Otomatisasi versus orkestrasi

Otomatisasi menggunakan teknologi untuk menjalankan tugas yang telah ditetapkan dan berulang dengan intervensi minimal atau tanpa intervensi manusia. Ini didorong oleh aturan dan menjalankan instruksi dengan cara yang sama setiap saat. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kecepatan, mengurangi kesalahan manusia dan membebaskan karyawan dari tugas manual yang berulang.

Otomatisasi paling efektif ketika tugas memiliki input dan output yang jelas. Sebagai bagian inti dari otomatisasi proses dan strategi otomatisasi proses bisnis (BPA) yang lebih luas, ini berfungsi sebagai fondasi efisiensi proses dengan menangani tingkat aktivitas yang paling sederhana.

Banyak organisasi merancang alur kerja otomatisasi untuk menghubungkan tugas terkait dan membantu memastikan tugas tersebut berjalan dalam urutan yang konsisten. Perangkat lunak otomatisasi modern sering bergantung pada koneksi antarmuka pemrograman aplikasi (API) untuk memicu atau bertukar data antara sistem secara otomatis.

Contoh umum termasuk mengirim faktur secara otomatis setelah penjualan atau menyetujui biaya di bawah ambang batas yang ditetapkan. Otomatisasi ini merampingkan pekerjaan dan menghilangkan kemacetan tanpa memerlukan pengawasan manajerial.

Meskipun berharga, otomatisasi sering beroperasi dalam silo. Satu departemen mungkin mengotomatiskan entri data sementara yang lain mengotomatiskan penjadwalan. Tanpa koordinasi, efisiensi ini tetap terisolasi. Banyak perusahaan memulai transformasi digital mereka dengan otomatisasi tetapi segera menyadari bahwa tambal sulam otomatisasi yang terputus tidak dapat ditingkatkan secara efektif. Di bagian ini orkestrasi memainkan peran penting.

Orkestrasi mengoordinasikan dan mengelola beberapa tugas otomatis sehingga mereka bekerja bersama menuju tujuan bisnis yang lebih besar. Daripada berfokus pada satu tugas, orkestrasi dapat memastikan bahwa serangkaian tugas terjadi dalam urutan yang benar di seluruh sistem dan beradaptasi dengan kondisi yang berubah. Akibatnya, orkestrasi adalah otomatisasi yang diterapkan pada tingkat proses, bukan tingkat tugas.

Proses bisnis jarang bersifat linier atau terbatas pada satu departemen. Dalam operasi rantai pasokan, misalnya, pembaruan pemasok, manajemen gudang, dan pengiriman ke pelanggan harus tetap selaras secara real-time. Bahkan orientasi karyawan baru melibatkan SDM, operasi TI, penggajian, dan kepatuhan.

Orkestrasi mengelola proses yang kompleks dengan menghubungkan otomatisasi di seluruh sistem dan departemen TI untuk menjaga proses tetap sinkron dan efisien. Proses ini sering kali mendukung koordinasi dalam lingkungan manajemen layanan TI di mana berbagai platform harus berinteraksi dengan lancar dan tim TI harus dengan cepat merespons perubahan bisnis.

Visibilitas adalah fitur utama lain dari orkestrasi. Sebagian besar alat orkestrasi menyertakan dasbor, log, dan pemberitahuan yang melacak status proses secara real-time. Transparansi ini merupakan manfaat inti dari orkestrasi alur kerja dan orkestrasi proses serta membantu bisnis mempertahankan kepatuhan dan membuat penyesuaian cepat bila diperlukan.

Memahami perbedaan antara otomatisasi dan orkestrasi membantu memperjelas bagaimana masing-masing berkontribusi pada efisiensi bisnis dan integrasi proses. Kedua pendekatan harus selaras dengan kebutuhan bisnis dan harapan para pemangku kepentingan utama untuk membantu memastikan bahwa teknologi memberikan nilai terukur.

• Nilai bisnis: Di tingkat lokal, otomatisasi meningkatkan efisiensi dengan menghemat waktu dan mengurangi kesalahan dalam tugas sehari-hari. Orkestrasi menambah nilai strategis yang lebih besar dengan menghubungkan efisiensi tersebut ke dalam proses yang lebih besar yang meningkatkan pengalaman pelanggan dan ketangkasan bisnis secara keseluruhan.
  
