Apa itu analisis proses?

Analisis proses, terkadang disebut sebagai analisis proses bisnis (BPA) adalah subdisiplin dalam manajemen proses bisnis (BPM), pendekatan sistematis untuk membuat alur kerja organisasi dan operasi bisnis lebih efektif, efisien dan mudah beradaptasi dengan perubahan dalam lingkungan bisnis.

Analisis proses memberikan pemahaman rinci tentang setiap langkah dalam suatu proses, memungkinkan identifikasi dan penghapusan inefisiensi dan hambatan. Pemeriksaan terperinci ini sering mengungkapkan redundansi dan tugas yang tidak perlu yang dapat disederhanakan atau otomatis, yang mengarah pada penghematan biaya yang signifikan dan peningkatan produktivitas.

Selain itu, analisis proses mendorong konsistensi dan standardisasi dengan memastikan bahwa semua langkah dilakukan secara seragam, mengurangi kesalahan dan meningkatkan kualitas. Proses ini juga memfasilitasi alokasi sumber daya yang lebih baik dengan menyoroti area di mana sumber daya kurang dimanfaatkan atau kelebihan beban.

Dengan menumbuhkan budaya perbaikan berkelanjutan, analisis proses mendorong evaluasi dan optimasi rutin, membantu organisasi tetap tangkas dan kompetitif. Insight yang diperoleh dari analisis proses mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan perencanaan strategis, menyelaraskan proses lebih dekat dengan tujuan bisnis, yang pada akhirnya mengarah pada peningkatan profitabilitas.

Analisis proses bekerja melalui pendekatan sistematis untuk memahami, mengevaluasi, dan meningkatkan proses. Analisis dapat dipandu oleh metodologi, seperti Six Sigma atau Lean, tetapi terlepas dari metodologinya, analisis cenderung mengikuti beberapa langkah dasar:

Tentukan dengan jelas proses yang akan dianalisis. Ini termasuk memahami ruang lingkup, tujuan dan hasil yang diinginkan. Penting untuk menetapkan batas-batas proses dan apa yang ingin dicapai. Mengumpulkan data yang komprehensif dan akurat dapat menjadi tantangan karena catatan yang tidak lengkap atau informasi yang hilang dan data berkualitas buruk, seperti informasi yang ketinggalan zaman atau tidak konsisten, dapat menyebabkan analisis yang tidak akurat.

Analis proses, bekerja sama dengan manajer proyek dan pekerja lini yang memiliki pengetahuan langsung yang mendalam, mengumpulkan informasi terperinci tentang proses saat ini. Hal ini termasuk input (sumber daya, bahan, informasi), output (produk, layanan) dan langkah-langkah yang terlibat. Metode pengumpulan data dapat mencakup wawancara, pengamatan, survei dan meninjau dokumentasi proses yang ada.

Proses yang membentuk inisiatif bisnis bisa sangat kompleks, sehingga sulit untuk memetakan dan menganalisis semua interaksi dan dependensi. Proses yang sering berubah atau tidak didokumentasikan dengan baik bisa sulit ditangkap secara akurat. Proses harus dipecah menjadi langkah-langkah proses tertentu. Perincian ini membantu dalam memahami urutan kegiatan dan bagaimana langkah-langkah tersebut bekerja bersama.

Diagram alur, diagram atau peta proses menggambarkan alur proses. Alat visual ini membantu dalam mengidentifikasi struktur kegiatan, membuatnya lebih mudah untuk menemukan masalah. Praktik ini terkadang disebut pemetaan proses bisnis.

Analis memeriksa setiap langkah untuk mengidentifikasi masalah, penundaan, redundansi dan peluang untuk perbaikan. Langkah ini melibatkan pemeriksaan waktu yang dibutuhkan, sumber daya yang digunakan dan variasi atau inkonsistensi apa pun. Berfokus pada gejala daripada penyebab yang mendasarinya dapat menyebabkan solusi yang tidak efektif. Proses sering memiliki beberapa akar masalah untuk inefisiensi, sehingga sulit untuk menentukan masalah utama.

Manajer meninjau area-area di mana prosesnya melambat atau menjadi tidak efisien. Kendala dapat berdampak signifikan terhadap kinerja keseluruhan proses dan harus diatasi. Analisis akar masalah dapat membantu sampai ke dasar di mana dan mengapa inefisiensi terjadi.

