Apa itu perencanaan jumlah karyawan?

Aset bisnis yang paling berharga adalah sumber dayanya; inilah mengapa perencanaan jumlah karyawan merupakan fungsi penting dalam membangun perusahaan yang sukses.

Proses perencanaan jumlah karyawan membantu tim keuangan menganalisis tingkat tenaga kerja saat ini, memperkirakan kebutuhan staf di masa depan, dan mengembangkan strategi untuk merekrut dan mempertahankan karyawan yang selaras dengan tujuan bisnis dan strategi bisnis secara keseluruhan. Ini biasanya melibatkan menganalisis kebutuhan bisnis, menetapkan target perekrutan, serta keterampilan ulang atau meningkatkan keterampilan karyawan saat ini.

Pada tingkat fundamental, organisasi membayangkan kembali apa yang mereka butuhkan dari orang-orang mereka untuk berhasil, terutama karena gangguan teknologi mengubah dan membentuk kembali kebutuhan bakat. Perangkat lunak perencanaan tenaga kerja modern membantu tim perencanaan dan analisis keuangan (FP&A) dengan perencanaan jumlah karyawan yang efektif melalui data dan analisis real-time, memungkinkan tim untuk menanggapi kebutuhan kepegawaian dengan cepat dan membuat keputusan berbasis data.

Sebuah laporan dari IBM® Institute for Business Value menemukan bahwa fungsi sumber daya manusia (SDM) diatur untuk mengalami evolusi besar-besaran menuju otomatisasi cerdas, dan organisasi perlu mempersiapkan. Pada tahun 2027, sebagian besar profesional SDM akan menambah karyawan mereka dengan alat AI canggih. Sementara pemimpin SDM memprediksi kebutuhan peningkatan keterampilan, pergeseran tidak selalu berarti tim yang lebih kecil. Sebaliknya, laporan tersebut memproyeksikan sedikit peningkatan jumlah karyawan saat peran bergeser.

Perencanaan jumlah karyawan adalah komponen penting dari perusahaan mana pun karena karyawan mewakili salah satu biaya tertinggi di sebagian besar organisasi, terutama di industri berbasis pengetahuan seperti teknologi dan keuangan. Pemimpin keuangan dan bisnis mengandalkan perencanaan jumlah karyawan untuk menghubungkan keputusan perekrutan secara langsung dengan anggaran, ekspektasi pendapatan, dan kebutuhan masa depan.

Meskipun perencanaan tenaga kerja dan perencanaan jumlah karyawan terkadang digunakan secara bergantian, keduanya berbeda dalam hal-hal utama. Perencanaan tenaga kerja adalah istilah umum yang lebih luas yang mencakup semua aspek pengelolaan strategi bakat, termasuk rekrutmen, pelatihan, manajemen kinerja, perencanaan suksesi, dan perencanaan jumlah karyawan. Keduanya memainkan peran penting dalam tujuan perusahaan yang lebih luas, target perencanaan keuangan, dan pertumbuhan bisnis.

• Manajemen biaya yang lebih baik: Ketika perusahaan melakukan perkiraan pertumbuhan, mereka memperkirakan berapa banyak tenaga penjualan, insinyur, atau staf pendukung yang mereka perlukan untuk mengirimkannya. Dengan menyelaraskan rencana perekrutan dengan proyeksi keuangan, pemimpin keuangan dapat mengelola biaya penggajian sambil membantu memastikan bahwa tim memiliki kapasitas yang cukup untuk memenuhi permintaan.
• Pengelolaan SDM strategis: Perencanaan jumlah karyawan membantu perusahaan menjalankan strategi. Jika sebuah bisnis berencana untuk memulai produk baru atau memperluas ke pasar baru, kepemimpinan dapat merencanakan perekrutan terlebih dahulu, sehingga orang yang tepat sudah ada ketika inisiatif dimulai. Pendekatan ini mengurangi penundaan dan mencegah tim menjadi kelebihan beban.
• Pengambilan keputusan berbasis data: Investor dan eksekutif sering melihat perencanaan jumlah karyawan yang kuat sebagai tanda disiplin operasional. Fungsi ini menunjukkan bahwa kepemimpinan memahami bagaimana biaya tenaga kerja berskala dengan pendapatan dan bagaimana perekrutan memengaruhi margin dan arus kas. Perencanaan jumlah karyawan mengubah proses perekrutan menjadi keputusan strategis dan proaktif.

