게시일: 2024년 8월 5일
기고자: Tim Mucci, Cole Stryker
문서는 조직의 기억입니다. 훌륭한 문서 관리를 통해 모범 사례, 과거 결정 및 과거 경험을 보존합니다. 이러한 조직의 지식을 현재와 미래의 직원이 쉽게 이용할 수 있도록 하면 문서 검색에 낭비되는 시간을 줄이고 중복 작업을 방지할 수 있습니다.
조직에서는 버전 추적 및 안전한 저장과 같이 꼼꼼한 관리가 필요한 필수 문서가 상당량 생성됩니다. 쉽게 찾을 수 없는 문서는 사실상 없는 것과 마찬가지이므로, 검색 가능성을 보장하기 위해 적절한 인덱싱과 적절한 메타데이터를 적용하는 것이 중요합니다. 문서가 잘 관리되면 협업, 투명성, 업무 효율성이라는 조직 문화를 조성할 수 있습니다.
조직의 모든 문서가 개별 폴더에 저장되어 모든 사람이 액세스할 수 있고 여러 부서에 분산되어 있다고 생각해 보세요. 이러한 구조에서는 문서를 찾고 보호하기가 매우 어렵습니다.
문서 워크플로의 핵심 원칙은 조직 내에서 문서 액세스가 필요한 당사자를 식별하고 이 액세스가 안전하고 쉽게 이루어지도록 하는 것입니다. 문서를 작성, 저장 및 관리하기 위한 명확한 절차를 수립하는 것은 효과적인 문서 워크플로의 기반을 형성합니다.
이러한 절차를 구현하려면 조직 내 여러 역할 간의 협업이 필요합니다. 인사, 법무 및 IT 부서는 액세스 제어, 문서 분류 시스템 및 보안 스토리지 솔루션을 설정하는 데 중추적인 역할을 합니다. 관련된 모든 사람이 프로세스의 각 단계에 대한 이론적 근거를 이해하는 것이 중요합니다.
정확한 메타데이터의 중요성, 특정 문서를 포함하는 이유 및 적절한 버전 제어의 필요성을 이해하면 참여도와 워크플로 준수가 크게 향상될 수 있습니다. 프로세스에서 각 개인의 역할을 명확히 하면 이러한 효과가 더욱 강화됩니다.
문서 워크플로가 효과적인 것으로 간주되려면 다음과 같은 몇 가지 기본적인 질문에 대한 확실하고 일관된 답변을 제공해야 합니다.
- 조직에서 사용 권한과 중요한 문서의 보안 요구 사항 간의 균형을 어떻게 맞출 수 있는가?
- 워크플로에 어떤 유형의 문서가 포함되는가?
- 새 문서는 시스템에 언제 어떻게 도입되는가?
- 문서는 어디에 저장되고 어떻게 구성되는가? 메타데이터를 사용하는가, 아니면 버전 제어 시스템을 사용하는가, 아니면 두 가지 모두를 사용하는가?
이러한 질문을 해결하면 조직이 문서가 거치는 모든 단계를 추적하는 투명한 워크플로를 설정하여 병목 현상, 지연 또는 비효율성을 찾는 데 도움이 됩니다. 이러한 워크플로를 철저하게 문서화하면 승인을 완료하는 데 필요한 평균 시간, 필요한 수정 주기 수, 다른 문서보다 더 빠르게 처리되는 문서의 비율 및 유형과 같은 핵심 성과 지표(KPI)를 쉽게 모니터링할 수 있습니다.
또한 워크플로에서는 문서 라이프사이클의 각 단계에 대한 책임자를 결정하여 책임감을 고취하고 진행 상황 추적을 간소화합니다. 마케팅 자료를 승인하도록 설계된 문서 워크플로를 가정해 봅시다. 이 워크플로에서는 누가 초기 문서의 초안을 작성하고, 누가 내용과 디자인을 검토하며, 누가 승인 계층에 관여하는지 명시합니다. 이러한 문서의 진행 상황을 모니터링함으로써 조직은 KPI를 할당하여 개선이 필요한 영역을 식별하고, 승인 프로세스에 대한 인사이트를 얻고, 검토 지침을 구체화하여 명확성과 효율성을 높일 수 있습니다.