  
• Kompleksitas: Otomatisasi sangat mudah, mematuhi aturan statis dan kondisi tetap. Orkestrasi memperkenalkan percabangan, penanganan pengecualian, dan kemampuan beradaptasi—ini benar-benar "otomatisasi dari otomatisasi," karena ia melapisi kecerdasan di atas tugas-tugas yang terisolasi.
  
  
• Cakupan: Otomatisasi berfokus pada tugas-tugas individual, sementara orkestrasi mengelola proses yang lengkap. Mengotomatiskan penghitungan penggajian adalah tingkat tugas; mengatur penggajian melibatkan pengintegrasian tugas seperti pelacakan waktu, aturan pajak, penyetoran langsung, dan pelaporan ke dalam satu alur.
  
  
• Visibilitas: Otomatisasi berjalan diam-diam di latar belakang dan mungkin kurang transparan. Orkestrasi menyediakan pengawasan melalui dasbor dan alat pemantauan yang penting untuk kepatuhan dan mengukur kinerja.

Otomatisasi dan orkestrasi beroperasi paling baik sebagai bagian dari strategi yang sama. Pada dasarnya, orkestrasi mengarahkan aliran pekerjaan di antara otomatisasi, memastikan masing-masing berjalan pada waktu yang tepat dan dalam urutan yang benar.

Otomatisasi dan orkestrasi bekerja bersama melalui pemicu bersama, data, dan manajemen alur kerja. Tugas otomatis mungkin dimulai ketika suatu peristiwa terjadi, seperti pesanan ditempatkan atau karyawan yang dipekerjakan. Orkestrasi membantu memastikan bahwa setiap otomatisasi berikutnya mengikuti secara logis, mengubah tugas yang terisolasi menjadi otomatisasi alur kerja yang terhubung yang mendorong seluruh alur kerja dari awal hingga akhir.

Sebagai contoh, dalam proses pemenuhan pesanan, satu otomatisasi dapat memperbarui inventaris, otomatisasi lainnya menghasilkan faktur, dan otomatisasi lainnya memberi tahu pelanggan. Orkestrasi mengatur bagaimana otomatisasi ini berinteraksi sehingga tidak ada langkah yang terlewatkan atau diulang dan setiap pengecualian ditangani dengan lancar.

Dalam lingkungan bisnis modern, platform orkestrasi menangani koordinasi ini dengan mengintegrasikannya dengan alat otomatisasi dan sistem bisnis. Platform ini menggunakan alur kerja, logika keputusan, dan pemantauan yang telah ditetapkan sebelumnya untuk mengontrol bagaimana tindakan otomatis berkomunikasi dan berbagi data di seluruh departemen.

Hasilnya adalah sistem yang terhubung di mana otomatisasi memberikan efisiensi pada tingkat tugas, dan orkestrasi memastikan bahwa efisiensi tersebut mendukung alur kerja yang konsisten dan terorganisasi dan proses yang menyeluruh. Ketika digabungkan, mereka menciptakan fondasi yang dapat diskalakan yang menyelaraskan seluruh proses di seluruh departemen dan sistem.

Otomatisasi cloud menggunakan alat atau skrip untuk melakukan tugas tertentu di lingkungan cloud tanpa intervensi manual. Tugas ini termasuk menyediakan mesin virtual, mengalokasikan penyimpanan, menskalakan atau menurunkan server, atau menerapkan tambalan keamanan. Ini berfokus pada membuat operasi rutin lebih cepat dan lebih konsisten. Misalnya, perusahaan mungkin mengotomatiskan cadangan data setiap malam atau menambahkan server baru secara otomatis saat penggunaan meningkat. Tujuannya adalah efisiensi, akurasi, dan kecepatan di tingkat tugas.

Orkestrasi cloud melangkah lebih jauh dengan mengelola dan mengoordinasikan beberapa tugas otomatis untuk memberikan layanan atau alur kerja yang lengkap. Alih-alih hanya membuat mesin virtual, orkestrasi juga dapat mengonfigurasi jaringan, menetapkan penyimpanan, menyebarkan aplikasi, dan menerapkan kebijakan keamanan—semuanya dalam urutan yang benar. Ini memastikan bahwa proses cloud berjalan lancar di seluruh sistem dan beradaptasi dengan perubahan kondisi.

