Que sont les contrôles financiers ?

Les contrôles financiers sont des politiques et des procédures utilisées pour surveiller et gérer les ressources financières. Ils permettent de protéger les actifs financiers contre les abus et de garantir l’exactitude et la fiabilité des rapports financiers.

Les entreprises suivent généralement leurs ressources financières à l’aide de trois éléments : le compte de résultat, le bilan et le tableau de flux de trésorerie. Ces états financiers fournissent aux parties intéressées (traders, investisseurs, auditeurs et régulateurs) des informations vitales sur la santé financière des entreprises, leurs performances futures et leur valeur globale.

Les contrôles financiers visent à garantir que ces états sont fiables et exempts d’erreurs. Ils constituent également des outils de gestion des risques, servant de première ligne de défense contre les abus financiers au sein des entreprises. Par exemple, ces contrôles permettent de détecter, voire de décourager, les activités frauduleuses ou le détournement d’actifs. En outre, en améliorant la gestion financière, ils contribuent à la bonne efficacité opérationnelle des organisations.

Parmi les exemples de contrôles financiers les plus courants, citons la séparation des tâches, les contrôles d’accès, le rapprochement et la révision des politiques. Ils peuvent être préventifs, de détection ou correctifs, manuels ou automatisés, et ad hoc ou programmés.

La mise en place de contrôles financiers efficaces aide les entreprises à maintenir la conformité, à assurer une bonne efficacité opérationnelle et à limiter les activités frauduleuses.

La précision des rapports financiers facilite le respect des obligations de conformité des organisations. En effet, les contrôles financiers donnent aux parties prenantes l’assurance que les documents comptables de l’entreprise sont fiables et exacts, ce qui réduit les risques de non-conformité pouvant entraîner de lourdes sanctions et amendes.

Par exemple, en réponse aux grands scandales comptables du début des années 2000, les États-Unis ont adopté une loi fédérale appelée loi Sarbanes-Oxley visant à prévenir la fraude dans les entreprises. Ce texte prévoit des exigences strictes en matière de tenue des documents financiers et des sanctions pénales en cas d’infraction.

Quel que soit leur secteur, les entreprises subissent une pression croissante de la part des parties prenantes pour améliorer leur efficacité opérationnelle. Les contrôles financiers permettent de rationaliser, de surveiller et de gérer les flux de trésorerie, les budgets et les prévisions financières. Ces données financières fiables permettent d’informer la prise de décision concernant l’allocation des ressources, les dépenses majeures et la gestion des coûts, afin d’augmenter l’efficacité des opérations.

Les contrôles financiers contribuent à détecter les activités malveillantes. Ils prévoient des procédures de surveillance et de vérification régulières afin d’endiguer la fraude, le détournement de fonds, le vol et d’autres cas d’abus financiers. En outre, le fait de savoir qu’une organisation surveille tous les processus financiers peut dissuader les délinquants potentiels de s’adonner à des activités malveillantes.

Les contrôles financiers internes sont généralement divisés en trois catégories : préventifs, de détection et correctifs.

Les contrôles préventifs permettent de réduire les risques d’erreur, de fraude et de détournement de fonds. Ils comprennent diverses politiques et pratiques dont voici quelques exemples :

• Approbations préalables : la direction vérifie ou autorise un employé à effectuer une certaine activité financière ou à réaliser des opérations financières. Par exemple, les systèmes de comptes fournisseurs requièrent souvent l’approbation du responsable pour distribuer les remboursements.
  
  
• Contrôles d’accès : il s’agit d’un accès limité aux actifs financiers physiques (tels que la trésorerie) et aux systèmes financiers virtuels (tels que les systèmes ou logiciels de comptabilité). Par exemple, des mots de passe ou d’autres vérifications de sécurité sont nécessaires pour consulter, modifier ou soumettre des informations financières sensibles.
  
  
• Séparation des tâches : cela consiste à répartir les tâches financières entre plusieurs personnes. Par exemple, les politiques relatives à la petite caisse peuvent exiger que des personnes différentes s’occupent du décaissement ainsi que du rapprochement et du réapprovisionnement du compte.

