O que é gerenciamento de mudanças?
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Empresário discute projeto com colega de trabalho durante reunião informal de escritório

1 de dezembro de 2023
colaboradores: Alexandria Iacoviello, Amanda Downie

O que é gerenciamento de mudanças?

O gerenciamento de mudanças (Change Management, CM) é o método pelo qual uma organização comunica e implementa mudanças. Isso inclui uma abordagem estruturada para gerenciar pessoas e processos por meio da mudança organizacional.

Um processo de gestão de mudanças ajuda a garantir que os funcionários estejam equipados e apoiados durante toda a transição. Há vários motivos que constituem uma necessidade de gerenciamento de mudanças. Fusões e aquisições, ajustes de liderança e implementação de novas tecnologias são fatores que promovem o gerenciamento de mudanças. A mudança organizacional necessária para competir com a rápida transformação digital em todo o setor leva as empresas a implementar novos produtos e novos processos. No entanto, essas inovações muitas vezes perturbam os fluxos de trabalho, apresentando assim a necessidade de uma gestão eficaz da mudança.

Mudanças transformacionais bem-sucedidas vão além de um plano de comunicação; em vez disso, envolve implementar mudanças em toda a cultura da empresa. Usar uma estratégia de gestão de mudanças pode resultar na adoção das iniciativas de mudança pelas partes interessadas. Ao ativar os funcionários como agentes de mudança, envolvendo-os no fluxo de trabalho, os marcos de negócios podem ser alcançados. Os líderes podem e devem estabelecer os benefícios da mudança através do desenvolvimento de um plano abrangente de gestão de mudanças.

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Como funciona a gestão de mudanças?

O gerenciamento de mudanças deve ser um plano pensado e estruturado que permaneça adaptável a possíveis melhorias. A forma como os líderes de mudança escolhem abordar o gerenciamento de mudanças organizacionais varia de acordo com o tamanho, a necessidade e o potencial de adesão dos funcionários.

Por exemplo, os colaboradores que não experimentaram esforços de mudança antes podem precisar de uma abordagem mais personalizada, como receber orientações de recursos humanos (RH). Os funcionários que passaram por mudanças em nível organizacional podem ser bons candidatos para a equipe de gerenciamento de mudanças, oferecendo apoio perspicaz à liderança e aos colegas de trabalho. 

A gestão de mudanças bem-sucedida é um resultado cumulativo de todo o sucesso dos principais stakeholders na compreensão das iniciativas de mudança. Isso requer o envolvimento proativo e o apoio aos funcionários, convidando-os a dar feedback construtivo e comunicando continuamente o processo de negócios ou as mudanças de escopo.

Diferentes métodos de gerenciamento de mudanças

Existem vários métodos de gestão de mudanças organizacionais desenvolvidos por vários psicólogos e líderes de mudanças:

Modelo transitório de Bridges

Desenvolvido pelo consultor de mudança William Bridges, o foco desse framework é a reação das pessoas à mudança. A adaptação dos principais stakeholders à mudança é frequentemente comparada às cinco fases do luto, mas, em vez disso, o modelo de Bridges é descrito através de três estágios:

  • Finais: O abandono de processos antigos.
  • Zona neutra: a incerteza e a confusão com que novas funções estão sendo identificadas.
  • Novos começos: a aceitação de novos caminhos.
Biblioteca de infraestrutura de TI (ITIL)

De propriedade de uma joint venture entre Capita e o Gabinete do Reino Unido, Axelos desenvolveu ITIL. A estrutura é usada para gerenciar operações de TI e infraestrutura usando um guia detalhado. O objetivo é impulsionar a transformação digital bem-sucedida por meio da implementação de serviços de TI sem incidentes em todo o processo de gerenciamento de mudanças.

Com o passar dos anos, a ITIL tem sido iterada para melhorar o processo e expandir após a mudança. Há quatro versões e o mais recente, ITIL v4, concentra-se na implementação de DevOps adequado, automação e outros processos de TI necessários.1 Criado para ajudar na transformação digital moderna, o ITIL v4 foi solicitado pela Quarta Revolução Industrial.

O processo de oito etapas de Kotter para liderar a mudança

John Kotter, professor de Harvard, criou seu processo para profissionais encarregados de liderar a mudança.2 Ele coletou os fatores de sucesso comuns de vários líderes que supervisionam a mudança e desenvolveu o seguinte processo de oito etapas:

  1. Criação de um senso de urgência para a mudança.
  2. Construção de uma coalizão orientadora.
  3. Formação uma visão estratégica e iniciativas.
  4. Alistamento de um exército de voluntários.
  5. Possibilitar a ação por meio da remoção de barreiras.
  6. Geração de ganhos de curto prazo.
  7. Sustentação da aceleração.
  8. Instituição de mudanças.
Modelo de gestão de mudanças de Lewis

Muitas vezes chamado de estrutura "descongelar-mudar-recongelar", esse método foi desenvolvido pelo psicólogo Kurt Lewin na década de 1940.3 A metáfora significa que um bloco de gelo não pode alterar sua forma sem quebrar. No entanto, o processo de transformação de um bloco de gelo sem quebrá-lo pode ser feito com o derretimento do gelo, derramando a água em outro molde e congelando-o novamente com o novo formato. Lewin fez essa comparação para a estratégia de gerenciamento de mudanças, indicando que a introdução de mudanças em estágios pode ajudar uma organização a obter com sucesso a adesão dos funcionários e um processo de mudança mais suave.

