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Che cos'è un sistema di gestione della conformità (CMS)?
Un sistema di gestione della conformità (CMS) è un sistema integrato utilizzato per soddisfare i requisiti normativi, le politiche interne e gli standard di settore. Un CMS efficace aiuta le organizzazioni a evitare aree di non conformità e a raggiungere una conformità normativa continua.
Come suggerisce il nome, un sistema di gestione della conformità è proprio questo: un sistema. Non si tratta di una tecnologia o di un processo particolare, ma di un insieme di strumenti, processi aziendali e controlli interni che lavorano congiuntamente per ridurre il rischio di conformità e aiutare le organizzazioni a rispettare le proprie conformità. Un sistema di gestione della conformità può includere qualsiasi cosa, dalle valutazioni dei rischi alla formazione sulla conformità.
Avere un sistema efficace di gestione della conformità è fondamentale per le iniziative di conformità di un'organizzazione e per una strategia di gestione del rischio più ampia. Questa necessità è dovuta al fatto che la mancata conformità ai requisiti di conformità può causare gravi conseguenze tra cui multe, interruzioni dell'attività e un aumento del rischio di violazioni dei dati.
Oggi i sistemi di gestione della conformità lavorano spesso con un alto grado di automazione e individuano in modo proattivo i potenziali rischi, consentendo alle organizzazioni di intraprendere azioni correttive immediate e risolvere i problemi di conformità in tempo reale.
Gestione della conformità e sistemi di gestione della conformità a confronto
La gestione della conformità e i sistemi di gestione della conformità sono strettamente correlati, sebbene tecnicamente separati.
La gestione della conformità si riferisce alla strategia più ampia adottata da un'organizzazione per garantire il rispetto delle normative. Tuttavia, un sistema di gestione della conformità (CMS) è l'insieme pratico di strumenti e controlli utilizzati per automatizzare e semplificare questi processi di conformità. In altre parole, la gestione della conformità è l'approccio complessivo, mentre un sistema CMS ne è la soluzione pratica.
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Oggi, le organizzazioni si trovano ad affrontare un numero sempre crescente di normative di conformità in tutti i settori e giurisdizioni. Queste normative sono spesso complesse e specifiche per ogni settore, come l'HIPAA per il settore sanitario, oppure a livello regionale, come il GDPR dell'Unione Europea.
Il mancato rispetto di questi requisiti legali spesso può comportare pesanti sanzioni e problemi legali. Ad esempio, nel maggio 2023, l'autorità irlandese per la protezione dei dati ha imposto una multa di 1,3 miliardi di dollari a Meta con sede in California per le violazioni del GDPR.
Inoltre, l'atteggiamento dei consumatori nei confronti dei problemi di conformità e cybersecurity sta cambiando. In un recente studio di McKinsey, l'85% degli intervistati ha dichiarato che era importante conoscere l'informativa sulla privacy dei dati di un'azienda prima di effettuare un acquisto. Le aziende iniziano a capire che la conformità non è solo il prezzo da pagare per concludere affari, ma può addirittura essere un bene per il business.
Tuttavia, rispettare le normative di conformità può essere impegnativo. Molte organizzazioni sono sempre più globali e hanno più sedi in tutto il mondo con dipendenti e clienti in diverse regioni, tutte con requisiti normativi diversi. Per queste organizzazioni può essere difficile rimanere al passo con i requisiti di conformità, soprattutto perché le leggi e le normative continuano a cambiare con l'avvento delle nuove tecnologie. Le organizzazioni rischiano inoltre di introdurre ulteriori livelli di complessità della conformità ogni volta che aggiungono una nuova iniziativa aziendale o un nuovo metodo di gestione dei dati.
Un sistema di gestione della conformità (CMS) aiuta le organizzazioni ad affrontare questo complesso panorama normativo e a rimanere conformi. Semplifica il controllo automatico delle aree di non conformità quasi in tempo reale e la risposta alle mutevoli normative e ai requisiti legali.
Un CMS efficace consente inoltre alle organizzazioni di standardizzare gli sforzi di conformità tra le varie regioni e di personalizzare l'approccio per rimanere conformi alle normative e agli standard specifici del settore. Più in generale, un CMS aiuta anche a far rispettare gli standard etici e a stabilire una cultura di conformità e responsabilità aziendale.
