ماذا يقصد بالموازنة الصفرية؟

الموازنة الصفرية (ZBB) أشبه بحل أحجية مالية. فبدلاً من الاعتماد على الموازنة السابقة، تتطلب الموازنة الصفرية (ZBB) إعادة تقييم كل بند في الموازنة وتبرير ضرورته ومواءمته مع الأهداف الإستراتيجية.

كأنك تصمم ميزانيتك من الصفر، وتختار كل بند بعناية تامة بناءً على قيمته ومدى إسهامه في تحقيق أهدافك المالية. يضمن هذا النهج أن كل بند من ميزانيتك يتناسب مع البنود الأخرى بشكل متناغم لتكوين صورة مالية واضحة وهادفة.

في هذه المقالة، سنتعرّف على مفهوم الموازنة الصفرية، بما في ذلك تعريفها وفوائدها وسلبياتها وخطوات تنفيذها والأدوات المطلوبة لها.

"تُعد الموازنة الصفرية نهجًا إستراتيجيًا للموازنة يتطلب طرح تقييم جديد عن جميع المصروفات في الموازنة خلال كل دورة مالية. فبدلاً من تعديل مستويات الإنفاق السابقة كما هو الحال في الموازنة التقليدية، تفرض الموازنة الصفرية (ZBB) على الأفراد أو المؤسسات تبرير كل مصروف من البداية. والهدف من ذلك هو تحسين تخصيص الموارد من خلال ضمان توجيه الأموال إلى الأنشطة التي تتوافق مع الأهداف الإستراتيجية وتحقق أعلى قيمة. 

يرجع الفضل إلى Peter Pyhrr، المحاسب والمستشار، في تطوير مفهوم الموازنة الصفرية (ZBB) في السبعينيات. لاحظ Pyhrr قيود طرق الموازنة التقليدية التي تعتمد على إدخال تعديلات طفيفة على الميزانيات السابقة. كان يرى أن المؤسسات تحتاج إلى نهج مالي أكثر دقة يضمن تخصيص الموارد بكفاءة ويتماشى مع الأهداف الإستراتيجية.

وقدّم Pyhrr فكرة البدء في إجراء "الموازنة الصفرية"، حيث يجب تبرير كل بنود المصروفات من البداية. تحدى هذا النهج الافتراض القائل بأن مستويات الإنفاق السابقة كانت مبررة تلقائيًا، وتتطلب من الأفراد والدوائر تقديم مبررات مفصلة لكل بند في المصروفات.

من خلال فرض إعادة تقييم جميع المصروفات، سعى Pyhrr إلى إلغاء التكاليف غير الضرورية، وتحديد أوجه القصور، وتعزيز استخدام أكثر تركيزًا للموارد. وكان هدفه يكمن في غرس الشعور بالمسؤولية والملكية لدى المسؤولين عن الموازنة، ما يشجعهم على تحليل طلبات الموازنة وتبريرها بشكل نقدي.

تقدم الموازنة الصفرية العديد من المزايا لكل من الشركات والأفراد. وتشمل بعض المزايا الرئيسية ما يأتي: 

