조달-지불(P2P) 자동화

조달부터 지불까지의 프로세스에는 많은 구성 요소가 있으며, 비즈니스가 성장함에 따라 각 단계를 수동으로 처리하는 일은 점점 더 복잡해집니다. 구매 요청, 송장, 공급업체와의 상호 작용이 많아지면서 오류나 문서 손실 위험이 증가합니다. 조달-지불 소프트웨어 솔루션 및 자동화는 조달과 미지급금을 연결하는 하나의 원활하고 통합된 시스템으로 모든 것을 통합하여 전체 프로세스를 보다 쉽게 관리하고 효율적으로 만듭니다.

고급 기술인 인공 지능(AI), 머신 러닝(ML) 및 Robotic Process Automation(RPA)은 오류와 병목 현상을 줄이고 전반적인 생산성을 높입니다. 조직이 조달-지불 자동화를 구현하면 공급업체 관리를 간소화하고 구매 프로세스를 최적화하며 재정 거래에 대한 가시성을 높일 수 있습니다. 공급망 자동화를 통해 공급업체 관리가 더욱 간편해지고 더 나은 데이터를 통해 의사 결정이 개선됩니다.

P2P 자동화의 주요 이점은 프로세스를 단순화하고 일관성을 유지하며 조달 활동 전반에 걸쳐 규정 준수를 시행할 수 있다는 것입니다. 구매 주문서, 송장, 영수증을 비교하는 3자 대조와 같은 내장된 검토 절차는 불일치와 사기를 방지하는 데 도움이 됩니다.

예를 들어, 최근 연구에 따르면 조달(33%) 및 미지급금(35%)과 같은 영역에서 자동화 툴을 사용하고 있는 조직은 약 3분의 1에 불과하다고 합니다. 그러나 미지급금에 대한 자동화를 완벽하게 최적화한 회사는 전환하지 않은 회사와 비교했을 때 중복 또는 잘못된 지불이 33% 더 적습니다.¹

자동화된 승인 워크플로를 통해 구매가 회사 정책을 준수하도록 보장합니다. 광학 문자 인식(OCR) 기술을 사용한 디지털 인보이스 처리와 같은 기능은 시간이 많이 걸리는 수동 데이터 입력의 필요성을 줄여 결제 프로세스를 가속화하고 더 나은 알림을 통해 공급업체 관계를 개선합니다.

자동화 시스템은 지출 패턴에 대한 실시간 분석을 제공하여 회사가 비용 절감 기회를 파악하는 데 도움이 됩니다. P2P 자동화를 ERP(전사적 자원 관리) 시스템 및 재무 툴과 통합하면 조달 활동이 더 광범위한 비즈니스 요구 사항에 부합하도록 할 수 있습니다.

회사가 운영 민첩성을 향상시키기 위해 노력하는 동안, 조달-지급 주기를 자동화하는 것은 장기적으로 현금 흐름과 운영을 효과적으로 관리하기 위한 필수 이니셔티브가 되었습니다.

P2P 프로세스를 자동화하는 것은 효과적으로 확장하고 더 큰 통제력을 가지고 운영하고자 하는 조직에 필수적입니다. 디지털 조달은 수작업을 자동화된 워크플로로 대체함으로써 조직이 속도와 정확성을 지원하는 보다 간소화되고 연결된 워크플로를 구축하여 오래된 시스템에서 벗어날 수 있도록 지원합니다.

이러한 변화에는 조직의 필요에 맞는 다양한 모듈을 지원하는 올바른 조달 솔루션을 선택하는 것이 포함됩니다. 그리고 170여 개국에서 13,000개 이상의 공급업체와 함께 사업을 운영하고 있는 IBM은 AI, 자동화, 블록체인을 사용하여 자체 조달 업무를 혁신했습니다. 이러한 혁신을 통해 조달팀은 공급업체를 10배 더 빠르게 온보딩하고, 2일이 걸리던 가격 분석을 10분 만에 수행할 수 있었습니다.²

그럼에도 불구하고 최고 조달 책임자(CPO)들은 여전히 더 많은 설득이 필요할 수 있습니다. 신중한 의사 결정자로 잘 알려진 이들은 실제로 다른 임원들보다 생성형 AI를 중요하지 않다고 여길 가능성이 60% 더 높습니다. 이는 주로 투자 수익률(ROI)에 대한 회의론 때문입니다. 하지만 사용을 시작하지 않으면 ROI를 확인할 수 없습니다. CEO는 CPO가 가장 큰 영향을 줄 수 있는 기회를 향해 나아가도록 이끌 수 있습니다. 예를 들어, CPO의 59%는 예측 지출 및 소싱 분석에 생성형 AI를 적용하는 것이 매우 중요하다고 생각합니다.³

역동적인 비즈니스 환경에서는 시장 변화에 빠르게 적응할 수 있는 능력이 매우 중요합니다. P2P 자동화는 조달 및 미지급금 기능을 연결하여 사일로를 제거하며, 이를 통해 조달팀과 이해관계자가 적시에 올바른 정보에 액세스할 수 있도록 합니다. 이를 통해 의사 결정 속도가 빨라지고 운영 효율성이 향상되며 재무 목표와 전략적 목표 간의 연계성이 강화됩니다.

