Sistemas de gestión de business rules

Cada proceso de negocio, desde cumplir con los pedidos de los clientes hasta desarrollar un nuevo software, comprende una serie de decisiones. Las business rules son las pautas lógicas que aseguran que esas decisiones de negocio conduzcan a los resultados correctos. Las business rules dictan qué actividad empresarial debe ocurrir bajo qué circunstancias.

Una business rule formal se compone de dos elementos fundamentales:

1. Una condición, que describe la situación en la que debe ocurrir la acción.
2. Una acción, que define lo que debería suceder en respuesta a una condición dada.

Considere el ejemplo de un cliente que pide devolver un producto. Las business rules que determinan cómo se procesará la devolución podrían verse así:

Escenario 1:

• Condición: han pasado 30 días o menos desde que el cliente ordenó el producto.
• Acción: ofrezca al cliente un reembolso completo.

Escenario 2:

• Condición: han pasado más de 30 días desde que el cliente ordenó el producto.
• Acción: ofrezca al cliente crédito en el almacenar.

La definición de business rules formales permite a las empresas automatizar las decisiones comerciales mediante la creación de un sistema coherente de lógica de decisiones que se puede aplicar en todos los procesos comerciales. Las business rules definidas formalmente indican a los flujos de trabajo automatizados qué hacer en cualquier situación (por ejemplo, cuándo iniciar un proceso, cuándo detener un proceso y cuándo realizar ciertas acciones dentro del proceso).

Formalizar las business rules no siempre es fácil. Incluso situaciones simples, como la devolución de un cliente, requieren múltiples business rules para tener en cuenta los diversos factores que pueden influir en el resultado final. La complejidad de la lógica de decisión solo aumenta en industrias altamente reguladas como la atención médica y las finanzas. Las decisiones que intervienen en el procesamiento de la aplicación de un cliente, por ejemplo, están sujetas no solo a los criterios de la empresa, sino también a una serie de requisitos normativos para evitar la discriminación, el fraude y otros resultados ilegales.

Un sistema de gestión de business rules (BRMS) proporciona a los usuarios empresariales las herramientas de tecnología necesarias para codificar las business rules de manera repetible, confiable y automatizable.

La gestión de business rules — que no debe confundirse con la Gestión de procesos de negocio (BPM) — se refiere al proceso y la práctica de definir formalmente business rules, implementarlas, gestionarlas y automatizar su despliegue. Un sistema de gestión de business rules (BRMS) es la tecnología a través de la cual se lleva a cabo este proceso. Un BRMS ofrece herramientas para facilitar todo el ciclo de vida de las business rules, desde la definición y el almacenamiento de reglas como lógica de negocio formal hasta la auditoría de las reglas existentes y la gestión de la lógica de decisión general que guía la automatización en todo el ecosistema empresarial de tecnología.

La principal ventaja de un BRMS para los esfuerzos de automatización es que las reglas no tienen que codificarse por separado en cada aplicación empresarial. En cambio, un BRMS permite a la empresa mantener una única fuente de business rules, ya sea on premises o en la nube. Otras aplicaciones en el ecosistema de tecnología pueden simplemente extraer sus reglas del BRMS. Esto hace que las business rules sean realmente escalables: solo tienen que crearse una vez y cualquier departamento o flujo de trabajo puede usarlas.

Un BRMS suele constar de tres componentes distintos pero interconectados:

1. Un entorno de desarrollo para definir y crear business rules

Para que las business rules sean legibles por aplicaciones automatizadas, deben expresarse en términos de lenguaje de programación condicional. Piense en los calificadores de lógica formal utilizados en proyectos de programación: "SI-ENTONCES", "SI-SI NO", "SÓLO SI", "CUÁNDO", etc.

Un BRMS contiene un entorno de desarrollo de código bajo o sin código para que las personas de negocios sin conocimientos técnicos puedan autorizar business rules en este lenguaje condicional. Considere nuevamente la solicitud de reembolso del cliente descrita anteriormente. La expresión condicional de la regla que rige ese proceso podría verse así:

SI han pasado menos de 30 días desde que el cliente ordenó un producto, ENTONCES reembolse el producto. SI NO, ofrezca crédito en la tienda.

