구매 주문 자동화

종이 양식을 작성하거나 이메일을 보내고 승인을 받기 위해 담당자를 찾아다니는 수작업 대신, 자동화를 통해 최소한의 인적 개입으로 이 작업들이 간소화됩니다. 기존의 수작업 PO 프로세스에서 2~3일 걸리던 작업이 자동화를 통해 몇 시간 만에 완료될 수 있습니다.

구매 주문 자동화 솔루션은 일반적으로 회계 및 재고 관리 플랫폼과 같은 핵심 비즈니스 시스템과 통합됩니다. 이는 조달 자동화, P2P(조달-지불) 자동화, 비즈니스 프로세스 자동화 및 공급망 최적화와 같은 더 광범위한 혁신의 기초가 됩니다. 이러한 영역에서는 인공 지능(AI)을 포함한 첨단 기술을 활용하여 공급망 전반의 운영을 간소화하고 자동화하고 있습니다.

더 큰 자동화 에코시스템에 통합되면 PO 자동화는 구매 라이프사이클 전반의 가시성을 향상시킵니다. 실시간 업데이트와 중앙화된 데이터는 의사결정자들에게 지출 패턴, 공급업체 성과, 미래 조달 수요에 대한 심층 인사이트를 제공합니다.

최근 보고서에 따르면, 통합 운영 모델을 채택한 조직은 고급 분석과 예측 알고리즘을 활용해 데이터 기반 조달 결정을 내릴 수 있는 역량이 더 뛰어난 것으로 나타났습니다. 그 결과, 성과가 우수한 기업들은 자재 및 서비스 주문 비용을 최대 52%까지 절감했습니다.¹

PO 자동화는 단순히 문서를 디지털화하는 수준을 넘어섭니다. 예를 들어, 재고 수준이 사전 정의된 임계값 이하로 떨어지거나 부서에서 요청서를 제출하면 시스템이 자동으로 구매 주문을 생성할 수 있습니다. 이렇게 생성된 PO는 사전 설정된 승인 워크플로를 거쳐 전체 프로세스가 가속화됩니다. 공급업체는 전자적으로 주문을 수신하고, 주문 상태는 실시간으로 추적할 수 있습니다.

전반적으로 구매 주문 프로세스를 자동화하면 시간 소모가 크고 오류가 발생하기 쉬운 업무가 간소화되고 지능적인 워크플로로 전환됩니다. 이를 통해 조직은 더 효율적으로 운영할 수 있으며, 공급업체와의 관계를 강화하고, 재무 및 운영팀이 구매 활동을 보다 확신 있게 수행할 수 있습니다.

구매 주문 자동화는 운영에 필요한 상품과 서비스를 확보하는 가장 기본적인 비즈니스 프로세스에 구조화, 일관성, 신뢰성을 부여하기 때문에 필수적입니다.

스프레드시트, 이메일, 종이 양식 등을 사용해 수작업으로 처리하면 구매 주문 프로세스는 빠르게 복잡해지고 오류가 발생하기 쉬우며 시간도 많이 소요됩니다. 주문 실수, 승인 지연, 가시성 부족은 조직 전반에 영향을 미쳐 예산, 일정, 공급업체 관계를 방해할 수 있습니다.

구매 주문 프로세스를 자동화하면 디지털화되고 추적 가능한 워크플로로 변모하여 백그라운드에서 조용하고 효율적으로 작동하며, 비즈니스 프로세스와 정렬되고 팀에 더 많은 통제력과 스트레스 감소 효과를 제공합니다. 그래서 조달 프로세스는 변화의 핵심 영역으로 떠오르고 있습니다. CSCO와 COO들은 이것이 2025년에 생성형 AI로 가장 큰 영향을 받을 공급망 및 운영 워크플로가 될 것으로 예상하고 있습니다.²

PO 자동화의 가치는 시간 절약을 넘어섭니다. 요청서, 승인, 주문, 영수증, 송장을 하나의 통합된 시스템으로 연결해 부서 간 신뢰할 수 있는 단일 소스를 제공합니다. 이러한 가시성은 과도한 지출을 방지하고 내부 정책 준수를 보장하며 더 나은 의사 결정을 지원합니다. 또한 신뢰를 구축하는 데 도움이 됩니다. 공급업체는 적시에 정확한 주문을 받고, 내부 팀은 최신의 정확한 구매 데이터를 기반으로 업무를 수행할 수 있습니다.