Banyak platform orkestrasi cloud, seperti Ansible dan Kubernetes, adalah sumber terbuka dan menggunakan file konfigurasi yang dapat digunakan kembali atau pedoman untuk menentukan bagaimana sumber daya cloud diterapkan, dihubungkan, dan dipelihara di seluruh lingkungan.

Perbedaan utama antara otomatisasi cloud dan orkestrasi cloud terletak pada ruang lingkup. Otomatisasi cloud meningkatkan tiap tugas, sementara orkestrasi cloud mengintegrasikan tugas tersebut ke dalam seluruh operasi yang menyeluruh.

Misalnya, otomatisasi mungkin menangani auto-scaling klaster, tetapi orkestrasi memastikan bahwa auto-scaling juga berfungsi dengan penyeimbangan beban, pemantauan, dan kontrol biaya. Kemampuan ini sangat penting bagi tim DevOps yang mengelola aplikasi di berbagai penyedia cloud dan platform SaaS. Dengan mengoordinasikan otomatisasi di seluruh lingkungan ini, bisnis dapat menyelaraskan inisiatif teknologi mereka dengan tujuan yang lebih luas untuk kinerja, keamanan, dan efisiensi biaya.

Otomatisasi memberikan kecepatan dan konsistensi, sementara orkestrasi mengelola kompleksitas di seluruh lingkungan multicloud atau hybrid. Bersama-sama, otomatisasi dan orkestrasi cloud menghadirkan ketangkasan dan kontrol. Mereka membantu bisnis beroperasi secara efisien di tingkat tugas dan kohesif di tingkat sistem.

Kecerdasan buatan (AI) mengubah cara bisnis menggunakan otomatisasi dan orkestrasi dengan menambahkan kecerdasan, kemampuan beradaptasi, dan konteks.

Otomatisasi tradisional mengikuti aturan yang ditetapkan, sementara otomatisasi proses berbasis AI dapat belajar dari data, mengenali pola, dan mendukung pengambilan keputusan dinamis tanpa pemrograman eksplisit. Metode ini memungkinkan sistem untuk terus mengoptimalkan bagaimana tugas dijalankan dan bagaimana alur kerja merespons perubahan. Akibatnya, organisasi dapat beralih dari pelaksanaan tugas dasar ke sistem adaptif yang terhubung yang meningkatkan kinerja secara otomatis dari waktu ke waktu.

Misalnya, AI dapat mengidentifikasi aktivitas pengeluaran yang tidak biasa, mengirim peringatan, dan memperbaiki kesalahan secara otomatis. AI generatif menambahkan kemampuan kreatif, seperti menyusun email, merangkum interaksi pelanggan, atau menghasilkan kode. Proses ini membantu mengurangi upaya manual dan mempercepat alur kerja yang kompleks.

Untuk orkestrasi, AI membantu mengelola bagaimana beberapa sistem otomatis bekerja bersama. Platform orkestrasi yang didukung AI dapat memantau perubahan kondisi, mengubah rute proses, atau mengalokasikan sumber daya secara otomatis berdasarkan data saat ini. AI agen memperluas praktik ini lebih jauh dengan menggunakan agen digital cerdas yang berkolaborasi lintas sistem untuk menjaga operasi tetap efisien dan seimbang.

Organisasi memiliki tingkat kesiapan yang berbeda-beda untuk menerapkan platform agen. Namun, pada acara IBM baru-baru ini dikemukakan bahwa, “Kami telah beralih dari Robotic Process Automation (RPA) menjadi asisten, dan sekarang asisten menjadi agen, dan agen ke platform agen. Agen dapat melakukan pekerjaan yang sepenuhnya otonom, sepenuhnya otomatis dengan pengambilan keputusan."¹

Bersama-sama, AI, AI generatif, dan AI agen membantu bisnis bergerak menuju apa yang digambarkan oleh beberapa orang sebagai "Operasi yang mengelola dirinya sendiri". Kombinasi ini memungkinkan bisnis untuk beroperasi dengan akurasi dan ketangkasan yang lebih besar sekaligus mengurangi kebutuhan akan pengawasan manusia secara konstan.