Las business rules también se pueden expresar como cuadros de decisiones, que son útiles cuando se elaboran reglas en las que más de una condición influye en la acción adecuada. Por ejemplo, si el precio de los artículos también influye en el procedimiento de devolución, un usuario empresarial podría preparar un cuadro de decisiones similar a la siguiente:

Muchos BRMS también incluyen la capacidad de simular reglas para que los miembros del equipo puedan probar las reglas y ver cómo podrían afectar los resultados de las decisiones. Por ejemplo, si se agrega una nueva regla a un proceso de aprobación de préstamos que requiere un puntaje crediticio de 700 o superior, un miembro del equipo podría ver cómo esa regla cambiaría la tasa de aprobación antes de implementarla realmente.

2. Un repositorio donde se almacenan las reglas

Una vez definidas las reglas, se colocan en el repositorio central de BRMS. Aquí, las reglas se pueden revisar, editar, compartir en toda la empresa y acceder a ellas desde diferentes aplicaciones.

3. Un motor de business rules

El motor de reglas es el componente de software que permite que otras aplicaciones en todo el ecosistema empresarial accedan al repositorio de reglas y ejecuten esas reglas en un entorno de tiempo de ejecución. La aplicación envía una solicitud, que incluye todos los datos relevantes que el motor de reglas necesita para tomar una decisión, al BRMS. Luego, el motor de reglas verifica la solicitud con las reglas relevantes y devuelve una decisión. Finalmente, esta decisión activa la aplicación para tomar alguna acción específica.

Considere el ejemplo de una empresa SaaS que proporciona tres niveles diferentes de suscripciones a su plataforma: uno para pequeñas empresas, otro para medianas empresas y otro para grandes empresas. Cuando llegan nuevos clientes potenciales a través del sitio web de la empresa, la empresa quiere canalizar automáticamente esos clientes potenciales al equipo de ventas adecuado, en función del tamaño de la organización del cliente potencial. La empresa podría crear un servicio de decisiones para gobernar este proceso en un BRMS así:

1. La empresa de SaaS comenzaría por crear reglas dentro del entorno de desarrollo de BRMS para describir cómo se deben distribuir los clientes potenciales:
   • SI un cliente potencial tiene menos de 100 empleados, ENTONCES diríjalo al equipo de ventas de la pequeña empresa.
   • SI un cliente potencial tiene entre 100 y 1000 empleados, ENTONCES diríjalo al equipo de ventas de empresas medianas.
   • SI un cliente potencial tiene más de 1000 empleados, ENTONCES diríjalo al equipo de ventas de la empresa.
2. Una vez que se redacten las reglas, se incluirán en el repositorio. Todas las aplicaciones involucradas en el proceso de asignación de clientes potenciales, como los sistemas de procesamiento de documentos, los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y los bots de automatización robótica de procesos (RPA), pueden acceder a las reglas de este repositorio.
3. Cuando llega un cliente potencial, los bots de RPA responsables de copiar la información del cliente potencial en el CRM pueden consultar con el motor de reglas para determinar cómo asignar al cliente potencial. Los bots de RPA enviarían al motor de reglas información sobre el tamaño de la empresa desde el formulario de captura de clientes potenciales, y el motor de reglas usaría esta información para devolver una decisión en tiempo real. Según la decisión proporcionada por el motor de reglas, los bots de RPA asignarían los clientes potenciales a los equipos de ventas pequeños, medianos o empresariales dentro del CRM.

Con un BRMS, las reglas se almacenan en un repositorio central separado de los códigos de aplicación. El repositorio crea una única fuente de verdad para las business rules a la que pueden acceder todas las aplicaciones a través de la empresa. Como resultado, las business rules son escalables y las decisiones comerciales se mantienen actualizadas, coherentes y confiables en todo momento.

