أتمتة عملية من الشراء إلى الدفع (P2P)

تحتوي عملية من الشراء إلى الدفع على العديد من الأجزاء المتحركة، ومع نمو الأعمال التجارية، يصبح التعامل مع كل خطوة يدويًا معقدًا بشكل متزايد. مع وجود المزيد من طلبات الشراء والفواتير وتفاعلات الموردين التي يجب التعامل معها، تزداد مخاطر حدوث أخطاء أو فقدان الوثائق. تجمع حلول برمجيات الشراء إلى الدفع والأتمتة كل شيء معًا في نظام واحد سلس ومتكامل يربط بين المشتريات والحسابات المستحقة الدفع، مما يجعل العملية برمتها أكثر سهولة وكفاءة.

تقلل التقنيات المتقدمة مثل الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML) وأتمتة العمليات الآلية (RPA) من الأخطاء والاختناقات وتعزز الإنتاجية بشكل عام. المؤسسات التي تطبق أتمتة عملية الشراء إلى الدفع يمكنها تبسيط إدارة الموردين، وتحسين عملية الشراء، والحصول على رؤية أكبر لمعاملاتها المالية. أتمتة سلسلة التوريد تجعل إدارة البائعين أكثر سهولة وتحسّن صناعة القرار من خلال بيانات أفضل.

إحدى المزايا الرئيسية لأتمتة P2P هي قدرتها على تبسيط العمليات، وخلق الاتساق، وفرض الامتثال عبر أنشطة المشتريات. تساعد عمليات التحقق المضمنة مثل المطابقة الثلاثية—مقارنة أوامر الشراء والفواتير والإيصالات—على منع التناقضات والاحتيال.

على سبيل المثال، وفقًا لدراسة حديثة، فإن حوالي ثلث المؤسسات فقط تستخدم أدوات الأتمتة في مجالات مثل المشتريات (33%) والحسابات الدائنة (35%). لكن الشركات التي حسّنت أتمتة الحسابات الدائنة بالكامل تشهد عددًا أقل بنسبة 33% من المدفوعات المكررة أو غير الصحيحة مقارنةً بتلك التي لم تُجرِ هذا التحول.¹

تساعد مهام سير عمل الموافقة التلقائية في ضمان توافق المشتريات مع سياسات الشركة. ميزات مثل معالجة الفواتير الرقمية باستخدام تقنية التعرف البصري على الأحرف (OCR) تقلل من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا الذي يستغرق وقتًا طويلاً، مما يسرع عملية الدفع ويحسن العلاقات مع الموردين من خلال إشعارات أفضل.

توفر الأنظمة الآلية أيضًا تحليلات ورؤى في الوقت الفعلي حول أنماط الإنفاق، مما يساعد الشركات على تحديد فرص توفير التكاليف. يساعد دمج الأتمتة مع تخطيط موارد المؤسسة (أنظمة ERP) والأدوات المالية على ضمان توافق أنشطة المشتريات مع احتياجات الأعمال الأوسع.

مع سعي الشركات إلى زيادة السرعة التشغيلية، أصبحت أتمتة دورة الشراء إلى الدفع مبادرة أساسية لإدارة التدفق النقدي والعمليات بفعالية على المدى الطويل.

تُعد أتمتة عملية P2P أمرًا ضروريًا للمؤسسات التي تسعى إلى التوسع بفعالية والعمل بمزيد من التحكم. من خلال استبدال المهام اليدوية بمهام سير العمل الآلي، تساعد المشتريات الرقمية المؤسسات على التنقل إلى ما وراء الأنظمة القديمة من خلال بناء سير عمل أكثر انسيابية وترابطًا يدعم السرعة والدقة.