Otomatisasi meningkatkan kecepatan dan akurasi dalam tiap tugas, sementara orkestrasi menghubungkan tugas tersebut dengan lancar menjadi proses bisnis yang efisien dan andal. Kombinasi ini memungkinkan organisasi untuk beroperasi dengan lebih presisi. Contoh penggunaan meliputi:

Otomatisasi cloud dapat menjalankan atau mematikan virtual server secara otomatis berdasarkan permintaan, menerapkan tambalan keamanan, atau menjalankan pencadangan sistem.

Orkestrasi membantu memastikan bahwa tindakan otomatis ini terjadi dalam urutan yang benar dan selaras dengan kebijakan bisnis—seperti penyediaan penyimpanan, memperbarui aplikasi, mengonfigurasi jaringan, dan mengatur skala layanan tanpa waktu henti.

Otomatisasi mencakup pemeriksaan yang telah ditentukan sebelumnya, seperti memverifikasi Verified Access, menerapkan tambalan keamanan, atau membuat log audit. Tugas otomatis ini mendukung kepatuhan dengan meminimalkan kesalahan manusia dan membantu memastikan bahwa kebijakan diterapkan secara konsisten.

Orkestrasi dibangun di atas semua elemen ini dengan mengelola kepatuhan di seluruh alur kerja. Sistem ini mengoordinasikan waktu dan ketergantungan penilaian risiko, persetujuan, dan pelaporan, sehingga membantu memastikan bahwa setiap langkah memenuhi persyaratan peraturan. Sebagai contoh, orkestrasi dapat menghubungkan verifikasi identitas, penyimpanan data, dan proses persetujuan di seluruh sistem—menciptakan jalur yang jelas dan dapat diaudit untuk tinjauan internal dan eksternal.

Misalnya, tim hukum menghadapi tekanan untuk meninjau kontrak dalam jumlah besar dan memenuhi tuntutan peraturan yang kompleks. Dynamiq, IBM Business Partner, menggunakan teknologi IBM watsonx untuk menciptakan solusi kepatuhan yang didukung AI yang memadukan otomatisasi dan orkestrasi.

Otomatisasi menangani tugas dokumen berulang seperti ekstraksi data, klasifikasi, dan pemeriksaan kepatuhan untuk mengurangi tinjauan ulasan manual dan meningkatkan akurasi. IBM watsonx Orchestrate dan API Connect menghubungkan tindakan otomatis ini ke alur kerja yang menyeluruh di seluruh sistem hukum dan bisnis. Hasil adalah proses kepatuhan proaktif yang memberikan insight yang lebih cepat, lebih sedikit kesalahan, dan lebih banyak visibilitas. ²

Otomatisasi dalam dukungan pelanggan dapat mencakup chatbot yang menangani pertanyaan sederhana, perutean tiket berdasarkan kata kunci, atau pesan tindak lanjut otomatis. Tindakan ini mengurangi beban kerja agen dan memberi pelanggan respons yang lebih cepat.

Orkestrasi mengambil pandangan yang lebih luas, mengintegrasikan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), basis pengetahuan, dan jalur eskalasi. Ketika masalah pelanggan membutuhkan beberapa tim, misalnya, penagihan dan dukungan teknis, platform orkestrasi memastikan bahwa setiap langkah terjadi secara berurutan dan memperbarui pelanggan secara otomatis, menciptakan pengalaman dukungan yang mulus.

Otomatisasi berbasis AI dan orkestrasi mengubah dukungan pelanggan, dengan hampir setengah organisasi sudah mengotomatiskan masukan (49%) dan pertanyaan dukungan (48%). Eksekutif mengharapkan sistem ini untuk meningkatkan resolusi panggilan sebesar 47% dan meningkatkan skor kepuasan pelanggan sebesar 35% pada tahun 2027, menyoroti peran AI yang berkembang dalam memberikan layanan yang efisien dan dapat diskalakan.³

Otomatisasi dalam keuangan sering menangani berbagai tugas seperti pemrosesan faktur, pengingat pembayaran, atau persetujuan pengeluaran. Ini membantu mengurangi pekerjaan manual dan meningkatkan akurasi.

