So verbessern Sie die Bewerbererfahrung mit KI

Heutzutage bezeichnet der Begriff „Bewerbererfahrung“ die Eindrücke und Einstellungen, die Arbeitssuchende im Rahmen des Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses durch die Interaktion mit einem Unternehmen entwickeln. Er umfasst jeden Kontaktpunkt, den ein Bewerber mit einem Unternehmen hat, beginnend mit dem Moment, in dem er zum ersten Mal auf eine Stellenanzeige stößt. Die Bewerbererfahrung erstreckt sich über den gesamten Bewerbungsprozess hinweg, einschließlich Vorauswahl, Vorstellungsgespräche, Verhandlungen über das Stellenangebot und schließlich die Einarbeitung oder die Ablehnung.

Im Gegensatz zur Customer Experience, die seit Jahrzehnten erforscht wird, ist die Bewerbererfahrung ein relativ neues Forschungsgebiet. Ihre Bedeutung hat jedoch dramatisch zugenommen. Dieser Anstieg ist zum Teil darauf zurückzuführen, dass der Arbeitsmarkt immer wettbewerbsintensiver geworden ist, da der Wert der Belegschaft im Technologiebereich die Qualifikationen der allgemeinen Erwerbsbevölkerung übertrifft.

Laut Deloitte wird die Nachfrage nach Arbeitsplätzen im Technologiebereich in den Vereinigten Staaten bis 2034 auf 7,1 Millionen steigen. Gleichzeitig erwarten Spitzenkandidaten von Arbeitgebern zunehmend dieselbe Transparenz und individuelle Betreuung, die sie von führenden Verbrauchermarken gewohnt sind. Flexibilität im Einstellungsprozess ist in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung geworden.

Die Bewerbererfahrung wird von mehreren miteinander verknüpften Faktoren geprägt:

• Sind Stellenanzeigen und Karriereseiten leicht zugänglich? 
• Ist der Bewerbungsprozess intuitiv?
• Sind die Interviewer professionell und gut vorbereitet?
• Wie offen ist die Entscheidungsfindung?

Im Kern beruht eine positive Bewerbererfahrung darauf, dass man den Bewerbern bei jedem Kontakt Respekt und Würde entgegenbringt – auch jenen, die nicht ausgewählt werden. 

Für Personalvermittler und Personalverantwortliche, die täglich Hunderte von Kontakten bewältigen und gleichzeitig den unmittelbaren Personalbedarf decken müssen, kann es jedoch eine Herausforderung sein, persönliche und einfühlsame Erfahrungen zu schaffen. Personalteams setzen zunehmend KI- und Automatisierungstechnologien für zeitaufwändige manuelle Prozesse ein, um den Bewerbern einen reibungslosen und effektiven Bewerbungsprozess zu ermöglichen. Im Idealfall ermöglichen diese Mensch-Maschine-Kooperationen es HR-Fachkräften, sich auf den Aufbau von Beziehungen, die Ausarbeitung übergeordneter Talentstrategien und die Erledigung höherwertiger Aufgaben zu konzentrieren.

„Um die Erfahrung der Bewerber zu verbessern“, so Tom Mason, Global Talent Operations Offering Leader bei IBM Consulting, „[…] sollten Unternehmen zunächst die Momente angehen, in denen Bewerber warten, sich Fragen stellen oder sich zu sehr anstrengen müssen.“

„Der Bewerbungsproess, die Kommunikation und der Ablauf der Vorstellungsgespräche sind die wirksamsten Hebel“, sagt er. „KI hat den größten Einfluss, wenn sie diese Workflows koordiniert – indem sie das automatisiert, was kein menschliches Urteilsvermögen erfordert, und es Personalvermittlern und Personalverantwortlichen gleichzeitig ermöglicht, sich auf die entscheidenden Momente zu konzentrieren.“

Die Talentlandschaft im Jahr 2026 sieht deutlich anders aus als noch vor fünf Jahren. Die Etablierung von Remote- oder Hybridarbeit sowie die KI-gestützte Stellensuche haben die Anforderungen an Unternehmen im Einstellungsprozess grundlegend erhöht. Der umkämpfte Arbeitsmarkt in Verbindung mit dem rasanten Informationsfluss in den sozialen Medien bringt Unternehmen, die auf der Suche nach Spitzenkräften sind, in eine schwierige Lage.

Gleichzeitig ändern sich die Fähigkeiten, die man benötigt, um in der modernen Arbeitswelt erfolgreich zu sein, rasant, wobei viele Positionen völlig andere Qualifikationen erfordern. IBM hat beispielsweise kürzlich die Stellenbeschreibungen für Berufseinsteiger geändert, um dieser neuen Realität Rechnung zu tragen, und dabei Soft Skills Vorrang vor leicht zu automatisierenden Aufgaben gegeben.