ينطوي هذا التحول على اختيار حل المشتريات المناسب الذي يدعم وحدات مختلفة مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات المؤسسة. حولت شركة IBM، التي تدير عمليات في أكثر من 170 دولة ويشارك فيها أكثر من 13000 مورد، عمليات الشراء لديها باستخدام الذكاء الاصطناعي والأتمتة وسلسلة الكتل. وقد أتاح هذا التحول لفريق المشتريات إمكانية التعاقد مع الموردين بشكل أسرع 10 مرات وإجراء تحليل التسعير في 10 دقائق مقارنةً بيومين في الوقت السابق.²

ومع ذلك، قد يحتاج كبار مسؤولي المشتريات (CPOs) إلى مزيد من الإقناع. يُعرف هؤلاء القادة بحذرهم في اتخاذ القرارات، إلا أنهم في الواقع أكثر عرضة بنسبة 60% من غيرهم من المديرين التنفيذيين لرؤية الذكاء الاصطناعي التوليدي على أنه غير مهم—ويرجع ذلك في الغالب إلى الشكوك حول عائد الاستثمار. لكنهم لن يروا أي عائد على الاستثمار ما لم يبدأوا في استخدامه. يمكن للمديرين التنفيذيين توجيه كبار مسؤولي المشتريات نحو الفرص ذات التأثير الأعلى. على سبيل المثال، يعتقد 59% من كبار مسؤولي المشتريات أنه من المهم جدًا تطبيق الذكاء الاصطناعي التوليدي على تحليلات الإنفاق التنبؤي وتحليلات التوريد.³  

في بيئة الأعمال الديناميكية، تعد القدرة على التكيف بسرعة مع تغيرات السوق أمرًا بالغ الأهمية. تعمل أتمتة P2P على إزالة الصوامع من خلال ربط وظائف المشتريات والحسابات الدائنة، مما يساعد على ضمان وصول فرق المشتريات وأصحاب المصلحة إلى المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب. يؤدي ذلك إلى صناعة قرار أسرع وعمليات أكثر كفاءة ومواءمة أقوى بين الأهداف المالية والاستراتيجية.

علاوة على ذلك ، تُعد أتمتة دورة P2P أمرًا حيويًا للتخفيف من المخاطر المرتبطة بالأخطاء البشرية والاحتيال وعدم الامتثال. تعمل الأنظمة الآلية على فرض إجراءات موحدة والحفاظ على مسارات تدقيق مفصلة، مما يساعد على ضمان الشفافية والمساءلة طوال دورة حياة عملية الشراء. وهذا من شأنه حماية الأصول المالية للمؤسسة وتعزيز سمعتها في السوق.   

والأهم من ذلك كله، أن الأتمتة تساعد على تقليل المخاطر. الاعتماد على العمليات اليدوية يترك مجالاً للخطأ البشري والنشاط الاحتيالي. من خلال الأتمتة، يمكن للمؤسسات فرض سياسات متسقة، والحفاظ على مسارات تدقيق شاملة، والمساعدة في ضمان شفافية كل خطوة من خطوات عملية الشراء وخضوعها للمساءلة.

تتضمن أتمتة عملية الشراء إلى الدفع (P2P) دمج التقنية لتبسيط وتعزيز كل مرحلة من مراحل الشراء والدفع. يقلل هذا التحول من التدخل اليدوي ويقلل من الأخطاء ويساعد على ضمان الامتثال للسياسات التنظيمية. تتضمن أمثلة أتمتة عملية P2P ما يلي:​

تبدأ العملية عندما يدرك القسم الحاجة إلى السلع أو الخدمات. بدلاً من ملء طلبات الشراء وإرسالها يدوياً، تتيح الأنظمة الآلية للموظفين تقديم طلبات شراء رقمية توضح بالتفصيل السلع والمواصفات المطلوبة. يعمل هذا النهج الرقمي على توحيد الطلبات ويوفر تتبعاً في الوقت الفعلي.

بمجرد إرسال الطلب، تقوم مهام سير العمل الآلية بتوجيهه إلى المديرين المناسبين للموافقة عليه. يمكن تخصيص مهام سير العمل هذه استناداً إلى عوامل مثل القسم أو الميزانية أو نوع العنصر، مما يساعد على ضمان عملية موافقة أسرع.