I tre elementi principali di un sistema di gestione della conformità
Sebbene un CMS efficace possa includere molti elementi, generalmente si concentra su questi tre componenti:
Consiglio di amministrazione
Il consiglio di amministrazione deve concentrarsi sulla creazione di una cultura di conformità dall'alto. Date le numerose responsabilità che hanno, potrebbero non dare priorità alla compliance ma, in ultima analisi, sono loro i responsabili dello sviluppo e dell'amministrazione di un programma di gestione della conformità.
Una volta creato un CMS efficace, dovrebbero poi comunicare le politiche al senior management e a tutti gli stakeholder all’interno e all’esterno dell’azienda, compresi appaltatori e fornitori di servizi di terze parti.
Solo con la supervisione del consiglio di amministrazione le organizzazioni possono dimostrare di prendere sul serio gli sforzi di conformità e di voler creare politiche uniformi che consentano a tutti i membri di rispettare le leggi e i regolamenti federali sulla protezione dei consumatori.
Il senior management potrebbe nominare un responsabile o un manager della conformità per guidare e garantire un'efficace supervisione da parte della direzione. Questi leader di solito riferiscono direttamente e costantemente al Consiglio di amministrazione per tenerli informati sui problemi legati alla conformità, consentendo loro di apportare modifiche strategiche e tattiche al programma di gestione della conformità, se necessario.
Alcune responsabilità dei responsabili della conformità potrebbero includere:
Stabilire e implementare politiche e procedure di conformità
Garantire che sia la dirigenza che il personale siano sottoposti a un'accurata formazione sulle leggi e i regolamenti in materia di tutela dei consumatori.
Valutare i problemi di conformità emergenti e i nuovi rischi potenziali
Affrontare i reclami dei consumatori attraverso un processo di risposta standardizzato e ben documentato
Comunicare al Consiglio di amministrazione le attività e i risultati dei controlli di conformità
Adottare le misure necessarie per implementare azioni correttive e aggiornare continuamente il programma di conformità
Programma di conformità
Il programma di conformità è il cuore di un sistema di gestione della conformità. Ha funzione di nucleo centrale per la progettazione e l'implementazione di tutti i controlli e le contromisure legati alla conformità. In genere, questi programmi includono politiche, procedure e pratiche strutturate, inclusi controlli interni e processi di conformità, applicati dai vertici aziendali.
Un programma di conformità ben progettato può includere valutazioni del rischio, formazione dei dipendenti, meccanismi di segnalazione, azioni correttive, nonché audit e monitoraggio della conformità.
I dipendenti devono fare riferimento al programma di conformità come loro stella polare della conformità. In questo modo, tutti lavoreranno in base agli stessi standard e adempieranno in modo coerente e accurato alle proprie responsabilità. Per questo motivo, è essenziale creare un programma di formazione sulla conformità ben strutturato, in modo che i dipendenti conoscano le proprie responsabilità e si allineino alle linee guida e alle politiche interne vigenti in materia di conformità.
Le organizzazioni devono anche prendere in considerazione la creazione di strutture di report coerenti e trasparenti. Ciò aumenta l'efficienza e la comunicazione e consente ai team di conformità di assegnare compiti ai membri del personale appropriati con workflow chiari che tengono traccia delle richieste e delle azioni correttive.
I reclami dei consumatori possono aiutare le organizzazioni a identificare potenziali problemi di conformità normativa. Spesso i clienti sono i primi a individuare i potenziali rischi, e rispondere rapidamente a questi reclami può ispirare la fidelizzazione e aiutare le organizzazioni a intraprendere azioni correttive rapide per evitare sanzioni normative. Inoltre, le autorità di regolamentazione spesso esaminano il modo in cui le organizzazioni gestiscono i reclami, per cui una risposta rapida ed efficace contribuirà a migliorare la conformità e la posizione normativa di un'organizzazione.
Audit di conformità
Gli audit di conformità sono un altro componente fondamentale di qualsiasi sistema di gestione della conformità. Che siano interni o esterni, questi audit comportano una valutazione imparziale della conformità e dell'aderenza di un'organizzazione alle politiche interne, alle procedure e ai requisiti normativi. Sono fondamentali per mantenere una costante conformità e individuare rischi potenziali.
