تاريخ النشر: 12 يوليو 2024
المساهمون: ماثيو فينيو، أماندا داوني
عملية من الشراء إلى الدفع (P2P) هي عملية شاملة تستخدمها المؤسسات للحصول على السلع والخدمات. وهي يشمل طلبات الشراء والتوريد وأوامر الشراء والاستلام والفواتير والدفع، وتساعد على ضمان كفاءة عمليات الشراء والامتثال للسياسات.
تُعد إدارة المشتريات الفعالة حيوية بالنسبة إلى المؤسسات للحصول على الموارد الأساسية والحفاظ على التحكم في التكاليف وبناء علاقات إيجابية مع الموردين. من الشراء إلى الدفع هي عملية أعمال شاملة تشمل دورة الحياة الكاملة للحصول على السلع والخدمات، بدءًا من طلبات الشراء الأولية وحتى الدفع النهائي للمورد. يدمج تدفق العمليات هذا وظائف مختلفة، بما في ذلك أنظمة المشتريات والتمويل والحسابات الدائنة، بهدف إنشاء سير عمل سلس يعزز الكفاءة والدقة التشغيلية. على الرغم من أنه غالبًا ما يُشار إليها بالاختصار P2P، إلا أنه لا ينبغي الخلط بين عملية من الشراء إلى الدفع وتقنية الشبكات من نظير إلى نظير، والتي تستخدم الاختصار P2P نفسه. يُشار إلى عملية من الشراء إلى الدفع أحيانًا باسم الشراء إلى الدفع.
الشراء إلى الدفع (P2P) هي عملية وليست تقنية. وقد تكون عملية آلية تستخدم تخطيط موارد المؤسسة (ERP) وحلول برمجية أخرى لتبسيط مراحلها المختلفة وتكاملها. تعمل الأتمتة في عملية الشراء إلى الدفع (P2P) على تعزيز الكفاءة من خلال الحد من المهام اليدوية وتقليل الأخطاء وضمان الامتثال للسياسات وتوفير رؤية في الوقت الفعلي لأنشطة المشتريات. بينما تنفذ الكثير من المؤسسات أنظمة P2P الآلية لتحسين عملياتها، تختلف درجة الأتمتة بحسب الأدوات والممارسات المحددة المعمول بها. من خلال إدارة كل مرحلة من مراحل دورة الشراء إلى الدفع بعناية، يمكن للمؤسسات تحديد فرص التحسين. وفي نهاية المطاف، يسهم هذا الإشراف في السلامة العامة والقدرة التنافسية للشركات من خلال دعم اتخاذ القرارات الإستراتيجية وتعزيز عمليات سلسلة التوريد المستدامة.
تبدأ عملية الشراء إلى الدفع (P2P) بتحديد الاحتياج للسلع أو الخدمات داخل المؤسسة. ثم يتم إضفاء الطابع الرسمي على هذه الحاجة من خلال طلب الشراء، والذي يخضع لعملية اعتماد من جانب الأطراف المعنية. وبعد الموافقة عليها، تبدأ عملية التوريد، بما في ذلك اختيار الموردين المناسبين والحصول على عروض الأسعار أو العطاءات. وفي نهاية الأمر، يتم إصدار أمر شراء للمورد المحدد.
عند التسليم، يتحقق قسم التسليمات من مطابقة الطلب وإيصال السلع المستلمة لأمر الشراء. يقدم المورد فاتورة للسلع أو الخدمات المستلمة، والتي تتوافق مع أمر الشراء وتقرير الاستلام. وبعد التحقق، تتم الموافقة على الفاتورة من أجل الدفع، ويتم الدفع للمورد، وإتمام المعاملة.
تم تصميم العملية الكاملة من الشراء إلى الدفع (P2P) لتبسيط أنشطة الشراء وتقليل الأخطاء وضمان الامتثال للسياسات التنظيمية. من خلال أتمتة مراحل المشتريات المختلفة ودمجها، يمكن للمؤسسات تحسين الكفاءة وخفض التكاليف والحفاظ على تحكم أفضل في أنشطة الشراء الخاصة بها.
تعرف على التحديات الحالية التي تواجه سلاسل التوريد وطرق تحسين المرونة الإجمالية.
