¿Qué es la integración ERP?

La integración de ERP ayuda a sincronizar las funciones empresariales para ofrecer a los stakeholders un acceso simplificado a los datos de la empresa. Las soluciones ERP eliminan los silos de datos que pueden oscurecer la salud general de la empresa y obligan a los empleados a buscar información en diversas aplicaciones, plataformas y departamentos. La integración de ERP aumenta la visibilidad de los procesos empresariales al centralizar los datos, lo que permite tomar decisiones empresariales más rápidas e informadas.

La planificación de recursos empresariales es un sistema de software de gestión empresarial que las organizaciones utilizan para recopilar, gestionar y compartir datos en una empresa. Estos sistemas constan de aplicaciones empresariales, también llamadas módulos integrados. La implementación de un ERP ayuda a gestionar las funciones principales de una empresa, como las finanzas, la gestión de la cadena de suministro y las compras, los recursos humanos y otras, en una plataforma integrada.

El software ERP moderno utiliza conectores preconstruidos e interfaz de programación de aplicaciones (API), conjuntos de protocolos que permiten que sistemas Dispar se comuniquen entre sí y faciliten el flujo de datos entre esos sistemas. Las estrategias de integración de ERP tienen en cuenta qué datos emplean las compañías para tomar decisiones y cómo emplear esos datos para optimizar las funciones empresariales.

Las soluciones ERP integradas promueven el flujo eficiente de datos entre el software ERP, otros sistemas y aplicaciones empresariales, lo que facilita a las partes pertinentes un acceso más fácil a la información que necesitan. Las empresas modernas recopilan grandes conjuntos de datos y la integración del ERP puede ayudar a los equipos a ver y analizar mejor grandes volúmenes de datos. Esta capacidad permite a los equipos descubrir las ineficiencias sistémicas y las amenazas a la seguridad, explorar las oportunidades de crecimiento y adaptarse más rápidamente a las cambiantes condiciones empresariales.

Los proveedores de ERP proporcionan servicios de integración de ERP con opciones prediseñadas y personalizables. Las necesidades empresariales varían en función de factores como los recursos de TI, el número de aplicaciones de software que ejecuta una empresa, si las aplicaciones están basadas en la nube o alojadas en las instalaciones, las necesidades de escalabilidad y el crecimiento empresarial previsto.

Los métodos de integración ERP incluyen la integración punto a punto, el bus de servicios empresariales y la plataforma de integración como servicio (iPaaS).

La integración punto a punto permite que dos sistemas se vinculen directamente. Los equipos de TI utilizan código personalizado para establecer una comunicación directa entre dos sistemas, lo que ofrece un alto nivel de control. La integración punto a punto suele ser una opción de menor costo para sistemas básicos con integraciones de software mínimas.

Para integraciones más grandes que involucran muchas aplicaciones, la escalabilidad puede resultar difícil de mantener para los departamentos de TI en este modelo. Las conexiones punto a punto requieren que los departamentos de TI creen y mantengan el código, lo que puede ser costoso y llevar mucho tiempo.

ESB es un componente de software centralizado que gestiona la integración de diferentes sistemas de software. Se suele utilizar para integraciones complejas dentro de arquitecturas on premises.

ESB estandariza la información mediante conectores que convierten la información entre aplicaciones. Esta capa intermedia de traducción se conoce como el bus de comunicación. ESB es una herramienta sólida para integrar sistemas heredados, pero no es la mejor opción para aplicaciones en la nube. Al igual que el punto a punto, ESB requiere experiencia técnica de un departamento de TI para integrarse y mantenerse.

iPaaS es una suite de herramientas y soluciones de autoservicio basadas en la nube que se utilizan para integrar datos de múltiples aplicaciones alojadas en diferentes entornos de TI. iPaaS está diseñado para ayudar a gestionar un ecosistema creciente de soluciones de software como servicio (SaaS) empleadas por grandes organizaciones.

Los servicios de Integración de nube iPaaS brindan una solución al desafío creciente de la Integración de aplicaciones, fuentes de datos y servicios en entornos de TI cada vez más complejos (como los entornos de nube híbrida ). iPaaS aborda los desafíos de integración empresarial y gestión de datos al proporcionar herramientas como conectores, mapas y transformaciones predefinidos que ayudan a las empresas a orquestar los flujos de integración y maximizar la interoperabilidad entre sistemas dispares.

La integración de iPaaS presenta una solución para muchas compañías modernas debido a la escalabilidad que ofrece y su idoneidad con SaaS y aplicaciones basadas en la nube. 

