ما المقصود بعملية من التوريد إلى الدفع (S2P)؟

يقوم نظام S2P بدمج أنشطة المشتريات المترابطة هذه في عملية مبسّطة واحدة، مما يساعد على ضمان إدارة كل مرحلة بكفاءة وتحقيق النتائج. من خلال توحيد هذه الخطوات، يعزز نظام S2P الشفافية والتحكم في أنشطة المشتريات مع دعم سلسلة التوريد الأوسع نطاقًا وتمكين اتخاذ قرارات قائمة على البيانات.

تتمثل إحدى الخطوات المهمة في عملية S2P في التوريد الاستراتيجي، والتي تتضمن تحديد الموردين المناسبين وتقييم قدراتهم والتفاوض على العقود. هذه الخطوة ضرورية للعثور على البائعين الذين يتوافقون مع توقعات الجودة والتكلفة والتسليم للمؤسسة. كما أنها غالبًا ما تستخدم عمليات RFX مثل طلبات تقديم العروض (RFPs) لجمع معلومات الموردين والعطاءات. بعد إبرام العقود، تنتقل العملية إلى المشتريات، حيث يتم إصدار أوامر الشراء، ويتم استلام السلع أو الخدمات ومعالجة المدفوعات.

تعمل S2P على مركزية بيانات المشتريات لتحسين الرؤية والتحكم، مما يمكّن المؤسسات من اتخاذ قرارات مستنيرة والتكيف مع تغيرات السوق. يمكن لعملية S2P أيضًا تعزيز العلاقات مع الموردين من خلال تعزيز التواصل الواضح وتمكين تقييمات الأداء. في نهاية المطاف، تُعد S2P أداة حيوية لتحديث استراتيجية المشتريات الخاصة بالمؤسسة وتعزيز سلسلة التوريد والمرونة.

تلعب التقنية دورًا رئيسيًا في نظام S2P الحديث من خلال أتمتة المهام المتكررة وتوفير رؤى في الوقت الفعلي حول الإنفاق والأداء. تستخدم حلول عملية من التوريد إلى الدفع المتقدمة المقدمة من مزودين رائدين تحليلات البيانات، والذكاء الاصطناعي (AI)، وأتمتة سلسلة التوريد لتحسين اختيار الموردين، والتنبؤ بالطلب، وتحديد فرص توفير التكاليف. من خلال دمج أدوات المشتريات مع الأنظمة المالية، تتيح هذه المنصات تتبع النفقات بسلاسة وضمان الامتثال للعقود وتحسين الكفاءة التشغيلية.

يتم الخلط أحيانًا بين S2P ومن الشراء إلى الدفع (P2P). وتكمن الاختلافات بين هذه العمليات في نطاقها داخل دورة المشتريات.

من التوريد إلى الدفع (S2P) هي عملية أوسع نطاقًا وشاملة تبدأ من التوريد—تحديد الموردين وتقييمهم واختيارهم—و تستمر من خلال المشتريات ومعالجة الفواتير والدفع. وهي تركز على التوريد الاستراتيجي واختيار الموردين وإدارة العقود، مما يجعلها مثالية للمؤسسات التي تسعى إلى تحسين مبادرات المشتريات وعلاقاتها مع الموردين. في الأساس، تدمج S2P القرارات الاستراتيجية مع الجانب المتعلق بالمعاملات في مجال المشتريات، بهدف تحسين استراتيجية المشتريات وتحقيق وفورات في التكاليف وإدارة دورة حياة الموردين بأكملها.

من الشراء إلى الدفع (P2P) هي مجموعة فرعية من S2P وتركز حصريًا على الجوانب التشغيلية للشراء. الهدف من عملية من الشراء إلى الدفع هو إدارة تدفق السلع أو الخدمات من الموردين بكفاءة وضمان الدفع في الوقت المناسب. تبدأ العملية بإنشاء طلبات الشراء وأوامر الشراء، وتتبع استلام السلع أو الخدمات وتنتهي بالموافقة على الفاتورة ودفعها. عملية من الشراء إلى الدفع (P2P) أكثر معاملات وتشغيلية بطبيعتها، وتركز على إجراء عمليات الشراء وإدارة المدفوعات بكفاءة.

