Il piano riportato di seguito illustra nel dettaglio le fasi per l'implementazione di un sistema ERP. Inizieremo esaminando cosa dovrebbero fare le organizzazioni prima di scegliere un sistema ERP, per poi approfondire le best practice per un'implementazione di successo.
1. Valuta e pianifica l'implementazione dell'ERP
Prima di implementare una soluzione ERP, un'organizzazione deve valutare il funzionamento dei suoi sistemi attuali. Questo è il primo passo verso la corretta integrazione di un sistema di pianificazione delle risorse aziendali e deve essere completato prima di scegliere un software ERP.
Nella prima fase di questa metodologia di implementazione, un'organizzazione deve rivedere il sistema e i processi attuali per ottenere un quadro completo di come funziona l'azienda e rilevare eventuali insidie. In questa fase, è necessario istituire anche un team di progetto che si occupi delle decisioni relative all'implementazione. Le aree da valutare possono includere finanza, produzione, inventario, vendite e altro ancora. Questo passaggio sarà importante anche per conoscere le lacune e i problemi attuali, come le cause di inefficienza dei processi e i potenziali requisiti del sistema ERP.
Una volta valutato il sistema attuale dell'organizzazione, il workflow e le funzioni quotidiane, è il momento di selezionare il sistema ERP in grado di soddisfare i requisiti aziendali, come le previsioni di budget e i prezzi. In questa prima fase è possibile acquisire un software ERP, se i requisiti sono stati ben definiti. Questi requisiti dipendono dal fatto che un'organizzazione utilizzi un sistema ERP on-premise o nel cloud.
Il passaggio a un sistema ERP moderno può essere molto semplice se esiste una roadmap chiara e un piano di progetto per l'implementazione dell'ERP. Una conversazione chiara e onesta con i dipendenti garantirà l'adesione all'interno dell'organizzazione.
Domande da porsi per definire le esigenze della propria organizzazione:
- Quali funzioni aziendali saranno automatizzate dal software ERP?
- Quali sono i requisiti di dati specifici del sistema ERP, e c'è compatibilità?
- Quali indicatori chiave di prestazione (KPI) devono essere monitorati?
- Il software è scalabile e abbastanza flessibile da evolversi con le esigenze dell'organizzazione?
- Quali sono i tempi per l'implementazione e la distribuzione?
2. Crea un progetto e preparati a implementarlo
A questo punto hai scelto il sistema ERP per la tua azienda. Il passo successivo è la fase di progettazione. Questo è il passaggio per configurare la soluzione software ERP in modo che si adatti alle esigenze specifiche della tua organizzazione.
Un nuovo progetto richiede una gestione dei cambiamenti per creare workflow più efficienti, insieme alla potenziale necessità di nuovi processi aziendali che si adattino meglio al sistema ERP da implementare. È importante disporre di un team all'interno dell'organizzazione che si occupi di questa fase di progettazione e della determinazione di un piano appropriato.
Passaggi per configurare il sistema ERP:
- Crea una struttura organizzativa definendo tutti gli aspetti necessari della tua attività, come il piano dei conti, i centri di costo e le unità di business.
- Personalizza il tuo software ERP in modo da allinearlo ai workflow esistenti e configura i moduli di cui ritieni che la tua organizzazione avrà bisogno, come la gestione della relazione con il cliente (CRM), le risorse umane e la gestione della supply chain.
- Imposta i parametri per i ruoli e le autorizzazioni degli utenti in modo da poter controllare l'accesso di tutti nel sistema e assicurarti che vengano attuati i controlli dei dati.
- Integra il software ERP con altri sistemi esistenti all'interno della tua organizzazione, come il software di contabilità, la gestione dell'inventario e le piattaforme di e-commerce, se presenti.
3. Migrazione e sviluppo
Una volta definiti i requisiti di progettazione, può iniziare la fase di sviluppo. Questo comporta la personalizzazione del software per consentire la riprogettazione. La fase di sviluppo, o preparazione, è fondamentale e può rivelarsi ardua: se eseguita correttamente, però, può aiutare il tuo sistema ERP a funzionare nel lungo periodo.
Dopo la riprogettazione, è il momento di pulire e formattare i dati del sistema attuale in modo che siano compatibili con il nuovo sistema. In questo passaggio, un'organizzazione dovrà valutare e preparare tutti i dati esistenti in un formato compatibile che si adatti al nuovo software ERP. Una volta caricato nel nuovo sistema e formattato correttamente, è possibile eseguire il primo test dell'ERP. In questa fase è inoltre necessario monitorare e annotare le metriche chiave dell'attività aziendale, comprese eventuali interruzioni.