• وفورات التكاليف: تتطلب الموازنة الصفرية (ZBB) إجراء تقييم شامل لجميع المصروفات، متحدية الافتراض القائل بأن مستويات الإنفاق العام الماضي كانت مبررة. من خلال التدقيق في كل بند من بنود المصروفات من البداية، تساعد الموازنة الصفرية (ZBB) في تحديد التكاليف غير الضرورية أو الزائدة عن الحاجة، ما يمنع الإفراط في الإنفاق. تسمح هذه العملية بخفض التكاليف وتحديد أهداف التوفير، ما يؤدي إلى خفض التكاليف وتحسين الكفاءة المالية. 
• تعزيز الكفاءة: تشجع الموازنة الصفرية (ZBB) على إعادة تخصيص الموارد نحو الأنشطة عالية التأثير. من خلال تقييم المصروفات بناءً على قيمتها وتماشيها مع الأهداف الإستراتيجية، تضمن الموازنة الصفرية (ZBB) تخصيص الموارد للمجالات التي تحقق أعلى عائد على الاستثمار. إنها تعزز إدارة التكاليف بشكل أكثر تركيزًا وفعالية.
• تعزيز الشفافية والمساءلة: تتطلب الموازنة الصفرية (ZBB) من الأفراد والأقسام تبرير كل بند في موازنتهم وتوضيح مدى توافقه مع الأهداف المالية التنظيمية. يشجع ذلك على نشر ثقافة المساءلة، حيث يلزم إثبات غرض كل مصروف وقيمته. تسهم الموازنة الصفرية (ZBB) في غرس الشعور بالملكية والمسؤولية لدى المسؤولين عن الموازنة. 
• المرونة والقدرة على التكيف: غالبًا ما تعتمد أنظمة الموازنة التقليدية على البيانات التاريخية والتعديلات التدريجية. ومع ذلك، فإن الموازنة الصفرية (ZBB) غير ملزمة بأنماط الإنفاق السابقة. ويمكنها التكيف بشكل أفضل مع الظروف المتغيرة والأولويات الناشئة والفرص الجديدة. تدعم الموازنة الصفرية (ZBB) المرونة في تخصيص الموارد، ما يمكّن المؤسسة من الاستجابة بفعالية لظروف السوق المتطورة. 
• ثقافة الوعي بالتكاليف: يمكن للموازنة الصفرية (ZBB) أن تزرع ثقافة واعية بالتكاليف داخل المؤسسة. فمن خلال غرس عقلية التشكيك في المصروفات وتبريرها، تشجع الموازنة الصفرية (ZBB) الموظفين على التفكير النقدي في التكاليف والبحث عن بدائل أكثر كفاءة لخفضها. يمكن أن تؤدي ثقافة الوعي بالتكاليف هذه إلى التحسين المستمر والتركيز على إنشاء القيمة. 
• تحسين عملية اتخاذ القرار: توفر الموازنة الصفرية (ZBB) رؤية شاملة للمصروفات وتأثيرها في الأهداف التنظيمية. من خلال تقييم كل فئة من فئات المصروفات، يكتسب صانعو القرار رؤية أفضل لهيكل التكلفة الخاص بالمؤسسة. ويساعدهم ذلك على اتخاذ قرارات مستنيرة، حيث يتمتع القادة بفهم أوضح للمفاضلات المتضمنة ويمكنهم اتخاذ خيارات إستراتيجية بناءً على بيانات موثوقة.

ينطوي تنفيذ الموازنة الصفرية (ZBB) في المؤسسة على التخطيط والتنفيذ الدقيقين. فيما يلي الخطوات التي يجب عليك اتباعها

1. تحديد الأهداف: تحديد أهداف المؤسسة وتوجهها الإستراتيجي بوضوح لوضع الأساس لعملية إعداد الموازنة. التأكد من أن مخصصات الموازنة تتماشى مع هذه الأهداف وتحديد أولوياتها وفقًا لذلك.
2. تقييم المصروفات: تقييم كل فئة من فئات المصروفات، بما في ذلك المصروفات المتكررة مثل الاشتراكات، والتشكيك في ضرورتها وأهميتها. مراجعة كل من المصروفات الثابتة مثل الإيجار ومرافق الخدمات والمصروفات المتغيرة مثل التسويق والسفر بدقة. تحديد المجالات التي يمكن فيها تحسين التكاليف وتحقيق وفورات محتملة.
3. إعداد الموازنات: إعداد موازنات جديدة من الصفر بحيث يخدم كل بند هدفًا محددًا يسهم بشكل مباشر في دعم أهداف المنظمة الإستراتيجية. التفكير في أهمية كل فئة من المصروفات، وتخصيص الموارد وفقًا لذلك لتحقيق أقصى قيمة. إنشاء صندوق للطوارئ لضمان توفر أموال كافية للظروف غير المتوقعة.
4. تحديد أولويات الموارد: تخصيص الموارد على أساس أهميتها وإسهامها في تحقيق أهداف المؤسسة. إعطاء الأولوية للأنشطة والمشروعات ذات القيمة العالية التي تتماشى مع الأهداف الإستراتيجية. مراعاة قيود الموازنة واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تخصيص الموارد.
5. المراقبة والتقييمات: مراقبة تنفيذ الموازنة بانتظام، وتتبع المصروفات وتقييم الأداء وفقًا للأهداف. مراقبة الإنفاق عن كثب وإجراء التعديلات حسب الضرورة للحفاظ على التماشي مع أهداف المؤسسة. تضمن عملية المراقبة والتدقيق المستمرة أن تظل الموازنة فعالة وقابلة للتكيف مع الظروف المتغيرة.