Orkestrasi memperluas pendekatan ini dengan mengelola seluruh siklus keuangan—misalnya, menghubungkan alur kerja penganggaran, forecasting, pengadaan, dan pembayaran ke dalam proses terpadu. Koordinasi ini memastikan bahwa setiap langkah hanya terjadi setelah ketergantungan terpenuhi dan data pelaporan tetap konsisten di seluruh sistem.

Otomatisasi dan orkestrasi juga membantu keamanan siber di bidang keuangan. Misalnya, Bank Aksari Pakistan bekerja dengan IBM untuk membantu memenuhi aturan keamanan siber baru pemerintah. Kebijakan baru menyerukan bank untuk mempertahankan kemampuan keamanan dasar, termasuk pusat operasi keamanan (SOC) dan alat respons otomatis yang bekerja sepanjang waktu.

Kemampuan IBM Security QRadar SOAR dan orkestrasi keamanan, otomatisasi, dan solusi responsnya menghasilkan SOC baru. Pusat ini memangkas jumlah insiden keamanan dari sekitar 700 per hari menjadi kurang dari 20. Ini juga mengurangi waktu remediasi rata-rata dari 30-5 menit.⁴

Sebuah studi baru-baru ini menemukan bahwa otomatisasi mengurangi waktu organisasi untuk merekrut hingga 10% dan mengurangi waktu yang dicurahkan oleh personel SDM untuk tugas-tugas yang berlebihan atau berulang hingga 20%.⁵ Otomatisasi di bidang SDM dapat mencakup pembuatan surat penawaran, menyiapkan email, atau mendaftarkan karyawan ke dalam program manfaat. Perbaikan ini efisien tetapi ruang lingkupnya terbatas. 

Orkestrasi mengelola seluruh alur kerja orientasi. Hal ini dilakukan dengan berkoordinasi antara departemen untuk memastikan bahwa pemeriksaan latar belakang telah selesai, peralatan telah dipesan, izin akses telah diberikan, dan sesi pelatihan telah dijadwalkan—semuanya dalam urutan yang benar. Orkestrasi menyeluruh ini sangat penting untuk orientasi karyawan yang konsisten dan bebas kesalahan.

Otomatisasi dalam manajemen layanan TI dapat menangani aktivitas rutin seperti pengaturan ulang kata sandi atau kategorisasi tiket. Semua tugas ini mengurangi beban kerja manual untuk staf TI dan meningkatkan waktu respons.

Orkestrasi menghubungkan otomatisasi ini ke alur kerja layanan lengkap sehingga permintaan diarahkan, disetujui, dan diselesaikan dalam urutan yang benar. Misalnya, ketika permintaan akses aplikasi baru dibuat, orkestrasi dapat memverifikasi izin, memperbarui direktori, memberi tahu pemberi persetujuan, dan mengonfirmasi penyelesaian secara otomatis. Integrasi ini membantu tim TI menjaga konsistensi dan memberikan pengalaman pengguna yang andal.

Otomatisasi merampingkan penerapan perangkat lunak dengan menangani tindakan seperti penyusunan kode, penyiapan lingkungan, dan pengujian awal. Semua langkah ini mengurangi upaya manual dan mempercepat penerapan. Sebuah studi baru-baru ini menemukan bahwa contoh penggunaan AI generatif teratas untuk TI termasuk otomatisasi pengujian dan penyediaan infrastruktur.⁶ 

Orkestrasi mengelola seluruh saluran rilis—mulai dari pengembangan hingga pengujian, praproduksi, dan produksi. Ini membantu memastikan bahwa dependensi terpenuhi dan pemantauan dimulai segera setelah rilis. Untuk tim DevOps, orkestrasi tugas penerapan memungkinkan pengiriman yang berkelanjutan dan waktu henti yang minimal selama pembaruan.

Dalam operasi rantai pasokan, otomatisasi mungkin menangani tugas-tugas tertentu seperti mengirim pemberitahuan pengiriman ke pelanggan atau menghasilkan pesanan pembelian ketika persediaan turun di bawah level yang ditetapkan. Otomatisasi ini menghemat waktu dan mengurangi kesalahan dalam transaksi rutin.