Berdasarkan analisis, analis menyarankan ide untuk merampingkan proses. Perbaikan ini mungkin termasuk menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu, mengotomatisasi tugas, mengalokasikan sumber daya atau menerapkan teknologi baru. Melibatkan semua pemangku kepentingan yang relevan dan berkomitmen untuk proses analisis dapat menjadi tantangan, karena pemangku kepentingan yang berbeda mungkin memiliki prioritas dan kepentingan yang saling bertentangan, memperumit analisis. Namun, mendapatkan kolaborasi yang luas membantu memastikan bahwa analisis menghasilkan hasil yang bermakna dan berkelanjutan.

Tim lintas fungsi kemudian mengambil perbaikan yang diusulkan dan mengintegrasikannya ke dalam proses. Langkah ini sering melibatkan koordinasi dengan berbagai pemangku kepentingan untuk membantu memastikan kelancaran implementasi. Kurangnya tindak lanjut atas perubahan yang direkomendasikan dapat mengakibatkan kembalinya praktik yang tidak efisien. Otomatisasi proses bisnis mungkin merupakan tujuan bisnis yang dapat dicapai setelah analisis dilakukan, dengan menerapkan teknologi baru.

Setelah menerapkan perubahan, analis memantau proses untuk memastikan bahwa perbaikan memiliki efek yang diinginkan. Mereka mengevaluasi hasil dan membuat penyesuaian seperlunya. Pemantauan berkelanjutan sangat penting untuk peningkatan proses yang berkelanjutan. Menggunakan metrik, tolok ukur, dan indikator kinerja utama (KPI) dapat membantu memberikan konteks seputar apakah suatu proses memenuhi harapan organisasi.

Analis mendokumentasikan temuan dan perubahan yang dibuat, mengkomunikasikannya kepada pemangku kepentingan terkait untuk membantu memastikan transparansi dan keselarasan. Dokumentasi yang tepat juga berfungsi sebagai referensi untuk evaluasi proses di masa depan.

Analisis proses dapat digunakan untuk meningkatkan semua jenis proses, mulai dari jalur produksi nyata di pabrik hingga alur kerja produksi konten dalam pemasaran hingga orientasi karyawan dalam sumber daya manusia. Berikut adalah beberapa contoh yang diuraikan:

Di sektor manufaktur, analisis proses memainkan peran penting dalam mengoptimalkan jalur produksi. Misalnya, analisis proses yang komprehensif dapat mengidentifikasi bahwa sebuah mesin tertentu memiliki tingkat kerusakan tinggi, yang berkontribusi pada waktu henti yang substansial.

Dengan memperbaiki masalah tersebut, baik lewat pemeliharaan yang lebih teratur maupun penggunaan peralatan yang lebih andal, produsen bisa memangkas waktu siklus dan meningkatkan throughput. Selain itu, analisis proses membantu dalam menerapkan prinsip-prinsip lean manufaktur, seperti mengurangi limbah dan meminimalkan aktivitas yang tidak perlu, yang selanjutnya meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya.

Manajemen rantai pasokan juga mendapat manfaat besar dari analisis proses. Dengan memetakan dan menganalisis seluruh proses rantai pasokan, organisasi dapat mengidentifikasi area di mana penundaan terjadi, biaya berlebihan, atau sumber daya kurang dimanfaatkan. Misalnya, perusahaan mungkin menemukan bahwa sistem manajemen inventarisnya tidak efisien, yang menyebabkan stok habis atau kelebihan persediaan.

Dengan merekayasa ulang proses ini, misalnya memakai sistem stok just-in-time atau alat prediksi permintaan yang lebih baik, perusahaan bisa mengurangi biaya gudang, memperlancar arus uang, dan memastikan produk selalu siap saat dibutuhkan. Selain itu, analisis proses dapat mengungkap inefisiensi dalam logistik, seperti perutean pengiriman yang kurang optimal, yang dapat diperbaiki untuk mengurangi biaya transportasi dan meningkatkan waktu pengiriman.

Dalam bidang layanan pelanggan, analisis proses membantu organisasi meningkatkan penyampaian layanan mereka dengan mengidentifikasi area untuk perbaikan. Misalnya, pusat layanan pelanggan mungkin menggunakan analisis proses untuk melacak waktu penanganan panggilan dan mengidentifikasi masalah umum yang menyebabkan penundaan.