باختصار، تتعامل P2P مع جانب المعاملات والدفع من المشتريات، بينما تغطي S2P دورة حياة المشتريات بأكملها، بما في ذلك التوريد الاستراتيجي وإدارة العلاقات. وهذا يجعل عملية S2P عملية أكثر شمولاً تدمج جميع وظائف المشتريات لدعم استراتيجية المشتريات طويلة الأجل للمؤسسة.

تتكون عملية من التوريد إلى الدفع من عدة خطوات مترابطة، تهدف كل منها إلى تبسيط المشتريات وضمان القيمة طوال دورة حياة الشراء. يمكن أن توجد اختلافات طفيفة في التسلسل أو التركيز عبر المؤسسات أو المنصات. ومع ذلك، يظل إطار العمل الأساسي ثابتًا، حيث تعمل عملية من التوريد إلى العقد كعنصر أساسي في عملية S2P.

تبدأ عملية S2P عادةً بتحليل الإنفاق، وهو نشاط أساسي لفهم عادات الشراء للمؤسسة وتعزيز الإدارة الفعالة للإنفاق. تبحث هذه الخطوة في أسئلة مثل: من هم موردو المؤسسة؟ ما السلع أو الخدمات التي يتم شراؤها؟ بأي كميات؟ بأي أسعار؟ من خلال تحليل بيانات الإنفاق ومقارنتها بمعيار الصناعة، يمكن لفرق المشتريات الكشف عن الأنماط وأوجه القصور والفرص لتحقيق وفورات في التكاليف أو تحسين شروط الموردين. لا يقتصر هذا النشاط المستمر على توجيه قرارات التوريد الاستراتيجية فحسب، بل يساعد أيضًا على مواءمة جهود الشراء مع الأهداف التنظيمية الأوسع نطاقًا.

في هذه الخطوة، تقوم المؤسسة بتحديد وتقييم واختيار الموردين المحتملين الذين يمكنهم تلبية احتياجاتها بشكل فعال. غالبًا ما تتضمن العملية إصدار طلبات تقديم العروض (RFPs) وتحليل معلومات الموردين وعطاءاتهم والتفاوض على الشروط. يساعد برنامج S2P المتطور على أتمتة هذه الخطوة، مما يوفر رؤى قائمة على البيانات ومعلومات السوق لاختيار المورّد الأمثل. إن التوريد المُدار بكفاءة ضروري لضمان الوصول إلى موردين موثوقين وبأسعار معقولة

بمجرد اختيار الموردين، يتم إنشاء العقود والتفاوض عليها ووضع اللمسات الأخيرة عليها. تحدد هذه المرحلة التسعير وشروط التسليم ومتطلبات الامتثال ومقاييس إدارة الأداء التي تحكم علاقات الموردين. إدارة العقود الفعالة تساعد في ضمان الحماية القانونية، وتقليل المخاطر، وتركيز الاتفاقيات لسهولة الوصول والمراقبة، مما يعود بالنفع على جميع الأطراف المعنية. تلعب أدوات الأتمتة دورًا رئيسيًا في توحيد وتبسيط هذه العملية.

تتضمن مرحلة الشراء إنشاء طلبات الشراء وإصدار أوامر الشراء (PoS) وإدارة تسليم السلع أو الخدمات. يجب الموافقة على طلبات الشراء قبل التحويل إلى أوامر الشراء ويتم تتبع الطلبات للتأكد من أنها تتوافق مع شروط العقد. تتكامل أنظمة المشتريات الإلكترونية بسلاسة مع حلول تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، مما يبسّط هذه العمليات. يساعد هذا التكامل على ضمان الكفاءة والالتزام بمتطلبات الميزانية والسياسة.

في هذه الخطوة، يتم استلام فواتير الموردين والتحقق منها ومطابقتها مع أوامر الشراء والإيصالات من خلال عملية مطابقة ثلاثية. تضمن هذه العملية الدقة وتمنع التباين في المدفوعات أو التأخير. تعمل أدوات الأتمتة على تبسيط التحقق من صحة الفواتير والإبلاغ عن التناقضات لحلها وإعداد الفواتير المعتمدة للدفع. هذه خطوة هامة لتجنب الأخطاء وتحسين سير عمل الحسابات المستحقة الدفع.