La integración del sistema ERP implica varias funciones de negocio y software basadas en el tipo y la estructura de la organización, los objetivos y las necesidades. Los casos de uso de integración de ERP incluyen:

• Business intelligence (BI)
• CRM (gestión de relaciones con los clientes) 
• Gestión de proyectos
• Gestión de la cadena de suministro
• Plataformas de comercio electrónico
• Recursos humanos

La business intelligence se refiere a un conjunto de procesos diseñados para generar insight y mejorar las Estrategias a través del análisis de los datos de la organización. Las empresas despliegan herramientas que recopilan, gestionan y organizan datos en diferentes departamentos para ofrecer a los stakeholders una imagen detallada de las Operaciones.

Las integraciones de business intelligence ayudan a las organizaciones a desplegar herramientas business intelligence impulsadas por IA para automatizar la recopilación y el análisis de datos. La automatización de este proceso ayuda a obtener insights basados en datos en tiempo real que permite actualizar de forma proactiva los flujos de trabajo y las Operaciones.

Las herramientas de CRM  ayudan a registrar y gestionar los datos relacionados con las interacciones con clientes o posibles clientes. Los sistemas de CRM incluyen datos de los clientes, como el historial de compras, la información de contacto y la información relacionada con las interacciones con los equipos de atención al cliente. Estos datos ayudan a los equipos de ventas, marketing y atención al cliente a aumentar la retención del cliente, generar nuevos leads y mejorar la Experiencia.

La integración de ERP hace que estos datos sean visibles para varios equipos, lo que permite una toma de decisiones más informada e iniciativas de ventas y marketing optimizadas.

La integración de sistemas ERP con herramientas de gestión de proyectos ayuda a los líderes de la organización a coordinar tareas y cumplir plazos entre distintos equipos. Los gerentes de proyectos emplean estas integraciones para hacer que las iniciativas y los sprints de productos sean más eficientes y mejorar la planeación del proyecto. La integración de los sistemas ERP con el software de gestión de proyectos permite a los gerentes de proyectos emplear un sistema unificado para mantener a los miembros del equipo actualizados sobre las iniciativas de toda la compañía que podrían afectar sus flujos de trabajo y procedimientos.

La integración de ERP puede desempeñar un papel en la gestión de la cadena de suministro mediante la integración de datos de ventas, envíos, inventario de almacén y sistemas de fabricación. Los sistemas ERP ayudan a optimizar el order management, que incluye todos los pasos y el personal responsable de un pedido desde su creación hasta su cumplimiento. Si ocurre un problema en la fase de fabricación o si hay retrasos en los envíos, un sistema integrado puede automatizar una alerta a los equipos de gestión de inventario, que pueden actualizar los almacenes, los clientes y los equipos de gestión empresarial sobre los plazos de entrega previstos.

La integración de comercio electrónico ERP centraliza la administración de inventario, datos de productos, historial de pedidos de compra y datos de clientes. La centralización de estos datos permite a las organizaciones automatizar muchas funciones en sus sitios de comercio electrónico, como asegurarse de que los listados de sitios web estén actualizados con el inventario actual.

La integración del comercio electrónico permite la automatización y el uso compartido eficiente de la información entre las organizaciones. Por ejemplo, esta integración puede ayudar a simplificar el cumplimiento de pedidos al automatizar el flujo de información de envío a los almacenes de cumplimiento. Los equipos de marketing y ventas pueden usar la información del comercio electrónico para anotar productos de alta demanda y patrones de ventas y ajustar las estrategias en consecuencia. Los datos de comercio electrónico pueden ayudar a los equipos de negocios a decidir cuándo es necesario que los productos se eliminen gradualmente o cuándo ajustar los modelos de precios.

Los departamentos de Recursos humanos (RRHH) a menudo manejan muchas tareas organizacionales, como contratación y despido, administración de beneficios, comentarios de rendimiento y seguimiento de nóminas, y grandes volúmenes de datos y documentos de empleados. La integración ERP ayuda a consolidar estos datos mediante la creación y administración de perfiles en empleados individuales que son más fáciles de acceder y almacenados de forma segura.

La integración con los sistemas de recursos humanos ayuda a mantener informados a los equipos de recursos humanos sobre las necesidades comerciales más amplias, información que puede ser valiosa al contratar nuevos empleados y crear listados de trabajo. Las integraciones de ERP también ayudan a los equipos a automatizar muchas tareas manuales de recursos humanos, como la incorporación o las aprobaciones de tiempo libre pagado (PTO), lo que permite que los equipos de recursos humanos se centren en un trabajo más estratégico.

La integración de ERP proporciona numerosos beneficios, entre ellos ayudar a las organizaciones:

• Unifique los datos en tiempo real
• Cree una única fuente de información
• Automatice los flujos de trabajo
• Mejore la observabilidad

La recopilación, síntesis y análisis de datos en tiempo real ayuda a los equipos a establecer el conocimiento organizacional y comprender mejor las funciones del negocio. Los datos que están en silos o que no se puede acceder a ellos en varios departamentos pueden evitar que las organizaciones alcancen una comprensión holística de sus recursos y necesidades del negocio. Estos datos en silos pueden crear redundancias en el flujo de trabajo y otras ineficiencias o problemas.

