什么是财务控制？

财务控制是指用于监控和管理财务资源的政策和程序。它们可以帮助保护财务资产免遭滥用，并有助于确保财务报表准确、可靠。

企业通常使用三种报表跟踪自己的财务资源：损益表、资产负债表和现金流量表。这些财务报表为各个利益相关方（例如交易者、投资者、审计员和监管机构）提供有关公司财务状况、未来业绩和整体价值的重要信息。

财务控制有助于保证这些报表可靠、无误。它们还是风险管理工具，是防范公司内部财务滥用的第一道防线。例如，财务控制可以检测甚至阻止欺诈活动或资产滥用。此外，财务控制还可以帮助各个组织通过更好的财务管理提高运营效率。

财务控制的常见示例包括职责分离、访问控制、对账和政策修订。它们可以是预防性、检测性或纠正性的；手动或自动的；临时执行或按计划执行。

有效的财务控制可以帮助企业保持合规性、提高运营效率和减少欺诈活动。

准确的财务报表可以帮助组织履行合规义务。财务控制能够让利益相关者相信企业记录的可靠性和准确性，因此降低了不合规的风险，例如严厉的制裁和罚款。

例如，在 21 世纪初爆发重大会计丑闻之后，美国通过了一项联邦法律《萨班斯法案》，旨在防止企业欺诈。该法案包含有关财务记录的保存和违规行为的刑事处罚的严格要求。

各行各业的企业都面临着来自利益相关者的越来越大的压力，因此需要提高运营效率。财务控制可以帮助简化、监控和管理现金流、预算和财务预测。这些可靠的财务数据有助于为资源分配、主要支出和成本管理做出明智的决策，从而实现更高效的业务运营。

财务控制可以帮助检测恶意活动。它们可以提供定期的监督和验证程序，以帮助抑制欺诈、挪用公款、盗窃和其他财务滥用行为。此外，了解组织正在监控所有财务流程可以帮助从一开始就阻止潜在犯罪者尝试任何邪恶行为。

内部财务控制通常分为三个类别：预防性、检测性和纠正性。

预防性控制用于降低错误、欺诈和资金挪用的风险。这些控制包括政策和实践，例如：

• 预先批准：管理层验证或授权员工可以开展某种财务活动或完成金融交易。例如，应付账款系统通常需要经理批准，才能划拨报销款项。
  
  
• 访问控制：限制对实物财务资产（例如现金）和虚拟财务系统（例如会计系统或记账软件）的访问。例如，要求提供密码或其他安全验证才能查看、编辑或提交敏感的财务信息。
  
  
• 职责分离：在几个人之间分配财务职责。例如，小额备用现金政策可能要求不同的人员进行现金给付、进行对账和为账户充值。

检测性控制用于检测财务报表中的异常、错误或欺诈。这些控制包括政策和实践，例如：

• 审计：旨在评估和改进组织内部控制措施的客观、定期审查。审计可以是内部审计，也可以是外部审计。例如，审计员可能会将最佳实践控制环境与记录在案的控制环境进行比较。
  
  
• 对账：将内部财务记录与外部财务文档进行比较，以帮助确保准确性和一致性。例如，对账可能有助于确保总账与公司的信用卡或银行对账单一致。
  
  
• 差异分析：一种比较计划的财务业绩和实际的财务业绩，以发现差异的方法。例如，公司可能会分析预算、劳动力成本或销售额的差异。
  

纠正性控制用于修复财务报表中发现的错误或差异，并帮助确保它们不会再现。这些控制包括政策和实践，例如：

• 错误更正：建立程序以纠正会计记录中发现的错误。例如，纠正现金支付日记账分录中发现的错误，并调整任何受影响的账户。
  
  
• 政策修订：调整现有的财务控制政策，以便更好地应对新的风险和需求或者提高有效性。这种控制可能要求执行单独的风险评估。例如，内部审计可能会发现访问控制系统薄弱，因此组织应当采取纠正措施予以加强。
  
  
• 培训和教育：定期培训和信息共享有助于确保会计团队和其他员工及时了解财务管理情况和任何新的业务流程。例如，组织可以安排说明会，以讨论可能影响业务的新法律或法规。
  

有几种软件选项可以帮助组织改善他们的财务控制，包括：

• 企业资源规划 (ERP) 软件
• 治理、风险与合规 (GRC) 软件
• 财务计划和分析 (FP&A) 软件

ERP 系统可以通过自动化和整合来管理和简化组织的财务职能、流程和工作流。传统会计软件通常缺乏实时数据可访问性。而 ERP 将关键的财务信息集中并存储在一个数据库中（有时存储在云端），包括有关供应商付款、现金管理和对账的数据。他们还可以跟踪应付账款 (AP) 和应收账款 (AR) 以及执行财务分析和生成报告。

专用的 GRC 软件可以帮助确保公司满足合规性和风险标准。GRC 软件的功能包括文档管理、风险数据、工作流和审计。有效的 GRC 工具可以制定和分发政策和控制，并将它们与法规和合规要求相关联。它们还有助于评估财务控制措施是否已部署、是否正常运作以及能否提高财务风险评估和风险缓解的效率。

FP&A 包括财务建模、预算和预测，以支持财务分析和改进决策。使用 FP&A 软件，各个企业可以修改计划、实时重新预测或修改预算，以及整合不同业务部门的规划以加快决策速度。它提高了计划和预测的准确性和可靠性。