Publicado: 27 de junho de 2024
Colaboradores: Ivan Belcic, Cole Stryker
A modelagem de processos é a prática de criar representações visuais orientadas por dados dos principais processos de negócios. Oferece às organizações uma linguagem comum com a qual elas podem entender e otimizar fluxos de trabalho
Se uma organização deseja obter fortes retornos sobre seus investimentos em pesquisa e desenvolvimento, resolver problemas de TI com tempo de inatividade mínimo ou criar um fluxo de trabalho preciso de qualificação de leads, ela precisa entender esses processos em um nível objetivo e abrangente. Mesmo os usuários corporativos diretamente envolvidos nesses processos podem não ter clareza total sobre exatamente o que acontece em cada etapa do processo.
Analistas de negócios e outras partes interessadas podem obter visualizações completas do estado atual do ciclo de vida dos processos de negócios por meio da modelagem de processos. É uma técnica de gerenciamento de processo empresarial (BPM) que cria visualizações orientadas por dados de fluxos de trabalho. Esses modelos de processo ajudam as organizações a documentar fluxos de trabalho, identificar métricas importantes, identificar possíveis problemas e automatizar processos de forma inteligente.
Um modelo de processo é uma representação gráfica de um processo de negócios ou fluxo de trabalho e seus subprocessos relacionados. A modelagem de processos gera diagramas de atividades e fluxogramas abrangentes e quantitativos contendo informações críticas sobre o funcionamento de um processo específico, incluindo:
Eventos e atividades que ocorrem em um fluxo de trabalho.
Quem é o proprietário ou o iniciador desses eventos e atividades.
Pontos de decisão e os diversos caminhos que os fluxos de trabalho podem seguir com base em seus resultados.
Dispositivos envolvidos no processo.
Cronogramas do processo geral e cada etapa do processo.
Taxas de sucesso e fracasso do processo.
Baseado em algoritmo: modelos de processos são produzidos por algoritmos de mineração de dados que utilizam os dados contidos nos logs de eventos para construir modelos de fluxos de trabalho da forma que estiverem.
Objetivo: como os modelos de processos baseiam-se em dados quantitativos, oferecem visualizações genuinamente objetivas dos fluxos de trabalho conforme eles existem na prática e incluem dados, métricas ou eventos importantes para uma análise de processos mais completa.
Por meio da criação de um diagrama de fluxo do processo de criação de uma nova conta, uma empresa de software pode descobrir que um número considerável de clientes está abandonando o processo de registro porque ele é muito demorado. Um modelo pode até ajudar a empresa a identificar o estágio exato em que essas desistências ocorrem.
Padronizado: os modelos de processo geralmente usam um dos dois estilos padronizados de notação gráfica de processos de negócios: notação de modelagem de processos de negócios (BPMN)- também chamada de modelo de processo de negócios e notação - ou linguagem de modelagem unificada (UML).
Dentro desses sistemas de notação, certos elementos visuais têm significados universalmente reconhecidos quando utilizados em um modelo de processo. Independentemente de uma organização utilizar diagramas UML ou BPMN, essas metodologias de notação padronizadas permitem que os modelos de processo sejam prontamente compartilhados e lidos por qualquer pessoa. Veja como diferentes elementos são representados nesses diagramas:
Setas representam fluxos de sequência.
Losangos representam pontos de decisão ou gateways.
Ovais representam o início e o ponto final dos processos.
Retângulos representam atividades específicas dentro de um fluxo de trabalho.
Faixas identificam a quem pertence quais componentes de um processo.
Registros de eventos e mineração de processos são ferramentas essenciais de modelagem de processos de negócios que sustentam técnicas modernas de modelagem de processos de negócios.
A maioria dos sistemas de TI empresarial mantém registros de eventos. Esses logs de eventos são registros digitais que rastreiam automaticamente as alterações de estado e as atividades, conhecidas como eventos, dentro do sistema. Qualquer coisa que aconteça dentro de um sistema pode ser um evento. Veja aqui alguns exemplos de eventos comuns:
Um usuário faz login.
Um usuário atualiza um registro.
Um usuário envia um formulário.
As informações são transferidas entre sistemas.
Os logs de eventos rastreiam a ocorrência de eventos e as informações relacionadas a esses eventos, como o dispositivo que executa uma atividade e quanto tempo a atividade leva. Os logs de eventos atuam como entradas durante a produção de modelos de processo.
Mineração de processos é a aplicação de um algoritmo de mineração de dados a todos esses dados de log de eventos. O algoritmo identifica tendências nos dados e utiliza os resultados de sua análise para gerar uma representação visual do fluxo do processo dentro do sistema.
Essa representação visual é o modelo de processo. Dependendo do processo direcionado para a modelagem, os algoritmos de mineração de processos podem ser aplicados a um único sistema, a vários sistemas ou a ecossistemas e departamentos tecnológicos inteiros.
A modelagem de processos de negócios não deve ser confundida com mapeamento de processos e mineração de processos. Os mapas de processo são criados manualmente com base em relatórios de funcionários e apresentam diagramas de processo de fluxo de trabalho de nível superior. A mineração de processos analisa dados organizacionais para produzir modelos de processo, que usam esses dados para criar diagramas de fluxo de trabalho mais objetivos.