Berikut ini disajikan beberapa pendekatan untuk perencanaan jumlah karyawan, yang bergantung pada ukuran perusahaan, tahap pertumbuhannya, dan prediktabilitas bisnisnya.

Eksekutif memulai dengan target keuangan seperti pendapatan, margin, atau biaya operasi untuk menentukan berapa banyak karyawan yang mampu dimiliki perusahaan. Kemudian, kepemimpinan mengalokasikan batas jumlah karyawan ke departemen, dan manajer merencanakan perekrutan dalam batasan tersebut.

Pendekatan ini menekankan pengendalian biaya dan penyelarasan dengan tujuan keuangan secara keseluruhan. Ini biasanya merupakan salah satu pendekatan yang lebih cepat, mengandalkan data historis, dan lebih mudah diterapkan.

Para pemimpin departemen memperkirakan peran dan keterampilan yang mereka butuhkan untuk memenuhi tujuan operasional. Aspek-aspek ini mungkin termasuk memulai lini produk baru, melayani pelanggan, atau memperluas ke pasar baru. Keuangan kemudian mengumpulkan permintaan tersebut dan mendamaikannya dengan anggaran perusahaan.

Metode ini mencerminkan kebutuhan operasional nyata, tetapi dapat memerlukan negosiasi jika permintaan melebihi batas anggaran.

Dalam pendekatan ini, perusahaan menghubungkan perekrutan dengan metrik bisnis tertentu. Contohnya adalah perusahaan mungkin mempekerjakan satu perwakilan penjualan untuk setiap USD 2 juta dalam target pendapatan baru atau satu agen dukungan per 1.000 pelanggan.

Pendekatan ini mengaitkan pertumbuhan tenaga kerja secara langsung dengan pendorong bisnis yang terukur.

Dalam pendekatan ini, para pemimpin keuangan memodelkan beberapa masa depan. Kemungkinan berjangka termasuk pertumbuhan yang cepat, pertumbuhan yang stabil, atau penurunan. Tim keuangan akan membangun rencana perekrutan untuk setiap skenario dan mengukur alokasi sumber daya, data jumlah karyawan, serta indikator kinerja utama (KPI).

Pendekatan ini membantu perusahaan menyesuaikan diri dengan cepat jika kondisi pasar berubah.

Proses perencanaan headcount menganalisis metrik utama untuk memberikan insight kepada tim keuangan mengenai strategi tenaga kerja, engagement, dan efisiensi operasional. Meskipun ada beberapa metrik untuk dilacak, organisasi harus memilih yang paling sesuai dengan strategi bisnis mereka dan mendorong keputusan perencanaan tenaga kerja strategis.

• Tingkat perputaran: Persentase karyawan yang meninggalkan organisasi selama periode waktu tertentu. Tingkat pergantian yang tinggi dapat menandakan ketidakselarasan karyawan, manajemen yang buruk, dan pasar yang kompetitif. Perusahaan harus bertujuan untuk menjaga tingkat perputaran rendah untuk menjaga stabilitas dan mengurangi biaya akuisisi bakat.
• Tingkat atrisi: Metrik ini melacak persentase karyawan yang meninggalkan perusahaan dari waktu ke waktu tanpa digantikan. Atrisi adalah metrik penting yang membantu perusahaan memahami tren tenaga kerja jangka panjang dan bagaimana peran yang tidak terisi berdampak pada kinerja.
• Tingkat retensi: Mengukur persentase karyawan yang tetap bekerja di suatu organisasi selama periode waktu tertentu. Metrik ini memberikan gambaran tentang stabilitas tenaga kerja dan membantu tim sumber daya manusia (SDM) dalam merencanakan kebutuhan perekrutan baru. Tingkat retensi yang rendah dapat meningkatkan biaya rekrutmen dan menyebabkan gangguan produktivitas karena tingginya angka turnover karyawan.
• Waktu ramp: Waktu yang dibutuhkan karyawan baru untuk menjadi berfungsi penuh dan produktif dalam peran baru mereka. Metrik waktu ramp-time membantu profesional SDM merampingkan orientasi dan mengoptimalkan alokasi sumber daya. Jika suatu peran memiliki waktu ramping enam bulan, seseorang harus dipekerjakan enam bulan sebelum output penuh mereka diperlukan. Juga, perusahaan harus memahami bahwa itu adalah investasi awal yang signifikan pada karyawan baru.
• Waktu untuk merekrut: Metrik waktu untuk merekrut mengukur durasi antara lowongan pekerjaan yang diposting dan tawaran yang diterima. Metrik ini dapat membantu tim manajemen tenaga kerja menilai apakah proses rekrutmen bekerja secara efisien dan tim SDM menemukan orang yang tepat untuk peran yang tepat. Waktu perekrutan yang lebih singkat menandakan strategi perekrutan yang efisien dan membantu memastikan bahwa posisi diisi dengan orang-orang yang memiliki keterampilan yang tepat.
• Setara penuh waktu: Setara penuh waktu (FTE) mengacu pada jumlah total jam kerja penuh waktu yang disumbangkan oleh anggota tim. Metrik ini membantu pemangku kepentingan menilai kapasitas tenaga kerja dan mengalokasikan sumber daya dengan tepat.
• Skor promotor net employee (EnPs):EnPs mengukur kepuasan karyawan dan seberapa besar kemungkinan mereka merekomendasikan perusahaan sebagai tempat yang positif untuk bekerja. EnP mencerminkan moral karyawan, karena secara langsung berdampak pada retensi dan produktivitas.