민첩성과 책임성이 중요한 환경에서 PO 프로세스 자동화는 전략적 이점을 제공합니다.

구매 주문 프로세스를 자동화하려면 적합한 기술을 선택한 후 기존 조달 흐름을 반영하도록 구성해야 합니다. 단, 더 빠르고, 더 스마트하며, 더 신뢰성 있게 구성해야 합니다. 효과적인 PO 자동화 프로세스를 구축하고 관리하기 위한 일반적인 단계는 다음과 같습니다.

먼저 비즈니스의 요구 사항, 현재 문제점, 미래 목표 및 통합 요구 사항을 파악하세요. 그런 다음 확장 가능한 구매 주문 소프트웨어를 조사하고 선택하세요. 리뷰를 읽고, 공급업체 데모를 살펴보고, 웨비나에 참석하여 적합한 솔루션을 찾아보세요. 이상적으로는 SAP Ariba와 같이 전체 P2P 자동화를 지원하고, 노코드 및 로우코드 커스터마이징을 통해 유연성을 제공하는 소프트웨어를 찾는 것이 좋습니다. 워크플로에 쉽게 맞춤 설정할 수 있는 솔루션을 찾아보세요. 사전 구축된 템플릿, 승인 로직, 모바일 액세스, 분석 기능과 같은 기능은 장기적인 성공의 핵심 요소입니다.

시스템을 설정하기 전에 조직 내에서 현재 구매 프로세스가 어떻게 이루어지고 있는지 명확히 정의하세요. 누가 요청할 수 있고, 누가 승인하며, 어떤 기준에서 승인이 필요한지 파악하세요. 어떤 공급업체를 사용할 것인지 결정하세요. 공급업체 정보, 결제 조건, 품목 등 필드를 표준화하기 위해 PO 템플릿을 사용하거나 맞춤화하세요. 이러한 비즈니스 규칙은 구매 프로세스가 회사의 예산 및 정책과 일관되게 유지되도록 돕습니다. 일단 정의되면 소프트웨어가 수동으로 확인할 필요 없이 자동으로 이를 적용할 수 있습니다.

그런 다음 이메일이나 스프레드시트 대신, 직원들이 구매 요청을 제출할 수 있는 디지털 방식을 구축하세요. 이는 일반적으로 승인된 공급업체 목록에서 항목을 선택하거나 새 항목을 요청할 수 있는 간단한 온라인 양식을 설정하는 것을 의미합니다. 이 시스템은 모든 구매 요청이 동일한 방식으로 처리되고 누락되는 일이 없도록 도와줍니다.

누군가 구매 요청을 제출하면, 시스템이 사전 설정된 규칙에 따라 자동으로 적절한 승인자에게 전송합니다. 예를 들어, 금액이 일정 한도를 초과하면 부서 관리자나 재무 책임자에게 전송될 수 있습니다. 승인자는 이메일이나 휴대폰 알림으로 알림을 받고 클릭 한 번으로 승인 또는 거부할 수 있습니다.

요청이 승인되면 시스템은 표준화된 템플릿을 사용해 즉시 주문을 생성하고, 품목 설명, 수량, 가격, 공급업체 정보 등 모든 관련 데이터를 불러옵니다. 이 기능은 수작업 입력을 제거하고 일관성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

시스템은 승인된 PO를 이메일, 공급업체 포털 또는 EDI(전자 데이터 교환)라는 특별한 데이터 공유 형식을 통해 공급업체에 직접 전송합니다. 모든 것이 디지털화되어 있기 때문에 공급업체는 PO를 신속하게 수신하고 즉시 주문 처리를 시작하여 배송 속도가 빨라집니다.

