Pendekatan cerdas untuk alokasi dalam perencanaan keuangan dan operasional perusahaan

Alokasi adalah proses pengalihan biaya overhead di seluruh organisasi. Satu perusahaan mungkin ingin mendistribusikan biaya di seluruh unit bisnis atau departemen. Perusahaan lain mungkin ingin menetapkan biaya untuk tiap produk atau proyek. Pada dasarnya, pendekatan yang paling cerdas untuk alokasi adalah dengan menetapkan biaya secara tepat ke area yang mendapatkan manfaat dari biaya tersebut.

Ketika organisasi mengalokasikan biaya, mereka mendapat manfaat dari laporan keuangan lebih akurat yang menunjukkan tingkat detail yang lebih besar. Dengan mengalokasikan biaya secara tepat, kita dapat melihat hasil profitabilitas yang sebenarnya dan membuat keputusan strategis berdasarkan hasil tersebut.

Hasil terperinci ini memberi organisasi kemampuan untuk menjawab pertanyaan seperti:

• Apakah kita menghasilkan uang dari proyek ini?
• Haruskah kita berhenti menjual produk ini?
• Perubahan apa pada personel yang harus kita lakukan?

Ada empat frasa kunci yang terkait dengan alokasi, yaitu:

1. Sumber – Sumber adalah nilai asli. Ini adalah nilai yang akan dialokasikan atau dipindahkan ke suatu tempat.
2. Pendorong – Ini adalah dasar untuk perhitungan alokasi. Pendorong dapat berupa dolar, unit yang terjual, jumlah karyawan, dll. Ini adalah item nyata yang digunakan untuk menentukan cara penyebaran biaya sumber.
3. Target – Target adalah tempat tujuan pemindahan biaya Anda. Sumbernya adalah tempat Anda memulai, targetnya adalah tempat Anda memindahkan biaya.
4. Kompensasi – Kompensasi biasanya merupakan nilai negatif yang terkait dengan target tersebut. Ini digunakan untuk membuat entri akuntansi yang seimbang dan memastikan bahwa hasil akhir Anda sama dengan nilai awal Anda.

Bagaimana Anda melakukan alokasi? Pertama, Anda menghitung jumlah alokasi. Kami menggunakan pendorong untuk membantu menentukan persentase untuk menyebarkan biaya. Misalnya, sebuah perusahaan memiliki kantor dengan dua departemen yang berbeda. Alokasi yang sangat sederhana akan mengambil keseluruhan biaya kantor, membaginya menjadi dua, dan mengalokasikan separuhnya untuk setiap departemen. Dalam contoh ini, persentase alokasi adalah setengah. Setelah jumlahnya ditentukan, kita memposting entri jurnal untuk memindahkan jumlah yang dialokasikan ke dalam target dan menghapus jumlah tersebut dari sumbernya.

Ini adalah penjelasan alokasi yang sangat sederhana. Di dunia nyata, beberapa perusahaan mengambil pendekatan alokasi yang kompleks.

Salah satu klien Revelwood di industri layanan kesehatan meminta kami untuk membuat model alokasi untuk lingkungan IBM Planning Analytics mereka. Mereka ingin mengalokasikan serangkaian biaya produk berdasarkan wilayah dan kombinasi pelanggan. Organisasi ini memiliki beberapa kategori produk seperti produk komersial, produk Medicare, dan produk Medicaid.

Kami mengatasi tantangan ini dengan merancang model alokasi yang dapat ditambahkan ke dalam model perencanaan dan pelaporan yang sudah ada. Model baru memungkinkan perusahaan untuk menghitung persentase alokasi dengan menggunakan serangkaian metode. Metode ini meliputi:

• Penggunaan pendekatan alokasi standar untuk menghitung persentase melalui pendorong yang dapat dengan mudah ditetapkan ulang
• Mendefinisikan persentase tetap untuk satu produk, kemudian mengalokasikan persentase sisanya untuk semua produk lainnya
• Menetapkan persentase tetap untuk bagian produk yang ada dan kemudian mengalokasikan persentase tersebut ke dalam produk tertentu dalam setiap bagian
• Menetapkan persentase untuk bagian sementara produk dan hanya mengalokasikan ke produk tersebut
• Menggabungkan berbagai kombinasi metode ini

Model alokasi Planning Analytics ini menggunakan proses dua langkah. Pertama, menghitung persentase alokasi. Selanjutnya, model menggunakan persentase yang telah dihitung untuk mengalokasikan biaya berdasarkan entitas, pelanggan, produk, wilayah, dan banyak lagi. Model ini menawarkan fleksibilitas kepada tim keuangan untuk menggunakan serangkaian pengeluaran independen yang dialokasikan dengan menggunakan berbagai pendorong dan pendekatan. Pendekatan unik ini memungkinkan tim untuk memisahkan alokasi menjadi beberapa bagian dan menganalisis detailnya selama proses berlangsung.

Pendekatan ini menghemat banyak waktu bisnis. Sebelum Planning Analytics, perusahaan menghabiskan waktu berhari-hari untuk membuat perhitungan alokasi di Excel. Dengan Planning Analytics, perusahaan sekarang dapat menyelesaikan proses ini dalam waktu sekitar empat menit.

Apakah Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang alokasi dan model alokasi? Tonton webinar Revelwood tentang Alokasi dalam IBM Planning Analytics atau baca posting blog kami, Tip & Kiat IBM Planning Analytics: Alokasi dalam IBM Planning Analytics.

Ingin melihat bagaimana IBM Planning Analytics dapat membantu bisnis Anda? Kunjungi situs web untuk informasi lebih lanjut dan untuk mengakses uji coba gratis.