تُعد عملية من الشراء إلى الدفع بالغة الأهمية لأنها توفر نهجًا منظمًا ومتكاملاً لإدارة عمليات الشراء والعمليات المالية. تسمح العملية للمؤسسات بالحصول على السلع والخدمات الضرورية بكفاءة مع الحفاظ على رقابة صارمة على النفقات. يساعد هذا النهج المنظم على منع الإنفاق غير المصرح به، ويقلل من مخاطر التناقضات المالية ويساعد على ضمان اعتبار جميع المشتريات ضرورية وتتماشى مع ميزانية المنظمة وسياساتها. من خلال مركزية بيانات المشتريات، يمكن للشركات تحليل أنماط الإنفاق والتفاوض على شروط أفضل مع الموردين وتحديد فرص توفير التكاليف.
تعمل عملية من الشراء حتى الدفع أيضًا على التخلص من أوجه القصور التشغيلية من خلال أتمتة الخطوات المختلفة وتوحيدها، مثل إنشاء أوامر الشراء ومطابقة الفواتير ومعالجة المدفوعات. تعمل هذه الأتمتة على تسريع دورة المشتريات وتقليل الأخطاء البشرية، ما يؤدي إلى معاملات أكثر دقة وموثوقية. إن المدفوعات الدقيقة في الوقت المناسب والتي يتم تسهيلها من خلال عملية الشراء حتى الدفع المُدارة جيدًا تعمل على تحسين علاقات الموردين، ما يضمن مستويات خدمة أفضل وإدارة فعالة لسلسلة التوريد. خلال هذه العمليات، تقيس مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) الكفاءة والدقة والأداء. وبصفة عامة، تدعم عملية من الشراء إلى الدفع (P2P) إدارة مالية وإعداد تقارير أفضل، ما يوفر رؤية في الوقت الفعلي للالتزامات المالية ويساعد على اتخاذ قرارات أكثر استنارة.
تقوم المؤسسات بتكييف عمليات الشراء الخاصة بها بناء على عوامل مختلفة مثل التكلفة والتوافر والاستدامة والاحتياجات المحددة الأخرى. تقوم كل مؤسسة بصياغة إستراتيجية الشراء الفريدة الخاصة بها بما يتماشى مع أهداف أعمالها. الخطوات الشائعة في عملية من الشراء إلى الدفع (P2P) هي:
بعد الموافقة، تبدأ مرحلة التوريد. تتضمن هذه الخطوة، من خطوات اختيار البائعين، اختيار الموردين المناسبين والحصول على عروض الأسعار أو العطاءات. يقوم فريق المشتريات بتقييم الموردين المحتملين بناءً على عوامل مثل السعر والجودة ووقت التسليم والموثوقية. تضمن هذه الخطوة اختيار أفضل مورد لتلبية احتياجات المنظمة. يمكن أن تساعد مؤشرات الأداء الرئيسية في تقييم فعالية الموردين وأدائهم خلال هذه المرحلة.
يقدم المورد فاتورة مقابل السلع أو الخدمات المسلمة. تتم مراجعة الفاتورة وأمر الشراء وتقرير الاستلام للتأكد من مطابقتها. تتحقق عملية المطابقة هذه من استلام السلع أو الخدمات حسب الطلب وصحة مبلغ الفاتورة. تساعد عملية المطابقة الثلاثية هذه على منع الأخطاء والتناقضات في الفواتير. ويتم حل أي تناقضات قبل الموافقة على الفاتورة والتقدم إلى مرحلة الدفع.
عندما يتم التحقق من الفاتورة والموافقة عليها، تتم معالجة الدفع. تصدر المؤسسة المدفوعات إلى المورد وفقًا للشروط المتفق عليها. تكمل هذه الخطوة الأخيرة المعاملة وتغلق دورة الشراء.
تبسط عملية من الشراء إلى الدفع (P2P) عمليات الشراء والعمليات المالية داخل المؤسسة وتعززها. يساعد هذا النهج الشامل على ضمان إدارة وتكامل كل خطوة من الطلب إلى الدفع بكفاءة، ما يؤدي إلى العديد من الفوائد:
النمذجة التنبئية المتقدمة: تستخدم أنظمة من الشراء إلى الدفع (P2P) تحليلات البيانات واستخراج العمليات والأدوات الرقمية الأخرى لتحديد المشكلات والفرص المحتملة. يمكن للمنصات المتقدمة نمذجة التغييرات قبل التنفيذ لضمان عدم وجود عواقب غير متوقعة، ما يزيد من تعزيز كفاءة العملية.
تحسين الإدارة المالية وإعداد التقارير: من خلال دمج المشتريات مع الأنظمة المالية، يمكن للمؤسسات الحصول على رؤية في الوقت الفعلي لالتزاماتها وخصومها المالية. يدعم هذا التكامل التنبؤ المالي الدقيق ووضع الميزانية إلى جانب اتخاذ قرارات أكثر استنارة. توفر عملية من الشراء إلى الدفع (P2P) التي يتم تنفيذها جيدًا أيضًا مسارات تدقيق شاملة، ما يسهل تتبع المعاملات ويضمن المساءلة.