McKinsey 7-S

No final da década de 1970, os consultores da McKinsey Thomas J. Peters e Robert H. Waterman escreveram um livro chamado In Search of Excellence.4 Nesse livro, foi introduzida uma estrutura por meio de sua capacidade de mapear fatores interrelacionados que podem influenciar a capacidade de uma organização mudar. Cerca de 30 anos depois, essa estrutura tornou-se conhecida como McKinsey 7-S Framework. Os elementos da estrutura são vistos como interseccionadores de diferentes maneiras, dependendo da cultura e/ou da instituição. Listados em nenhuma ordem hierárquica, esses sete elementos são:

  • Valores compartilhados
  • Qualificações
  • Equipe
  • Estratégia
  • Estrutura
  • Estilo
  • Sistemas
Metodologia Prosci

A metodologia Prosci, desenvolvida pela empresa Prosci, baseia-se em vários estudos que examinaram como as pessoas reagem à mudança. A metodologia é composta por três componentes principais: o Triângulo de Mudança de Prosci (PCT), o modelo ADKAR, e o Processo de 3-Fase de Prosci.

Modelo PCT

O Modelo PCT é uma estrutura orientada por patrocínio, gerenciamento de projetos e gerenciamento de mudanças. Esse modelo coloca o sucesso no centro desses três elementos e é usado na Metodologia Prosci geral.

Modelo ADKAR

O modelo ADKAR aborda uma das partes mais importantes da gestão de mudanças, as partes interessadas. O nome do modelo é acrônimo (em inglês) que equipa os líderes de mudança com as estratégias certas:

  • Conhecimento da necessidade de mudança
  • Desejo de participar e apoiar a mudança
  • Conhecimento sobre como mudar
  • Capacidade de implementar habilidades e comportamentos desejados
  • Reforço para sustentar a mudança

O processo trifásico da Prosci

Um processo de três fases que tem uma estrutura estruturada, mas flexível. As três fases da Metodologia Prosci são preparar a abordagem, gerenciar a mudança e sustentar os resultados.5

Quem são as partes interessadas no processo de gestão de mudanças?

Os interessados podem variar dependendo do tamanho da organização e da natureza da mudança. Por exemplo, se você estiver alterando um processo que afeta diretamente um produto que você oferece aos clientes, seus clientes são partes interessadas importantes no processo. Considerando que se você estiver mudando uma ferramenta de tecnologia interna, seus clientes podem não ser as principais partes interessadas na mudança.

Para determinar as partes interessadas importantes para sua estratégia de gerenciamento de mudanças, defina primeiro o escopo da mudança. Em seguida, identifique quem esses processos atuais estão sendo operados e utilizados de forma consistente. Comece engajando essas partes interessadas, à medida que avança, pode ser determinado que há mais partes interessadas importantes a serem consideradas. Conforme discutido, é importante ser flexível ao ajustar seu processo de gerenciamento de mudanças. Outras partes interessadas podem precisar ser incluídas na estratégia de gerenciamento de mudanças em diferentes estágios.

As partes interessadas comuns no gerenciamento de mudanças são tipicamente executivos e liderança, gerentes intermediários, funcionários da linha de frente, desenvolvedores, gerentes de projeto, especialistas no assunto (PMEs) e, potencialmente, clientes. Aqui estão algumas perguntas a fazer ao determinar as partes interessadas envolvidas na gestão de mudanças:

  • Quem lidera a unidade de negócios passando por mudanças?
  • Quem é o dono do processo que está passando por mudanças?
  • Quem são as pessoas que estão patrocinando a mudança?
  • Quem são as pessoas que executam a mudança?
  • Quem são as pessoas mais afetadas diariamente pela mudança?
Melhores práticas de gestão de seis mudanças

Por meio da rápida transformação digital e do mundo em constante inovação, a gestão de mudanças tornou-se uma ferramenta importante para o sucesso das organizações. Entre as várias metodologias de gestão de mudanças aqui estão algumas práticas recomendadas a serem consideradas:

  1. Defina claramente a visão e torne as metas mensuráveis.
  2. A adesão dos funcionários é tão importante quanto o patrocínio executivo.
  3. Esteja disposto a ajustar seu processo, especialmente se ele não estiver impulsionando os resultados desejados.
  4. A comunicação eficaz inclui envolver os funcionários na tomada de decisões quando necessário.
  5. Colabore com o gerenciamento de projetos na automação de processos.
  6. Crie seu plano de gerenciamento de mudanças com base na tolerância ao risco organizacional.
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Notas de rodapé

1 Definição ITIL, Tech Target

2 Definição, Kotter Inc.

3 Gerenciamento de mudança de Kurt Lewins , Tech Target

4 7-S framework, McKinsey, 2008

5 Visão geral da metodologia, Prosci