih rendah daripada yang direncanakan, tidak diperlukan perubahan terhadap anggaran.

• Varians yang menguntungkan terjadi ketika pendapatan aktual lebih tinggi daripada anggaran statis yang telah ditetapkan atau ketika pengeluaran aktual lebih rendah daripada yang dianggarkan.

• Varians yang tidak menguntungkan terjadi ketika pendapatan aktual lebih rendah daripada anggaran atau ketika pengeluaran aktual melebihi jumlah yang telah dianggarkan.

Selain itu, organisasi juga dapat mempertimbangkan varians volume penjualan. Pendekatan ini mengisolasi metrik volume penjualan sehingga membantu tim lebih fokus dalam menganalisis dampak fluktuasi penjualan.

Anggaran statis tidak mempertimbangkan konteks operasional maupun kondisi eksternal dalam proses analisis. Padahal, kedua faktor tersebut sangat penting dalam menentukan pendekatan penganggaran yang paling sesuai untuk mendukung kinerja keuangan.

Perbedaan utama antara anggaran statis dan anggaran fleksibel terletak pada tingkat fleksibilitasnya. Organisasi umumnya menggunakan anggaran statis ketika operasional dapat diprediksi dan struktur biayanya relatif stabil. Sebaliknya, anggaran fleksibel dapat disesuaikan secara real-time sepanjang periode anggaran agar mencerminkan tingkat aktivitas yang sebenarnya.

Anggaran fleksibel memperhitungkan kelebihan pengeluaran, pengeluaran yang lebih rendah dari anggaran, perubahan kondisi pasar, serta biaya variabel. Perusahaan rintisan, organisasi nirlaba, restoran, dan peretail dapat memperoleh manfaat dari anggaran fleksibel karena sifat operasional bisnis mereka yang terus berubah.

Anggaran statis merupakan pendekatan yang efektif bagi organisasi yang memerlukan pengendalian biaya yang ketat, seperti instansi pemerintah atau perusahaan dengan kondisi operasional yang sangat stabil.

Meskipun anggaran statis tidak cocok untuk setiap organisasi, pendekatan ini dapat melengkapi anggaran fleksibel dalam situasi yang tepat. Pendekatan hybrid dapat menjadi pilihan yang baik bagi organisasi yang sedang berada dalam fase pertumbuhan atau mengantisipasi peningkatan aktivitas bisnis.

Jika suatu organisasi menghadapi tekanan kompetitif atau fluktuasi musiman, anggaran fleksibel kemungkinan merupakan pendekatan yang lebih tepat. Namun, anggaran statis tetap dapat menjadi pilihan yang sesuai dalam kondisi atau tahap tertentu.

Anggaran statis memiliki berbagai kegunaan bagi suatu organisasi. Ketika organisasi memiliki biaya yang dapat diprediksi, anggaran statis menyediakan kerangka perencanaan yang sederhana dan terfokus tanpa fitur yang tidak diperlukan:

• Operasi bisnis yang stabil: Organisasi dengan pendapatan dan pengeluaran yang konsisten dapat memperoleh manfaat dari penerapan anggaran statis. Pendekatan ini menyediakan kerangka kerja perencanaan keuangan yang andal bagi bisnis dengan pendapatan tetap, operasi yang stabil, atau kontrak jangka panjang.

• Lembaga nirlaba atau instansi pemerintah: Organisasi nirlaba dan instansi pemerintah merupakan contoh entitas yang sangat cocok menggunakan anggaran statis. Organisasi-organisasi ini umumnya beroperasi dengan alokasi pendanaan yang telah ditetapkan untuk satu tahun fiskal. Anggaran statis membantu memperkuat akuntabilitas fiskal dengan menetapkan alokasi dana yang jelas bagi setiap pemangku kepentingan.

• Departemen dengan biaya tetap: Anggaran statis sangat sesuai untuk departemen administrasi dalam suatu organisasi. Bidang seperti SDM, hukum, dan TI umumnya memiliki biaya tetap, seperti lisensi perangkat lunak, sewa, dan gaji. Pengeluaran tersebut cenderung tidak berubah meskipun volume penjualan berfluktuasi, sehingga memberikan tim keuangan tolok ukur yang jelas untuk pelaporan keuangan.

