Was ist Prozessanalyse?

Die Prozessanalyse, manchmal auch als Geschäftsprozessanalyse (BPA) bezeichnet, ist eine Teildisziplin des Business Process Management (BPM), eines systematischen Ansatzes, um die Workflows und Geschäftsvorgänge eines Unternehmens effektiver, effizienter und anpassbarer an Veränderungen im Geschäftsumfeld zu gestalten.

Die Prozessanalyse vermittelt ein detailliertes Verständnis jedes Schrittes innerhalb eines Prozesses und ermöglicht so die Identifizierung und Beseitigung von Ineffizienzen und Engpässen. Bei dieser detaillierten Untersuchung werden oft Redundanzen und unnötige Aufgaben aufgedeckt, die rationalisiert oder automatisiert werden können, was zu erheblichen Kosteneinsparungen und einer höheren Produktivität führt.

Darüber hinaus fördert die Prozessanalyse Konsistenz und Standardisierung, indem sie sicherstellt, dass alle Schritte einheitlich durchgeführt werden, wodurch Fehler reduziert und die Qualität verbessert wird. Außerdem ermöglicht sie eine bessere Ressourcenzuordnung, indem Bereiche hervorgehoben werden, in denen Ressourcen nicht ausreichend genutzt oder überlastet sind.

Durch die Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördert die Prozessanalyse die regelmäßige Bewertung und Optimierung und hilft Unternehmen, flexibel und wettbewerbsfähig zu bleiben. Die wertvollen Erkenntnisse aus der Analyse von Prozessen unterstützen eine bessere Entscheidungsfindung und strategische Planung, indem sie die Prozesse enger an den Unternehmenszielen ausrichten, was letztlich zu einer höheren Rentabilität führt.

Die Prozessanalyse verfolgt einen systematischen Ansatz, um einen Prozess zu verstehen, zu bewerten und zu verbessern. Die Analyse kann von Methoden wie Six Sigma oder Lean geleitet werden, aber unabhängig von der Methodik folgt die Analyse in der Regel einigen grundlegenden Schritten:

Definieren Sie klar den zu analysierenden Prozess. Dazu gehört auch, den Umfang, den Zweck und die gewünschten Ergebnisse zu verstehen. Es ist wichtig, die Grenzen des Prozesses und dessen Ziel festzulegen. Die Sammlung umfassender und genauer Daten kann aufgrund unvollständiger Aufzeichnungen oder fehlender Informationen schwierig sein, und schlechte Datenqualität wie veraltete oder inkonsistente Informationen kann zu ungenauen Analysen führen.

Prozessanalysten sammeln in Zusammenarbeit mit Projektmanagern und Linienmitarbeitern, die sich in der Praxis bestens auskennen, detaillierte Informationen über den aktuellen Prozess. Dazu gehören Inputs (Ressourcen, Materialien, Informationen), Outputs (Produkte, Dienstleistungen) und die beteiligten Schritte. Zu den Methoden der Datenerhebung können Interviews, Beobachtungen, Umfragen und die Überprüfung vorhandener Prozessdokumentation gehören.

Die Prozesse, aus denen sich Geschäftsinitiativen zusammensetzen, können sehr komplex sein, was es schwierig macht, alle Interaktionen und Abhängigkeiten abzubilden und zu analysieren. Prozesse, die sich häufig ändern oder nicht gut dokumentiert sind, lassen sich nur schwer genau erfassen. Der Prozess muss in spezifische Prozessschritte unterteilt werden. Diese Aufschlüsselung hilft dabei, die Abfolge der Aktivitäten und das Zusammenspiel der einzelnen Schritte zu verstehen.

Flussdiagramme, Schaubilder oder Prozesslandkarten veranschaulichen den Prozessablauf. Diese visuellen Tools helfen bei der Ermittlung der Aktivitätsstruktur und erleichtern so das Erkennen von Problemen. Diese Praxis wird manchmal als Business Process Mapping bezeichnet.

Analysten untersuchen jeden Schritt, um Probleme, Verzögerungen, Redundanzen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Dies beinhaltet die Prüfung des Zeitaufwands, der eingesetzten Ressourcen sowie etwaiger Abweichungen oder Unstimmigkeiten. Die Fokussierung auf Symptome anstatt auf die zugrunde liegenden Ursachen kann zu ineffektiven Lösungen führen. Prozesse haben oft mehrere Ursachen für Ineffizienzen, sodass es schwierig ist, die Hauptprobleme zu identifizieren.

Manager überprüfen Bereiche, in denen sich der Prozess verlangsamt oder ineffizient wird. Engpässe können die Gesamtleistung des Prozesses erheblich beeinträchtigen und müssen daher behoben werden. Eine Ursachenanalyse kann dabei helfen, herauszufinden, wo und warum Ineffizienzen auftreten.