Per gli audit esterni, i revisori esterni imparziali generalmente forniscono una revisione indipendente delle politiche e dei protocolli di conformità. Al contrario, il dipartimento di audit interno a un'organizzazione eseguirà in genere un audit interno. Entrambi i tipi di verifica sono imparziali e si concludono con report che delineano risultati e suggerimenti per il miglioramento.
Grazie a questa indipendenza, gli audit interni possono fornire alle organizzazioni, soprattutto a quelle più grandi, una conformità più rigorosa e maggiori controlli ed equilibri. Possono anche servire a documentare le attività di conformità e possono anche essere condivise con le autorità di regolamentazione per dimostrare la responsabilità durante una verifica normativa.
Sebbene gli audit di conformità possano essere stressanti, le organizzazioni possono semplificare il processo dimostrandosi consapevoli degli standard pertinenti e mantenendo registri organizzati per aiutare gli auditor a individuare rapidamente le informazioni necessarie.
Tra un audit di conformità e l'altro, le organizzazioni possono eseguire valutazioni del rischio e un monitoraggio continuo della conformità.
Il monitoraggio della conformità comporta operazioni di sorveglianza attiva per individuare aree di non conformità. Aiuta le organizzazioni a rispettare i requisiti normativi e a proteggere gli interessi dei consumatori in tempo reale. Quando si presentano potenziali rischi, il monitoraggio della conformità aiuta a individuarli tempestivamente, quindi esegue azioni correttive rapide per prevenirne il ripetersi.
Altri metodi di monitoraggio della conformità includono colloqui ai dipendenti, revisione delle politiche e delle procedure, valutazione dell'efficacia della formazione e confronto delle pratiche reali con le divulgazioni esterne. Queste misure possono aiutare le organizzazioni a monitorare gli sforzi di conformità in tempo reale e a modificare il proprio sistema di gestione secondo necessità.
Implementare un sistema di gestione della conformità efficace
Per implementare un sistema di gestione della conformità (CMS) efficace, le organizzazioni devono adottare un approccio strategico che inizi con la comprensione delle esigenze aziendali e prosegua con l'implementazione e il supporto continuo.
I passaggi comuni da considerare includono:
Prima di adottare un CMS, devi conoscere i tuoi obiettivi di conformità e gestione del rischio per guidare la selezione e la configurazione del tuo CMS. Ad esempio, se sei un istituto finanziario, individua se è necessario aderire a particolari framework normativi, come ISO o SOX. Scegli quindi gli strumenti di gestione della conformità che includono strumenti specifici di settore e software GRC (governance, risk and compliance).
Dopo aver individuato le tue esigenze, personalizza il tuo CMS. Questa personalizzazione può includere la regolazione del sistema per adattarlo alla struttura organizzativa o ai processi aziendali, l'assegnazione di ruoli per gli utenti o l'integrazione senza soluzione di continuità con i workflow e gli strumenti di conformità esistenti.
Come accennato in precedenza, un CMS efficace richiede il consenso del Consiglio di amministrazione e dei vertici aziendali. Coinvolgi questi stakeholder nelle prime fasi del processo e chiarisci le loro responsabilità. Se i leader non sono coinvolti o non capiscono il loro ruolo, può essere difficile creare una cultura di conformità, il che provocherà errori durante l'implementazione.
Ricorda che la conformità è un processo continuo che coinvolge l'intera organizzazione. Conduci sessioni di formazione approfondite per i dipendenti per spiegare loro come navigare nel CMS con sicurezza. Ricorda anche ai dipendenti il "perché" dietro gli sforzi di conformità e condividi i rischi e le ripercussioni della mancata conformità.
Per enfatizzare ulteriormente l'importanza della conformità, stabilisci linee di responsabilità chiare. Durante ogni fase del ciclo di vita del programma di conformità, chiarisci le aspettative dei dipendenti, quindi applica attivamente i protocolli disciplinari.
La manutenzione di un CMS efficace è un processo continuo. Dai priorità al monitoraggio e al perfezionamento costante della conformità per mantenere il sistema pertinente alle esigenze di conformità della tua organizzazione.
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Risorse
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La gestione delle informazioni e degli eventi sulla sicurezza, o SIEM, è una soluzione di sicurezza che aiuta le organizzazioni a riconoscere e affrontare potenziali minacce e vulnerabilità della sicurezza prima che possano interrompere le operazioni di business.