ワークロード管理とは

従業員の生産性の追求は、あらゆる先進的な企業が取り上げ、引き受ける課題です。言うまでもなく、組織はプロセスを合理化し、ワークロードを最適化し、すべての機能を最高の効率で実行しようと努めています。

リソースの割り当てとリソースの管理が最大の関心事となっています。そして、人的リソースやコンピュータリソースなど、さまざまなリソースを最大限に活用し、主要なチームメンバーを酷使して燃え尽き症候群につなげることなく、現実的で価値のある目標を設定するにはどうすればよいかという質問を中心に展開しています。

これは効果的なワークロード管理を実行する上での主な課題であり、バランスを取るのが困難な場合があります。その理由：ここでは、（予測的に動作する）コンピューター・システムと、生身の労働者（その振る舞いはしばしば予測不可能である）とが交差する場所をご紹介します。これらすべてがプロジェクトのスケジュールと衝突します（プロジェクトのスケジュールはほとんどが固定されているはずですが、ビジネス優先順位の変化によって突然マイルストーンが変わり、期日が変わる場合）。これら3つの変数を相対的な均衡に保つことが、適切なワークロード管理の鍵であり、これは大幅なプロジェクト計画と長期を見据えた優先順位付けが必要となる重要な作業です。

ワークロード計画に取り組む方法は、企業ごとに異なります。ただし、3つの定数については、ワークロード管理に携わるすべての組織に適用できます。

成果物とは、組織が作成するアウトプットの総称であり、その形態は多岐にわたります。成果物には、製造された製品などの有形物だけでなく、ソフトウェアやアプリケーションといった無形の知的財産も含まれます。

非常に小規模なスタートアップ企業ではない限り、特定のプロジェクトに専念する特定のチームが存在するなど、分業がしっかりと確立されているでしょう。これにより、特に負荷の高いワークロード、複雑なプロジェクト、重要なタスクを扱う場合に、チームのオペレーションを管理可能な範囲内に保つことができます。

時間管理は、企業が従う単なるグッドプラクティスではありません。たとえ巨大な企業であっても、契約した時間内に成果物を提供する能力があればこそ価値があるので、生産期限を厳守する必要があります。継続的な存続にとって非常に重要であるため、時間追跡は最も価値のあるモニタリング活動となります。

次に進む前に、「ワークロード管理」というフレーズには複数の意味があるため、用語をより正確に定義してみましょう。いずれもまったく別物というわけではなく、むしろ多少は類似していますが、それでも明確に異なる概念です。

従業員の利用や共有の文脈では、ワークロード管理は、チームのワークロード管理や、組織が実行する予定の仕事の総量を会社の各部門やチームメンバー間でどのように分担するかを指すことがあります。

確かに、チームのキャパシティーやチームのワークロードをチーム全体でどのように共有するかについて話し合うときは、仕事における「人的要素」という側面があります。なぜなら、社員がそれぞれの仕事をどのように行うかについて話しているからです。この人間的な側面は、チームのパフォーマンスやチームの生産性に関連するメトリクスに関する検証可能なモニタリングや、チームワークのような他の価値ある無形資産のあまり具体的でない検討など、後から振り返って行われるワークロード管理の中核的な活動中に残ります。

しかし、別の意味では、「ワークロード管理」は生産性という同じ問いを純粋にコンピューティングの観点から捉えます。この文脈におけるワークロード管理とは、組織が継続的な目標を達成するために完了すべきコンピューティング関連の作業全体を把握するための作業管理プロセスを指します。組織は、この集計された数値を使用して、プロジェクトのキャパシティ計画とタスク管理を正確に行い、それを実現できるようにします。さらにその結果として、全体のワークフローをどのように分散し、均衡の取れたワークロード配分にするかを検討することにつながります。

次に、3つ目として、より広い意味での「ワークロード管理」があります。これは前述の2つの議論を統合し、遂行すべきプロジェクト管理の作業、人間の担当者、そしてそれを実現するために必要なコンピュータシステムやプロセスを一体として扱う考え方です。このテーマを包括的に理解するには、この広義の「ワークロード管理」と、その概念が含むすべての要素を検討する必要があります。