Dengan merekayasa ulang proses-proses ini, seperti dengan menerapkan program pelatihan yang lebih baik untuk staf atau menerapkan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang canggih, perusahaan dapat mengurangi waktu respons dan menyelesaikan masalah pelanggan dengan lebih efektif.

Analisis proses dapat mengungkapkan pola dalam pertanyaan dan keluhan pelanggan, memungkinkan langkah-langkah proaktif untuk mengatasi masalah umum dan meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan. Metode ini tidak hanya meningkatkan pengalaman pelanggan tetapi juga membangun loyalitas dan kepercayaan pada merek.

Memastikan kepatuhan terhadap standar industri dan persyaratan peraturan adalah contoh penggunaan lain untuk analisis proses. Perusahaan yang beroperasi di industri dengan regulasi ketat, seperti farmasi atau keuangan, harus mematuhi pedoman dan standar yang sangat ketat.

Melalui analisis proses terperinci, perusahaan-perusahaan ini dapat mengidentifikasi kesenjangan dalam proses mereka yang dapat menyebabkan ketidakpatuhan. Misalnya, perusahaan farmasi dapat menganalisis proses produksi dan dokumentasi untuk membantu memastikan bahwa mereka memenuhi standar ketat yang ditetapkan oleh badan pengatur, seperti FDA.

Dengan demikian, mereka dapat menerapkan tindakan korektif untuk mengatasi segala kekurangan, sehingga menghindari hukuman mahal dan memastikan produk mereka aman dan efektif. Analisis proses rutin juga membantu menjaga keadaan kesiapan audit, membantu memastikan bahwa perusahaan dapat menunjukkan kepatuhan kapan saja.

Analisis proses melibatkan berbagai teknik untuk memahami, mendokumentasikan dan meningkatkan proses bisnis. Berikut adalah beberapa teknik analisis bisnis yang umum digunakan:

Diagram alir adalah salah satu teknik pemetaan proses yang paling mendasar dan banyak digunakan. Diagram ini memberikan representasi visual yang jelas dari langkah-langkah dalam suatu proses, termasuk keputusan, tindakan, dan urutan. Diagram alir menggunakan simbol-simbol standar (seperti persegi panjang untuk aktivitas, berlian untuk keputusan, dan panah untuk arah aliran) untuk menggambarkan aliran tugas dan titik keputusan, sehingga mudah dipahami dan dikomunikasikan.

Diagram Swimlane, juga dikenal sebagai diagram alur lintas fungsi, memperluas diagram alur dasar dengan mengatur aktivitas ke jalur yang mewakili departemen, tim, atau individu yang berbeda. Teknik ini mengklarifikasi peran dan tanggung jawab, menunjukkan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah dalam proses. Diagram Swimlane berguna untuk proses yang melibatkan beberapa pemangku kepentingan atau departemen, membantu mengidentifikasi serah terima dan area potensial kebingungan atau penundaan.

Pemetaan aliran nilai cara dalam manajemen lean untuk melihat bagaimana bahan dan informasi bergerak sepanjang proses hingga produk atau layanan diterima oleh pelanggan. VSM menyoroti kegiatan produktif dan non-produktif, membantu mengidentifikasi limbah dan peluang untuk perbaikan. Teknik ini memberikan pandangan komprehensif dari seluruh proses produksi, dari bahan baku hingga produk jadi, dan umumnya digunakan dalam industri manufaktur dan jasa untuk mengoptimalkan efisiensi secara keseluruhan.

BPMN adalah notasi grafis standar yang dirancang untuk membuat model proses yang terperinci dan tepat. Diagram BPMN menggunakan serangkaian simbol yang kaya untuk mewakili berbagai jenis aktivitas, peristiwa, gateway, dan aliran, membuatnya cocok untuk proses kompleks yang memerlukan dokumentasi terperinci. BPMN banyak digunakan dalam manajemen proses bisnis (BPM) karena menyediakan bahasa yang sama bagi para pemangku kepentingan untuk memahami dan mengomunikasikan desain proses, memfasilitasi penyelarasan dan kolaborasi.

SIPOC adalah singkatan dari pemasok, input, proses, output, dan pelanggan. Diagram SIPOC memberikan gambaran tingkat tinggi dari suatu proses dengan mencantumkan kelima elemen ini, membantu membingkai ruang lingkup proses dan memahami konteksnya. Teknik ini berguna pada tahap awal analisis proses, menyediakan cara terstruktur untuk menangkap dan mengomunikasikan komponen utama dari suatu proses dan hubungannya.