Cos'è la gestione del workload?

La ricerca della produttività dei dipendenti è un costo di cui ogni azienda orientata al futuro si fa carico e accetta. È abbastanza ovvio che le organizzazioni si impegnano a cercare di semplificare i propri processi, ottimizzare i workload ed eseguire tutte le funzionalità con la massima efficienza.

La gestione e l'allocazione delle risorse diventano di primaria importanza e tutto ruota attorno a questa domanda: come puoi ottenere il massimo dalle tue varie risorse, che si tratti di risorse umane o informatiche, e fissare obiettivi realistici ma utili che possano essere raggiunti senza ricorrere eccessivamente ai componenti chiave del team, portando al burnout del personale?

Questa è la sfida principale dell'esecuzione di una gestione efficace del workload e può rivelarsi un difficile esercizio di bilanciamento. Perché? Perché è qui che i sistemi informatici (che funzionano in modo prevedibile) si intersecano con i lavoratori umani (il cui comportamento è spesso meno prevedibile). Tutto ciò si scontra con le tempistiche dei progetti (che sono presumibilmente incise nella pietra fino a quando il cambiamento delle priorità aziendali non modifica improvvisamente gli obiettivi e le scadenze). Mantenere queste tre variabili in relativo equilibrio è la chiave per una corretta gestione del workload ed è un atto da giocolieri, che richiede una notevole pianificazione del progetto e una definizione delle priorità lungimirante.

Aziende diverse affrontano la pianificazione del workload in modi diversi. Tuttavia, tre costanti possono essere applicate a tutte le organizzazioni impegnate nella gestione del workload.

I risultati finali sono i materiali di output creati dall'organizzazione e possono assumere molte forme. I risultati possono manifestarsi come beni tangibili (ad esempio, prodotti fisici) o come proprietà intellettuale immateriale (ad esempio, programmi software e app).

Fatto salvo laddove si parli di una startup molto piccola, ci sarà probabilmente una divisione del lavoro consolidata, con team specifici dedicati a determinati progetti. Questo aiuta a mantenere le operazioni di un team entro un ambito gestibile, soprattutto quando si tratta di workload pesanti, progetti complessi e attività importanti.

La gestione del tempo non è considerata una semplice buona pratica seguita da un'azienda. Le scadenze della produzione devono essere rispettate, perché anche le aziende di grandi dimensioni sono preziose solo quanto la loro capacità di fornire risultati entro un periodo di tempo concordato. Poiché è così critico per la redditività continua, il monitoraggio del tempo diventa un'attività di monitoraggio di primaria importanza.

Prima di continuare, definiamo i nostri termini in modo più preciso, perché l'espressione "gestione del workload" ha più di un significato. Sebbene queste definizioni non siano mondi a parte e siano, di fatto, leggermente analoghe, sono nettamente diverse.

In un contesto di utilizzo e condivisione del lavoro da parte dei dipendenti, la gestione del workload può riferirsi alla gestione del workload di un team o al modo in cui la quantità totale di lavoro che un'organizzazione intende eseguire è condivisa tra i vari reparti e membri del team di un'azienda.

C'è sicuramente un aspetto di "elemento umano" quando si parla di capacità del team e di come i workload del team sono condivisi da tutti, perché stiamo parlando di come le persone fanno il loro lavoro. Questa dimensione umana permane durante le attività principali della gestione del workload che si svolgono in retrospettiva, tra cui il monitoraggio verificabile delle metriche relative alle prestazioni del team, la produttività del team e la valutazione meno concreta di altri valori immateriali preziosi, come il lavoro di squadra.

Tuttavia, in un altro senso, la gestione del workload affronta la stessa questione della produttività da un punto di vista strettamente informatico. In questo senso, la gestione del workload è un esercizio di gestione del lavoro volto a determinare il totale delle attività del progetto informatico che devono essere completate affinché l'organizzazione possa raggiungere i suoi obiettivi continuativi. L'organizzazione utilizzerà questa cifra compilata per contribuire con precisione alla pianificazione della capacità del progetto e alla gestione delle attività necessarie per realizzarlo. Tutto ciò si traduce poi nella comprensione di come ripartire i workflow collettivi in distribuzioni equilibrate del workload.

C'è poi un terzo e più ampio significato di "gestione del workload" che combina entrambe le discussioni in un'unica conversazione che copre il lavoro di gestione del progetto da svolgere, il personale umano assegnato a eseguire quel lavoro e i sistemi e i processi informatici necessari per realizzarlo. Per studiare questo argomento in modo approfondito, dobbiamo esaminare il significato più ampio di "gestione del workload" e tutto ciò che comporta.