Come pianificare e preparare i dati per la migrazione:
- Completa un audit dei dati di tutti i sistemi e le applicazioni legacy esistenti per avere un quadro chiaro della migrazione dei dati.
- Classifica i tipi di dati da migrare e identifica eventuali ridondanze passando al setaccio i dati e ripulendoli per verificarne l'accuratezza.
- Definisci il metodo di trasferimento dei dati che desideri utilizzare e testalo per assicurarti che sia il processo di migrazione giusto.
- Elabora un piano di backup e un piano di ripristino in caso di errori o perdita di dati.
- Crea una politica di governance dei dati e metti in atto i protocolli.
4. Testa il sistema ERP
Ora che sono state adottate tutte le misure preventive, è il momento di effettuare alcuni test di sistema prima dell'attivazione. In questa fase, potrebbe rendersi necessario un ulteriore sviluppo, ma è del tutto normale. Potrebbe essere necessario testare un modulo ERP e apportare correzioni o modifiche mentre altri moduli vengono testati contemporaneamente. I membri del team devono essere sottoposti a un processo di formazione per gli utenti e anche i principali stakeholder devono essere coinvolti nel processo di test.
È fondamentale testare l'intero sistema e garantirne il corretto funzionamento e l'accuratezza dei dati. Questa è la fase più importante perché garantirà che tutte le applicazioni e i processi del sistema vengano eseguiti come dovrebbero prima che il software ERP sia ufficialmente attivo e funzionante.
Cosa tenere a mente durante la fase di test:
- Tieni traccia dei criteri di accettazione degli utenti e documenta le informazioni.
- Verifica la funzionalità del sistema dall'inizio alla fine e convalida tutti i dati migrati al fine di garantire accuratezza.
- Verifica l'accessibilità degli utenti effettuando revisioni ed esaminando i feedback.
- Esegui tutti i test necessari prima di implementare il software ERP, come ad esempio i test sui processi di automazione, sui workflow e sulla sicurezza del sistema.
- Assicurati che il sistema ERP sia compatibile con gli altri sistemi e applicazioni esistenti.
- Assicurati che tutti i dipendenti siano formati sull'utilizzo del sistema; valuta la possibilità di implementare il software ERP in più fasi prima di estenderlo a tutta l'azienda.
5. Offri un sistema ERP implementato con successo
Se hai seguito tutti i passaggi sopra indicati, la tua azienda è pronta a lanciare il suo nuovo sistema ERP. Supponendo che tutti i dipendenti siano stati adeguatamente formati sul software, è possibile finalmente avviare la nuova soluzione ERP.
Il team di progetto che ha dato inizio al processo di implementazione deve prepararsi a chiarire eventuali dubbi dei dipendenti o a risolvere altri potenziali problemi. Preparati ad affrontarli e predisponi dei piani di emergenza in caso di gravi malfunzionamenti. Tutti i moduli ERP possono essere implementati contemporaneamente, ma anche in più fasi. Alcune organizzazioni potrebbero scegliere di dare priorità ad alcuni moduli e di aggiungerne altri man mano, il che è del tutto normale.
Le organizzazioni sono tutte diverse e l'implementazione di un software ERP può variare notevolmente, ma è importante rendere la soluzione ERP accessibile a tutti i dipendenti e assicurarsi che siano attivati i processi automatizzati.
Cosa tenere d'occhio una volta eseguita l'implementazione:
- I dati sono accurati e funzionano correttamente?
- Tutti gli utenti hanno accesso in tempo reale senza problemi?
- I protocolli di sicurezza sono in atto e funzionanti?
- Il workflow è in atto e procede come previsto?
6. Gestisci la tua soluzione ERP
Ora, supponendo che l'implementazione sia completa, è importante creare un protocollo per la manutenzione continua del sistema ERP. L'organizzazione deve eseguire controlli di manutenzione regolari e aggiornare periodicamente il software. Creare un team o disporre di un professionista in grado di garantire l'integrità del sistema ERP è fondamentale per la longevità della soluzione.
Il fornitore della soluzione ERP che hai scelto deve essere disponibile per qualsiasi domanda e per la manutenzione continua o gli aggiornamenti necessari. Le best practice per questo processo di implementazione devono includere un team ben gestito e una comunicazione efficace tra l'organizzazione, i suoi dipendenti e i principali stakeholder per garantire che la soluzione ERP funzioni in modo efficace ed efficiente.
Best practice per la gestione del nuovo sistema ERP:
- Ascolta spesso il feedback di utenti e clienti.
- I sistemi ERP on-premise richiedono aggiornamenti periodici del software e talvolta anche dell'hardware, mentre l'ERP basato sul cloud si aggiorna automaticamente.
- Crea procedure operative standard (SOP) per garantire una rapida risoluzione dei problemi più comuni.