• Automatización eficiente: los BRMS son esenciales para la automatización eficiente de los flujos de trabajo empresariales. Se pueden automatizar múltiples flujos de trabajo utilizando un único repositorio de lógica de decisiones para toda la empresa. De esa manera, TI no tiene que escribir una programación lógica de decisión diferente para cada aplicación.
• Resultados más constantes: cuando las decisiones comerciales se automatizan de acuerdo con un sistema establecido de business rules para toda la empresa, todas las decisiones se toman de acuerdo con la misma lógica. Esto conduce a resultados más constantes, ya que las decisiones comerciales ya no estarán influidas por la discreción humana, excepto cuando sea necesario.
• Complejidad reducida: cuando se enfrentan a decisiones empresariales, los trabajadores humanos no tienen que sopesar múltiples factores ni asegurarse de que siguen todas las reglas. En cambio, las aplicaciones pueden consultar con el BRMS, que utiliza la base de datos de business rules para determinar el resultado adecuado. Las decisiones se toman más rápido y los empleados quedan libres para hacer más trabajo de alto valor.
• Dependencia reducida de TI: las herramientas sin código en BRMS permiten a los analistas de negocios y otros trabajadores no técnicos crear business rules utilizando su propio vocabulario empresarial. Eso significa que los equipos pueden crear y ajustar reglas según sea necesario y no necesitan involucrar a TI en cada actualización.
• Decisiones más receptivas: las reglas se pueden actualizar fácilmente dentro del repositorio BRMS porque la gestión de reglas no requiere cambiar el código de las aplicaciones existentes. Por lo tanto, las reglas se pueden cambiar fácilmente en respuesta a nuevas regulaciones, desarrollos del mercado, demanda de los clientes y otros factores.
• Cumplimiento automatizado: las políticas y regulaciones pertinentes pueden integrarse en business rules, lo que garantiza que los responsables de la toma de decisiones automatizadas sigan todas las leyes y directrices pertinentes. Esto también crea una pista de auditoría, ya que las reglas que conducen a cualquier decisión empresarial determinada siempre se pueden revisar.
• Mejores business rules en general: gracias a la capacidad de ejecutar simulaciones predictivas de business rules antes de implementarlas, los equipos pueden garantizar que las business rules que creen tengan los resultados que deseen antes de que se produzca la implementación.

Los BRMS se pueden utilizar para automatizar la mayoría de las decisiones empresariales, si no todas, en una variedad de industrias y departamentos. Algunos ejemplos comunes de casos de uso de BRMS incluyen los siguientes:

• Asignación de recursos críticos: El Servicio Nacional de Sangre y Trasplantes del Reino Unido utilizó un BRMS para automatizar las decisiones sobre la asignación de trasplantes de órganos. Cuando un órgano está disponible, el BRMS activa ciertos flujos de trabajo para encontrar al siguiente receptor en la lista de trasplantes y hacer una coincidencia entre el órgano y el paciente.
• Revisión de solicitudes: PNC Financial Services Group utilizó un BRMS para automatizar el proceso de solicitud de préstamos, creando un conjunto de reglas para regir si las solicitudes se aceptan o rechazan. Los empleados revisaban antes todos los préstamos, pero ahora solo tienen que revisar entre el 10 y el 20 %, lo que da como resultado decisiones de préstamos más rápidas, confiables y conformes a las normas.
• Mantener el cumplimiento: como organización de comercio electrónico en una industria altamente regulada, Brownells Inc. utiliza un BRMS para automatizar el cumplimiento. La empresa garantiza que los clientes solo puedan comprar productos disponibles en su zona geográfica mediante el uso de un sistema de reglas basado en la ubicación del cliente.
• Comunicación con los clientes: Panalpina World Transport utilizó un BRMS para ayudar a automatizar las actualizaciones de envío a los clientes. La información del cliente se carga automáticamente en la base de datos de Panalpina, y las business rules ayudan a determinar cuándo activar los mensajes a los clientes.

La automatización inteligente de procesos de negocio de cualquier tipo requiere primero definir un conjunto de business rules claras para gobernar la toma de decisiones. Un potente BRMS como IBM Operational Decision Manager (ODM) ofrece a las empresas las herramientas que necesitan para desarrollar, almacenar, gestionar e implementar business rules en todo el ecosistema de tecnología.

IBM ODM es una solución integral de gestión de decisiones que permite a las empresas descubrir, capturar, analizar, automatizar y gobernar business rules con precisión en los complejos entornos informáticos actuales. La solución puede autorizar un préstamo, decidir sobre ofertas promocionales o detectar una oportunidad de venta cruzada con un alto nivel de precisión y personalización. Con IBM ODM, los equipos pueden agregar o actualizar nuevas reglas en cualquier momento utilizando herramientas sin código, y pueden simular reglas antes del despliegue para garantizar la máxima eficiencia.

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