Um den aktuellen Anforderungen gerecht zu werden, müssen sich Talentmanagement-Strategien zwangsläufig ändern: Laut einer Umfrage des IBM Institute of Business Value unter 750 Führungskräften sind 87 % der Unternehmensleiter der Ansicht, dass sie die richtigen Mitarbeiter in den richtigen Positionen einsetzen müssen, um das Potenzial von KI-Tools voll auszuschöpfen. 

In einem Markt, in dem qualifizierte Bewerber wahrscheinlich gleichzeitig Vorstellungsgespräche bei mehreren Unternehmen führen, kann ein langsamer oder unkoordinierter Einstellungsprozess zu einem Wettbewerbsnachteil werden. Unternehmen, die nicht schnell genug reagieren und keinen schlüssigen Bewerbungsprozess bieten können, laufen Gefahr, ihre besten Kandidaten dauerhaft zu verlieren – oder unter einem schlechten Ruf zu leiden. Laut Kim Morick, Leiterin des Bereichs „AI-first HR“ bei IBM Consulting, bleiben Spitzenkräfte im Durchschnitt nur 10 Tage auf dem Arbeitsmarkt.

Investitionen in eine positive Bewerbererfahrung können sowohl kurz- als auch langfristig messbare Erträge bringen. Eine sorgfältig gestaltete, respektvolle und effiziente Bewerbererfahrung bietet einen spürbaren langfristigen Mehrwert. Selbst wenn ein Bewerber kein Stellenangebot erhält, erhöht eine positive Erfahrung die Wahrscheinlichkeit, dass er sich in Zukunft auf eine offene Stelle bei demselben Unternehmen bewerben wird.

Laut einer Gallup-Umfrage fühlen sich neu eingestellte Mitarbeiter, die von einer hervorragenden Bewerbererfahrung berichten, mit 3,2-mal höherer Wahrscheinlichkeit mit der Kultur des Unternehmens verbunden. Außerdem sind diese Bewerber mit 3-mal höherer Wahrscheinlichkeit äußerst zufrieden mit ihrer Arbeit.  

Wenn Unternehmen durchweg gut organisierte Bewerbungsprozesse bieten, werden Bewerber zu Markenbotschaftern. Sie können positive Eindrücke in ihren beruflichen Netzwerken teilen, positive Bewertungen auf Plattformen wie LinkedIn hinterlassen oder ein Unternehmen talentierten Kollegen empfehlen, die aktiv auf Stellensuche sind. Im Laufe der Zeit führt dieser organische Aufbau der Reputation zu einer bedeutenden Markenbekanntheit, die sich in Vorteilen bei der Personalbeschaffung niederschlägt. 

Einfach ausgedrückt: Unternehmen, die dafür bekannt sind, Bewerber gut zu behandeln, ziehen mehr Bewerber an. Die besten Talente haben in der Regel die Wahl, und qualifizierte Fachkräfte informieren sich oft über die Erfahrungen bei der Einstellung, bevor sie entscheiden, wo sie ihre Zeit investieren möchten. Ein guter Ruf hinsichtlich der Bewerbererfahrung zieht Bewerber an, die sich wirklich für das Unternehmen begeistern, was zu einem qualitativ hochwertigeren Bewerberpool führt. 

Ein optimierter Prozess ist zudem schneller und kostengünstiger. Proaktive Kommunikation und reibungslose Terminplanung sorgen dafür, dass Entscheidungen zügig getroffen werden, sodass die Bewerber den Prozess zügig durchlaufen können. Dieser Ansatz verringert die Anzahl der unbesetzten Stellen. 

Die Entscheidung, ein Stellenangebot anzunehmen, wird selten isoliert getroffen. Bewerber wägen nicht nur ihr Gehalt ab, sondern auch den Gesamteindruck, den sie während des Einstellungsprozesses von einem Unternehmen gewonnen haben. Umgekehrt neigen Bewerber, die den Prozess als unorganisiert empfinden, eher dazu, Angebote anderer Unternehmen anzunehmen.

Die Erfahrungen der Bewerber geben den Ton für die Erfahrungen der Mitarbeiter an. Wenn die während des Einstellungsprozesses gemachten Versprechen authentisch sind und mit der Realität der Stelle übereinstimmen, kommen neue Mitarbeiter mit realistischen Erwartungen ins Unternehmen. Außerdem ist es weniger wahrscheinlich, dass sie die Enttäuschung erleben, die zu einer hohen Fluktuation in der Anfangsphase führt. 