من خلال اتباع هذه الخطوات، يمكن للمؤسسات تحقيق النجاح في تطبيق الموازنة الصفرية وتحسين تخصيص مواردها وتحقيق كفاءة مالية أكبر والتماشي مع أهدافها الإستراتيجية.

على الرغم من أن الموازنة الصفرية يمكن أن تكون أداة قوية للمؤسسات، فإن هناك العديد من الاعتبارات المهمة والتحديات المحتملة التي يجب الانتباه إليها:

• الوقت والجهد: يمكن أن يكون تنفيذ الموازنة الصفرية عملية تستغرق وقتًا طويلاً، خاصةً على المدى القصير خلال المراحل الأولية. يتطلب الأمر استثمارًا كبيرًا من الجهد لتقييم كل مصروف وتبريره منذ البداية. كما يُعد التخطيط الكافي، وجمع البيانات، ومشاركة الأطراف المعنية ركائز أساسية لنجاح تنفيذها.
• إدارة التغيير: غالبًا ما يتطلب اعتماد أسلوب جديد للموازنة مثل الموازنة الصفرية تحولاً في الثقافة والعقلية التنظيمية. فقد يحتاج الموظفون إلى التكيف مع نهج أكثر دقة وتفصيلاً لإعداد الموازنة، وقد يواجهون بعض التحديات وعدم الارتياح في البداية. تُعد ممارسات إدارة التغيير، مثل التواصل والتدريب والمشاركة، أمورًا ضرورية لتسهيل الانتقال السلس وضمان تبني التغيير على نطاق واسع.
• التعقيد: قد تكون الموازنة الصفرية أكثر تعقيدًا مقارنة بالموازنة التقليدية، خاصة بالنسبة إلى المؤسسات الكبيرة أو الأفراد ذوي الالتزامات المالية المتنوعة. تتطلب العملية توثيقًا دقيقًا وأنظمة تتبع دقيقة لضمان دقة تقييم المصروفات وتخصيصها ومراقبتها. قد تتطلب إدارة التعقيدات التابعة للموازنة الصفرية (ZBB) موارد وخبرات وتقنيات إضافية لدعم عملية إعداد الموازنة بفعالية.
• تحديات تخصيص الموارد: قد تفرض الموازنة الصفرية تحديات في تخصيص الموارد، لا سيما عند التعامل مع الأولويات المتنافسة ومحدودية الموارد. يمكن أن يؤدي التقييم الشامل للمصروفات من الصفر في بعض الأحيان إلى اتخاذ قرارات ومفاضلات صعبة بين الأنشطة أو المشروعات أو الأقسام المختلفة. تتطلب موازنة الأهداف الإستراتيجية والموازنة المحدودة والحاجة إلى خفض التكاليف اتخاذ قرارات مدروسة بعناية.
• الاضطراب الأولي: قد يتسبب تطبيق الموازنة الصفرية في حدوث اضطراب مبدئي داخل المؤسسة حيث يتم استبدال ممارسات وعمليات الموازنة الحالية أو تعديلها. يمكن أن يؤثر هذا الاضطراب في سير العمل وأدوار ومسؤوليات الأفراد المشاركين في عملية إعداد الموازنة. لذا فمن الضروري توفير التواصل والتدريب والدعم المناسبين للحد من الاضطراب وضمان الانتقال السلس.