معالجة المدفوعات هي الخطوة الأخيرة، حيث يتم دفع الفواتير وفقًا للشروط المتفق عليها. تتكامل أنظمة S2P الحديثة مع الأدوات المالية للمساعدة في ضمان دفعات آمنة وفي الوقت المناسب مع توفير رؤية واضحة للتدفق النقدي والنفقات. إن الحفاظ على المدفوعات الفورية يعزز علاقات الموردين.

تُعد منصات S2P حلولاً رقمية شاملة مصممة لتوحيد وتبسيط كل خطوة من دورة S2P في منصة واحدة، مما يحول المشتريات إلى عملية سلسة وقائمة على البيانات. على سبيل المثال، تستخدم منصات مثل SAP Ariba و Oracle Fusion Cloud Procurement تقنيات متقدمة تشمل الذكاء الاصطناعي، والذكاء الاصطناعي التوليدي، ومعالجة اللغة الطبيعية (NLP) والأتمتة لتعزيز الكفاءة والشفافية والتحكم. 

يقوم المديرون التنفيذيون باستثمارات متسارعة في الذكاء الاصطناعي التوليدي بهدف أتمتة وتبسيط سلاسل التوريد. في دراسة واحدة، أفاد 89% من المديرين التنفيذيين أن الاستثمارات الرئيسية في الأتمتة ستشمل قدرات الذكاء الاصطناعي التوليدي—وقال 19% إن الذكاء الاصطناعي التوليدي سيكون بالغ الأهمية لمستقبل أتمتة سلسلة التوريد الخاصة بهم. عند سؤال المستجيبون عن المجالات التي يتوقعون أن يؤثر فيها الذكاء الاصطناعي التوليدي على عمليات سلسلة التوريد، اختار أكثر من نصف المشاركين في الاستطلاع توفير الخدمة الذاتية للعملاء. وتشمل مجالات التأثير الأخرى المتوقعة تحليل الطلبات ومعالجتها، والتنبؤ بالطلب، وتحليل المخزون وتحسينه.¹

تتضمن بعض الأمثلة على كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي والتقنية ضمن خطوات محددة لعملية S2P ما يلي:

تحليل الإنفاق: تستخدم منصات S2P الحديثة التحليلات المدعومة بالذكاء الاصطناعي لتوفير رؤى عميقة حول الإنفاق المؤسسي. تقوم هذه الأدوات بتجميع بيانات الإنفاق وتصنيفها عبر الأقسام، وتحديد الأنماط وتسليط الضوء على مجالات فرص توفير التكاليف. يمكن أن تتنبأ خوارزميات الذكاء الاصطناعي باتجاهات الإنفاق المستقبلية، مما يساعد فرق المشتريات على اتخاذ قرارات أفضل بشأن تخصيص الميزانية ومفاوضات الموردين.

تحديد مصادر الموردين: من بين جميع أنشطة المشتريات، تستخدم معظم المؤسسات الذكاء الاصطناعي في التوريد. في دراسة واحدة، قام 59% من المستجيبين بتطبيق الذكاء الاصطناعي من أجل "توفير حوكمة التوريد وأداء إدارة الفئات" أو "تطوير استراتيجيات التوريد وإدارة الفئات" أو كجزء من التنفيذ الشامل في عمليات الشراء.² تعزز تقنيات الذكاء الاصطناعي ومعالجة اللغة الطبيعية عملية التوريد من خلال تحليل بيانات الموردين، وأتمتة تقييم الموردين، والتوصية بالمورّد الأمثل بناءً على معايير محددة مسبقًا مثل السعر والجودة والمخاطر وممارسات الاستدامة. تعمل القدرات معالجة اللغة الطبيعية على تقليل الجهد اليدوي من خلال السماح للمنصة بفحص وتفسير وثائق الموردين مثل الشهادات أو سجلات الامتثال.

إدارة العقود: أدوات إدارة العقود المستندة إلى الذكاء الاصطناعي ضمن منصات S2P تُبسط إنشاء العقود والتفاوض بشأنها ومراقبتها. تُستخدم معالجة اللغة الطبيعية لتحليل لغة العقد والإبلاغ عن التناقضات والمساعدة في ضمان الامتثال للسياسات القانونية والتنظيمية. تسمح الأتمتة للشركات بتتبع مراحل العقود وإدارة التجديدات وتقليل المخاطر المرتبطة بعدم الامتثال أو عدم الالتزام بالمواعيد النهائية.