Auf angespannten Arbeitsmärkten kann die Erfahrung der Bewerber ein entscheidendes Unterscheidungsmerkmal sein. Unternehmen, die sich einen echten Ruf dafür erarbeiten, Bewerber besonders gut zu behandeln, können nicht nur im aktuellen Einstellungszyklus, sondern über Jahre hinweg Ergebnisse erzielen. 

Wirksame Programme zur Verbesserung der Bewerbererfahrung basieren auf Daten, auch wenn es sich um einen sehr spezifischen und persönlichen Prozess handelt. „‚Erfahrung‘ kann wie ein sehr subjektiver, vager Begriff wirken“, sagt Kimberly Morick, Leiterin des Bereichs AI-first HR bei IBM Consulting. „Doch auf einem umkämpften Arbeitsmarkt kann man nicht verwalten, was man nicht messen kann.“

Morick erklärt, dass sie Unternehmen dazu rät, ihre Rekrutierungsprozesse unter zwei spezifischen Gesichtspunkten zu betrachten: „Die harten Effizienzdaten und die menschliche Wahrnehmung des Prozesses.“

• Abschlussquote der Bewerbungen: Die Erfassung der Stellen, an denen Bewerber den Bewerbungsprozess abbrechen, liefert einen direkten Einblick in die Benutzerfreundlichkeit der Plattform für potenzielle Bewerber. „Wenn 70 % der Bewerber eine Bewerbung beginnen, diese aber nie abschließen“, sagt Morick, „ist Ihr Prozess wahrscheinlich zu umständlich oder zu lang.“ Sie verlieren Talente, noch bevor Sie überhaupt ihre Namen kennen.“
• Zeit bis zur Einstellung: Die Zeit bis zur Einstellung ist nach wie vor eine entscheidende Metrik für die Effizienz des gesamten Bewerberprozesses – und lange Einstellungszeiten bringen Unternehmen in Schwierigkeiten. „Spitzenkräfte bleiben im Durchschnitt nur 10 Tage auf dem Markt“, sagt Morick. „Wenn sich Ihre Einstellungszeit auf 30 oder 40 Tage hinzieht, ist Ihre ‚Erfahrung‘ im Grunde genommen von Schweigen und Frustration geprägt.“
• Abbruchquoten bei Bewerbern: Durch die Erfassung der Stellen, an denen Bewerber den Einstellungsprozess tendenziell abbrechen, können Unternehmen genau feststellen, wo ihre Engpässe liegen. „Die Erfassung der Abbruchquote in bestimmten Phasen dient als Diagnose-Tool“, sagt Morick. „Wenn Bewerber regelmäßig nach einer technischen Prüfung abspringen, ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass Ihre Prüfung entweder zu anstrengend oder schlecht erklärt ist.“ 

• Kandidaten-Net-Promoter-Score: Der Kandidaten-Net-Promoter-Score (cNPS), den Morick als „die Maßstab-Metrik“ bezeichnet, stellt eine einfache Frage: „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie dieses Unternehmen einem Freund weiterempfehlen?“ Der cNPS wird im Rahmen von Feedback-Umfragen in entscheidenden Phasen des Einstellungsprozesses (beispielsweise nach der Bewerbung oder nach dem Vorstellungsgespräch) erhoben und liefert eine Form des Bewerberfeedbacks, das im Zeitverlauf verfolgt und mit Branchenstandards verglichen werden kann. 

Heutzutage werden KI und Automatisierung zunehmend bereitgestellt, um menschliche Teams während des gesamten Personalbeschaffungsprozesses zu unterstützen. Die erfolgreichsten dieser Initiativen lagern zeitintensive und zeitkritische Verwaltungsaufgaben an Maschinen aus, sodass sich die Personalteams auf Bereiche konzentrieren können, in denen die menschliche Komponente unverzichtbar ist.

„Die meisten Initiativen zur Verbesserung der Bewerbererfahrung scheitern nicht, weil es den Unternehmen egal ist – sondern weil sie nur an der Oberfläche kratzen, anstatt das System zu ändern“, sagt Mason. „Echte Verbesserungen lassen sich nur durch die Neugestaltung von Workflows, die Segmentierung nach Unterschieden und den Einsatz von KI erzielen, um Reibungsverluste zu beseitigen und gleichzeitig sinnvolle menschliche Interaktionen zu ermöglichen.“

Die Verbesserung der Bewerbererfahrung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Sorgfältig gestaltete Bewerbererfahrungen und gezielte technologische Maßnahmen können den Personalverantwortlichen dabei helfen, die Interaktion potenzieller Bewerber mit dem Unternehmen zu optimieren.