Os modelos de processo oferecem transparência aos fluxos de trabalho da empresa, tornando-os uma ferramenta essencial de gerenciamento de processo empresarial. Modelos de processo podem ser usados em qualquer cenário que exija análise de processos de negócios. Veja abaixo alguns dos casos de uso mais comuns:
Um único modelo de processo pode conter uma riqueza de dados de fluxo de trabalho, permitindo que os membros da equipe analisem um fluxo de trabalho de várias perspectivas. Os analistas de negócios geralmente usam a modelagem de processos para destacar esses componentes do fluxo de trabalho:
- Fluxo de controle: a ordem em que as etapas e comandos ocorrem em um processo é conhecida como fluxo de controle. Um modelo de processo descreve um fluxograma de um processo para as equipes verem quais etapas são tomadas e quando. Essa perspectiva também ajuda a equipe a identificar quaisquer dependências entre as etapas.
- Organização: Um modelo de processo pode capturar quem está envolvido em um processo, incluindo pessoas, equipes, sistemas e dispositivos, e como eles interagem entre si. Essa perspectiva ilumina as conexões entre pessoas e sistemas que formam a rede social organizacional. Dessa forma, um modelo de processo oferece insights sobre como vários componentes de um negócio funcionam juntos.
- Tempo: um modelo de processo pode registrar quanto tempo um processo leva, em geral, e quanto tempo leva cada etapa, permitindo que a equipe identifique atrasos, lentidão e gargalos no fluxo de trabalho.
- Caso: um modelo de processo pode oferecer uma visão geral de como um fluxo de trabalho é executado, ou pode refletir um caso específico (ou instância) de um fluxo de trabalho. As equipes costumam utilizar essa perspectiva de caso para analisar os resultados anômalos do processo. Por exemplo, se uma instância específica de um fluxo de trabalho resultar em uma qualidade de resultado inferior à média, as equipes podem isolar exatamente o que deu errado.
Os modelos de processo refletem com precisão as ineficiências e redundâncias do fluxo de trabalho existentes, simplificando a identificação de oportunidades de otimização de processos. Quando os fluxos de trabalho são otimizados, as empresas podem utilizar a modelagem de processos para padronizar os fluxos de trabalho em toda a empresa.
O modelo atua como um modelo de como os processos devem se desenrolar, ajudando a garantir que todas as equipes e funcionários abordem o mesmo processo da mesma maneira. Isso leva a fluxos de trabalho e resultados mais previsíveis em geral.
Os modelos de processos podem eliminar as suposições da implementação e avaliação de novos processos de negócios. Ao criar um modelo de um novo processo, os usuários corporativos podem ter uma visão em tempo real do desempenho desse fluxo de trabalho, o que lhes permite fazer os ajustes necessários para obter a otimização do processo.
Os modelos de processo podem ajudar as empresas a rastrear se os investimentos em dinheiro e recursos produzem retornos adequados. Por exemplo, ao criar um modelo do processo de vendas padrão, uma organização pode ver como os representantes de vendas estão usando as ferramentas e os sistemas à sua disposição.
Pode acontecer que uma determinada ferramenta seja usada com muito menos frequência nas etapas do processo do que o previsto. Nesse caso, a organização pode optar por desfazer o investimento da ferramenta e investir esse dinheiro em uma solução que a equipe de vendas utilize durante todo o processo.
Os modelos de processos transformam processos complexos em imagens concretas, simplificando a disseminação e discussão de processos em toda a organização, especialmente úteis para padronizar o gerenciamento de projetos. Por exemplo, se um departamento tiver um processo eficiente para solucionar problemas técnicos, a empresa poderá criar um modelo desse processo para orientar a implementação em escala organizacional.
A modelagem de processos arma uma empresa com business intelligence objetiva que suporta decisões mais informadas para alocação de recursos, melhoria de processos e estratégia geral de negócios. Com uma visão clara dos processos, as equipes empresariais podem garantir que os fluxos de trabalho produzam resultados ideais de forma consistente. Consequentemente, os custos operacionais são mais baixos, a receita é maior e os resultados de negócios são mais fortes.
Com a modelagem de processos, as empresas podem:
Sem um modelo de processo, as equipes ficam limitadas a discutir e analisar fluxos de trabalho em termos qualitativos e subjetivos.
Consequentemente, as equipes podem não entender com precisão seus fluxos de trabalho. Eles podem tomar decisões de negócios com base em mal-entendidos, suposições ou conhecimento incompleto.
A modelagem de processos concede acesso a dados quantitativos do fluxo de trabalho, incluindo taxas de sucesso e erro, permitindo uma análise mais rigorosa dos processos de negócios.
Antes que um processo possa ser automatizado, uma organização precisa de uma compreensão clara de como esse processo se desenrola na realidade, incluindo a lógica de negócios que sustenta cada ponto de decisão.
Um modelo de processo ilumina tanto a maneira como um fluxo de trabalho se desenrola quanto as relações entre eventos, atores, ferramentas e sistemas dentro e entre processos.
Esse ponto de vista ajuda uma equipe a documentar o processo em si e as regras de negócios que orientam sua execução. Essas informações simplificam o processo de automatizar efetivamente os fluxos de trabalho na primeira vez e, em seguida, iterar para melhoria contínua.
Os modelos de processos oferecem às organizações uma maneira mais simples de identificar oportunidades de otimização de processos. Consequentemente, os processos de negócios exigem menos investimentos para serem mantidos e geram resultados positivos a um custo menor.
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