간소화된 문서 워크플로는 조직의 보안, 성장 및 인사이트에 필수적입니다. 미지급금 송장 처리 자동화를 예로 들어 효과적인 문서 워크플로 관리를 위한 4단계를 살펴보면 다음과 같습니다.
메타데이터는 문서 관리 시스템이 문서를 효과적으로 이해하고 처리할 수 있도록 지원하는 풍부한 정보 계층입니다. 문서의 메타데이터에는 작성자, 생성 날짜, 공급업체 이름, 송장 번호, 키워드, 총 미결제 금액과 같은 추출된 데이터 포인트 등의 세부 정보가 포함됩니다. 컨텍스트와 구조를 통해 문서 관리 시스템(DMS)은 작업을 자동화하고 검색을 간소화하며 원활하고 효율적인 프로세스를 보장할 수 있습니다.
전통적으로 송장은 우편이나 이메일을 통해 도착하고 회계 시스템에 수동으로 데이터를 입력해야 했으며, 이는 중앙 저장소 없이 이루어지는 느리고 오류가 발생하기 쉬운 프로세스였습니다. 자동화를 구현함으로써 공급업체는 송장을 전자식으로 제출할 수 있으며 광학 문자 인식(OCR) 기술은 중요한 데이터를 자동으로 추출합니다. OCR 기술은 내장된 메타데이터를 사용하여 문서를 송장으로 식별합니다. 이를 통해 공급업체 이름, 송장 번호 및 총 금액과 같은 중요한 정보를 자동으로 추출할 수 있습니다. 이 초기 단계에서 입력 오류가 크게 줄어들고 프로세스 속도가 빨라집니다.
자동화하기 전에는 송장을 처리하려면 종이 사본을 제출하거나 스캔하여 로컬 폴더 또는 공유 디렉터리에 저장해야 했기 때문에 검색이 번거로웠습니다. 자동화 이후에는 모든 송장이 문서 관리 시스템(DMS) 내에 저장됩니다. DMS는 효율적인 저장 및 분류를 위해 메타데이터를 사용합니다. 시스템에서 공급업체 이름, 날짜 및 송장 번호와 같은 관련 메타데이터로 송장에 태그를 지정하므로 검색하기가 간편하고 수동으로 구성할 필요가 없습니다.
자동화가 이루어지기 전 시대에는 특히 종이 기반 시스템에서 특정 송장을 찾는 데 시간이 많이 걸렸습니다. 자동화를 사용하면 메타데이터를 이용해 특정 송장을 더 빠르게 검색할 수 있습니다. 사용자는 공급업체 이름, 날짜 범위 또는 송장 번호와 같은 검색 기준을 활용하여 DMS에서 몇 초 내에 관련 문서를 정확히 찾아낼 수 있습니다.
전통적으로 송장 관리는 이메일과 스프레드시트에 의존했기 때문에 데이터가 사일로화되고 보안 위험이 컸습니다. 그러나 자동화된 워크플로를 통해 DMS를 기존 회계 시스템과 통합하면 추출된 데이터를 자동으로 채울 수 있습니다. 또한 시스템 내에서 승인 단계를 구현하면 권한이 있는 직원이 자동 알림을 통해 전자적으로 송장을 검토하고 승인할 수 있으므로 보안과 속도가 모두 향상됩니다.
DMS를 회계 시스템과 통합하는 데는 OCR을 통한 정확한 데이터 추출이 관건입니다. 이 프로세스는 송장 내에 있는 메타데이터를 주로 이용하며, 이를 통해 시스템은 회계 소프트웨어에 올바른 정보를 채우고 추출된 데이터를 기반으로 추가 워크플로 단계를 트리거할 수 있습니다.
조직이 문서 워크플로의 원칙을 파악하고 나면 프로세스 전반에 걸쳐 자동화를 구현할 수 있습니다. 여기에는 다음 단계가 포함됩니다.
처음에 조직은 다양한 부서의 이해관계자를 식별하고 참여시켜야 합니다. 이러한 이해관계자들은 현재 프로세스와 필요한 개선 사항에 대한 인사이트를 제공합니다. 자동화를 각 부서의 특정 요구 사항에 맞게 조정하면 특정 사용자에게 필요한 단계나 기능을 간과할 위험을 최소화할 수 있습니다. 또한 실무 경험이 있는 이해관계자들은 자동화에 문제가 될 수 있는 잠재적 예외 사례 또는 엣지 케이스를 정확히 찾아낼 수 있습니다.
