O que é um diagrama de fluxo de trabalho?

Os diagramas de fluxos de trabalho identificam cada etapa em um processo de negócios, juntamente com o pessoal responsável pela entrega desse trabalho. Aqui estão alguns dos casos de uso mais comuns para esse tipo de fluxograma:

• Visualize processos de negócios e fluxos de informações para gerenciamento de processo empresarial.

• Realize análises de fluxos de trabalho para alcançar a excelência operacional.

• Esclareça as funções e responsabilidades do pessoal.

• Prepare e facilite estratégias de gestão de mudanças.

• Revele possíveis gargalos, redundâncias e ineficiências.

• Proteja-se contra riscos.

A criação e o uso de um diagrama de fluxo de trabalho proporcionam uma ampla gama de benefícios:

• Otimização operacional: os diagramas de fluxos de trabalho melhoram a eficiência ao simplificar os processos de negócios. Para empresas de qualquer tamanho, a otimização dos fluxos de trabalho aumenta a produtividade e elimina ineficiências, levando à economia de custos ou ao aumento da receita.

• Melhor gerenciamento de projetos: os gerentes de projetos são responsáveis por coordenar processos e equipes complexas, e o gerenciamento de fluxos de trabalho é uma de suas principais funções. Os diagramas de fluxos de trabalho ajudam os gerentes de projetos a garantir que suas equipes colaborem da maneira mais eficiente possível.

• Documentação dos processos: os gráficos de fluxos de trabalho são representações visuais valiosas dos principais processos de negócios e fornecem a documentação necessária para requisitos legais, de conformidade ou de auditoria.

• Comunicação clara: os diagramas de fluxos de trabalho esclarecem os canais de comunicação e codificam as responsabilidades específicas dos funcionários e departamentos. Muitas organizações usam diagramas de fluxos de trabalho como recursos de integração.

• Segurança reforçada: a criação de diagramas de fluxos de trabalho para monitorar os processos de segurança pode destacar possíveis vulnerabilidades. A visualização de um processo de segurança pode ajudar a implementar e apoiar as melhores práticas de segurança.

• Automação dos fluxos de trabalho: a automação dos processos de negócios leva a grandes aumentos de eficiência. Os diagramas de fluxos de trabalho podem identificar partes de um fluxo de trabalho que podem ser automatizadas, liberando os membros da equipe para se concentrarem em tarefas mais exigentes.

Os diagramas de fluxos de trabalho são compostos por símbolos, formas ou imagens padronizadas, que ilustram cada etapa de um fluxo de trabalho. Hoje, o software de diagramas de fluxos de trabalho está disponível online, o que facilita a construção de fluxos de trabalho com o uso de modelos pré-fabricados. Essas ferramentas de diagramação normalmente apresentam estes símbolos:

• Oval: define o ponto inicial e final de um diagrama de fluxo de trabalho.

• Retângulo: transmite uma etapa no processo ou uma ação que precisa ser tomada.

• Diamante: simboliza um ponto de decisão que leva à próxima etapa.

• Paralelogramo: indica uma entrada ou saída de dados em um processo de fluxo de trabalho.

• Cilindro: descreve os dados usados em um processo e como e onde eles podem ser acessados.

• Conectores: linhas com setas que mostram o fluxo do trabalho de uma etapa para a outra.

Os diagramas de fluxos de trabalho foram originalmente desenvolvidos para ilustrar melhor tarefas e processos de trabalho repetíveis. Essas ferramentas visuais evoluíram até o ponto em que, hoje, as organizações usam diagramas de fluxos de trabalho de vários tipos para atender a necessidades e contextos específicos. Os exemplos de diagramas de fluxos de trabalho a seguir representam as implementações mais comuns.

• Diagrama do ANSI: o diagrama do American National Standards Institute (ANSI) padronizou os símbolos de diagramas de fluxos de trabalho, criando uma linguagem universal para iterações futuras.

• Fluxograma de SSD: os fluxogramas de projeto de sistemas estruturados (SSD) são úteis para projetos grandes ou complexos. Esses diagramas de processos dividem cada fase de um projeto em etapas mais gerenciáveis para maior eficiência.

• Diagrama de raias: um fluxograma de raias é modelado como as raias de natação em uma piscina. Ele separa um fluxo de trabalho em tarefas por funcionário, equipe ou departamento, descrevendo cada uma como sua própria raia.

• Diagrama de fluxo de dados: os diagramas de fluxos de dados representam os fluxos de dados em um sistema. Eles também podem incluir responsabilidades atribuídas a vários stakeholders em um projeto.

• Diagrama de atividade UML: os desenvolvedores de software criaram originalmente a linguagem de modelagem unificada (UML) para fornecer um meio padrão de visualização do projeto de um sistema. Atualmente, os diagramas de UML não estão limitados ao software e retratam uma variedade de fluxos comportamentais condicionais, como uma experiência do cliente de comércio eletrônico ou desenvolvimento de site.

• Diagrama SIPOC: a abordagem Six Sigma originou essa forma de diagrama de fluxo de trabalho. Os diagramas Fornecedor-Entrada-Processo-Saída-Cliente (Supplier-Input-Process-Output-Customer - SIPOC) são frequentemente criados como tabelas e são usados para melhorias de processos em toda a organização.