Zu den Best Practices zur Verbesserung der Bewerbererfahrung gehören unter anderem:

Bei Stellen mit hohem Bewerberaufkommen können KI-Tools die Überlastung der Personalvermittler verringern und den Sourcing-Prozess verbessern. Diese Programme ermitteln schnell, welche Bewerber die Mindestanforderungen erfüllen. Im Gegenzug trägt dieser Prozess dazu bei, dass sich die Personalverantwortlichen auf die relevantesten Top-Kandidaten konzentrieren können. Bei verantwortungsvoller Einsatz beschleunigen diese Tools die Bearbeitungszeit, ohne dabei die Fairness zu beeinträchtigen. Als IBM beispielsweise seine HR-Prozesse neu gestaltete, führte das Unternehmen ein Rekrutierungstool ein, das Informationen über den Arbeitsmarkt und die bisherigen Erfahrungen bei der Einstellung von Bewerbern nutzt. Dieser Ansatz zielte nicht nur darauf ab, die Zeit bis zur Besetzung abzuschätzen, sondern auch Kandidaten zu identifizieren, die in einer bestimmten Position am ehesten erfolgreich sein werden. 

Bevor man Verbesserungen vornimmt, ist es wichtig zu verstehen, wo es Reibungspunkte gibt. Erfassen Sie jeden Berührungspunkt im Prozess aus der Perspektive des Bewerbers: Ist die Karriereseite für Mobilgeräte optimiert? Wie lange dauert es, die Bewerbung auszufüllen? Wie viele Tage vergehen zwischen den einzelnen Phasen? 

Die Stellenbeschreibung ist oft der erste wichtige Kontakt, den ein Bewerber mit einem Unternehmen hat. Überladene Anforderungslisten und vage formulierte Aufgabenbereiche können sofortige Hindernisse darstellen. Wirkungsvolle Stellenanzeigen vermitteln Rollen und Erwartungen klar und spiegeln die Unternehmenskultur sowie die Erwartungen eines Teams ehrlich wider. 

Intelligente Tools zur Stellenvermittlung und -suche zeigen relevante Stellenangebote auf der Grundlage der Fähigkeiten und Erfahrungen eines Bewerbers an. Dieser Prozess erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerber Stellen finden und sich auf solche bewerben, die wirklich zu ihnen passen. 

Wie Morick feststellte, sind Abbruchquoten bei Bewerbungen eine aussagekräftige Metrik. Wenn Bewerber den Bewerbungsprozess in großer Zahl abbrechen, ist er zu umständlich. Zu den Best Practices gehören die Gestaltung prägnanter Bewerbungsformulare und die Optimierung des Dokumenten-Uploads, um doppelte Angaben zu vermeiden.

Vor kurzem hat der IT-Dienstleister msg einen Bot entwickelt, der Bewerber bei Fragen rund um den Beruf unterstützt, und Arbeitssuchende dazu ermutigt, ihre Lebensläufe mit den am besten passenden offenen Stellen abzugleichen. Diese Lösung beschleunigte den Einstellungsprozess, führte zu 20 % mehr geeigneten Bewerbungen und bewirkte einen zweistelligen Anstieg bei der Zuordnung von Bewerbern zu passenden Stellen.

Bewerber, die nicht wissen, wie es weitergeht oder wann sie eine Rückmeldung erhalten, sind verständlicherweise frustriert. Kommunizieren Sie in jeder Phase des Bewerbungsprozesses die nächsten Schritte und die voraussichtlichen Zeitpläne. In der Anfangsphase der Bewerberauswahl können dialogorientierte KI-Tools Fragen zu Stellenprofilen, Unternehmenskultur, Sozialleistungen und grundlegenden Abläufen beantworten. Dadurch gewinnen Personalverantwortliche Zeit für wertvollere Interaktionen, während gleichzeitig sichergestellt ist, dass keine Frage eines Bewerbers unbeantwortet bleibt. 

Einigen Untersuchungen zufolge sind bis zu 65 % der potenziellen Bewerber mit uneinheitlicher Kommunikation konfrontiert. Über ein Drittel der Arbeitssuchenden gab an, dass ein Arbeitgeber ihre Bewerbung überhaupt nicht bestätigt habe, wodurch die Zeit der Bewerber verschwendet wurde. Erfolgreiche Unternehmen senden unmittelbar nach Eingang eine Bestätigung und geben in jeder Phase klare Zeitvorgaben an. Außerdem informieren sie die Bewerber proaktiv, wenn sich Zeitvorgaben ändern.