또한 P2P 주기를 자동화하는 것은 인적 오류, 사기, 규정 미준수와 관련된 위험을 완화하는 데 필수적입니다. 자동화된 시스템은 표준화된 절차를 시행하고 상세한 감사 추적을 유지하여 조달 프로세스의 라이프사이클 전반에 걸쳐 투명성과 책임성을 보장합니다. 이를 통해 조직의 금융 자산을 보호하고 시장에서 평판을 강화할 수 있습니다.   

가장 중요한 것은 자동화를 통해 위험을 줄일 수 있다는 점입니다. 수동 프로세스에 의존하면 인적 오류와 사기 행위가 발생할 수 있습니다. P2P 자동화를 통해 조직은 일관된 정책을 시행하고 철저한 감사 추적을 유지하며 조달 프로세스의 모든 단계가 투명하고 책임감 있게 진행되도록 할 수 있습니다.

조달-지불(P2P) 프로세스 자동화에는 기술을 통합하여 조달 및 지불의 각 단계를 간소화하고 개선하는 작업이 포함됩니다. 이러한 혁신은 수동 개입을 줄이고, 오류를 최소화하며, 조직 정책을 준수하는 데 도움이 됩니다. P2P 프로세스 자동화의 예는 다음과 같습니다.​

이 프로세스는 부서에서 상품이나 서비스의 필요성을 인식할 때 시작됩니다. 직원들이 구매 요청서를 수작업으로 작성하여 제출하는 대신 자동화된 시스템을 통해 필요한 품목과 사양을 상세히 기재한 디지털 구매 요청서를 제출할 수 있습니다. 이러한 디지털 접근 방식은 요청을 표준화하고 실시간 추적을 제공합니다.

요청이 제출되면 자동화된 워크플로가 해당 요청을 적절한 관리자에게 전달하여 승인을 받도록 합니다. 이러한 워크플로는 부서, 예산 또는 항목 유형과 같은 요소에 따라 사용자 지정할 수 있으므로 승인 프로세스를 더욱 빠르게 진행할 수 있습니다.

자동화는 가격, 신뢰성 및 품질과 같은 기준을 분석하여 잠재적 공급업체를 평가하는 데 도움이 됩니다. 선택한 공급업체는 셀프 서비스 포털을 사용하여 정보를 입력하고 업데이트할 수 있으며, 이는 온보딩 프로세스를 간소화하고 정확한 기록을 유지하는 데 도움이 됩니다. ​또한 많은 시스템이 계약 관리를 지원하기 때문에 관계 전반에 걸쳐 계약을 추적, 업데이트 및 준수할 수 있도록 지원합니다.

요청이 승인되면 구매 결제 또는 구매 주문 자동화 시스템에서 정확한 세부 정보가 포함된 PO를 즉시 생성하여 공급업체에 전자적으로 전송할 수 있습니다. 이는 수동으로 구매 주문서를 작성하면서 발생할 수 있는 실수의 위험을 없애고 주문 프로세스를 가속화합니다.

배송 시 자동화된 시스템이 입고된 상품 또는 서비스를 해당 PO와 매칭합니다. 이 단계에서는 주문이 완료되었는지, 지정된 요구 사항을 충족하였는지 확인합니다.

공급업체는 송장을 전자 방식으로 제출합니다. AP 자동화는 송장 처리 중에 OCR(광학 문자 인식) 기술을 사용하여 주요 세부 정보를 스캔하고 추출하여 송장 승인 전에 송장을 PO 및 배송 영수증과 대조합니다. 이 3자 대조 검증 단계를 통해 주문하고 수령한 상품과 서비스에 대해서만 결제가 이루어지도록 하여 분쟁과 사기 가능성을 줄일 수 있습니다.  

성공적인 대조 및 승인 후 기업은 자동화 소프트웨어를 사용하여 공급업체 결제를 제때 예약 및 처리하고 합의된 조건을 충족할 수 있도록 지원할 수 있습니다. 다양한 디지털 방식을 통해 결제를 실행할 수 있으므로 연체료의 위험을 줄이고 공급업체와의 관계를 강화할 수 있습니다. 자동화는 또한 다가오는 재정 의무에 대한 가시성을 높여 현금 흐름 관리를 개선합니다.