• Proyek jangka pendek: Proyek dengan jadwal yang telah ditetapkan dan tujuan yang spesifik dapat memperoleh manfaat dari penggunaan anggaran statis. Umumnya, proyek jangka pendek memiliki biaya yang telah ditentukan, dapat diprediksi, dan tidak banyak dipengaruhi oleh perubahan permintaan. Pendekatan ini juga dapat diterapkan pada proyek jangka panjang apabila alokasi sumber daya bersifat tetap dan tidak mengalami perubahan selama pelaksanaannya.

• Fungsi administrasi dan layanan kesehatan: Industri layanan kesehatan merupakan salah satu contoh penggunaan anggaran statis yang efektif. Secara khusus, fungsi administrasi layanan kesehatan umumnya memiliki kebutuhan tenaga kerja yang relatif stabil serta biaya operasional yang cenderung tetap. Ketika faktor-faktor tersebut konsisten, penyusunan anggaran untuk kepatuhan dan operasional back-office menjadi lebih mudah dan dapat diprediksi.

Anggaran statis merupakan pilihan yang umum digunakan oleh berbagai organisasi karena mudah dikelola dan memberikan tolok ukur keuangan yang jelas. Struktur ini memudahkan organisasi dalam menerapkan disiplin anggaran, menetapkan batas pengeluaran, serta mengukur pencapaian kinerja keuangan.

• Pengendalian biaya yang lebih dapat diprediksi: Anggaran statis membantu tim menetapkan batas pengeluaran sejak awal, sehingga memungkinkan pengendalian biaya yang lebih baik di seluruh organisasi. Dengan menyediakan alokasi anggaran yang jelas dan tetap sepanjang periode anggaran, pendekatan ini membantu setiap departemen menjalankan anggaran secara lebih disiplin dan terarah.

• Tolok ukur kinerja: Data realisasi pengeluaran akan lebih bermakna jika dibandingkan dengan rencana keuangan awal yang memiliki target anggaran yang jelas. Anggaran statis dapat menyederhanakan evaluasi kinerja serta membantu menentukan apakah tim tetap berada pada jalur keuangan yang telah direncanakan.

• Penggunaan sumber daya yang efisien: Organisasi yang menerapkan anggaran statis memberikan pedoman anggaran yang jelas kepada setiap tim untuk mengelola pengeluaran. Setelah anggaran ditetapkan, pendekatan ini mengurangi ambiguitas serta membantu kepala keuangan (CFO) dan para manajer departemen menetapkan prioritas sesuai dengan batas anggaran yang telah ditentukan.

• Perencanaan keuangan yang lebih sederhana: Anggaran statis relatif mudah disusun dan tidak memerlukan pembaruan secara berkelanjutan seperti anggaran fleksibel. Pendekatan ini cocok bagi usaha kecil atau perusahaan rintisan yang memiliki tim FP&A yang masih baru atau berukuran kecil.

Anggaran statis menawarkan berbagai manfaat, tetapi juga memiliki sejumlah keterbatasan yang perlu dipertimbangkan oleh setiap organisasi:

• Kurang fleksibel terhadap perubahan kondisi: Nilai utama anggaran statis terletak pada sifatnya yang tetap. Namun, hal tersebut juga berarti anggaran ini tidak dapat beradaptasi ketika kondisi pasar berubah atau terjadi peristiwa yang tidak terduga. Jika sebuah organisasi beroperasi dalam lingkungan yang dinamis dan memerlukan pengendalian pengeluaran yang lebih besar, penganggaran berbasis nol mungkin menjadi pilihan yang lebih tepat.

• Analisis varians terbatas: Analisis varians dapat mengungkapkan perbedaan yang signifikan antara anggaran dan realisasi biaya, tetapi hal tersebut tidak selalu menunjukkan kinerja yang buruk. Anggaran statis tidak memperhitungkan tingkat aktivitas aktual, sehingga varians yang besar mungkin hanya mencerminkan perbedaan antara tingkat operasi yang diproyeksikan dan tingkat operasi yang sebenarnya.

• Analisis varians terbatas: Analisis varians dapat mengungkapkan kesenjangan besar antara anggaran dan biaya aktual, tetapi itu mungkin bukan pertanda yang sepenuhnya buruk. Anggaran statis tidak memperhitungkan tingkat aktivitas aktual, sehingga varians yang besar hanya dapat mencerminkan perbedaan antara operasi yang diproyeksikan dan operasi aktual.

Kesimpulan utama dari tantangan-tantangan ini adalah bahwa anggaran statis saja mungkin bukan pendekatan penganggaran yang paling tepat. Namun, jika digunakan bersama metode penganggaran lainnya, anggaran statis dapat membantu organisasi mencapai tujuan keuangan serta menetapkan alokasi biaya yang jelas.