Non sorprende che ci siano così tanti tipi di prodotti dedicati ai processi di gestione del workload, poiché quasi tutte le organizzazioni sono impegnate nella formulazione e nell'attuazione di strategie di questo tipo. Ecco alcune delle opzioni più popolari:

Per decenni, questo non è stato solo il modo migliore per visualizzare i raffronti tra le prestazioni, bensì è stato praticamente l'unico modo per farlo. A quanto pare alcune nozioni di base non possono davvero essere migliorate, motivo per cui utilizziamo ancora fogli di calcolo nel XXI secolo. Pubblicando tutte le informazioni contenute secondo gli assi X e Y, i fogli di calcolo possono fornire e confrontare molti dati a colpo d'occhio.

Il primo programma per computer con foglio di calcolo si chiamava VisiCalc ("calcolatore visibile") e fu rilasciato alla fine del 1979 per il sistema informatico Apple II. VisiCalc (creato da Dan Bricklin e Bob Frankston) si basava su uno studio del 1961 dello scienziato americano Richard Mattesich. A sua volta, VisiCalc ha aperto la strada a Excel, che è diventato sinonimo di programmi di fogli di calcolo computerizzati, ed è stato introdotto da un dipendente Microsoft di nome Charles Simonyi per il lancio ufficiale nel 1985.

Le stime pubblicate alla fine del 2022 indicavano che ogni mese più di 750 milioni di utenti si rivolgono a Excel e alcune proiezioni spingono quel numero più vicino a 1,2 miliardi.¹ Stime simili indicano che circa il 63% di tutte le aziende utilizza Excel su base regolare per almeno alcune delle proprie esigenze contabili.²

Uno dei metodi più basilari e facilmente comprensibili per monitorare il progresso del workload sono le lavagne Kanban ("Kanban" in giapponese significa "segnale visivo").c Le lavagne Kanban sono state utilizzate per la prima volta insieme lavagne fisiche reali, configurate con colonne verticali che dividevano le fasi del progetto. Gli stakeholder potevano quindi applicare note all'interno di quelle colonne per indicare i progressi incrementali.

L'uso delle lavagne Kanban è stato introdotto per la prima volta alla fine degli anni '40 da Taiichi Ohno, ingegnere della Toyota, come parte di un approccio di "produzione snella" progettato per massimizzare la produttività e limitare gli sprechi. Il primo software Kanban computerizzato è stato sviluppato dall'appassionato di computer David Anderson all'inizio degli anni 2000 e successivamente adattato da creatori di software come Microsoft. Tra le attuali app Kanban, Asana è il fornitore leader. La sua lavagna Kanban supporta l'automazione e le integrazioni (ad esempio, metodi per collegare le lavagne Kanban con altri strumenti per semplificare i workflow e risparmiare tempo).

Le dashboard utilizzano la tecnologia per mostrare vari tipi di informazioni in una configurazione visiva. Il modello più ovvio è il cruscotto di un'automobile, che consente al guidatore di visualizzare indicatori importanti e altri monitor, tutti davanti agli occhi.

Le dashboard computerizzate svolgono le stesse funzionalità, ma lo fanno tramite diagrammi, tabelle e grafici anziché vari indicatori. I primi esperimenti con le dashboard computerizzate hanno avuto luogo negli anni '80, ma è stato solo un decennio dopo che quelle dashboard sono diventate più utili e meglio integrate nei sistemi. L'uso delle dashboard è davvero decollato quando sono diventate in grado di mostrare gli indicatori chiave di prestazioni (KPI). 

Oltre al software di gestione dei progetti, sono disponibili altri tipi di strumenti, che rappresentano metodi collaudati in uso da molti decenni:

• Elenchi di attività: per suddividere i singoli passaggi da seguire, la semplice vecchia lista delle attività è ancora uno strumento essenziale. Come i fogli di calcolo, gli elenchi di attività sono efficaci principalmente perché riducono le informazioni ai dati essenziali. Gli elenchi delle attività rappresentano solitamente il primo passo per formulare strategie efficaci per affrontare i nuovi progetti, nonché una fase iniziale per definire le tappe necessarie del progetto.
• Diagrammi di Gantt: i diagrammi di Gantt, uno dei migliori strumenti per monitorare i progressi, esprimono il progresso come una barra orizzontale che va da sinistra a destra e si colora completamente al raggiungimento dello stato di completamento del 100%. Le barre dei diagrammi di Gantt (che prendono il nome dallo scienziato sociale Henry Gantt, che per primo creò il metodo nel primo decennio del '900) di solito forniscono anche una percentuale numerica di completamento per potenziare le barre orizzontali, che possono essere impilate per confrontare i progressi in varie aree del progetto.
• To-do list: un altro strumento di gestione del workload che aiuta nel processo di monitoraggio dei progressi sono le to-do list, ovvero gli elenchi delle cose da fare. Mentre gli elenchi di attività si concentrano sulla definizione degli sviluppi principali, le to-do list rappresentano l'approfondimento di tali sviluppi, ovvero l'elenco dei passaggi effettivi che porteranno al completamento del progetto. Le to-do list possono essere create con un ambito variabile, il che significa che possono essere applicate a un intero reparto, a un team specifico o anche a un singolo.

Nota: sebbene ci si possa aspettare di vedere i fogli di calcolo in questo elenco, c'è un motivo fondamentale per cui sono stati esclusi. Sebbene i team leader spesso costruiscano griglie visive su lavagne o programmi di elaborazione testi per contenere una varietà di dati, queste griglie non contano come fogli di calcolo effettivi. I fogli di calcolo non contengono semplicemente informazioni a griglia. Queste informazioni sono collegate dall'intelligenza informatica, che consente agli utenti di effettuare calcoli semplici che possono essere applicati contemporaneamente a tutti i dati di quel foglio di calcolo, risparmiando molto tempo poiché evitano di eseguire più calcoli. Questa intelligenza completa non è racchiusa in un semplice grafico a griglia. 

Le organizzazioni variano notevolmente, così come le esigenze aziendali. Tuttavia, ci sono ancora alcuni solidi principi fondamentali per quanto riguarda la gestione intelligente del workload e possono essere applicati a quasi tutte le aziende.

Un piano di gestione del workload è valido solo quanto il pensiero che lo accompagna. Pertanto, spetta a chiunque si occupi della pianificazione valutare onestamente le competenze del personale e la loro efficacia all'interno di tali ruoli. Questo è tanto importante quanto avere una proiezione accurata delle fasi necessarie e delle tappe fondamentali di un progetto. Quanto più sarai onesto riguardo alle effettive capacità dell'azienda, tanto più sarà probabile che la tua pianificazione del workload si riveli efficace.

Questo dovrebbe essere ovvio, ma è sorprendente quante organizzazioni operino ancora con il personale in gran parte all'oscuro delle operazioni aziendali o di tutte aspettative relative alle loro prestazioni individuali. Le comunicazioni con i membri del team devono essere semplici da capire e difficili da confondere. Inoltre, la chiara comunicazione chiara dovrebbe riguardare tutti i team ed essere applicata in modo uniforme tra le risorse per evitare lacune di informazioni e silos delle prestazioni.

Un modo in cui le aziende portano il personale al burnout consiste nell'assegnare una quantità di compiti non realistica. Per far sì che i dipendenti lavorino in modo efficace e in generale siano soddisfatti, si dovrebbe evitare un ambiente di multitasking. Ai membri dello staff dovrebbe essere consentito di concentrarsi solo su un compito alla volta, fino al suo completamento. Questo evita la quasi paralisi che può influire sulla produttività quando un dipendente tenta di destreggiarsi tra troppe attività contemporaneamente.

Un aspetto chiave di una gestione efficace del workload consiste nell'utilizzare i vari strumenti tecnici a disposizione, laddove possibile. Le attività ripetitive sono un'area chiave in cui puoi applicare uno dei tuoi asset più importanti: i modelli. I modelli sono ideali per automatizzare la creazione di documenti e velocizzarne la produzione. Aiutano inoltre a garantire che gli standard aziendali siano formattati in modo coerente su tutti i documenti in uscita.

Sebbene possa sembrare una cosa ovvia, è sorprendente il numero di organizzazioni di alto livello che delega responsabilità importanti ai team senza poi effettuare controlli regolari con tutto il personale interessato. Chiaramente, questa pratica è destinata al fallimento e dovrebbe essere evitata a tutti i costi. Le riunioni del team non devono essere lunghe per essere efficaci, bensì devono essere tenute con regolarità e offrire a ciascun membro del team il tempo di riferire sulle proprie attività in corso e su eventuali ostacoli ai loro progressi.