조달 자동화 가이드

2024년 11월 8일

작성자

Molly Hayes

Content Writer, IBM Consulting, IBM Blog

Amanda Downie

Editorial Content Strategist, IBM

조달 자동화 가이드

조달 자동화는 기술을 사용하여 조달 프로세스를 간소화하고 개선하여 비효율성을 완화하고 비용을 절감하는 것을 포함합니다. 오늘날의 기업들은 다양한 수준의 복잡성을 지닌 조달-결제 프로세스 전반에 걸쳐 자동화 플랫폼과 툴을 사용합니다. 일부는 데이터 입력과 같이 시간이 많이 소요되는 수동 프로세스에 소요되는 시간을 줄이기 위해 프로세스 자동화를 구축하기도 합니다. 또 다른 기업은 지출 관리 및 공급업체 위험 예측을 위해 인공 지능(AI) 및 빅 데이터 분석과 같은 기술과 함께 자동화를 사용하여 비즈니스 프로세스 전반의 복원력을 높입니다.

특히 협업 툴 및 플랫폼과 함께 조달 프로세스를 자동화하면 비즈니스와 공급업체의 관계를 크게 개선할 수 있습니다. 경영 컨설팅 업체인 McKinsey에 따르면, 정교한 공급업체 관계 관리 능력을 갖춘 기업은 그렇지 않은 기업보다 2대 1의 경쟁 우위를 점한다고 합니다.1

또한 공급망이 점점 더 복잡해지고 변동성이 커짐에 따라 자동화 플랫폼은 기업이 예상치 못한 이벤트에 빠르게 적응할 수 있는 툴을 제공해 왔습니다. 오늘날의 자동화 플랫폼과 전용 대시보드는 실시간 가시성과 인사이트를 제공하여 공급망 문제에 신속하게 대응할 수 있도록 지원합니다. 또한 이러한 툴은 소싱 및 구매 프로세스 중 지속가능성 목표를 달성하는 방법으로도 점점 더 인기를 얻고 있습니다. 

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조달 자동화의 진화

조달팀은 역사적으로 조직 내부와 외부에서 수집한 방대한 양의 데이터를 관리합니다. 지출 패턴, 시장 인사이트, 공급업체 데이터, 외부 규정 및 내부 사양 등을 예로 들 수 있습니다. 이로 인해 조달 워크플로는 특히 인적 오류가 발생하기 쉽고 조달 작업은 디지털 변환에 적합합니다.

초기의 조달 자동화 관행은 스프레드시트에 정보를 입력하는 등의 수작업 데이터 입력을 보강하거나 대체했습니다. 또한 조달 부서에서는 로보틱 프로세스 자동화(RPA)를 사용하여 송장 생성 및 승인과 같은 일련의 수작업 조달 업무를 자동화할 수도 있습니다. 이러한 수준의 자동화에서는 계약 관리나 가격 협상과 같은 프로세스를 별도의 소프트웨어와 도구로 보강할 수 있습니다.

최근 몇 년 동안 머신 러닝(ML)과 AI가 더욱 강력해지면서 선도적인 조직들은 자동화 및 AI와 결합된 고급 조달 기술을 사용하여 진정으로 지능적인 중앙 집중식 워크플로를 구축하기 시작했습니다. 조달 자동화 프로세스의 인기가 높아진 것은 코로나19 팬데믹 기간과 그 이후에 인플레이션과 같은 스트레스 요인과 함께 심각한 공급망 문제가 발생했기 때문입니다.

IBM 기업가치연구소(IBV)는 2022년에 1,500명의 최고공급망책임자와 최고운영책임자를 대상으로 설문조사를 실시한 결과, 지난 2년 동안 새로운 자동화 기술을 도입한 기업의 수가 급격히 증가했으며, AI를 사용하여 성능을 모니터링하고 추적하는 조직의 수도 증가한 것을 발견했습니다.

이전에는 조달 업무가 분산되어 있던 조달 부서가 중앙 저장소에서 전체 조달 프로세스를 처음부터 끝까지 관리할 수 있게 되면서 고급 분석과 지출 패턴 및 공급업체 동태에 대한 실시간 가시성을 확보할 수 있게 되었습니다. 주요 기술로 보강된 이러한 통합 워크플로는 마찰을 줄이고 조달 전문가와 파트너 모두에게 더 나은 경험을 제공합니다. 

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조달 자동화의 이점

일련의 주요 자동화로 배포하든 전체적인 자동화된 조달 시스템으로 배포하든, 조달 프로세스의 자동화는 병목 현상을 제거하고 승인 프로세스의 속도를 높이며 주문 주기를 단축할 수 있습니다. 조달 자동화 이니셔티브의 몇 가지 주요 이점은 다음과 같습니다.