이 단계에는 수동 워크플로를 매핑하는 작업이 포함됩니다. 워크플로 개발 팀은 문서가 거치는 각 단계, 자동화할 작업, 참여해야 하는 사람을 문서화하고 및 중요한 의사 결정 지점을 식별합니다. 이 단계에서는 순서도 또는 프로세스 맵과 같은 시각화 도구가 유용합니다. 팀은 이해관계자를 참여시킴으로써 문제점을 최대한 파악하고 해결할 수 있습니다. 워크플로가 운영을 시작한 후에는 중복을 제거하고 효율성을 최적화하기 위해 지속적으로 개선할 수 있습니다.
DMS의 선택은 계약서, 송장 및 보고서와 같이 가장 자주 처리되는 문서를 파악하는 것으로 시작됩니다. 팀은 문서 승인 프로세스, 협업 요구 사항 및 특정 라우팅 요구 사항과 같은 요소를 고려하면서 향후 확장성을 계획합니다. 선택한 시스템은 민감한 정보를 보호하기 위한 강력한 암호화를 제공하면서 모든 최종 사용자에게 직관적이어야 합니다. 교육 및 지속적인 지원에 대한 공급업체 지원은 DMS의 효과적인 활용을 보장하는 데 중요합니다.
문서 워크플로 보안에는 기술적 보호 장치와 모범 사례가 모두 포함됩니다. 다단계 인증과 같은 강력한 사용자 인증 방법을 구현하여 무단 액세스를 방지하고 직무에 따라 권한을 할당합니다. 저장된 문서와 전송 중인 문서를 모두 암호화하면 보안 침해 시에도 민감한 데이터를 보호할 수 있으며, 교육을 받은 사용자는 기술 보호 장치를 강화하는 데 더 도움이 될 수 있습니다.
문서 워크플로의 원활한 운영을 위해서는 명확한 정책과 절차가 필수적입니다. 다양한 부서의 이해관계자를 참여시켜 문서 관련 상호작용, 과제 및 개선 기회를 파악합니다. 민감성, 목적, 보존 필요성에 따라 문서를 분류하는 시스템을 개발합니다. 이를 바탕으로 적절한 액세스 제어 및 보안 조치를 적용하여, 문서 생성에 대한 지침을 정의하고 명확한 소유권을 확립하고 다양한 문서에 대한 승인 프로세스를 설명합니다.
새 시스템의 성공적인 도입을 보장하려면 설계 및 구현 단계 모두에 직원을 적극적으로 참여시켜야 합니다. 교육은 직원들이 자동화의 중요성을 이해하고 자신감을 키우고 새로운 시스템을 효과적으로 사용할 수 있는 기술을 갖추도록 돕는 데 필수적입니다. 직원들이 워크플로 내에서 자신의 역할을 이해하면 자신의 행동이 전반적인 효율성에 어떤 영향을 미치는지 알 수 있습니다.
구현 후에는 자동화된 시스템을 지속적으로 모니터링하는 것이 필수적입니다. 실시간 감사 및 보안 테스트를 통해 자동화가 올바르게 작동하고 문서를 의도한 대로 관리하는지 확인합니다. 또한 모니터링을 통해 프로세스 병목 현상을 파악하고 반복되는 오류를 분석하고 자동화 규칙 또는 시스템 구성을 개선해야 합니다. 정기적인 보안 감사와 사용자 로그 검토는 시스템을 안전하고 효율적으로 유지하는 데 도움이 됩니다.
문서 워크플로에는 문서를 작성, 편집, 승인 및 배포하는 구체적인 단계가 포함되며 주로 조직 전체의 문서 이동에 중점을 둡니다.
문서 관리 워크플로는 단순한 이동을 넘어 문서 생성, 저장, 배포, 검색, 분류 및 삭제의 세부 사항을 포함하도록 확장됩니다.
문서 워크플로에는 순차와 병렬이라는 두 가지 주요 유형이 있습니다.