تنفيذ الشراء: وجدت دراسة حديثة أن استخدام الذكاء الاصطناعي خلال هذه المرحلة أدى إلى انخفاض إجمالي التكلفة السنوية لأداء عمليات الشراء بنسبة 28% كنسبة مئوية من الإنفاق.² تعمل منصات S2P المدعومة بالذكاء الاصطناعي على أتمتة طلبات الشراء وأوامر الشراء ومهام سير عمل الموافقة. كما أن الذكاء الاصطناعي يدعم أتمتة العمليات الآلية (RPA)، والتي تعمل على التخلص من المهام المستهلكة للوقت والمتكررة، مما يؤدي إلى تسريع معالجة الطلبات وتقليل الأخطاء. تساعد الخوارزميات الذكية أيضًا في ضمان توافق المشتريات مع العقود المتفاوض عليها واتفاقيات الموردين.

معالجة الفواتير والمدفوعات: تستخدم منصات S2P الذكاء الاصطناعي لمطابقة الفواتير مع أوامر الشراء وإيصالات التسليم آليًا والإبلاغ عن التناقضات. تقلل هذه الأتمتة من أوقات المعالجة وتدعم المدفوعات الدقيقة وفي الوقت المناسب. تساعد هذه المنصات أيضًا المؤسسات في الحفاظ على الامتثال للمتطلبات الضريبية والتنظيمية، مما يزيد من تبسيط العمليات.

إدارة المخاطر والامتثال: يتيح الذكاء الاصطناعي المراقبة المستمرة لأداء الموردين والمخاطر المحتملة. في الواقع، يتوقع 80% من المديرين التنفيذيين أن يتيح الذكاء الاصطناعي التوليدي إدارة أفضل من خلال تحليل جميع مقاييس أداء الموردين ذات الصلة.¹ من خلال تحليل الموثوقية والاستقرار المالي وظروف السوق، يمكن للمنصة أن تحدد المخاطر بشكل استباقي مثل تعطل سلسلة التوريد أو عدم الامتثال. تساعد معالجة اللغة الطبيعية في مسح المستندات التنظيمية ضوئيًا لضمان توافق ممارسات الموردين مع معايير الصناعة.

تقدم عملية S2P نهجًا منظمًا لإدارة المشتريات. فيما يلي الميزات الرئيسية لتنفيذ S2P كعملية:

تدمج S2P جميع أنشطة المشتريات في عملية متماسكة، بدءًا من تحديد الموردين وحتى الدفع، مع مواءمتها مع عمليات الأعمال الأوسع نطاقًا. هذا التبسيط يزيل التكرار ويضمن التسليم السلس بين وظائف التوريد والشراء والدفع، مما يحسّن الكفاءة التشغيلية.

يحدد التوريد الاستراتيجي في بداية العملية الموردين ذوي التكلفة الفعالة والجودة العالية. هذا النهج، مقترنًا بالتفاوض الصارم على العقود، يساعد على ضمان أسعار وشروط أفضل.

تتيح عملية S2P رؤية أفضل لبيانات الإنفاق ومواءمة قرارات المشتريات مع أهداف الموازنة. تساعد إدارة العملية من البداية إلى النهاية على ضمان التحكم في التكاليف والامتثال للعقود والتخلص من عمليات الشراء غير الضرورية أو غير المصرح بها.

تعزز S2P عملية شراء واضحة ومتسقة حيث يتم توثيق ومواءمة كل خطوة. تدعم هذه الشفافية عمليات التدقيق ومتطلبات الامتثال والمساءلة داخل المؤسسة.

من خلال تقنين عمليات تقييم الموردين واختيارهم وإدارتهم، تخلق دورة عملية من التوريد إلى الدفع (S2P) نهجًا منظمًا وتحسّن تجربة المستخدم من خلال تبسيط سير العمل وأدوات التعاون المحسنة. التواصل المتسق وتتبع الأداء يعززان الثقة والتعاون، مما قد يؤدي إلى تحسين التسعير والخدمة والابتكار من الموردين.

يوفر نظام S2P نهجًا منهجيًا لتقييم الموردين وإدارة العقود، مما يساعد في تقليل مخاطر العمل مع بائعين غير موثوقين أو مواجهة نزاعات قانونية. تؤدي مراقبة أداء المورّد أيضًا إلى تقليل الاضطرابات في سلسلة التوريد.