ومن خلال فهم هذه التحديات المحتملة، يمكن للمؤسسات أن تستعد بشكل أفضل لتطبيق الموازنة الصفرية وتخفيف أي آثار سلبية محتملة في عملية إعداد الموازنة والديناميكيات التنظيمية.

• جداول البيانات: يمكن استخدام جداول بيانات التطبيق التقليدية مثل Microsoft Excel أو جداول بيانات Google لإنشاء موازنات صفرية وإدارتها. فهي توفر المرونة في تنظيم بيانات الموازنة وإجراء العمليات الحسابية وإنشاء التقارير. تتيح لك جداول البيانات إمكانية التخصيص ويمكن أن تكون خيارًا فعالاً من حيث التكلفة بالنسبة إلى المؤسسات الأصغر حجمًا.
• برنامج التخطيط والتحليل المالي (FP&A): يقدم ميزات مخصصة لإعداد الموازنات ووضع التوقعات وإجراء تحليل مالي. توفر هذه الأدوات منصة مركزية لإنشاء الموازنات من المستوى الأعلى إلى الأسفل ومن المستوى الأسفل إلى الأعلى، والتعاون، ونمذجة السيناريوهات، وتكامل البيانات، وإعداد التقارير. وغالبًا ما تكون مزودة بقدرات تحليلية متقدمة، ما يمكّن المؤسسة من اتخاذ قرارات الموازنة القائمة على البيانات.
• أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP): تدمج أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مختلف العمليات المالية، بما في ذلك إعداد الموازنة. تقدم هذه الأنظمة وحدات مصممة خصوصًا لإعداد الموازنة وتتبعها وإعداد التقارير. فهي توفر رؤية شاملة للبيانات المالية وتسهل عملية التكامل في البيانات وتدعم التعاون بين الأقسام المختلفة.
• برنامج إعداد الموازنة والتخطيط: هذا البرنامج مصمم خصوصًا لإعداد الموازنة والتخطيط لتبسيط عملية إعداد الموازنة. توفر هذه الأدوات ميزات مثل قوالب الموازنة، وأتمتة البيانات وتوحيدها ونمذجة السيناريوهات وإعداد التقارير. وغالبًا ما توفر واجهات سهلة الاستخدام وتتيح التعاون بين الأطراف المعنية بالموازنة.
• أدوات العرض المصور للبيانات: تمكّن أدوات العرض المصور للبيانات المؤسسات من تصور بيانات الموازنة والمعارف المالية. تعمل هذه الأدوات على إنشاء مخططات تفاعلية ورسوم بيانية ولوحات معلومات تفاعلية تعزز فهم المعلومات الخاصة بالموازنة وتوصيلها. يمكن أن تساعد أدوات العرض المصور للبيانات في تحديد الاتجاهات والأنماط والحالات الشاذة في عملية إعداد الموازنة.
• برنامج إدارة المشروعات: يمكن استخدام أدوات إدارة المشروعات مثل Asana أو Trello أو Jira لتتبع مهام الموازنة والمواعيد النهائية والمراحل الرئيسية. تساعد هذه الأدوات في إدارة سير العمل وتعيين المسؤوليات وضمان المساءلة في أثناء عملية إعداد الموازنة. فهي تعزز التعاون وتوفر الشفافية في سير الأنشطة المتعلقة بالموازنة.