Les contrôles de détection permettent de détecter les anomalies, les erreurs et les fraudes dans les rapports financiers. Ils comprennent diverses politiques et pratiques dont voici quelques exemples :

• Audits : examens objectifs et périodiques visant à évaluer et à améliorer les contrôles internes de l’entreprise. Les audits peuvent être internes ou externes. Par exemple, les auditeurs peuvent comparer l’environnement de contrôle des bonnes pratiques avec celui qui a été documenté.
  
  
• Rapprochement des comptes : comparaison des documents financiers internes avec les documents financiers externes afin d’en garantir l’exactitude et la cohérence. Par exemple, le rapprochement peut permettre de s’assurer que le grand livre correspond aux relevés de cartes bancaires ou aux relevés de compte de l’entreprise.
  
  
• Analyse des écarts : méthode consistant à comparer les performances financières prévues et réelles afin de déceler les anomalies. Par exemple, une entreprise peut analyser les écarts dans les budgets, les coûts de main-d’œuvre ou encore les ventes.
  

Les contrôles correctifs sont utilisés pour corriger les erreurs ou les divergences constatées dans les rapports financiers et pour éviter qu’elles ne se reproduisent. Ils comprennent diverses politiques et pratiques dont voici quelques exemples :

• Correction des erreurs : établir des procédures pour corriger les erreurs trouvées dans les documents comptables. Par exemple, la rectification des erreurs trouvées dans une écriture comptable et l’ajustement de tous les comptes concernés.
  
  
• Révision des politiques : ajuster les politiques de contrôle financier pour mieux répondre aux nouveaux risques et besoins, ou pour améliorer l’efficacité. Cela peut nécessiter une évaluation distincte des risques. Par exemple, un audit interne peut révéler des faiblesses dans les systèmes de contrôle d’accès et l’organisation doit prendre des mesures correctives pour les renforcer.
  
  
• Formation et éducation : former les équipes comptables et les autres employés à l’évolution des pratiques de gestion financière et des nouveaux processus métier, et partager des informations avec eux de manière régulière. Par exemple, les organisations peuvent mettre en place des séances d’information sur les nouvelles lois ou réglementations susceptibles d’affecter l’entreprise.
  

Plusieurs options logicielles permettent aux entreprises d’améliorer leurs contrôles financiers. En voici quelques exemples :

• Logiciel de planification des ressources d’entreprise (ERP)
• Logiciel de gouvernance, de gestion des risques et de conformité (GRC)
• Logiciel de planification et analyse financière (FP&A)

Les systèmes ERP se chargent de gérer et de rationaliser les fonctions financières, les processus et les workflows grâce à l’automatisation et à l’intégration. Les logiciels de comptabilité traditionnels manquent souvent d’accessibilité aux données en temps réel. Or, les ERP centralisent et stockent les informations financières essentielles dans une base de données unique (parfois dans le cloud), notamment les données relatives aux paiements des fournisseurs, à la gestion de la trésorerie et au rapprochement des comptes. Ils permettent également de suivre les comptes fournisseurs (AP) et les comptes clients (AR), d’effectuer des analyses financières et de générer des rapports.

Les logiciels GRC spécialisés permettent de s’assurer que l’entreprise respecte les normes en matière de conformité et de gestion des risques. Parmi les fonctionnalités des logiciels GRC, citons la gestion des documents, des données sur les risques, des workflows et des audits. Les outils GRC les plus efficaces élaborent et distribuent les politiques et contrôles en les associant aux réglementations et aux exigences de conformité. Ils permettent également d’évaluer si les contrôles financiers ont été déployés, fonctionnent correctement et améliorent l’évaluation et l’atténuation des risques. 

La FP&A englobe la modélisation financière, la budgétisation et les prévisions afin de soutenir l’analyse financière et d’améliorer la prise de décision. Ces logiciels permettent aux entreprises de modifier les plans, de réviser les prévisions ou de réajuster les budgets en temps réel, tout en intégrant la planification au sein des unités opérationnelles afin d’accélérer la prise de décision. Ils améliorent en outre la précision et la fiabilité des plans et des prévisions.