Teknologi modern menggeser hubungan antara SDM dan fungsi keuangan dari spreadsheet yang tertutup ke dasbor terpadu, menciptakan sumber kebenaran tunggal. Saat ini, perangkat lunak perencanaan keuangan dan perencanaan jumlah karyawan didorong oleh kecerdasan buatan (AI) dan otomatisasi.

Ini adalah beberapa fitur utama perencanaan jumlah karyawan yang berbasis AI:

• Integrasi data real-time: Jumlah karyawan dan perangkat lunak perencanaan tenaga kerja menarik data dari sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) dan sistem penggajian secara real-time, memberikan insight terkini untuk tim keuangan. Dengan semua data tenaga kerja di satu tempat, tim dapat menganalisis data tenaga kerja—termasuk jumlah karyawan, retensi, dan pengurangan.
• Pemodelan skenario: Tim dapat membuat skenario "bagaimana jika" berdasarkan faktor-faktor seperti tren pasar, tingkat kelebihan staf atau kekurangan staf, perubahan kompensasi, dan dampak keuangan dari keputusan perekrutan. Pemodelan skenario membantu tim dengan perkiraan jumlah karyawan dan menentukan saat yang tepat untuk merekrut.
• Kolaborasi: Alat terpadu membantu manajer departemen berkolaborasi dan bekerja di seluruh departemen dalam satu platform. Dengan bekerja di bawah satu atap, semua pemangku kepentingan dapat menyelaraskan keputusan di seluruh organisasi dan berbagi tujuan strategis mereka.
• Perkiraan: Beberapa alat perencanaan tenaga kerja modern menggunakan templat perkiraan sebagai dasar untuk faktor-faktor seperti musim atau reorganisasi tenaga kerja. Melalui perkiraan, kepala departemen dan pemangku kepentingan dapat langsung melihat dampak jumlah karyawan terhadap biaya tenaga kerja dan tujuan bisnis.

Rencana pengelolaan sumber daya manusia yang terorganisir dengan baik dapat membantu organisasi mengambil pendekatan proaktif terhadap kebutuhan tenaga kerja dan mempersiapkan diri menghadapi tantangan yang tak terduga. Rencana jumlah karyawan yang efektif dapat diterapkan dengan mengikuti beberapa praktik terbaik.

Langkah pertama dalam perencanaan jumlah karyawan adalah memahami keadaan tenaga kerja organisasi saat ini dan tantangan yang dihadapinya. Identifikasi kesenjangan keterampilan melalui audit keterampilan dan analisis kesenjangan untuk menentukan di mana lebih banyak pengembangan bakat atau peningkatan keterampilan diperlukan. Sebuah organisasi juga dapat mengevaluasi kekurangan peran dan masalah kapasitas.

Misalnya, jika organisasi berkembang ke pasar baru, penting untuk menganalisis jumlah karyawan saat ini dan menentukan di mana organisasi membutuhkan lebih banyak karyawan. Atau mungkin organisasi memutuskan untuk berinvestasi dalam melatih staf yang ada. Keputusan-keputusan ini sangat penting untuk rencana jumlah karyawan karena tujuan organisasi menjadi dasar bagi semua rencana strategis.