Namun, orkestrasi mengelola seluruh proses pemenuhan pesanan. Sistem ini mengoordinasikan tugas seperti memeriksa ketersediaan pemasok, menjadwalkan transportasi, dan memberi tahu pelanggan tentang status pengiriman. Orkestrasi semacam ini sangat penting untuk menjaga agar rantai pasokan yang kompleks dan terdiri dari banyak langkah tetap sinkron di berbagai sistem dan mitra.

Misalnya, IBM berkolaborasi dengan Dun & Bradstreet (D&B), sumber intelijen bisnis tepercaya, untuk menggunakan data dan AI dalam membuat D&B Ask Procurement. Alat ini adalah solusi yang memberikan insight real-time menyeluruh tentang risiko pemasok. Alat ini mengotomatiskan evaluasi pemasok dengan menggunakan data dari berbagai sistem dan mengatur pemantauan risiko, analitik, dan pelaporan di seluruh alur kerja pengadaan. Hasilnya, bisnis dapat mengurangi waktu untuk tugas pengadaan sebesar 10-20%.⁷

Memahami manfaat otomatisasi dan orkestrasi membantu memperjelas bagaimana masing-masing berkontribusi terhadap efisiensi operasional dan kinerja bisnis. Sementara otomatisasi berfokus pada peningkatan tugas individu, orkestrasi menghubungkan tugas-tugas tersebut ke dalam alur kerja strategis yang kohesif yang mendorong nilai organisasi yang lebih luas.

Konsistensi dan keandalan: Otomatisasi membantu memastikan bahwa tugas diselesaikan dengan cara yang sama setiap saat, meningkatkan kualitas output. Standardisasi ini mengurangi variasi dan menyederhanakan audit.

Penghematan biaya: Memangkas biaya operasional melalui pengurangan tenaga kerja dan penggunaan sumber daya yang lebih baik.

Keuntungan efisiensi: Otomatisasi menggantikan proses manual yang berulang dengan eksekusi yang cepat dan konsisten, sehingga mengurangi waktu dan tenaga.

Pengurangan kesalahan: Otomatisasi meminimalkan kesalahan manusia karena mengikuti aturan dan alur kerja yang telah ditentukan sebelumnya.

Waktu respons yang lebih cepat: Otomatisasi memungkinkan reaksi langsung terhadap peristiwa sistem, peringatan, atau pemicu proses.

Skalabilitas: Otomatisasi mendukung pertumbuhan tanpa memerlukan peningkatan staf atau biaya overhead secara proporsional.

Kemampuan beradaptasi: Orkestrasi merespons perubahan atau kegagalan secara dinamis, mengalihkan tugas atau menyesuaikan alur kerja sesuai kebutuhan.

Koordinasi lintas sistem: Orkestrasi mengelola ketergantungan antara aplikasi, sumber data, dan lingkungan cloud untuk menjaga proses tetap sinkron.

Tata kelola dan kepatuhan: Kontrol, langkah persetujuan, dan jejak audit ditambahkan melalui orkestrasi untuk kebutuhan akuntabilitas dan peraturan.

Integrasi proses: Orkestrasi menghubungkan otomatisasi individual ke dalam alur kerja menyeluruh yang lengkap di seluruh departemen dan sistem.

Penyelarasan strategis: Melalui orkestrasi, aktivitas otomatis mendukung tujuan bisnis yang lebih besar daripada fungsi-fungsi yang terpisah.

Visibilitas dan pemantauan: Orkestrasi menyediakan dasbor dan log untuk melacak kinerja proses dan mengidentifikasi hambatan.

Ketika digunakan bersama, otomatisasi dan orkestrasi memberikan efisiensi operasional dan kohesi strategis. Otomatisasi menangani “bagaimana” dengan menjalankan tugas individu dengan cepat dan akurat. Orkestrasi mengelola “kapan” dan “mengapa”, memastikan tugas tersebut berkontribusi pada hasil bisnis yang terpadu. Dikombinasikan, mereka menciptakan organisasi yang lebih cerdas dan lebih tangkas yang mampu melakukan penskalaan secara efisien, mempertahankan visibilitas, dan mendukung staf TI saat mereka mengelola seluruh alur kerja di seluruh departemen dan teknologi.