• Diagrama BPMN: os diagramas de notação demodelos de processos de negócios (BPMN) descrevem uma visão geral de um processo de negócios. Muitas vezes consistindo em vários subgráficos que mostram um ecossistema ou setor maior, os diagramas BPMN fornecem uma visão geral dos processos em nível empresarial.

Os diagramas de fluxos de trabalho descrevem uma das duas estruturas de processos: sequências lineares e condicionais.

Henry Gantt, engenheiro mecânico e consultor de gerenciamento do século XIX, foi quem primeiro desenvolveu o diagrama de fluxo de trabalho para sequenciar e priorizar tarefas. Gantt fez uma parceria com Frederick Winslow Taylor, especialista em ciência de gerenciamento, para originar processos de fluxos de trabalho como uma nova forma de gerenciamento científico relacionado a negócios. O resultado é o diagrama de fluxo de trabalho de Gannt, que ainda está em uso hoje.

O trabalho da dupla deu início a um estudo mais aprofundado sobre diagramação de fluxos de trabalho para melhorar o gerenciamento de processos e qualidade.

A diferença entre um diagrama de fluxo de trabalho e um fluxograma é que, embora um diagrama de fluxo de trabalho seja um tipo de fluxograma de processo, existem muitos outros tipos de fluxogramas para documentar outros sistemas e processos.

Enquanto isso, o mapeamento de processos de negócios é a prática de organizar e mapear todos os aspectos de um processo de negócios: pessoal, instalações, dados, atividades e muito mais. A mineração de processos usa dados para descobrir fluxos de trabalho e otimizá-los. Amodelagem de processos de negócios é uma disciplina relacionada que gera representações visuais abrangentes de fluxos de trabalho usando algoritmos baseados em dados.

Qualquer organização pode se beneficiar da implementação de diagramas de fluxos de trabalho. Aqui estão alguns exemplos de gerenciamento de práticas de negócios que incorporam diagramas de fluxos de trabalho.

• TI: departamentos e organizações de TI usam diagramas de fluxos de trabalho para monitorar a segurança. Eles também podem ser aplicados às melhores práticas e administração de uso de equipamentos.

• Saúde: os diagramas de fluxos de trabalho podem melhorar muito os fluxos de admissão e atualizar os protocolos dos funcionários na área da saúde.

• Educação: instituições educacionais os utilizam para mapear vários fluxos de trabalho de aprovação de departamentos e processos interdepartamentais.

• Varejo: as equipes de varejo e aquisição usam diagramas de fluxo de trabalho para otimizar os processos da cadeia de suprimentos e a fabricação e, ao mesmo tempo, aprimorar a experiência do cliente.

Os diagramas de fluxos de trabalho são uma combinação natural para muitas das abordagens de operações de negócios mais populares:

Como resultado direto do trabalho de Gantt e Winslow, o diagrama de fluxo de trabalho evoluiu como ponto de partida para a abordagem operacional do Six Sigma. O nome da disciplina deriva da maneira como os estatísticos descrevem o grau de desvio de um processo em relação à perfeição, com o Six Sigma tendo uma taxa de falha de 0,00034%.

O método Six Sigma permite que as empresas simplifiquem os fluxos de processos, as interações e as experiências do cliente usando métricas comuns e de cinco a sete etapas. Diagramas de fluxos de trabalho podem abordar melhor qualquer área dentro dessas etapas e métodos do Six Sigma, como análise de processos de negócios, ou ajustar as etapas na jornada de um comprador de comércio eletrônico.

Dois dos modelos Seis Sigma mais difundidos são DMADV (definir, medir, analisar, projetar, verificar) e DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar, controlar).

A reengenharia de processos de negócios (BPR) é uma revisão total dos processos de negócios de uma empresa. Ela usa algoritmos e automação impulsionados por inteligência artificial (IA)para eliminar redundâncias e otimizar processos de ponta a ponta. Os diagramas de fluxos de trabalho são um ponto de partida valioso para analisar os processos de negócios de uma organização em preparação para a transformação estratégica de negócios.

O gerenciamento da qualidade total (TQM) é o processo contínuo e em tempo real de identificar e eliminar erros de fabricação por meio de uma melhor comunicação entre os membros da equipe e a gerência. Ele procura espalhar a responsabilidade por todo o processo de produção. Aqui, os diagramas de fluxos de trabalho podem identificar áreas que precisam de mais atenção ou clareza.

Os sistemas Lean ajudam as organizações a otimizar fluxos de trabalho, ao reduzir despesas gerais e eliminar atividades "sem valor agregado": ações ou processos que usam mais recursos do que produzem em benefícios. Os diagramas de fluxos de trabalho são úteis na identificação de estágios de um fluxo de trabalho que podem ser evitados ou combinados com outros para melhorar a eficiência.

A teoria das restrições se concentra na remoção de restrições (gargalos que impedem um fluxo de trabalho) para otimizar a eficiência. Os diagramas de fluxos de trabalho se destacam na revelação dessas restrições onde, de outra forma, poderiam ser mais difíceis de identificar.