IBM Planning Analytics هو حل تخطيط الأعمال المتكاملة والتحليل المتكامل الذي يمكن أن يساعد بشكل كبير في مبادرات الموازنة الصفرية (ZBB). إليك الطريقة التي يبرز بها IBM Planning Analytics ويوفر قيمة في تطبيق الموازنة الصفرية (ZBB):

• الوظائف المتقدمة: يوفر IBM Planning Analytics وظائف فائقة الإمكانات مصممة خصوصًا لدعم الموازنة الصفرية (ZBB)، مثل جمع البيانات والتحليل ونمذجة السيناريوهات وقدرات وضع الموازنات. كما يوفر أيضًا إمكانية التكامل مع جداول البيانات، ما يتيح للمؤسسات الاستفادة من بيانات جدول البيانات الحالي والانتقال بسلاسة إلى حل أكثر تطورًا لوضع الموازنة.
• البيئة التعاونية: يعزز IBM Planning Analytics التعاون بين الأطراف المعنية في عملية إعداد الموازنة. يسمح للفرق بتقييم المصروفات وتخصيص الموارد وتبرير طلبات الموازنة بناءً على الأهداف الإستراتيجية. تعزز هذه البيئة التعاونية الشفافية والمساءلة وتضمن توافق قرارات الموازنة مع الأهداف التنظيمية.
• القدرات المدعومة بالذكاء الاصطناعي: يستخدم IBM Planning Analytics قدرات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لتوفير التحليلات والتنبؤات المتقدمة. تساعد هذه القدرات المدعومة بالذكاء الاصطناعي المؤسسات على اكتساب معارف أعمق في بيانات الموازنة الخاصة بها، وتحديد الاتجاهات، وإجراء تنبؤات أكثر دقة، ما يمكنها من اتخاذ قرارات قائمة على البيانات متعلقة بالموازنة.
• قدرات التكامل: يتكامل IBM Planning Analytics بشكل سلس مع أنظمة ومصادر بيانات أخرى، مثل منصات المحاسبة أو أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية (ERP). يضمن هذا التكامل توافر بيانات مالية دقيقة لاتخاذ قرارات الموازنة، ما يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا ويقلل من حدوث أخطاء.
• قابلية التوسع والمرونة: يُعد IBM Planning Analytics قابلاً للتوسع بدرجة كبيرة ومناسبًا للمؤسسات أيًا كان حجمها. حيث يمكنه التكيف مع احتياجات العمل المتغيرة واستيعاب متطلبات الموازنة المعقدة. سواء أكانت مؤسستك صغيرة أم كبيرة، يمكن أن يدعم IBM Planning Analytics عملية الموازنة الصفرية (ZBB) بشكل فعال.
• واجهة سهلة الاستخدام: يوفر IBM Planning Analytics واجهة سهلة الاستخدام تعمل على تبسيط عملية إعداد الموازنة. يتيح تصميمها البسيط ولوحة المعلومات التفاعلية للمستخدمين سهولة التنقل بين بيانات الموازنة وإجراء التحليلات وإنشاء التقارير.

على الرغم من وجود أدوات أخرى متاحة للموازنة الصفرية، إلا أن IBM Planning Analytics يتميز بمنصت القوية والمرنة التي تتيح وظائف شاملة وقدرات مدعومة بالذكاء الاصطناعي وواجهات سهلة الاستخدام. هذه العوامل تجعل من IBM Planning Analytics خيارًا مفضلاً لأي مؤسسة تسعى إلى تنفيذ موازنة صفرية (ZBB) بفعالية وتحقيق تحسين التكلفة والمساءلة طوال دورة إعداد الموازنة.

الموازنة الصفرية هي نوع جديد ومبتكر من الموازنات التي تتحدى الممارسات المالية التقليدية. فمن خلال إعادة تقييم المصروفات من الصفر ومواءمتها مع الأهداف الإستراتيجية، تعزز الموازنة الصفرية (ZBB) تحسين التكلفة والكفاءة والمساءلة. في حين أن تنفيذ الموازنة الصفرية (ZBB) يتطلب جهدًا كبيرًا وإدارة التغيير، إلا أن ميزة هذا النهج يمكن أن تفوق التحديات وتتغلب عليها.