تساعد الأتمتة في تقييم الموردين المحتملين من خلال تحليل معايير مثل التسعير والموثوقية والجودة. بمجرد اختيار البائعين، يمكن للبائعين استخدام بوابات الخدمة الذاتية لإدخال معلوماتهم وتحديثها، مما يساعد على تبسيط عملية التأهيل والحفاظ على سجلات دقيقة. ​تدعم العديد من الأنظمة أيضاً إدارة العقود، مما يساعد على ضمان تتبع الاتفاقيات وتحديثها والالتزام بها طوال العلاقة.

بمجرد الموافقة على طلب الشراء، يمكن لنظام أتمتة عملية من الشراء إلى الدفع أو أتمتة أوامر الشراء إنشاء أمر شراء على الفور بتفاصيل دقيقة وإرساله إلكترونيًا إلى المورد. هذا يلغي مخاطر الأخطاء الناتجة عن إنشاء أمر الشراء اليدوي ويسرع عملية الطلب.

عند التسليم، تقوم الأنظمة الآلية بمطابقة السلع أو الخدمات المستلمة مع أمر الشراء المقابل. تتحقق هذه الخطوة من اكتمال الطلب وتلبية المتطلبات المحددة.

يقوم الموردون بإرسال الفواتير إلكترونيًا. تستخدم أتمتة حسابات الدفع تقنية التعرف البصري على الأحرف (OCR) أثناء معالجة الفواتير لمسح واستخراج التفاصيل الأساسية، ومطابقة الفواتير مع أوامر الشراء وإيصالات التسليم قبل الموافقة على الفاتورة. تساعد خطوة التحقق بالمطابقة ثلاثية الاتجاهات هذه على ضمان سداد المدفوعات فقط مقابل السلع والخدمات التي تم طلبها واستلامها، مما يقلل من النزاعات والاحتيال المحتمل.  

بعد المطابقة والموافقة الناجحة، يمكن للشركات استخدام برامج الأتمتة لجدولة ومعالجة دفعات الموردين في الوقت المحدد والمساعدة في ضمان التزامهم بالبنود المتفق عليها. يمكن تنفيذ المدفوعات من خلال طرق رقمية متنوعة، مما يقلل من مخاطر الرسوم المتأخرة ويعزز العلاقات مع البائعين. تعمل الأتمتة أيضًا على تحسين إدارة التدفقات النقدية من خلال توفير رؤية أوضح للالتزامات المالية القادمة.

تجمع أنظمة P2P المؤتمتة البيانات وتحللها طوال عملية الشراء، مما يوفر رؤى ثاقبة حول أنماط الإنفاق وأداء الموردين وكفاءة العمليات. تساعد هذه التحليلات على تحسين صناعة القرار ودعم التحسين المستمر للعمليات.

تشمل التقنيات الرئيسية المستخدمة في أتمتة P2P ما يلي:​

الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي: الذكاء الاصطناعي في المشتريات وخوارزميات التعلم الآلي تحلل بيانات المشتريات للتنبؤ بالاتجاهات، وتحسين قرارات الشراء، وتحديد الحالات الشاذة التي قد تشير إلى الاحتيال أو مشكلات الامتثال. يدعم الذكاء الاصطناعي التوليدي التوريد الاستراتيجي والتفاوض من خلال الكشف عن الأنماط في بيانات السوق، مما يكشف عن فرص لتجميع المشتريات أو تقليل التكاليف بشكل كبير والتي قد لا تُلاحظ بخلاف ذلك.³ تمكّن هذه التقنيات الأنظمة من التعلم من البيانات التاريخية، مما يحسن صناعة القرار بمرور الوقت. ​

المنصات القائمة على السحابة: تستخدم حلول الشراء إلى الدفع الحديثة غالبًا منصات قائمة على السحابة لدمج مهام سير عمل المالية والمشتريات في أنظمة موحدة. توفر حلول أتمتة P2P هذه قابلية التوسع، والوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي، وتحسين التعاون بين الإدارات ومع الشركاء الخارجيين. ​على سبيل المثال، تغطي SAP Ariba عملية التوريد إلى الدفع (S2P) من البداية إلى النهاية، بما في ذلك التوريد الاستراتيجي، وإدارة سلسلة التوريد، وإدارة الموردين، والمشتريات، وتحسين رأس المال العامل، وإدارة الفواتير، ورؤية المصروفات.