  • 효율성 향상
  • 비용 절감
  • 규정 준수 개선
  • 향상된 가시성
  • 공급업체 관계 개선
  • 데이터 기반 의사 결정
  • 신속한 확장

효율성 향상

자동화 기술을 사용하여 주문 처리 및 송장 관리와 같은 반복적인 작업을 자동화하면 조달 주기가 크게 빨라지고 낭비가 줄어들며 조직이 새로운 조건에 빠르게 적응할 수 있습니다. 자동화는 또한 더 빠른 온보딩 및 분석을 촉진합니다. 현재 IBM의 조달 전문가는 주요 자동화를 사용하여 공급업체를 10배 더 빠르게 온보딩하고 이틀이 아닌 10분 만에 가격 분석을 수행합니다. 

비용 절감

수작업 오류를 최소화하고 공급업체 협상을 최적화함으로써 조직은 상당한 비용을 절감할 수 있습니다. 자동화를 통해 공급업체의 가격을 신속하고 정확하게 비교할 수 있으며, 조직이 성장함에 따라 조달 업무에 대한 수용력을 높일 수 있습니다. 

규정 준수 개선

자동화된 시스템은 회사 정책과 규제 요건을 준수하도록 강제하여 사기 위험을 줄이고 정확한 보고를 촉진할 수 있습니다. 오늘날의 조달 자동화 툴은 현지 규정, 지속가능성 메트릭 또는 기타 요인에 따라 공급업체를 원활하고 정확하게 필터링하여 조직의 광범위한 목표를 달성할 수 있도록 지원합니다. 

향상된 가시성

실시간 데이터 추적을 통해 지출 패턴, 공급업체 성능 및 재고 수준에 대한 인사이트를 개선할 수 있습니다. 이러한 조달 솔루션을 사용하면 조직은 새로운 데이터 포인트에 빠르게 적응하고 전체 조달 프로세스를 보다 효과적으로 감사하여 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다. 

공급업체 관계 개선

커뮤니케이션과 투명성이 개선되면 공급업체와의 협업이 향상되어 장기적인 파트너십을 구축할 수 있습니다. 자동화로 강화된 협력적 공급업체 관계 툴은 공급업체와 기업 모두의 프로세스를 간소화하여 양측 모두의 전반적인 경험을 개선합니다. 

데이터 기반 의사 결정

종합적인 분석에 액세스하면 정확한 정보를 바탕으로 정보에 입각한 데이터 기반 의사 결정을 내릴 수 있습니다. 특히 여러 내부 및 외부 소스에서 수집한 대량의 데이터를 포함하는 조달 프로세스에서 더욱 그렇습니다. AI로 강화된 자동화된 조달 시스템은 약점을 파악하고 향후 발생할 수 있는 잠재적 문제를 예측하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

신속한 확장

자동화된 조달 시스템을 통해 조직은 비즈니스 확장 시 장벽을 줄일 수 있습니다. 직원들이 소프트웨어를 감독하면 더 많은 업무를 처리하는 데 드는 오버헤드가 줄어들고 새로운 공급업체를 원활하게 온보딩할 수 있습니다. 

조달 프로세스 자동화를 통한 워크플로 개선

구매 요청 및 구매 주문서

구매 요청이라고도 하는 구매 요청은 승인 프로세스가 느리게 진행되는 것으로 알려져 있습니다. 이 프로세스를 자동화하면 승인 속도를 높이고 지출 패턴에 대한 가시성을 높일 수 있을 뿐만 아니라 구매 전문가가 보다 효율적으로 일할 수 있습니다. 이 프로세스를 자동화하려면 직원에게 탐색하기 쉬운 템플릿을 제공하고 부서 내 승인자 및 이해관계자에게 요청에 관한 즉각적인 알림을 제공해야 할 수 있습니다. 요청이 승인되면 자동화된 시스템이 거래와 관련된 디지털 구매 주문서를 생성하여 지출의 투명성을 보호하고 인적 오류의 발생을 줄일 수 있습니다. 

송장 관리 및 결제 처리

자동화된 워크플로는 지불의 정확성과 효율성을 개선합니다. 자동화된 시스템은 일반적으로 송장과 관련된 데이터를 디지털화하고, 중앙화하고, 주요 데이터베이스와 해당 송장을 자동으로 교차 참조하고 부서 간에 쉽게 액세스할 수 있도록 보관합니다. 조달 자동화 소프트웨어는 또한 지불 계정에서 지불을 빠르고 정확하게 처리하고 거래 기록을 제공합니다. 이러한 시스템은 누락된 지불과 중복을 줄일 수 있으며 조달 부서에서 재무 팀에 이르기까지 조직 전체에 가시성을 제공할 수 있습니다. 

