Apa itu integrasi SaaS?

Integrasi SaaS memungkinkan aplikasi untuk meminta dan berbagi data dengan lancar, mendorong otomatisasi alur kerja dan meningkatkan fungsionalitas di berbagai proses bisnis.

SaaS adalah model pengiriman perangkat lunak berbasis cloud di mana penyedia layanan meng-host aplikasi dan menyediakannya bagi pelanggan melalui internet. Pengguna dapat mengakses aplikasi ini sesuai permintaan tanpa perlu menginstal atau memelihara perangkat lunak pada perangkat lokal mereka. Penyedia SaaS menghosting aplikasi di cloud dan mengelola semua infrastruktur, keamanan, dan pembaruan yang mendasarinya.

Aplikasi SaaS menghadirkan manfaat penerapan yang cepat, biaya manajemen minimal, dan biaya yang dapat diprediksi bagi bisnis segala ukuran, mulai dari perusahaan rintisan hingga organisasi global besar. Solusi SaaS biasanya berbasis langganan dan menawarkan skalabilitas, pembaruan otomatis, dan aksesibilitas dari lokasi mana pun dengan koneksi internet. Hal ini membantu organisasi berfokus pada operasi inti sekaligus menggunakan teknologi mutakhir tanpa investasi awal yang besar dalam infrastruktur.

Beragam keunggulan ini telah menjadikan SaaS sebagai model pengiriman perangkat lunak yang dominan saat ini dan mendorong adopsi SaaS di semua industri. Sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) seperti Salesforce dan HubSpot, alat kolaborasi seperti Microsoft 365 dan Slack, dan solusi perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) seperti dari SAP dan Oracle menjadi contoh terkait peran integral yang dijalankan oleh aplikasi SaaS dalam bisnis modern.

Keberadaan SaaS di berbagai aspek ini menekankan peran SaaS sebagai kekuatan transformatif dalam operasi bisnis modern, yang mendorong efisiensi, fleksibilitas, dan inovasi di berbagai sektor. Penggabungan kecerdasan buatan (AI), machine learning (ML), dan perangkat Internet of Things (IoT) telah membantu memperkuat perangkat ini dan mendorong penerapannya. Analisis industri Gartner memperkirakan pengeluaran SaaS g global akan tumbuh 22% menjadi total USD 295 miliar pada akhir tahun 2025.¹

Aplikasi SaaS menawarkan banyak manfaat, tetapi nilainya bagi organisasi bergantung pada mitigasi tantangan dan risiko yang menyertainya secara efektif. Ketika lingkungan TI tumbuh semakin kompleks, mereka memperkenalkan tantangan baru seperti alur kerja yang terfragmentasi, silo data, dan masalah kompatibilitas dengan sistem yang ada. Integrasi SaaS membantu organisasi mengatasi masalah ini. SaaS memfasilitasi konektivitas tanpa batas dan aliran data di berbagai aplikasi dan sistem yang berbeda yang diperlukan untuk otomatisasi proses bisnis.

Integrasi SaaS bekerja dengan menggunakan antarmuka pemrograman aplikasi (API) untuk memungkinkan pertukaran informasi antara aplikasi SaaS dan aplikasi dan sistem perusahaan lainnya. API adalah seperangkat aturan dan protokol yang memungkinkan aplikasi perangkat lunak untuk berkomunikasi dan bertukar data, fitur, dan fungsi.

API bekerja dengan mengautentikasi aplikasi terlebih dahulu sebelum mengotorisasi transfer data apa pun. Data biasanya dipertukarkan menggunakan format standar seperti JSON dan XML. Sementara beberapa aplikasi SaaS memperbarui secara real time, yang menyediakan sinkronisasi langsung dan pembaruan data ketika terjadi perubahan, aplikasi lain mengandalkan pemrosesan batch. Pemrosesan batch melibatkan pengumpulan data selama periode yang ditentukan dan kemudian mengirimkannya secara massal pada interval yang dijadwalkan.