La Integración de ERP unifica datos previamente Dispar, lo que permite a los equipos obtener un mayor valor de sus datos y descubrir insight que ayudan a mejorar los procesos organizacionales.

La integración de aplicaciones ERP con otras aplicaciones y bases de datos empresariales permite la centralización de datos y ayuda a mejorar la comunicación interna entre departamentos. También evita que los empleados tengan que perder tiempo buscando datos. 

Los repositorios de datos centralizados permiten una distribución más sencilla de los informes y análisis de datos en tiempo real, y crean una única fuente fiable en la que todas las unidades de negocio pueden confiar (y saber que están actuando con la misma información que sus homólogas). Muchos sistemas ERP pueden crear automáticamente gráficos y paneles de control que proporcionan visualizaciones claras de los datos recopilados.

Los almacenes de datos centralizados tienen muchas aplicaciones prácticas. Por ejemplo, si los equipos de ventas, marketing y comercio electrónico comparten un conocimiento de los plazos de la cadena de suministro y los flujos de producción, los equipos pueden mejorar sus previsiones y alinearse para asegurarse de que los esfuerzos de ventas y marketing se ajustan eficazmente en caso de interrupciones del suministro o cuando los artículos están agotados.

La introducción de datos es tediosa y propensa a errores humanos. Las soluciones ERP ayudan a automatizar los procesos de entrada de datos y a impulsar la precisión de los datos. Los sistemas ERP también pueden ayudar a automatizar la generación de facturas, la aprobación de facturas, las actualizaciones de inventario y otros procesos específicos de la industria.

En resumen, la integración de ERP ayuda a proporcionar a las organizaciones una imagen más precisa de todo su negocio. Esta observabilidad mejorada impulsa el análisis de datos en tiempo real, proporciona a los líderes la visión integral que se necesita para tomar decisiones seguras y ayuda a los equipos a evitar problemas futuros de manera proactiva.

La amplia observabilidad y los sistemas integrados también ayudan a las compañías a hacer cumplir las reglas, regulaciones y estándares de cumplimiento de toda la compañía.

La integración de ERP ofrece beneficios para toda la compañía, pero los equipos de TI pueden enfrentar a ciertos retos durante el proceso de integración inicial y a lo largo de todo el ciclo de vida de la integración. Los obstáculos de la integración de ERP varían en función del alcance y la escala de la compañía y del método de integración elegido. Los desafíos incluyen:

Los sistemas ERP recopilan y gestionan datos de diferentes equipos y departamentos, lo que significa que los datos pueden tener un formato diferente en las aplicaciones. Las soluciones de integración punto a punto y ESB, en particular, requieren experiencia técnica interna y profesionales de TI para ayudar a gestionar la traducción de datos. Estos métodos de integración también requieren que el personal técnico escale y mantenga los entornos a medida que se vuelven más complejos.

Las soluciones iPaaS incluyen conectores prediseñados que ayudan a integrar aplicaciones y aliviar la carga de trabajo de traducción de datos. Aunque las soluciones iPaaS ofrecen más herramientas y capacidades de integración estándar que otros métodos (y pueden ser más fáciles de escalar), también pueden requerir personal técnico para personalizar y monitorizar los flujos de datos, especialmente durante la configuración y con integraciones más complejas o únicas.

Las integraciones complejas suelen requerir recursos informáticos y personal adicionales. Los equipos informáticos se aseguran de que las aplicaciones se actualizan y de que estas actualizaciones no causan una interrupción en los flujos de datos.

Las integraciones de iPaaS y las aplicaciones basadas en la nube suelen admitir actualizaciones, integraciones y pruebas automatizadas, pero aún requieren supervisión periódica. Monitorear la migración de datos inicial al implementar soluciones ERP ayuda a las organizaciones a cerciorar de que los datos integrados estén completos y evitar interrupciones comerciales.

Las soluciones de integración de ERP a veces incluyen herramientas de monitoreo de migración de datos o se pueden combinar con otro software de monitoreo.

La integración de datos procedentes de diversas fuentes puede dejar al descubierto datos sensibles o dejar lagunas en la seguridad. Por ejemplo, los datos almacenados por el departamento de RRHH podrían tener requisitos de seguridad diferentes a los datos de ventas de los clientes, aunque los procesos de integración de datos los unieran en el mismo sistema centralizado.

Ya sea que las soluciones de integración se construyan internamente o se compren a través de un proveedor externo, las organizaciones deben cerciorar de que estas soluciones incluyan capacidades de monitoreo de datos, regulación y cumplimiento.