Auf der Grundlage der Analyse schlagen die Analysten Ideen zur Straffung des Prozesses vor. Zu diesen Verbesserungen könnten die Eliminierung unnötiger Schritte, die Automatisierung von Aufgaben, die Neuzuweisung von Ressourcen oder die Implementierung neuer Technologien gehören. Es kann schwierig sein, alle relevanten Stakeholder in den Analyseprozess einzubeziehen, da die verschiedenen Stakeholder möglicherweise widersprüchliche Prioritäten und Interessen haben, was die Analyse erschwert. Eine breite Zusammenarbeit trägt jedoch dazu bei, dass die Analyse sinnvolle und nachhaltige Ergebnisse liefert.

Anschließend nehmen funktionsübergreifende Teams die vorgeschlagenen Verbesserungen auf und integrieren sie in den Prozess. Dieser Schritt beinhaltet oft die Koordination mit verschiedenen Stakeholdern, um eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten. Wenn die empfohlenen Änderungen nicht umgesetzt werden, kann dies zu einer Rückkehr zu ineffizienten Praktiken führen. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen könnte ein Unternehmensziel sein, das nach einer Analyse und der Implementierung neuer Technologien erreichbar ist.

Nach der Umsetzung der Änderungen überwachen Analysten den Prozess, um sicherzustellen, dass die Verbesserungen die gewünschte Wirkung erzielen. Sie werten die Ergebnisse aus und nehmen gegebenenfalls Anpassungen vor. Kontinuierliche Überwachung ist für eine nachhaltige Prozessverbesserung unerlässlich. Die Verwendung von Metriken, Benchmarks und Key Performance Indicators (KPIs) kann helfen, einen Kontext darüber zu schaffen, ob ein Prozess die Erwartungen des Unternehmens erfüllt.

Die Analysten dokumentieren die Ergebnisse und vorgenommenen Änderungen und teilen diese den relevanten Stakeholdern mit, um Transparenz und Abstimmung zu gewährleisten. Eine ordnungsgemäße Dokumentation dient auch als Referenz für zukünftige Prozessbewertungen.

Die Prozessanalyse kann zur Verbesserung aller Arten von Prozessen eingesetzt werden, von konkreten Produktionslinien in Fabriken über Workflows zur Inhaltserstellung im Marketing bis hin zum Onboarding von Mitarbeitern in Ressourcen. Hier einige ausführlichere Beispiele:

Im Fertigungssektor spielt die Prozessanalyse eine entscheidende Rolle bei der Optimierung von Produktionslinien. Eine detaillierte Prozessanalyse könnte beispielsweise zeigen, dass eine bestimmte Maschine häufig ausfällt, was zu erheblichen Ausfallzeiten führt.

Durch die Behebung dieses Problems, beispielsweise durch bessere Wartung oder Investitionen in zuverlässigeres Equipment, können die Hersteller die Zykluszeiten deutlich verkürzen und den Gesamtdurchsatz steigern. Außerdem hilft die Prozessanalyse bei der Umsetzung von Lean-Manufacturing-Prinzipien, wie der Abfallreduzierung und der Minimierung unnötiger Aktivitäten, was die operative Effizienz weiter steigert und Kosten senkt.

Auch das Lieferkettenmanagement profitiert stark von der Prozessanalyse. Durch die Kartierung und Analyse des gesamten Lieferkettenprozesses können Unternehmen Bereiche identifizieren, in denen Verzögerungen auftreten, die Kosten zu hoch sind oder die Ressourcen nicht ausreichend genutzt werden. Ein Unternehmen könnte beispielsweise feststellen, dass sein Bestandsverwaltungssystem ineffizient ist, was entweder zu Warenengpässen oder zu einem Überbestand führt.

Durch die Neugestaltung dieses Prozesses, möglicherweise durch die Einführung von Just-in-Time-Bestandsystemen oder besseren forecasting-Tools, können Unternehmen die Bestandshaltungskosten senken, den Cashflow verbessern und sicherstellen, dass Produkte bei Bedarf verfügbar sind. Darüber hinaus können durch Prozessanalysen Ineffizienzen in der Logistik aufgedeckt werden, wie beispielsweise eine suboptimale Routenplanung für Sendungen, die korrigiert werden können, um die Transportkosten zu senken und die Lieferzeiten zu verbessern.

Im Bereich des Kundenservice hilft die Prozessanalyse Unternehmen dabei, ihren Kundenservice zu verbessern, indem sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifiziert. Ein Kundenservicecenter könnte beispielsweise mithilfe von Prozessanalysen die Bearbeitungszeiten von Anrufen verfolgen und häufig auftretende Probleme identifizieren, die zu Verzögerungen führen.

Durch die Neugestaltung dieser Prozesse, etwa durch die Einführung besserer Schulungsprogramme für das Personal oder die Bereitstellung fortschrittlicher Kundenbeziehungsmanagement (CRM)-Systeme, können Unternehmen Reaktionszeiten reduzieren und Kundenprobleme effektiver lösen.