Außerdem wollen Bewerber als Individuen wahrgenommen werden. Eine hervorragende Bewerbererfahrung bedeutet, die Interaktionen wann immer möglich zu personalisieren und dabei die rollenspezifischen Dynamiken sowie die spezifischen Fähigkeiten des Bewerbers zu berücksichtigen.

KI- und Automatisierungstools ermöglichen es, Interaktionen und Nachfassaktionen individuell anzupassen, ohne dabei an Effizienz einzubüßen, und bieten sofortige Bestätigungen von Bewerbungen oder Erinnerungen an bevorstehende Kontaktpunkte im Verlauf des Bewerberprozesses. Mithilfe generativer KI oder eines KI-Agenten können HR-Teams Interaktionen in großem Umfang personalisieren. So wird sichergestellt, dass sich kein Bewerber vernachlässigt fühlt. 

Das Vorstellungsgespräch – sei es persönlich, per Videokonferenz oder am Telefon – kann einer der entscheidenden Momente im Bewerbungsprozess sein. Unvorbereitete Gesprächspartner oder uneinheitliche Fragen werfen ein schlechtes Licht auf das Unternehmen und untergraben das Vertrauen der Bewerber. Laut Gallup geben 44 % der erfolgreichen Bewerber an, dass die Vorstellungsgespräche den größten Einfluss auf ihre Entscheidung hatten, ein Stellenangebot anzunehmen. Stellen Sie sicher, dass alle Interviewer die Unterlagen des Bewerbers im Vorfeld geprüft haben und sich über die Bewertungskriterien einig sind. 

Selbst die durchdachteste Bewerbererfahrung kann ohne eine konsequente und kontinuierliche Messung ins Leere laufen. Leistungsstarke Talentakquise-Teams betrachten Rekrutierungsprozesse nicht als starre Struktur, sondern als fortlaufenden Prozess. Dieser Ansatz kann die Einrichtung eines Dashboards mit Kern-Metriken umfassen, um den cNPS und die Reaktionszeiten in jeder Phase zu verfolgen, oder die Durchführung regelmäßiger strukturierter Audits, um die Ergebnisse durchgängig zu überprüfen.

Das Onboarding ist der Moment, in dem sich alle während des Einstellungsprozesses gemachten Versprechen bewähren. In vielen Unternehmen laufen die Bewerbererfahrungen und der Onboarding-Prozess isoliert voneinander ab; in Wirklichkeit schließt das Onboarding den Kreis. Um die Lücke zwischen Rekrutierung und Onboarding zu minimieren, ist ein Informationsaustausch zwischen den Personalverantwortlichen und dem Onboarding-Team erforderlich. Zentralisierte, nahtlos integrierte Datenpools helfen den Onboarding-Verantwortlichen, sich schnell einzuarbeiten und neue Mitarbeiter auf einen sofortigen Erfolg vorzubereiten. 

KI, die zunehmend im Einstellungsprozess zum Einsatz kommt, sollte die menschliche Entscheidungsfindung unterstützen und mit Informationen versorgen, anstatt sie zu ersetzen. Effizienzgewinne haben wenig Bedeutung, wenn sie auf Kosten echter, menschlicher Interaktionen gehen.

„Das richtige Gleichgewicht zwischen Effizienz und Menschlichkeit entsteht dadurch, dass KI dazu genutzt wird, Hindernisse aus dem Weg zu räumen – nicht aber Verantwortung“, sagt Mason. „Wenn die Automatisierung die Koordination und die Komplexität übernimmt, können sich Personalvermittler und Personalverantwortliche ganz auf Urteilsvermögen, Empathie und Vertrauen konzentrieren. Dann verbessert sich die Bewerbererfahrung in großem Maßstab.“

Bei der Überlegung, welche Prozesse automatisiert werden sollen, sollten sich Unternehmen fragen, in welchen Bereichen die Bereitstellung des Prozesses das Bewerbererlebnis tatsächlich verbessern würde. Sie sollten sicherstellen, dass Personalverantwortliche weiterhin kritische Momente wie Einstellungsentscheidungen, Gehaltsverhandlungen und die Bewältigung komplexer oder heikler Situationen mit Bewerbern selbst übernehmen.

„Bei der Verbesserung der Bewerbererfahrung geht es nicht nur um Schnelligkeit, Automatisierung oder bessere Benutzeroberflächen“, sagt Mason. „Es geht um Erinnerung, Fairness, Feedback und Vertrauen im Laufe der Zeit.“ Unternehmen, die die Bewerbererfahrung als Beziehung – und nicht als Transaktion – betrachten, sind diejenigen, die sich einen dauerhaften Wettbewerbsvorteil bei der Talentgewinnung sichern.“