순차 또는 선형 워크플로: 이 유형의 워크플로는 지정된 개인이 특정 순서로 작업을 완료하는 미리 결정된 단계별 프로세스를 따릅니다. 예를 들어, 마케팅 자료를 만들 때 이 프로세스는 다음과 같이 전개될 수 있습니다. 카피라이터가 초안을 제출하면 편집자가 검토하여 피드백을 제공합니다. 수정된 초안은 추가 수정을 위해 카피라이터에게 다시 전송되고 최종 사본이 그래픽 디자이너에게 전달됩니다. 디자이너가 시각 자료가 브랜드와 일치하는지 확인하고 나면 마케팅 관리자가 전체 패키지를 검토하고 승인합니다. 추가 수정이 필요한 경우 문서는 작성자에게 돌아갑니다.
병렬 또는 동시 워크플로: 이 워크플로에서는 여러 작업이 동시에 완료됩니다. 동일한 마케팅 자료의 예를 살펴보겠습니다. 카피라이터는 초안을 제출하고 편집자는 내용과 명확성을 검토하며 이와 동시에 디자이너는 브랜드 호환성을 검토합니다. 양 당사자의 피드백이 동시에 처리되고, 시각 자료가 적용되고, 마케팅 관리자는 출시를 위한 최종 검토를 수행합니다. 이 방법은 종종 더 빠르지만 혼동과 피드백 충돌을 방지하기 위해 명확한 커뮤니케이션이 필요합니다.
클라우드 기반 또는 온프레미스 시스템은 이러한 워크플로를 지원할 수 있습니다.
클라우드 기반 시스템: 문서는 조직의 클라우드 서비스 제공업체(CSP)가 유지 관리하는 서버에 저장됩니다. 이러한 시스템은 확장 가능하고 제공업체의 스토리지 요금제를 수정하여 쉽게 조정할 수 있으며 인터넷 연결을 통해 어디서나 액세스할 수 있어 원격 근무자나 출장이 잦은 사용자에게 이상적입니다. 클라우드 시스템은 여러 사용자가 동시에 문서를 편집할 수 있는 경우가 많으며, 일반적으로 조직이 월별 또는 연간 서비스 요금을 지급하기 때문에 초기 비용이 저렴합니다.
온프레미스 시스템: 이 방법을 사용하려면 조직 내의 서버에 소프트웨어를 설치해야 합니다. 하드웨어와 소프트웨어 모두를 완벽하게 제어할 수 있지만 확장하기가 복잡하고 비용이 많이 들 수 있습니다. 특수한 원격 구성을 설정하지 않는 한 일반적으로 네트워크 내의 액세스만 가능하므로 원격 작업자의 액세스가 복잡해집니다. 온프레미스 시스템은 하드웨어 및 소프트웨어 라이선스에 대한 상당한 초기 투자가 필요한 경우가 많으며, 유지 관리 및 IT 지원에 대한 지속적인 비용이 발생할 수 있습니다.
워크플로 자동화 시스템은 캡처에서 아카이브까지 관리를 자동화하고 자동 라우팅, 승인 요청 및 아카이브를 단순화하여 문서 관리 워크플로 프로세스를 더욱 향상합니다. 워크플로 자동화 시스템은 일반적으로 문서 관리 워크플로의 여러 측면을 자동화하는 소프트웨어 솔루션입니다.
문서 관리 워크플로를 구현하면 조직에서 운영 효율성과 규정 준수를 모두 개선하여 많은 이점을 얻을 수 있습니다.
문서 처리의 다양한 단계를 자동화하면 직원이 수동 처리에 소비하는 시간이 줄어들어 인건비가 절감되고 직원이 보다 전략적인 작업에 집중할 수 있습니다.
간소화된 워크플로를 통해 팀 구성원 간은 물론 서로 다른 지리적 위치에서도 문서를 더 쉽게 공유하고 협업할 수 있어 팀워크가 향상되고 프로젝트 완료 속도가 빨라집니다.
조직은 사용자 역할에 따라 액세스를 제어하는 보안 시스템을 통해 문서를 관리함으로써 무단 액세스 및 잠재적 위반으로부터 중요한 정보를 보호할 수 있습니다.
문서를 중앙 집중식으로 제어하면 일관된 표준에 따라 문서를 저장, 관리 및 유지 관리할 수 있으므로 잘못 배치하거나 오래된 버전을 사용할 위험이 줄어듭니다. 자동화는 문서 입력 및 처리에서 인적 오류를 최소화하여 보다 정확한 데이터 관리 및 보고를 가능하게 합니다.