أتمتة العمليات الآلية: تعمل أتمتة العمليات الآلية (RPA) على أتمتة المهام المتكررة مثل إدخال البيانات وإنشاء أوامر الشراء ومعالجة الفواتير. من خلال محاكاة الأفعال البشرية، تقلل تقنية RPA من الجهد اليدوي وتقلل من الأخطاء وتسرع معالجة المعاملات. ​

التعرّف البصري على الأحرف: تقوم تقنية التعرف البصري على الأحرف (OCR) بتحويل أنواع مختلفة من المستندات، مثل الفواتير الممسوحة ضوئيًا وإيصالات البضائع، إلى نصوص مقروءة آلياً. يساعد ذلك على سحب البيانات وإدخالها تلقائيًا، مما يجعل معالجة الفواتير أسرع ويقلل من العمل اليدوي.

التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI): يتيح التبادل الإلكتروني للبيانات التبادل الإلكتروني لوثائق الأعمال بين المؤسسات بتنسيق موحد. في P2P، يدعم التبادل الإلكتروني للبيانات التواصل السلس مع الموردين، والتعامل تلقائيًا مع المعاملات مثل أوامر الشراء والفواتير، مما يحسّن السرعة والدقة.

تتضمن الميزة الرئيسية لأتمتة عملية P2P ما يلي:​

زيادة الكفاءة والإنتاجية: تساعد أتمتة المهام مثل إدخال البيانات ومعالجة الفواتير على تقليل العمل اليدوي. وهذا يمنح قسم المشتريات والفرق المالية مزيدًا من الوقت للتركيز على الأهداف والاستراتيجية الشاملة.

تحسين الدقة وتقليل الأخطاء: تقلل الأتمتة من التدخل البشري في معالجة البيانات. ومع تقليل الإدخال اليدوي، يكون هناك مجال أقل للأخطاء. تساعد الأتمتة في الحفاظ على البيانات المالية نظيفة وموثوقة، مما يساعد على ضمان دقة التقارير المالية وتعزيز عمليات اتخاذ القرار.​

تعزيز الامتثال ومنع الاحتيال: تساعد رقمنة عملية P2P على ضمان الالتزام بالسياسات الداخلية واللوائح الخارجية. تفرض الأنظمة المؤتمتة إجراءات موحدة وتحافظ على وضوح السجلات، ما يقلل من مخاطر الاحتيال. ​

وفورات في التكاليف: يمكّن استخدام الأتمتة لتبسيط أنشطة المشتريات من خفض التكاليف عن طريق تقليل المصاريف التشغيلية المرتبطة بالمعالجة اليدوية وتخفيف الأخطاء المكلفة الناتجة عن عدم الكفاءة. يساعد تحسين الامتثال ومنع الاحتيال أيضًا على تجنب الغرامات أو الخسائر.

علاقات أفضل مع الموردين: يؤدي الدفع للبائعين في الوقت المحدد والحفاظ على كفاءة التواصل إلى بناء الثقة، مما قد يؤدي إلى تحسين عمليات الدفع، وربما يؤدي إلى شروط أكثر ملاءمة وخصومات على الدفع والشراكات.

تعزيز رؤية النفقات والتحكم فيها: توفر أنظمة P2P المؤتمتة رؤية في الوقت الفعلي لأنماط الإنفاق وأنشطة المشتريات. تتيح هذه الرؤية للمؤسسات مراقبة الميزانيات بشكل فعال، وتحديد فرص توفير التكاليف واتخاذ قرارات مالية مستنيرة. ​