وفورات في التكاليف: تمكّن عملية من الشراء إلى الدفع (P2P) المؤسسات من اعتماد إجراءات أكثر فعالية من حيث التكلفة ما يحسن النتيجة النهائية. يمكن للشركات بناء علاقات قوية مع الموردين المفضلين، والتفاوض على أسعار أفضل وتحسين إدارة الطلبات وإدارة الموردين وإدارة المخزون وإدارة النفقات. توفر حلول الأتمتة والبرمجيات الوقت وتعزز التنبؤ وتمنع عمليات الشراء المكلفة التي تنشأ عن طلبات الإنتاج المفاجئة.
تعزيز الكفاءة التشغيلية: تعمل أتمتة العمليات وتوحيدها على تقليل الوقت والجهد اللازمين لإكمال المهام مثل إنشاء أوامر الشراء ومطابقة الفواتير ومعالجة المدفوعات. لا تعمل هذه الكفاءة على تسريع دورة الشراء فحسب، بل تقلل أيضًا من الأخطاء البشرية، ما يؤدي إلى معاملات أكثر دقة وموثوقية. يمكن أن تضمن مهام سير العمل الآلية الامتثال لسياسات الشركة والمتطلبات التنظيمية، ما يقلل من مخاطر عدم الامتثال.
رؤية أكبر: توفر حلول من الشراء إلى الدفع (P2P) رؤية كاملة ورقابة داخلية على دورة المشتريات بأكملها، ما يمنح المؤسسات رؤية كاملة للتدفق النقدي والالتزامات المالية. من خلال تسجيل سجلات جميع المعاملات، تسهل هذه الأنظمة تتبع الأنشطة وتحديد فرص التحسين.
تحسين الكفاءة: تؤدي مركزية عمليات الشراء وسلسلة التوريد والحسابات الدائنة إلى تقليل الأخطاء البشرية والعمليات المنعزلة. تساعد عمليات من الشراء إلى الدفع (P2P) على تبسيط سير العمل وتسريع معالجة الفواتير وتحديد مجالات التحسين المستمر.
زيادة السرعة: تسمح حلول المشتريات الإلكترونية، وهي أنظمة إلكترونية تعمل على أتمتة عملية الشراء، للشركات بتحديث العمليات اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً. من خلال عملية الشراء المبسطة، يمكن للمؤسسات الاستجابة بسرعة لاضطرابات سلسلة التوريد. يؤدي ذلك إلى توفير الوقت والموارد وتسريع الموافقة على الموردين الجدد.
منع الاحتيال الفعال: يشتمل نظام من الشراء إلى الدفع (P2P) القوي على مطابقة صارمة للفواتير ونقاط مراجعة متعددة، ما يحمي من الاحتيال والمحسوبية. تعزز هذه الخطوات إدارة العقود وإدارة البائعين، ما يضمن منح العقود للبائعين المؤهلين والتزام المشتريات بالأسعار المتفق عليها، والذي يحد من مخاطر الممارسات غير الأخلاقية.
علاقات أقوى مع الموردين: تعمل أنظمة من الشراء إلى الدفع (P2P) على توطيد علاقات الموردين القوية من خلال ضمان المدفوعات الدقيقة في الوقت المناسب وتوفير رؤية لحالة الفاتورة. تساعد هذه الموثوقية في الحفاظ على الجودة العالية وتسليم المنتجات في الوقت المناسب وتزيد من احتمالية ذهاب الموردين إلى أبعد الحدود خلال الأوقات الحرجة.
تشديد الرقابة على المشتريات والنفقات: يساعد نظام من الشراء إلى الدفع (P2P) المؤسسات على التحكم في أنشطة المشتريات والنفقات. من خلال وجود عملية منظمة، يمكن للشركات التأكد من أن جميع المشتريات ضرورية ومعتمدة وفي حدود الميزانية. يساعد هذا الإشراف على منع الإنفاق غير المصرح به ويقلل من مخاطر التناقضات المالية. من خلال إستراتيجية المشتريات المركزية، يمكن للمؤسسات أيضًا تحليل أنماط الإنفاق، والتفاوض بشكل أفضل بشأن شروط التوريد، وتحديد فرص توفير التكاليف.