Integrasi SaaS dapat dianggap sebagai jaringan jalan yang saling berhubungan di kota. Setiap bangunan di kota ini mewakili aplikasi atau sistem yang berbeda, masing-masing dengan fungsi dan tujuannya sendiri. Jalanan—API dalam analogi ini—menghubungkan gedung-gedung ini, yang memungkinkan kendaraan (data) untuk melakukan perjalanan dengan lancar dari satu tempat ke tempat lain. Tanpa jalan-jalan ini, setiap bangunan akan beroperasi secara terpisah, tidak dapat berbagi sumber daya atau berkomunikasi secara efektif.

Jaringan jalan memungkinkan informasi mengalir dengan bebas di antara gedung-gedung, seperti halnya integrasi SaaS yang memfasilitasi pertukaran data tanpa batas dan koordinasi antara aplikasi perangkat lunak yang berbeda. Infrastruktur yang saling terhubung ini sangat penting untuk fungsi kota secara keseluruhan, sama halnya dengan integrasi SaaS yang sangat penting untuk meningkatkan otomatisasi alur kerja dan meningkatkan produktivitas di berbagai proses bisnis.

Sebagian besar aplikasi SaaS menerbitkan API mereka sendiri yang siap digunakan, atau kompatibel dengan jenis API umum seperti REST API. Dalam beberapa kasus, terutama dalam sistem yang lebih kompleks, pemrograman dan konfigurasi tambahan mungkin diperlukan untuk mengintegrasikan aplikasi SaaS dengan aplikasi dan sistem yang ada.

Dengan mengintegrasikan aplikasi SaaS, tim dapat menciptakan alur kerja yang lebih kuat dan lebih efisien, otomatisasi yang lebih baik, meminimalkan entri data manual (mengurangi kesalahan manusia), dan mendapatkan nilai lebih dari data aplikasi.

Ada beberapa cara organisasi dapat mengintegrasikan aplikasi SaaS, masing-masing memberikan keuntungan dan fitur yang berbeda.

Menghubungkan aplikasi melalui metode seperti pengembangan khusus atau integrasi point-to-point sangat menguras tenaga, tidak fleksibel, dan mahal. Seiring dengan kian banyaknya organisasi yang mengadopsi lingkungan hybrid dan multicloud, serta meningkatnya jumlah aplikasi SaaS, kebutuhan akan strategi integrasi yang lebih cocok untuk kompleksitas tersebut menjadi semakin penting. Solusi iPaaS dirancang untuk memenuhi kebutuhan ini dan membantu organisasi dalam transformasi digital.

Platform iPaaS adalah hub terpusat yang menstandarkan aliran data antara aplikasi dan menyederhanakan proses bisnis. Solusi iPaaS biasanya menawarkan serangkaian templat dan konektor siap pakai yang mengurangi kerumitan dan waktu yang diperlukan untuk menghubungkan aplikasi dan sistem. Platform iPaaS juga menawarkan alat kode rendah dan tanpa kode dalam bentuk antarmuka visual intuitif dan modul seret dan lepas yang memungkinkan pengguna nonteknis untuk membangun dan mengelola integrasi.

Solusi iPaaS dapat digunakan untuk mengotomatiskan tugas-tugas seperti menyinkronkan pesanan dan inventaris antara platform e-commerce dan CRM serta menghubungkan beberapa aliran data dengan perangkat lunak ERP. Selain itu, solusi iPaaS dapat memicu tindakan otomatis, seperti mengirimkan faktur setelah persetujuan proyek atau mengirimkan teknisi atau dukungan kepada pelanggan yang terkena dampak selama pemadaman layanan.

Platform iPaaS juga dapat menangani persyaratan integrasi penting seperti pengenalan pengiriman data dan tata kelola data, sehingga menghilangkan kebutuhan perusahaan untuk mengembangkan kemampuan ini secara internal. Hasilnya adalah perusahaan yang lebih terhubung yang berada di posisi yang lebih baik untuk memanfaatkan proses bisnis otomatis. Dengan solusi iPaaS, organisasi tidak perlu membangun integrasi mereka sendiri. Namun, keahlian teknis masih diperlukan untuk memecahkan masalah dengan platform iPaaS.