ほぼすべての組織がワークロード管理ストラテジーの策定と実行に取り組んでいることを考えると、ワークロード管理プロセスに特化した製品の種類がこれほど多いのも不思議ではありません。以下に、その代表的な選択肢をいくつか紹介します。

数十年間、これは単にパフォーマンス比較を可視化する代表的な方法であるだけでなく、ほぼ唯一の手段でもありました。基本が優れている理由は、21世紀になった今でもスプレッドシートが広く使われていることからも明らかです。スプレッドシートは、すべての情報をX軸とY軸に沿って配置することで、多くのデータを瞬時に把握・比較できるようにします。

最初のスプレッドシート・コンピューター・プログラムはVisiCalc（“visible calculator” ＝「目に見える計算器」の略）と呼ばれ、1979年末にApple IIコンピューター・システム用にリリースされました。VisiCalc（Dan Bricklin氏とBob Frankston氏が開発）は、アメリカの科学者Richard Mattesich氏による1961年の研究に基づいています。その後VisiCalcは、コンピューター化されたスプレッドシート・プログラムの代名詞となったExcelへの道を切り開きました。Excelは、Microsoft社の社員Charles Simonyi氏によって開発が進められ、1985年に正式リリースされました。

2022年後半に発表された推計によると、毎月7億5,000万人以上のユーザーがエクセルを利用しており、その数は12億に近づくとの予測もあります¹。同様の推計によると、全企業の約63% が、さまざまな会計ニーズの少なくとも一部についてエクセルを定期的に利用しています²。

ワークロードの進捗を把握する最も基本的で分かりやすい方法のひとつが、カンバンボード（“Kanban” は日本語の「看板」、つまり「視覚的なサイン」を意味します）です。カンバンボードはもともと、プロジェクトの各工程を縦列で区切った実際のホワイトボードとして使われていました。利害関係者らは、その列ごとに付箋などを貼り付けることで、進捗状況を視覚的に示すことができました。

カンバンボードの使用は、1940年代後半にトヨタの技術者・大野耐一氏によって導入されました。これは、生産性の最大化とムダの削減を目的とした「リーン生産方式」の一環として考案されたものです。最初にコンピュータ化されたカンバンソフトウェアは、2000年代初頭にコンピュータ愛好家のDavid Anderson氏によって開拓され、その後Microsoft社などのソフトウェア企業によって採用されました。現在のカンバンアプリの中では、Asanaが代表的なプロバイダーとして知られています。同社のカンバンボード製品は自動化に対応しており、ワークフローの効率化や時間短縮のために他のツールと連携することも可能です。

ダッシュボードはウィジェット技術を活用し、さまざまな種類の情報を 1 つの画面にまとめて表示します。最も分かりやすい例は自動車のダッシュボードです。運転者は重要な計器やモニターをすべて、一目で確認できるようになっています。

コンピューター化されたダッシュボードは、さまざまなゲージの代わりにチャート、表、グラフを使用することを除いて、同じ機能を実行します。コンピュータ化されたダッシュボードの初期の実験は1980年代に行われましたが、ダッシュボードがより便利になり、システムに統合されるようになったのは、それから10年後のことです。ダッシュボードは、重要業績評価指標（KPI）を表示できるようになってから、急速に普及しました。