Prozessanalysen können Muster in Kundenanfragen und Beschwerden aufdecken und so proaktive Maßnahmen ermöglichen, um häufig auftretende Probleme anzugehen und die allgemeine Kundenzufriedenheit zu verbessern. Dies verbessert nicht nur die Customer Experience, sondern stärkt auch die Loyalität und das Vertrauen in die Marke.

Die Sicherstellung der Einhaltung von Branchenstandards und behördlichen Anforderungen ist ein weiterer Anwendungsfall für die Prozessanalyse. Unternehmen, die in stark regulierten Branchen wie Pharma oder Finanzen tätig sind, müssen strenge Richtlinien und Standards einhalten.

Durch eine detaillierte Prozessanalyse können diese Unternehmen Lücken in ihren Prozessen identifizieren, die zu Verstößen gegen die Vorschriften führen könnten. Ein Pharmaunternehmen könnte beispielsweise seine Produktions- und Dokumentationsprozesse analysieren, um sicherzustellen, dass sie die strengen Standards von Regulierungsbehörden wie der FDA erfüllen.

Auf diese Weise können sie Korrekturmaßnahmen ergreifen, um etwaige Mängel zu beheben, so kostspielige Strafen zu vermeiden und sicherzustellen, dass ihre Produkte sicher und wirksam sind. Regelmäßige Prozessanalysen tragen auch dazu bei, die Auditbereitschaft aufrechtzuerhalten. So wird sichergestellt, dass das Unternehmen jederzeit die Einhaltung der Vorschriften nachweisen kann.

Die Prozessanalyse umfasst verschiedene Techniken, um Geschäftsprozesse zu verstehen, zu dokumentieren und zu verbessern. Hier sind einige gängige Techniken der Geschäftsanalyse:

Flussdiagramme sind eine der grundlegendsten und am weitesten verbreiteten Techniken zur Prozessabbildung. Sie bieten eine klare visuelle Darstellung der Schritte eines Prozesses, einschließlich Entscheidungen, Handlungen und Sequenzen. Flussdiagramme verwenden standardisierte Symbole (wie Rechtecke für Aktivitäten, Diamanten für Entscheidungen und Pfeile für Flussrichtung), um den Ablauf der Aufgaben und Entscheidungspunkte darzustellen, was sie leicht verständlich und vermittelbar macht.

Swimlane-Diagramme, auch bekannt als funktionsübergreifende Flussdiagramme, erweitern das grundlegende Flussdiagramm, indem sie Aktivitäten in Bahnen organisieren, die verschiedene Abteilungen, Teams oder Einzelpersonen repräsentieren. Diese Technik klärt Rollen und Verantwortlichkeiten und zeigt an, wer für jeden Schritt des Prozesses verantwortlich ist. Swimlane-Diagramme sind nützlich für Prozesse, an denen mehrere Stakeholder oder Abteilungen beteiligt sind. Sie helfen dabei, Übergaben und potenzielle Bereiche zu identifizieren, in denen Verwirrung oder Verzögerungen auftreten können.

Die Wertstromanalyse ist ein Lean-Management-Tool, das den Material- und Informationsfluss visualisiert, der erforderlich ist, um ein Produkt oder eine Dienstleistung an einen Kunden zu liefern. VSM hebt produktive und unproduktive Aktivitäten hervor und hilft dabei, Verschwendung und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Diese Technik bietet einen umfassenden Überblick über den gesamten Produktionsprozess von Rohstoffen bis zu Fertigprodukten und wird häufig in der Fertigungs- und Dienstleistungsbranche eingesetzt, um die Gesamteffizienz zu optimieren.

BPMN ist eine standardisierte grafische Notation, die zur Erstellung detaillierter und präziser Prozessmodelle entwickelt wurde. BPMN-Diagramme verwenden eine Vielzahl von Symbolen zur Darstellung verschiedener Arten von Aktivitäten, Ereignissen, Gateways und Abläufen und eignen sich daher für komplexe Prozesse, die eine detaillierte Dokumentation erfordern. BPMN wird im Business Process Management (BPM) weit verbreitet eingesetzt, da es eine gemeinsame Sprache bietet, in der Stakeholder Prozessdesigns verstehen und kommunizieren können, was Abstimmung und Zusammenarbeit erleichtert.

SIPOC steht für Lieferanten, Inputs, Prozess, Outputs und Kunden. SIPOC-Diagramme bieten einen allgemeinen Überblick über einen Prozess, indem sie diese fünf Elemente auflisten. Sie helfen dabei, den Umfang des Prozesses einzuschätzen und seinen Kontext zu verstehen. Diese Technik ist in den Anfangsphasen der Prozessanalyse nützlich, da sie eine strukturierte Möglichkeit bietet, die wichtigsten Komponenten eines Prozesses und ihre Beziehungen zu erfassen und zu kommunizieren.