تطورت عملية من الشراء إلى الدفع في الأصل كعملية يدوية ورقية، مع إدخال الأتمتة تدريجيًا على مدار العقود القليلة الماضية. وبالنظر إلى تعقيد عملية من الشراء إلى الدفع (P2P) في العديد من المؤسسات، فليس من المستغرب أن يقدم بعض موردي البرامج للدفع ما وصفوه بحلول كاملة لأتمتة كل خطوة ودمجها.
تستخدم حلول الشراء إلى الدفع العديد من البرامج والمنصات لإدارة عملية من الشراء إلى الدفع (P2P)، وكل منها يقدم ميزات مميزة لتبسيط عمليات الشراء والعمليات المالية. تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مثل SAP و Oracle ERP على دمج المشتريات مع العمليات الأعمال الأخرى، في حين تركز برامج المشتريات المخصصة مثل Coupa و SAP Ariba على أتمتة أنشطة المشتريات. حلول أتمتة الحسابات الدائنة، على سبيل المثال تقدم Tipalti وAvidXchange خدمات مثل الفواتير الإلكترونية لتبسيط عمليات الفوترة والدفع. تقدم منصات المشتريات الإلكترونية مثل Procurify حلولاً قائمة على السحابة لدورة من الشراء إلى الدفع (P2P) بأكملها. تساعد برامج إدارة الإنفاق مثل Spendesk على التحكم في الإنفاق التنظيمي وتحسينه. غالبًا ما تتكون هذه المنصات من وحدات متعددة يمكن أن تشمل إدارة علاقات الموردين وإدارة الفواتير ووحدات المشتريات، ما يعزز تعاون الموردين ومعالجة الفواتير، والذي يضمن مدفوعات دقيقة في الوقت المناسب.
عند اختيار حل من الشراء إلى الدفع (P2P)، يجب على المؤسسة تحديد الميزات والوظائف الرئيسية المطلوبة بدقة، مثل قدرات الأتمتة، والتكامل مع تخطيط موارد المؤسسات والأنظمة المالية الحالية، ودعم الرؤية والتحليلات في الوقت الفعلي. من المهم اختيار حل يوفر وحدات شاملة لدورة من الشراء إلى الدفع (P2P) بأكملها، ما يضمن سير العمل السلس بدءًا من الطلب وحتى الدفع. كما يجب على المؤسسة أن تأخذ في الحسبان سهولة الاستخدام، وقابلية التوسع، وخيارات التخصيص الخاصة بالمنصة لضمان قدرتها على التكيف مع متطلبات العمل المتغيرة. ويُعد تقييم سجل الإنجاز الذي يقدمه مزود الخدمة ودعم العملاء وموارد التدريب قيِّمًا وجديرًا بالتنفيذ الناجح والتشغيل المستمر. كما أن تقييم التكلفة الإجمالية للملكية، بما في ذلك رسوم الإعداد الأولي والترخيص والصيانة، سيساعد على تحديد فعالية الحل من حيث التكلفة وعائد الاستثمار المحتمل.
تسريع عملية تحويل المشتريات من المصدر إلى الدفع باستخدام وصول أكبر إلى البيانات الفعالة والرؤى والتقنيات الناشئة.
تطوير عمليات المشتريات باستخدام الأتمتة والذكاء الاصطناعي التوليدي المدعوم من خلال IBM watsonx Orchestrate™.
بدءًا من الاستشارات وحتى تنفيذ حلول SAP Ariba وIBM™ watsonx، نحن شركاؤك في التحول الرقمي الذين يساعدونك على إعادة ابتكار عمليات الشراء وصنع القرار وإدارة العقود.
5 طرق يعزز الذكاء الرقمي وسير العمل الذكي عمليات الشراء الذكية من خلالها.
اعمل بذكاء من خلال نهج ذكي قائم على الرؤى للمشتريات والحسابات المستحقة الدفع داخل المؤسسة.
أجب عن بعض الأسئلة لتعرف مستوى تقدمك في رحلتك إلى الذكاء الاصطناعي وتتعرف على كيفية تحقيق أفضل استفادة من watsonx Orchestrate.
تعرف على كيفية أداء متخصصي المشتريات دور الرائد في بناء العلاقات الإستراتيجية والابتكار عبر سلسلة القيم.
تعرف على مدى استعداد هذه التكنولوجيا الجديدة المذهلة في الذكاء الاصطناعي التوليدي لإحداث ثورة هائلة في عالم العمليات من جديد.
لا ينبغي التغاضي عن تأثير المشتريات في كل شيء بدايةً من خط الأساس ووصولاً إلى جودة المنتج وتقديم الخدمات، وهذا هو السبب في أن "التميز في المشتريات" هو هدف يستحق العناء.