공급업체 관리 및 소싱

중앙 집중식 데이터베이스와 자동화된 시스템을 통해 공급업체 자격, 성능 메트릭 및 규정 준수를 더 쉽게 추적할 수 있습니다. 자동화된 공급업체 관리 시스템은 조달 전문가에게 과거 데이터는 물론 공급업체의 위치, ESG 관행, 비용 및 기타 메트릭에 대한 주요 정보에 즉시 액세스할 수 있는 기능을 제공합니다.

조달 부서는 이러한 도구를 사용하여 잠재적 공급업체를 보다 효과적으로 필터링하고, 입찰을 비교하고, 견적 또는 기타 정보를 신속하게 요청할 수 있습니다. 일부 ERP(전사적 자원 관리) 시스템은, SAP와 같은 공급업체와 구매자가 단일 공유 플랫폼 내에서 연결하고 협상할 수 있는 협업 툴을 제공합니다. 

주문 처리

자동화는 주문 생성, 추적 및 주문 처리를 간소화하여 리드 타임과 오류를 줄여줍니다. 이러한 시스템은 주문 생성 및 주문 처리와 관련하여 주요 부서에 자동 알림을 제공하고, 사물인터넷(IoT) 기술을 사용하여 상품의 이동을 추적하거나 기상 조건 및 기타 동적 요인에 따라 배송 시간을 자동으로 업데이트할 수 있습니다. 

계약 관리

자동화된 시스템은 계약 라이프사이클 이벤트를 관리하여 적시에 계약을 갱신하고 약관을 준수하도록 설정합니다. 이러한 연락처 관리 툴은 검색 가능한 중앙 집중식 계약서 저장소를 생성하여 계약 프로세스에 대한 내부 투명성을 높입니다. 일반적으로 이러한 자동화된 시스템은 계약 조건과 관련된 예정된 기한을 이해관계자에게 자동으로 알리고 업데이트하여 규정 준수를 유도하고 만료가 임박한 계약을 갱신하거나 재협상할 수 있는 시간을 확보합니다.  

지출 분석

자동화 툴은 지출 데이터를 분석하여 비용 절감 기회와 공급업체 성과 인사이트를 강조합니다. 조달 부서에서 처리하는 데이터의 양을 고려할 때 지출 분석 및 예측은 비즈니스 성공에 있어 매우 중요한 툴이 될 수 있습니다. 일부 자동화된 조달 시스템과 ERP(전사적 자원 관리) 시스템은 실적이 저조한 공급업체나 최적의 계약이 아닌 거래에 대한 사전 경고를 제공할 수 있습니다. 

조달 프로세스 자동화 모범 사례

조직의 특정 조달 전략과 배포하기로 선택한 자동화 솔루션에 관계없이 몇 가지 일반적인 모범 사례는 다음과 같습니다.

  • 명확한 목표 설정
  • 올바른 기술 선택
  • 주요 이해관계자 참여 유도
  • 프로세스 표준화
  • 직원 교육 및 기술 교육
  • 모니터링 및 최적화
  • 데이터 거버넌스 및 보안 보장

명확한 목표 설정

처리 시간 단축 또는 공급업체 참여 향상과 같은 자동화에 대한 구체적인 목표를 정의합니다. 

올바른 기술 선택

조직의 요구 사항에 부합하고 기존 시스템에 원활하게 통합되는 조달 소프트웨어를 선택하세요. 최종 사용자 경험에 대해 비판적으로 생각하여 기술이 가장 많이 상호 작용하는 사용자에게 원활하게 제공되도록 하세요. 

주요 이해관계자 참여 유도

계획 및 구현 프로세스에 관련 부서와 사용자를 참여시켜 솔루션이 요구 사항을 충족하는지 확인합니다. 

프로세스 표준화

표준화된 구매 프로세스를 개발하여 일관성을 높이고 사용자 채택을 개선합니다. 

직원 교육 및 기술 교육

사용자에게 포괄적인 교육을 제공하여 새로운 자동화 시스템의 이점을 극대화하고 조달 직원의 기술을 향상시켜 증강된 역할에 대비할 수 있도록 합니다.

모니터링 및 최적화

자동화 프로세스의 성능을 지속적으로 평가하고 피드백과 변화하는 요구 사항에 따라 조정합니다.

데이터 거버넌스 및 보안 보장

조달 자동화 시스템에서 사용되는 데이터가 깨끗하고 정확하며 액세스 가능한 형식으로 저장되어 있는지 확인하세요. 민감한 조달 데이터를 보호하고 규정을 준수하기 위해 강력한 보안 조치를 구현합니다. 

조달 자동화를 위한 지능형 워크플로의 5가지 예시

자동화 및 AI 기술을 클라우드 인프라와 결합하면 조직은 효율성을 획기적으로 높일 수 있는 잠재력을 갖게 됩니다. 예를 들어 미국의 한 정부 기관은 이러한 툴을 사용하여 평균 청구 처리 시간을 15일 이상에서 5분으로 단축했습니다. 조달 자동화는 일반적으로 여러 시스템이나 워크플로에 걸쳐 도입될 때 가장 큰 가치를 창출합니다. IBM 기업가치연구소(IBV)에서 조사한 바에 따르면, 이러한 기술이 가장 큰 영향을 미치는 5가지 영역은 다음과 같습니다.