Saat menyusun anggaran statis, penting untuk menetapkan estimasi dan proyeksi biaya yang realistis. Setelah anggaran ditetapkan, angka-angka tersebut tidak berubah, sehingga akurasi menjadi sangat penting.

Tetapkan kerangka waktu anggaran statis yang selaras dengan siklus fiskal organisasi.

Biasanya, jangka waktu ini berupa anggaran tahunan yang dipecah menjadi target bulanan atau triwulanan. Cakrawala waktu tersebut harus berada dalam rentang yang masih dapat diproyeksikan dengan tingkat keyakinan yang memadai.

Kumpulkan data kinerja historis yang diperlukan, lalu sesuaikan angka-angkanya untuk memperhitungkan perubahan yang telah diketahui, seperti perubahan harga terbaru atau ekspansi pasar.

Secara terpisah, tim keuangan juga perlu memperkirakan biaya tetap, yaitu biaya yang tidak berubah terlepas dari tingkat produksi. Alat FP&A modern dapat memanfaatkan spreadsheet Excel untuk menganalisis data dan menghasilkan proyeksi pendapatan pada setiap periode.

Evaluasi biaya variabel yang terkait dengan operasional bisnis. Biaya ini berubah seiring dengan tingkat produksi atau penjualan, seperti biaya bahan baku atau tenaga kerja.

Biaya variabel ini dihitung sebagai persentase rata-rata biaya terhadap pendapatan historis. Selanjutnya, terapkan rasio tersebut pada periode yang diproyeksikan.

Tetapkan jumlah anggaran setelah semua perkiraan selesai.

Tetapkan prioritas bagi setiap departemen secara strategis dan libatkan para pemimpin departemen sejak awal proses untuk memastikan akuntabilitas serta keselarasan yang jelas.

Dokumentasikan seluruh asumsi dan dapatkan persetujuan dari para pemangku kepentingan sebelum menerbitkan anggaran.

Setelah seluruh persetujuan yang diperlukan diperoleh, publikasikan rencana dalam spreadsheet bersama atau perangkat lunak perencanaan keuangan terintegrasi agar dapat diakses oleh seluruh pemangku kepentingan. Tetapkan prosedur yang jelas untuk menangani pengeluaran yang melebihi batas anggaran serta kondisi yang memerlukan persetujuan khusus atas pengecualian tersebut.

Anggaran statis tidak cocok untuk setiap organisasi—mengidentifikasi hal tersebut sejak awal dapat menghemat waktu dan sumber daya. Sebelum memutuskan untuk menerapkannya, pertimbangkan praktik-praktik terbaik berikut.

Setiap organisasi yang mempertimbangkan penerapan anggaran statis perlu melakukan riset yang menyeluruh terlebih dahulu.

Tim keuangan perlu mengumpulkan informasi mengenai lingkungan bisnis serta memahami dampak kondisi pasar. Tim juga harus mengidentifikasi seluruh asumsi penting dan menganalisis potensi risiko yang belum diantisipasi sebelum risiko tersebut benar-benar terjadi.

Tim keuangan akan menganalisis anggaran dan kinerja pada periode sebelumnya untuk menetapkan angka dasar bagi pengeluaran dan pendapatan.

Sebaiknya buat proyeksi pendapatan yang konservatif dan hindari mengalokasikan sumber daya secara berlebihan. Tidak ada organisasi yang ingin berada dalam situasi di mana mereka tidak mampu memenuhi kebutuhan bisnis atau harus menyusun ulang seluruh rencana anggaran.

Rencana anggaran statis memerlukan jalur komunikasi yang terbuka antar departemen.

Transparansi ini membantu memastikan bahwa seluruh tim dan manajer memahami tujuan serta peran mereka dalam proses tersebut. Tim keuangan dapat menggunakan berbagai bentuk komunikasi, seperti dokumen tertulis, presentasi video, atau rapat yang dijadwalkan secara berkala.

Anggaran statis dapat berfungsi dengan baik dalam kondisi normal. Namun, ketika terjadi perubahan yang tidak terduga, tim keuangan perlu menyiapkan rencana kontinjensi tanpa harus menyusun ulang seluruh rencana anggaran.

Memiliki batasan yang jelas membantu melindungi organisasi serta menjaga peta jalan utama tetap berada pada jalurnya, bahkan ketika menghadapi peristiwa yang tidak terduga.