Embedded iPaaS menghadirkan solusi lain. Dengan iPaas tertanam, perusahaan SaaS menawarkan kemampuan integrasi langsung dalam produk SaaS. Layanan EiPaaS mempermudah integrasi yang berhadapan dengan pelanggan antara aplikasi pihak ketiga dan platform vendor, sehingga pelanggan dapat menghubungkan aplikasi mereka dengan layanan vendor. Dengan EiPaaS, klien dapat membangun dan menggunakan integrasi mereka sendiri dalam perangkat lunak penyedia, atau vendor dapat membangun integrasi atas nama klien dan memungkinkan mereka untuk memilih integrasi mana yang akan digunakan.²

Robotic process automation atau otomatisasi proses robot adalah teknologi yang menggunakan bot perangkat lunak untuk mengotomatiskan tugas berulang yang dilakukan oleh manusia. Dalam konteks integrasi SaaS, RPA dapat mengotomatiskan ekstraksi data, entri data manual, dan tugas rutin lainnya di beberapa aplikasi SaaS. Alat RPA sangat berguna untuk mengintegrasikan sistem lama dengan aplikasi SaaS modern, mengurangi risiko kesalahan manusia dan membebaskan karyawan untuk fokus pada aktivitas yang lebih strategis.

Misalnya, dalam sumber daya manusia, RPA dapat digunakan untuk mengumpulkan dan menyinkronkan informasi perekrutan baru di berbagai platform. Bot otomatis dapat digunakan untuk memasukkan informasi karyawan, melengkapi formulir yang diperlukan dan memperbarui catatan karyawan dalam sistem SDM, mendistribusikan materi orientasi dan formulir permintaan akses, mengirim email perkenalan, dan tugas-tugas lainnya. Otomatisasi semacam itu dapat berkontribusi pada pengalaman orientasi yang lancar dan efisien tanpa memerlukan intervensi manual. Meskipun menerapkan RPA dapat menghemat waktu, alur kerja bot dapat gagal setelah pembaruan aplikasi atau perubahan antarmuka pengguna.

Strategi integrasi SaaS khusus menghindari keterlibatan pihak ketiga dan mengandalkan pengembang internal untuk membangun dan memelihara integrasi. Integrasi kustom menawarkan tingkat fleksibilitas dan penyesuaian yang tinggi. Karena alasan ini, bisnis yang membutuhkan fungsi spesifik yang tidak ditawarkan oleh integrasi aplikasi standar sering kali harus mengandalkan, setidaknya dalam beberapa tingkat, pada integrasi khusus. Metode ini juga cocok untuk organisasi dengan kebutuhan integrasi yang terbatas, di mana tuntutan integrasi khusus tidak akan menjadi sangat mahal.

Namun, mengembangkan integrasi API khusus untuk banyak aplikasi SaaS bisa jadi rumit, memakan waktu, dan mahal bagi perusahaan yang bekerja dengan banyak aplikasi SaaS dan sistem on-premises. Proses ini sering kali melibatkan beberapa putaran pengembangan dan pengujian untuk mencapai aliran data yang tepat. Mempertahankan dan memperbarui integrasi khusus dari waktu ke waktu dapat menyebabkan utang teknis dan revisi yang mahal, menantang skalabilitas dan fleksibilitas untuk pertumbuhan di masa depan.

Integrasi middleware adalah penggunaan perangkat lunak perantara yang menghubungkan aplikasi SaaS dan sistem lokal. Solusi middleware mencakup alat bantu enterprise service bus (ESB) dan platform iPaaS yang menghubungkan semua komponen dalam tumpukan teknologi. Solusi middleware tradisional sering kali mahal untuk didapatkan dan membutuhkan pengetahuan khusus untuk mengimplementasikan dan mengelola secara efektif, yang mana hal ini menjadi semakin langka. iPaaS adalah jenis middleware berbasis cloud yang dirancang untuk aplikasi SaaS dan perusahaan modern dan umumnya dianggap sebagai peningkatan dari solusi middleware yang lebih tradisional.

Perusahaan di seluruh industri mengadopsi strategi integrasi SaaS untuk menyederhanakan konektivitas dan mengotomatiskan proses bisnis dalam lingkungan TI mereka. Contoh penggunaan integrasi SaaS umum meliputi:

Integrasi SaaS memberikan banyak manfaat, termasuk integrasi data tanpa batas, alur kerja otomatis, skalabilitas yang lebih baik, analisis terpadu, penghematan biaya dan peningkatan efisiensi, serta ROI yang lebih kuat pada investasi SaaS.