  • 마찰 없는 실시간 자동화 프로세스
  • 윤리적이고 지속 가능한 위험 관리 소싱
  • 기하급수적인 제3자 가치를 위한 파트너십
  • 민첩한 운영 모델
  • 인력 역량 강화

마찰 없는 실시간 자동화 프로세스

조달 부서의 프로세스에서 마찰을 제거하면 신속하고 실질적인 결과를 얻을 수 있습니다. 구매자가 서비스 또는 상품을 조달하는 속도를 가속화하고 비즈니스와 상호 작용할 수 있는 다양한 채널을 제공하는 것이 자동 조달의 가장 큰 이점 중 하나입니다. 한 아시아 태평양 금융 기관은 규정 준수 관행과 성과를 개선하기 위해 조달-지불 서비스 프로세스를 자동화했습니다. 이 조직은 이러한 워크플로를 디지털화하고 표준화하여 2천만 달러의 운영 비용을 절감하고 7천만 달러 이상의 중복 결제 또는 잘못된 결제로 인한 손실을 방지했습니다.

윤리적이고 지속 가능한 위험 관리 소싱

소비자들이 브랜드가 상품을 조달하는 방식에 대해 더 많은 투명성을 요구하고 주요 조직이 탄소 중립을 위해 노력함에 따라 지속 가능한 조달 관행은 비즈니스 성공에 매우 중요한 요소가 되었습니다. 자동화 및 지능형 워크플로는 조달 프로세스의 투명성을 높이고 조달 리더가 탄소 배출량 감소와 같은 ESG 메트릭을 원활하게 관리할 수 있도록 지원합니다. 책임감 있는 데이터 소싱을 위한 플랫폼인 RCS Global Group은 최근 Blockchain Platform을 사용하여 구매자에게 전기 자동차 배터리를 만드는 데 사용되는 재료가 윤리적으로 생산되었음을 확인했습니다. 이와 같은 혁신은 구매자의 신뢰를 높이고 점점 더 중요해지는 책임 있는 소싱 업무를 간소화합니다. 

기하급수적인 제3자 가치를 위한 파트너십

최근 설문조사에 참여한 최고 공급망 책임자 중 1/3이 지난 3년 동안 새로운 지역의 공급업체와 협력했다고 답했습니다. 점점 더 글로벌화되는 비즈니스 환경에서는 협업과 문제 해결이 핵심입니다. 분석, AI 및 자동화를 배포하는 서비스 제공업체의 상호 연결된 에코시스템은 새로운 환경에 적응하면서 보다 신속하고 효과적으로 협력할 수 있는 기회를 갖게 됩니다. 

민첩한 운영 모델

현대의 조달 운영은 단일하고 사일로화된 프로젝트가 아닌 주요 성과에 초점을 맞춘 다분야 팀으로 구성됩니다. 조직은 자동화, 데이터 분석 및 AI를 사용하여 비즈니스 전반에서 액세스할 수 있는 실시간 데이터를 기반으로 주요 조달 결정을 내릴 수 있습니다. 이 데이터를 통해 조달 직원의 역량을 강화하면 운영 모델이 더욱 간소화되고 민첩해지고 조직이 더 효율적으로 확장할 수 있습니다. IBV 조사에 따르면 통합 조달 및 미지급금 담당 팀을 갖춘 조직이 54% 더 많은 것으로 나타나 수익 성장과 효율성에 있어 경쟁사보다 월등히 우수한 성과를 보이고 있습니다. 한 글로벌 화학 회사는 자동화와 분석을 활용하여 6개 영역의 운영을 개선하였고, 그 결과 5,000만 달러의 현금 흐름을 얻었습니다.

인력 역량 강화

다른 비즈니스 영역과 마찬가지로, 자동화와 AI는 인력을 보강하고 직원들이 보다 관계 집약적이고 창의적인 업무에 집중할 수 있도록 하는 데 가장 적합합니다. 조달 부문에서 자동화는 조직이 직원의 역할을 완전히 재고하도록 유도하여 직원의 잠재력을 극적으로 끌어올릴 수 있습니다. 구매 자동화를 통해 직원들은 작은 문제에 사후 대응하는 대신 능동적으로 대처할 수 있으므로 비즈니스 차원의 혁신과 전반적인 비즈니스 가치 증대를 위한 기반을 마련할 수 있습니다. 

각주

공급업체 협업을 한 단계 더 끌어올리기, McKinsey, 2020년 7월 7일(IBM.com 외부 링크)

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