Kunci keberhasilan proses perencanaan jumlah karyawan adalah memiliki pelaporan jumlah karyawan yang terorganisir untuk setiap karyawan di organisasi tersebut. Laporan jumlah karyawan biasanya bersumber dari sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) perusahaan dan mencakup data tentang setiap karyawan, seperti status pekerjaan, waktu dalam peran, gaji, usia, jenis kelamin, tingkat pendidikan, dan lokasi.

Laporan jumlah penduduk sangat penting untuk upaya perencanaan. Tim harus membuat dasbor jumlah karyawan yang menampilkan status jumlah karyawan saat ini dan metrik utama agar pemangku kepentingan dapat merujuknya secara real-time.

Strategi jumlah karyawan yang efektif membutuhkan kolaborasi dan komunikasi di seluruh organisasi. Pemangku kepentingan di berbagai departemen, seperti SDM, keuangan, dan C-suite, harus bekerja sama untuk memastikan bahwa tujuan organisasi didefinisikan dengan jelas. Selain itu, identifikasi dan diskusikan prioritas, seperti peran mana yang harus diisi terlebih dahulu dan pertimbangan pasar.

Komunikasi harus terbuka untuk membantu memastikan tidak ada kesalahpahaman. Penyelarasan pemangku kepentingan sangat penting untuk menjembatani kesenjangan antara kebutuhan operasi dan visi organisasi secara keseluruhan.

Perusahaan membutuhkan banyak sekali data untuk perencanaan jumlah karyawan, oleh karena itu penting untuk mengumpulkan dan meninjau data tersebut. Data kemungkinan akan berasal dari HRIS, Sistem Pelacakan Pemohon (ATS), dan pelaporan jumlah karyawan.

Data yang dikumpulkan meliputi sasaran pendapatan, perkiraan biaya, persyaratan peran, keterampilan karyawan, hierarki organisasi, serta ulasan kinerja atau peringkat.

Menumbuhkan bisnis membutuhkan investasi finansial dalam alat dan perangkat lunak. Menilai kesediaan perusahaan untuk berinvestasi dalam perangkat lunak tenaga kerja khusus dengan kemampuan perencanaan jumlah karyawan. Perangkat lunak modern dapat mengotomatiskan tugas administrasi berulang dan mengelola jadwal beberapa anggota tim.

Alat canggih akan menggunakan analisis prediktif untuk mengoptimalkan posting pekerjaan dan menyesuaikan skenario yang membantu memastikan biaya tenaga kerja selaras dengan tujuan perusahaan.

Masa depan tidak dapat diprediksi, dan jika beberapa tahun terakhir adalah indikasi, perusahaan harus siap untuk apa pun. Perusahaan harus memiliki beberapa rencana jumlah karyawan untuk mengembangkan rencana jangka panjang dan jangka pendek.

Tim SDM dan keuangan perlu bekerja sama untuk memperkirakan jumlah karyawan yang dibutuhkan selama periode tertentu dan menggunakan insight perangkat lunak untuk mengembangkan beberapa skenario. Keselarasan antara kedua departemen ini penting untuk rencana jumlah karyawan strategis yang tetap sesuai anggaran dan mematuhi standar pasar tenaga kerja.

Rencana jumlah karyawan biasanya dilakukan setiap tahun; namun, kejadian tak terduga bisa saja terjadi, yang mengharuskan organisasi untuk siap dengan rencana alternatif. Investasi yang tidak terduga atau usaha yang gagal dapat sepenuhnya mengubah cara organisasi mendekati jumlah karyawannya. Momen-momen ini menjadi kesempatan yang baik untuk meninjau rencana jumlah karyawan dan melakukan penyesuaian yang diperlukan.

Kebutuhan kepegawaian pasti akan berubah seiring waktu, itulah sebabnya organisasi yang tumbuh dan berkembang harus memiliki sistem perencanaan jumlah karyawan. Rencana penghitungan jumlah karyawan memperhitungkan berbagai skenario yang mungkin bahkan tidak dipertimbangkan oleh tim, sehingga membantu organisasi untuk bersiap dan siaga di masa depan.