GIFI accélère son élaboration budgétaire avec IBM Planning Analytics et Belharra Numérique

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Pour améliorer la performance financière du groupe et assurer son développement en France et à l’international, le groupe GIFI optimise le pilotage des activités des magasins et des services centraux avec un outil d’élaboration budgétaire collaboratif, ergonomique et performant.

L’enjeu pour GIFI : faire du processus budgétaire une opportunité plutôt qu’une contrainte dans un contexte de croissance soutenue et de rationalisation des coûts.

Pour piloter sa croissance et l’activité des 600 points de vente en France et à l’international, le groupe GIFI doit s’appuyer sur une solution intégrant à la fois des fonctions de planification et d’analyse puissantes, parfaitement adaptée à son métier, et disponible pour chacun des décideurs avec un très haut niveau de réactivité.

Avant le déploiement d’IBM Planning Analytics, l’élaboration du budget des magasins et les projections budgétaires étaient fastidieuses et sujettes à des erreurs : outils existants (dont Excel) peu interopérables, temps de réponse très longs, manque de souplesse dans le paramétrage et l’utilisation des logiciels par différents utilisateurs… Autant de contraintes et de limites qui n’incitaient pas les opérationnels à s’impliquer dans le processus de saisie des budgets.

Le directeur du contrôle de gestion a donc rapidement lancé une consultation pour chercher une solution adaptée. C’est un contact Belharra Numérique qui leur a permis de découvrir IBM Planning Analytics (anciennement IBM Cognos TM1).

En très peu de temps, IBM Planning Analytics est devenue indispensable au bon pilotage grâce à un temps de réponse optimal, une ergonomie et des fonctionnalités à la hauteur des attentes du groupe !

• Suivi budgétaire
• Révision budgétaire mensuelle contre un budget annuel auparavant
• Autonomie du contrôle de gestion dans les manipulations de données

Temps nécessaire à la saisie des budgets de tous les magasins

1 jour contre 3 à 10 jours auparavant

Une solution de pilotage permettant de donner du sens aux données : IBM Planning Analytics

IBM Planning Analytics est le réceptacle des prévisions de toutes les entités de l’entreprise. Une fois le budget consolidé, il permet un suivi du réalisé tout au long de l’exercice.

Les responsables de secteur, qui chapeautent de 15 à 20 magasins sont, avec le contrôle de gestion, les principaux utilisateurs de IBM Planning Analytics.

Grâce à l’outil, ils ont la capacité de produire rapidement plusieurs versions du budget avec des hypothèses différentes et comparer les magasins les uns par rapport aux autres.

Le périmètre des budgets comprend les services centraux du groupe : ressources humaines, direction financière, logistique, DSI, etc. Ainsi que ceux des filiales asiatiques en prise directe avec les fournisseurs. C’est un avantage considérable pour la consolidation budgétaire.

Vue du côté du contrôle de gestion, la solution offre des capacités de prévision, d’arbitrage et d’agrégation inégalables :

• Une autonomie du contrôle de gestion dans le paramétrage de l’outil sans devoir solliciter la DSI.
• Une intégration de l’ensemble des budgets du groupe dans un outil unique afin de bénéficier d’une vision à 360 degrés.
• Une collaboration entre responsables de secteur pour faciliter le travail en simultané sur des budgets.
• Un accès sur site et à distance pour plus d’agilité.

En décidant de migrer vers une solution mieux adaptée aux contraintes métier, GIFI a réussi le pari de réembarquer et réimpliquer les opérationnels dans la planification budgétaire.

GIFI est un groupe en mouvement qui se réorganise régulièrement pour s’adapter au marché. IBM Planning Analytics facilite l’élaboration budgétaire dans un tel contexte. La souplesse des mises à jour, l’aisance des interfaces avec les autres logiciels du système d’information, l’aide à la saisie et au contrôle, leur permet de réduire le temps de traitement d’une passe budgétaire à moins d’un mois.

Pour chaque nouvel exercice, la direction demande les prévisions mensuelles à chaque responsable de secteur. Ce qui était une affaire complexe auparavant est devenu « l’affaire de tous ». Cela, grâce à un outil opérationnel au service de l’entreprise.

GIFI a donc réussi à réembarquer les « opérationnels » et les réimpliquer dans la planification budgétaire.

« C’est un duo qui a été choisi : IBM Planning Analytics pour ses performances et Belharra Numérique pour son accompagnement. Les deux allaient de pair » Marc Josié, Directeur du contrôle de gestion chez GIFI.

 

Les bénéfices d’IBM Planning Analytics pour GIFI

Douze ans plus tard, le « squelette applicatif » en place reste le même. Il a juste bénéficié de quelques ajustements minimes. Signe que l’accompagnement de Belharra Numérique – de la définition à la conception en passant par le déploiement – a été réalisé avec expertise. Et que la solution d’IBM répond précisément aux besoins métiers de GIFI.

IBM Planning Analytics permet notamment de travailler un budget sur des mailles fines par mois, par magasins, par services centraux incluant le contrôleur de gestion, les responsables secteurs et les responsables réseau.

Basé sur le puissant moteur de calcul TM1, IBM Planning Analytics présente trois atouts majeurs :

• Une élaboration budgétaire fiable, rapide et riche en options d’analyse

Le groupe GIFi peut dorénavant produire rapidement plusieurs versions du budget avec différentes hypothèses et comparer les performances de ses enseignes.

• Un gain de temps 

Avant l’intégration de la solution d’IBM, la saisie des budgets de tous les points de vente nécessitait entre 3 et 10 jours. Avec IBM Planning Analytics, l’ensemble des données est traité en une journée ! 

• Un renforcement de la confidentialité des données

Bien qu’il s’agisse d’un outil collaboratif, il est en effet indispensable de limiter les accès aux workspaces d’IBM Planning Analytics qu’aux seules personnes identifiées et autorisées. D’autres collaborateurs peuvent uniquement être autorisés à visualiser ces données.

Avec IBM Planning Analytics, les budgets sont accessibles en quelques clics. Cet outil permet de gagner en productivité et en efficacité, en industrialisant les processus collaboratifs de restitutions et/ou de prévisionnels. Pour le groupe GIFI, cette solution permet  d’analyser plus rapidement et plus finement les performances de ses magasins.

La solution d’IBM permet à la direction du groupe de tester, dans un environnement souple et privé, autant d’options et de scénarios pour prendre la décision la plus pertinente.

Au sujet de GIFI

Créé par Philippe Ginestet en 1981 à Villeneuve-sur-Lot (France), le groupe GIFI est le leader de la distribution au détail de produits à petits prix pour la maison et la famille. Il compte 7 000 collaborateurs et plus de 600 magasins répartis dans le monde.

Au sujet de Belharra Numérique

Belharra conçoit des Systèmes Décisionnels pour des entreprises de la Distribution, de l’Industrie ou pour des organismes publics. Nous apportons des solutions adaptées au « Métier » de nos clients qui répondent à des préoccupations récurrentes chez les Décideurs. L’expérience de notre équipe et une méthodologie de projet pragmatique et rigoureuse restent les maîtres mots de notre réussite !

La technologie IBM Cognos TM1 nous permet de déployer des outils simples, opérationnels, adaptés à des budgets « serrés » et sur des plannings maîtrisés :

• Détecter les tendances au plus tôt pour tirer profit des opportunités.
• Simuler pour mieux anticiper les risques et agir avec pragmatisme.
• Planifier et budgéter les ressources au plus juste pour suivre la rentabilité des opérations.

Solution

IBM Planning Analytics.