자동화된 P2P 시스템은 조달 프로세스 전반에 걸쳐 데이터를 수집하고 분석하여 지출 패턴, 공급업체 성능 및 프로세스 효율성에 대한 인사이트를 제공합니다. 이러한 분석은 의사 결정을 개선하고 지속적인 프로세스 개선을 지원하는 데 도움이 됩니다.

P2P 자동화에 사용되는 주요 기술은 다음과 같습니다.

인공 지능(AI) 및 머신 러닝(ML): 조달에서의 AI와 ML 알고리즘은 조달 데이터를 분석하여 트렌드를 예측하고, 구매 결정을 최적화하며, 사기나 규정 준수 문제를 나타낼 수 있는 이상 징후를 식별합니다. 생성형 AI는 시장 데이터에서 패턴을 발견하여 구매를 집계하거나 다른 방법으로는 눈에 띄지 않을 수 있는 비용을 크게 줄일 수 있는 기회를 드러냄으로써 전략적 소싱 및 협상을 지원합니다.³ 이러한 기술을 통해 시스템은 과거 데이터로부터 학습하여 시간이 지남에 따라 의사 결정을 개선할 수 있습니다. ​

클라우드 기반 플랫폼: 현대의 조달-지불 솔루션은 종종 클라우드 기반 플랫폼을 사용하여 재무 및 조달 워크플로를 통합된 시스템으로 결합합니다. 이러한 P2P 자동화 솔루션은 확장성, 실시간 데이터 접근 및 부서 간 및 외부 파트너와의 향상된 협업을 제공합니다. 예를 들어, SAP Ariba는 전략적 소싱, 공급망 관리, 공급업체 관리, 조달, 운전자본 최적화, 송장 관리 및 비용 가시성을 포함하여 소싱-지불(S2P) 프로세스를 엔드투엔드로 처리합니다.

Robotic Process Automation: RPA는 데이터 입력, 구매 주문 생성, 송장 처리와 같은 반복적인 작업을 자동화합니다. RPA는 인간의 행동을 모방하여 수작업을 줄이고 오류를 최소화하며 트랜잭션 처리를 가속화합니다. ​

광학 문자 인식: OCR 기술은 스캔한 송장 및 상품 영수증과 같은 다양한 유형의 문서를 기계가 읽을 수 있는 텍스트로 변환합니다. 이를 통해 데이터를 자동으로 가져오고 입력할 수 있으므로 송장 처리 속도가 빨라지고 수동 작업이 줄어듭니다.

전자 데이터 교환(EDI): EDI를 사용하면 표준화된 형식으로 조직 간에 비즈니스 문서를 전자적으로 교환할 수 있습니다. P2P에서 EDI는 공급업체와의 원활한 커뮤니케이션을 지원하여 구매 주문서 및 송장과 같은 거래를 자동으로 처리하여 속도와 정확성을 향상시킵니다.

P2P 프로세스 자동화의 주요 이점은 다음과 같습니다.​

효율성 및 생산성 향상: 데이터 입력 및 송장 처리와 같은 작업을 자동화하면 수동 작업을 줄이는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 조달 부서와 재무 팀은 큰 그림의 목표와 전략에 집중할 수 있는 더 많은 시간을 확보할 수 있습니다.

정확도 향상 및 오류 감소: 자동화를 통해 데이터 처리에 대한 인간의 개입을 최소화합니다. 수동 입력이 줄어들면 실수의 여지가 줄어듭니다. 자동화는 재무 데이터를 정확하고 안정적으로 유지하는 데 도움이 되며, 이를 통해 정확한 재무 보고가 보장되고 의사 결정 프로세스가 향상됩니다.​

강화된 규정 준수 및 사기 예방: P2P 프로세스를 디지털화하면 내부 정책과 외부 규정을 준수하는 데 도움이 됩니다. 자동화된 시스템은 표준화된 절차를 시행하고 기록을 명확하게 유지하여 사기 위험을 줄입니다. ​

비용 절감: 조달 활동을 자동화하여 업무를 간소화하면 수작업 처리와 관련된 운영 비용을 줄이고 비효율성으로 인한 비용이 많이 드는 실수를 줄여 비용을 절감할 수 있습니다. 규정 준수 및 사기 방지를 개선하면 벌금이나 손실을 방지하는 데도 도움이 됩니다.

더 나은 공급업체 관계: 공급업체에게 제때 지불하고 효율적인 소통을 유지하면 신뢰를 쌓을 수 있으며, 이는 지급 프로세스를 개선하고 잠재적으로 더 유리한 조건, 결제 할인 및 파트너십으로 이어질 수 있습니다.

향상된 지출 가시성 및 제어: 자동화된 P2P 시스템은 지출 패턴과 조달 활동에 대한 실시간 가시성을 제공합니다. 이러한 가시성을 통해 조직은 예산을 효과적으로 모니터링하고 비용 절감 기회를 파악하며 정보에 입각한 재무 결정을 내릴 수 있습니다. ​