직원들은 향상된 인덱싱 및 검색 기능을 통해 문서를 빠르게 검색할 수 있으므로 기존의 파일 검색에서 겪던 다운타임과 불편을 줄일 수 있습니다.
자동화된 워크플로는 업계 규정과 표준을 준수하도록 설계되어 문서 처리에서 모든 법적 요건을 충족하고 규정 준수 관련 문제의 위험을 줄일 수 있습니다.
의료
1차 의료 센터에서 전자 의료 기록(EHR)을 구현하면 비전염성 질병 관리가 크게 개선되는 것으로 나타났습니다. 이러한 시스템은 의약품의 전자 처방을 지원하고 환자 기록 유지의 효율성과 정확성을 향상합니다. 문서화 프로세스를 간소화하면 의료 서비스 제공자는 향상된 데이터 관리 및 접근성을 통해 더 나은 환자 치료를 제공할 수 있습니다.
법률
문서 관리 시스템은 로펌과 법무 부서에서 문서 초안 작성, 검토 및 보관 프로세스를 가속화하는 데 도움이 됩니다. 우수한 문서 워크플로 시스템을 갖추면 법률 환경에서 사건 파일을 효율적으로 관리하고 규정 준수를 보장하며 필요한 문서에 원활하게 액세스할 수 있습니다.
제조
제조업의 문서 워크플로 시스템은 일반적으로 설계 문서, 사양 및 규정 준수 기록을 효율적으로 관리하고 추적하는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 제조 공정의 모든 부분을 최신 상태로 유지하고 중요한 규제 표준을 충족하여 제품 품질과 운영 효율성을 유지할 수 있습니다.
고객 서비스
터키의 통신 사업자인 Turkcell은 IBM FileNet Content Manager를 문서 워크플로의 핵심으로 사용하여 스토리지를 중앙 집중화하고 고객 정보를 간편하게 검색합니다. 이 시스템은 수백만 개의 문서를 관리하고 확인하여 규정 요구 사항을 준수하도록 지원합니다. 자동화를 통해 관련 문서에 빠르게 액세스할 수 있습니다. 이러한 환경은 정확한 데이터 관리를 보장하여 운영 효율성을 개선하고 규정 준수 및 고객 관계 관리를 지원합니다.
금융 및 은행 업무
문서 관련 프로세스를 디지털화하고 간소화함으로써 금융 조직은 수작업 데이터 입력을 줄이고 오류를 최소화하며 트랜잭션 시간을 단축할 수 있습니다. 자동화된 워크플로에서 모든 문서가 일관되게 처리되고 안전하게 저장되는지 확인하므로 금융 규정 준수 및 감사 요건이 해결됩니다.
Bank of Montreal은 IBM Content Analyzer를 사용하여 고객이 은행의 청구 처리 애플리케이션인 BMO QuickPay에 직접 이메일로 청구서를 보낼 수 있도록 하여 청구서 결제 프로세스를 간소화하고 있습니다. 이 접근 방식으로 결제 연체, 번거로운 결제 절차 등의 문제를 해결하여 청구서 결제 과정이 6배 더 빨라지고 은행 업무 자동화의 이점이 실현되고 있습니다.
워크플로 자동화 시스템은 문서 워크플로를 포함한 다양한 프로세스와 작업을 간소화하도록 설계되었습니다. IBM의 워크플로 자동화와 같은 소프트웨어는 규칙 기반 로직을 사용하여 비즈니스 프로세스를 자동화하고 시간 소모적인 작업을 줄이며 인적 오류를 최소화합니다. 이는 프로세스의 최적화로 이어져 트랜잭션의 상당 부분을 2시간 이내에 처리할 수 있습니다.
IBM Automation Document Processing 솔루션은 AI와 딥 러닝 및 로우코드 도구를 결합하여 수동 문서 처리 작업을 줄일 수 있도록 지원합니다. 비즈니스 문서에서 정보를 더 빠르고 쉽고 정확하게 분류하고 추출할 수 있습니다.
온프레미스 또는 클라우드에서 조직의 디지털 워크플로를 자동화하여 정보, 프로세스, 사용자를 통합합니다.
IBM Cloud Pak for Business Automation은 모든 하이브리드 클라우드에 적합하게 구축된 통합 소프트웨어 구성요소의 모듈형 세트로, 작업을 자동화하고 비즈니스 성장을 가속화합니다.