プロジェクト管理ソフトウェア以外にも、長年にわたって使われてきた実績のある手法を反映したプロジェクト管理ツールが存在します。

• タスク・リスト：実行すべき個々のステップを整理するための基本的なツールとして、従来のタスクリストは依然として必須です。スプレッドシートと同様、タスク・リストが有効な理由は、情報を本質的なデータにまで簡素化できる点にあります。タスク・リストは、新しいプロジェクトへの対応戦略を策定する際の最初のステップであり、必要なプロジェクト・マイルストーンを定義する初期段階でもあります。
• ガントチャート：ガントチャートは、進捗状況を監視するための最良の主要ツールの1つであり、左から右に進んで進捗状況を示す水平の棒グラフとして進捗状況を表現し、100%の完了ステータスに達すると完全に着色されます。ガント・チャート（1910年代にこの手法を最初に考案した社会科学者ヘンリー・ガントにちなんで命名）の棒グラフは、通常、水平方向の棒グラフを補強するために、完了率を数値で表示します。これを積み重ねることで、さまざまなプロジェクト領域の進捗状況を比較できます。
• To-doリスト：進行状況を監視するプロセスに役立つもう 1 つのワークロード管理ツールはTo-doリストです。タスクリストが主要な開発項目を定義するのに対し、To-doリストはそれらをさらに細分化し、プロジェクトを完了に導く具体的なステップを明示します。To-doリストは適用範囲を柔軟に設定でき、部門全体、特定のチーム、あるいは個人単位でも活用できます。

注：このリストにはスプレッドシートが含まれていないことにお気づきかもしれませんが、そこには重要な理由があります。チーム・リーダーは、さまざまなデータを含めるために、ホワイトボードやワード・プロセッシング・プログラム上に視覚的なグリッドを構築することがよくありますが、これらは厳密にはスプレッドシートではありません。スプレッドシートは単にグリッド状の情報を保持するだけではありません。その情報はコンピューター・インテリジェンスによって接続され、ユーザーは簡単な計算を行い、シート内の全データに一度に適用できるため、複数の計算を行う手間を大幅に省略できます。その包括的なインテリジェンスは、単純なグリッドチャートには存在しません。

組織はビジネスニーズと同様に大きく異なります。それでもスマートなワークロード管理に関する健全な基本原則は依然として存在しており、それらはほぼすべての企業に適用できます。

ワークロード管理計画は、そこに組み込まれる考えに基づいたものでなければ健全なものになりません。従って、計画を立てる人は、人員のスキルセットとその役割における有効性を率直に評価する義務があります。これは、プロジェクトに必要なステップや重要なマイルストーンを正確に予測することと同じくらい決定的に重要なことです。会社の機能について率直であればあるほど、ワークロード管理計画が効果的である可能性が高くなります。

これは言うまでもないことなのですが、いまだに多くの組織が、会社のオペレーションや個人のパフォーマンスに関連する期待の全容について、従業員がほとんど何も知らないまま運営されていることには驚かされます。チームメンバーへのコミュニケーションは、理解しやすく、混乱しにくいものでなければなりません。さらに、明確なコミュニケーションはすべてのチームに適用され、情報のギャップやパフォーマンスのサイロを避けるために、リソース全体に均等に適用される必要があります。

企業が主要な従業員を燃え尽きさせてしまう一因は、過剰な数のタスクを同時に担当させることです。従業員が効率的に、かつストレスなく働ける環境を維持するためには、マルチタスクを強いる状況は避けるべきです。スタッフには、1 つのタスクに集中し、それを完了させるまで取り組むことを許可するべきです。これにより、1 人の従業員が過剰なタスクを同時に抱えた結果、ほぼ業務が停止してしまうような生産性低下を防ぐことができます。

効果的なワークロード管理の重要なポイントのひとつは、可能な限りさまざまな技術ツールを活用することです。特に繰り返し行われる作業では、最大の強みのひとつである「テンプレート」を活かすことができます。テンプレートは文書作成の自動化や作業効率の向上に最適であり、さらにすべての外部文書において会社の標準フォーマットを一貫して適用することにも役立ちます。

ここでもう1つ頭を悩ませる必要のないものがありますが、多くのトップレベルの組織が、すべての関係者への定期的な確認なしに、重要な責任をチームに委任していることに驚かされます。これは明らかに災いの元なので、何としても避けなければなりません。チーム・ミーティングを効果的なものにするために長くする必要はありませんが、定期的に開催して、各チームメンバーに現在の活動状況や進捗を妨げる可能性のあるブロッカーについて報告する時間を与える必要があります。