주문이 완료되면 시스템이 이를 추적하는 데 도움을 줍니다. 상품이 출고되고 수령되면 시스템이 PO 상태를 그에 맞게 업데이트합니다. 직원이나 창고 담당자는 수령 확인, 수령 수량, 누락 또는 손상된 상품과 같은 이상 사항을 기록할 수 있습니다. 이러한 실시간 가시성은 문제를 조기에 발견하고 기록의 정확성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

공급업체가 송장을 보내면, 시스템은 AP 자동화의 핵심 기능인 3자 대조를 자동으로 수행합니다. 이 기능은 송장이 원래의 구매 주문서 및 수령 기록과 일치하는지 확인합니다. 세 문서가 모두 일치하면 결제 처리가 시작됩니다. 불일치가 있는 경우 시스템이 이를 검토 대상으로 표시하여 과지급 또는 중복 지급을 방지합니다.

운영을 더욱 간소화하기 위해 PO 시스템은 회계 소프트웨어 및 ERP(전사적 자원 관리) 시스템과 통합됩니다. 이를 통해 재무 데이터, 비용 배분 및 감사 추적이 원활하게 동기화됩니다. 재무팀이 데이터를 수작업으로 다시 입력할 필요가 없어 시간 절약과 오류 가능성 감소에 도움이 됩니다.

자동화된 PO 프로세스가 운영되기 시작하면 시스템의 보고 툴을 사용해 전체 성과를 분석할 수 있습니다. 어떤 부서가 가장 많은 비용을 지출하는지, 승인에 얼마나 시간이 걸리는지, 공급업체 성과는 어떤지, 지연이 발생하는 곳은 어디인지 확인할 수 있습니다. 이 데이터는 조직이 조달 프로세스를 지속적으로 개선하고 더 나은 구매 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

구매 주문 자동화 프로세스에 사용되는 기술들은 결합되어 수작업을 줄이고 제어력을 높이는 매끄러운 자동화 솔루션을 만들어냅니다. PO 자동화를 지원하는 핵심 기술은 다음과 같습니다.

Order Management Software: 이것이 기본입니다. 전용 PO 자동화 플랫폼(예: SAP Ariba, Coupa 또는 Procurify)은 PO 생성, 경로 지정, 승인, 전송 및 추적을 위한 핵심 기능을 제공합니다. 선도적인 조달 소프트웨어 제공업체가 제공하는 툴에는 일반적으로 대시보드, 템플릿, 정책 적용, 상호 작용형 워크플로 빌더 등이 포함되어 있어 설정과 모니터링이 보다 사용자 친화적입니다.

AI 및 머신 러닝(ML): 일부 최신 PO 시스템은 AI를 사용하여 공급업체 추천, 반복 주문 필드 자동 입력, 구매 이상 탐지 또는 구매 수요 예측을 지원합니다. ML은 실제 사용자 행동을 기반으로 시간이 지남에 따라 워크플로를 최적화하는 데도 도움이 됩니다.

워크플로 자동화 엔진: 이 엔진들은 PO가 조직 내에서 어떻게 이동하는지에 대한 논리와 규칙을 정의할 수 있도록 해줍니다 예를 들어, 부서, 금액 또는 공급업체를 기반으로 한 자동 경로 지정이 가능합니다. 현대적인 플랫폼에는 비개발자도 복잡한 워크플로를 프로그래밍 없이 설정할 수 있도록 로우코드 또는 노코드 툴이 포함되어 있습니다.

전자 데이터 교환(EDI): EDI 기술은 이메일이나 종이 없이 시스템 간(귀사와 공급업체 간) PO, 송장, 배송 통지서와 같은 문서를 자동으로 교환할 수 있도록 합니다. 처리 시간을 단축하고 잘못된 의사 소통을 방지합니다.

광학 문자 인식(OCR) 및 지능형 문서 처리(IDP): OCR은 송장 매칭 자동화 또는 PO 시스템으로 문서를 가져올 때 자주 사용됩니다. 더 고급 IDP 툴은 AI를 사용하여 스캔한 PDF나 이메일과 같은 비정형 형식에서 데이터를 추출하고 검증하여 데이터 입력 속도를 높이고 정확성을 향상시킵니다.