Integrasi SaaS memungkinkan aliran data yang lancar dan akurat antara aplikasi bisnis. Ini membantu meminimalkan kesalahan dan memberikan pembaruan real-time di semua titik akhir.

Solusi integrasi SaaS memfasilitasi pembuatan alur kerja di berbagai aplikasi dan sistem (baik berbasis cloud maupun on-prem), sehingga mengurangi proses manual dan tugas berulang yang harus diselesaikan oleh karyawan.

Ketika platform e-commerce, CRM dan dasbor analisis data terhubung, seorang perwakilan penjualan dapat mendapatkan semua informasi yang dibutuhkan tentang pelanggan tertentu, tanpa perlu memeriksa beberapa aplikasi atau bergantung pada karyawan lain untuk migrasi atau memasukkan data secara manual. Lebih baik lagi, jika semua aplikasi ini terintegrasi dengan alur kerja machine learning internal, organisasi dapat mengekstrak wawasan yang lebih tajam dari data.

Memilih strategi integrasi yang tepat memungkinkan bisnis untuk dengan cepat beradaptasi dengan perubahan pasar dan peluang baru dengan mengintegrasikan alat dan aplikasi baru.

Integrasi aplikasi SaaS memungkinkan perusahaan untuk menghubungkan sistem ERP dengan aplikasi dan sistem berbasis on-prem dan cloud lainnya. Lingkungan terpadu ini memberikan pandangan yang lebih komprehensif kepada bisnis dan kumpulan data yang lebih lengkap. Dengan ini, organisasi dapat mengekstrak wawasan yang dapat ditindaklanjuti dari data terintegrasi yang mendukung perencanaan strategis dan pengambilan keputusan yang tepat.

Integrasi SaaS yang sukses mengurangi biaya TI dengan mengurangi kebutuhan akan dukungan TI yang ekstensif dan pengembangan khusus, sekaligus meningkatkan produktivitas dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas manual.

Integrasi aplikasi SaaS membantu memaksimalkan ROI dengan memungkinkan bisnis untuk mengambil keuntungan penuh dari fungsi yang disediakan oleh beragam aplikasi ini. Dengan menciptakan ekosistem aplikasi yang terintegrasi, organisasi dapat meningkatkan kolaborasi, menyederhanakan alur kerja, dan menjadi lebih produktif.

Integrasi SaaS menawarkan berbagai manfaat, itu juga menghadirkan tantangan tertentu:

Dengan meningkatnya serangan siber dan pelanggaran data, mengamankan data dan memenuhi persyaratan peraturan seperti GDPR dan HIPAA menjadi lebih penting dari sebelumnya. Enkripsi yang kuat, kontrol akses yang ketat, dan audit keamanan rutin diperlukan untuk menjaga kepatuhan dan melindungi informasi sensitif saat mengintegrasikan aplikasi SaaS.

Arsitektur TI kompleks yang menggunakan banyak aplikasi SaaS dapat menimbulkan tantangan signifikan terhadap strategi integrasi SaaS. Pengembangan khusus sering kali diperlukan untuk menjembatani kesenjangan antara aplikasi dan sistem yang tidak kompatibel, sementara keahlian teknis khusus sering kali diperlukan untuk implementasi dan manajemen yang efektif. Struktur dan kompleksitas organisasi merupakan faktor penting yang perlu dipertimbangkan ketika para pemimpin bisnis memilih solusi integrasi.

Menyinkronkan kumpulan data besar secara real time antara beberapa sistem terkadang dapat menyebabkan masalah kinerja. Latensi dapat mengakibatkan waktu respons yang lebih lambat dan mengurangi efisiensi dalam interaksi sistem, yang secara signifikan dapat mengganggu pengalaman pengguna dan pelanggan.

Tim TI harus memperbarui alur integrasi secara berkala untuk memastikan alur tetap berfungsi saat aplikasi dasar diperbarui. Perencanaan yang cermat diperlukan untuk mengelola waktu henti selama pembaruan dan meminimalkan gangguan operasional.