ERP 및 회계 시스템 통합: NetSuite, SAP, QuickBooks 또는 Oracle과 같은 시스템과의 원활한 통합으로 PO 데이터가 예산, 원장 및 재고 관리 시스템과 실시간으로 동기화됩니다. 이를 통해 재무 기록의 정확성이 유지되고 중복 데이터 입력이 방지됩니다.

클라우드 및 모바일 액세스: 클라우드 기반 플랫폼을 통해 팀은 어디서나 시스템에 액세스할 수 있으며 원격 승인 및 실시간 추적에 적합합니다. 많은 툴이 모바일 앱도 제공하여 이해관계자가 이동 중에도 검토, 승인 또는 알림 수신이 가능합니다.

3자 대조 기술: 3자 대조 기능은 결제 전에 PO, 물품 수령서, 공급업체 송장을 자동으로 비교하여 일치 여부를 확인합니다. 이 기능은 송장 처리를 간소화하고 과지급, 중복 지급 또는 수령하지 않은 상품에 대한 결제를 방지하여 계정 지급 팀의 중요한 통제 포인트 역할을 합니다.

구매 주문 자동화의 주요 이점은 다음과 같습니다.

시간 절약: 자동화된 PO 시스템은 구매 주문 생성, 승인 및 전송에 필요한 수작업을 대폭 줄여줍니다. 기존에는 몇 시간이 걸리던 작업이 자동화 시스템에서는 몇 분 또는 몇 초 만에 완료됩니다.

비용 절감: 비효율성을 제거하고 오류를 줄이며 무단 지출을 방지함으로써 PO 자동화는 직접 및 간접 비용을 절감하고 보다 폭넓은 조달 비용 절감 전략을 지원합니다. 기업은 직원 시간 절약 및 비승인 지출 감소를 통해 빠른 투자 수익률(ROI)을 경험하는 경우가 많습니다.

오류 감소: 수작업 데이터 입력은 중복 주문, 잘못된 가격, 공급업체 정보 오기 등 인적 오류가 발생하기 쉽습니다. 자동화는 통합 시스템에서 정확한 데이터를 템플릿과 검증 규칙을 통해 불러와 일관성을 유지하고 일반적인 오류를 방지합니다.

더 빠른 승인: 자동화된 워크플로는 구매 요청을 즉시 적절한 담당자에게 전달하여 내장된 알림 및 리마인더 기능으로 승인 프로세스를 간소화합니다. 승인자는 휴대폰이나 노트북에서 검토 및 승인할 수 있어 승인 사이클이 대폭 빨라지고 병목 현상이 방지됩니다.

지출 통제 강화: 승인 정책을 적용하고 예산과 실시간으로 연동함으로써 PO 자동화는 재무 및 조달 팀이 지출을 보다 효과적으로 통제하고 건전한 현금 흐름을 유지하도록 지원합니다. 무단 구매가 방지되며 모든 PO는 요청부터 수령까지 추적할 수 있습니다.

문서 중앙화: 이메일이나 종이 파일을 뒤질 필요가 없습니다. 모든 PO, 승인 및 송장이 중앙 집중식으로 검색 가능한 디지털 시스템에 저장됩니다. 이를 통해 주문 이력을 추적하고 감사에 대응하거나 공급업체와의 분쟁을 해결하는 일이 쉬워집니다.

가시성 및 보고 기능 향상: PO 자동화 시스템은 지출 추세, 승인 병목 현상, 공급업체 성과 등을 보여주는 대시보드 및 보고서를 제공합니다. 이러한 가시성은 팀이 더 현명한 구매 결정을 내리고 보다 효과적으로 계획할 수 있도록 지원합니다.

공급업체 관계 개선: 자동화된 PO는 더 정확하고 시의적절하여 공급망 전반에서 지연, 분쟁 또는 오해가 줄어듭니다. 일부 플랫폼은 공급업체가 실시간 주문 상태를 확인하거나 디지털 방식으로 송장을 제출할 수 있도록 지원합니다.

확장성: 비즈니스가 성장함에 따라 수작업 PO 프로세스는 이를 따라가기 어려워집니다. 자동화는 추가 인력을 투입하지 않고도 증가하는 물량과 복잡성을 처리할 수 있어 조달 운영을 효율적으로 확장할 수 있습니다.