Apa itu perencanaan dan analisis yang diperluas (xP&A)?

xP&A menghubungkan perencanaan keuangan dengan semua fungsi bisnis lainnya dalam sebuah organisasi sebagai cara untuk merampingkan tim dan memecah silo data. Pendekatan xP&A menghubungkan data keuangan dan non-keuangan ke dalam satu tampilan real-time, sehingga memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih tepat dan strategis baik untuk perencanaan strategis maupun perencanaan operasional. Beberapa contoh domain perencanaan perusahaan lain yang dapat diperluas oleh xP&A meliputi sumber daya manusia, penjualan, rantai pasokan, dan pemasaran.

Dengan menggunakan solusi FP&A canggih yang menggabungkan kecerdasan buatan (AI) dan otomatisasi, tim keuangan dapat membentuk pandangan holistik organisasi dan menyatukan semua fungsi di satu tempat.

Perencanaan dan analisis keuangan (FP&A) adalah fungsi keuangan dasar, dan xP&A adalah evolusi dari fungsi FP&A dasar tersebut.

Secara konseptual, FP&A telah ada sejak akhir 1980-an, sedangkan xP&A baru saja diperkenalkan sebagai iterasi terbaru dari proses tersebut. xP&A menggunakan AI untuk membuat perkiraan, penganggaran, dan visualisasi data tingkat lanjut.

Istilah ini dipopulerkan oleh Gartner dalam laporan Strategic Roadmap for Cloud Financial Planning and Analysis Solutions 2020 dan masih digunakan saat ini.

Konsep perencanaan terintegrasi adalah salah satu dari tiga prioritas utama bagi organisasi, menurut laporan terbaru IDC AI-Powered Integrated Planning: Increase Speed, Productivity, and Confidence with Scalable and Flexible Planning.

Namun, IDC juga menemukan bahwa hanya 40% organisasi yang mungkin akan menerapkan analisis lanjutan untuk perkiraan. Sebagian besar organisasi baru 30% selesai dalam memperkenalkan AI ke dalam proses bisnis. Ini jelas merupakan area di mana organisasi masih berusaha menemukan jalur yang paling sesuai untuk mereka.

Laporan IDC tentang perencanaan terintegrasi bertenaga AI menemukan lingkungan saat ini sebagai “keseimbangan halus” antara ketangkasan dan optimasi. Ada tekanan yang meningkat pada organisasi dan Chief Financial Officer (CFO) untuk memperluas sumber daya sekaligus menjadi lebih efisien di semua proses.

Sementara proses dan fitur yang tepat dari xP&A organisasi akan berbeda tergantung pada kebutuhannya, ada beberapa fitur yang harus dipertimbangkan organisasi ketika mencari solusi.

Tim keuangan tidak perlu melakukan pengumpulan data manual berbasis Excel atau analisis spreadsheet yang memakan waktu. Solusi xP&A harus mengotomatiskan impor data, konsolidasi, dan rekonsiliasi, membuat data dapat diakses sekaligus mengurangi kesalahan manusia.

Solusi xP&A harus memiliki dasbor layanan mandiri dan visualisasi bawaan sehingga tim dapat melihat data secara mandiri dan menghindari bergantung pada dukungan TI. Antarmuka solusi xP&A juga harus sederhana, intuitif, dan modern sehingga semua karyawan dapat menggunakan alat baru dengan pelatihan minimal yang diperlukan.

Kondisi pasar dapat berubah secara tak terduga, dan organisasi harus memiliki rencana untuk beberapa skenario.

Solusi xP&A harus memiliki pemodelan skenario dinamis, yang membandingkan situasi “bagaimana jika” bisnis yang berbeda dan dapat melakukan perkiraan secara bergulir. Solusinya harus mendorong peningkatan akurasi perkiraan dan perencanaan rantai pasokan.

Selanjutnya, xP&A harus membuat analisis bagaimana-jika terperinci untuk mengevaluasi potensi perubahan biaya, pendapatan, dan investasi sehingga organisasi bertindak proaktif dan mengurangi gangguan.

Efektivitas tim keuangan terhadap tujuan bisnis penting untuk dilacak. xP&A memungkinkan karyawan dan manajer untuk melakukan evaluasi menyeluruh dengan menarik data dari seluruh unit bisnis yang berbeda. Pandangan lintas fungsi ini menunjukkan bagaimana area yang berbeda memengaruhi kinerja secara keseluruhan dan apakah organisasi mencapai keselarasan.

Dengan semua data, metrik, dan insight di satu tempat, organisasi dapat membuat keputusan strategis yang tangkas untuk kinerja bisnis yang lebih baik.

Solusi xP&A modern akan memiliki kemampuan AI dan machine learning (ML) yang dapat merevolusi integrasi data dan perencanaan bisnis. Solusi yang didukung AI harus memiliki fitur kueri bahasa alami untuk permintaan yang disederhanakan. Solusi ini juga harus memiliki deteksi anomali otomatis untuk deteksi preventif lonjakan biaya atau varian anggaran.

Secara terpisah, solusi harus memiliki perkiraan yang didukung AI yang terus disempurnakan berdasarkan input real-time dan tren historis.

Solusi xP&A yang kuat harus membawa semua data keuangan dan operasional dari beberapa sistem ke dalam satu platform. Beberapa contoh sistem yang berbeda yang mungkin terintegrasi termasuk perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), manajemen hubungan pelanggan (CRM), dan manajemen modal manusia (HCM).

Ini membantu memastikan bahwa semua orang melihat data yang sama dan tidak memiliki data yang saling bertentangan. Solusi xP&A juga harus mengotomatiskan sinkronisasi data, menghilangkan kebutuhan untuk rekonsiliasi manual.

Seiring perkembangan organisasi, solusi xP&A harus dapat mengimbanginya, skalabilitas sangat penting. Solusi xP&A modern harus memiliki analisis multi-dimensi, memberikan insight mendalam di semua unit bisnis.

Solusi ini juga harus dapat tumbuh dengan lancar saat organisasi memasuki pasar baru atau menghadapi restrukturisasi dalam operasi.

Organisasi memiliki banyak hal yang perlu dipertimbangkan ketika beralih ke perencanaan dan analisis yang diperluas (xP&A), dan penting untuk meluangkan waktu untuk perencanaan dan pelaksanaan strategis. Ini adalah tujuh langkah dasar yang dapat diambil organisasi ketika mempertimbangkan transformasi ini.

1. Menilai kesiapan organisasi: Langkah pertama sebelum menerapkan xP&A adalah mengevaluasi keadaan saat ini di seluruh organisasi. Semua pemangku kepentingan yang terlibat harus jelas tentang bagaimana data mengalir saat ini dari satu unit bisnis ke unit bisnis berikutnya dan sistem mana yang digunakan dan dipengaruhi oleh solusi.
2. Membangun tim lintas fungsi: Transformasi sebesar ini membutuhkan dua hal; dukungan dari tingkat eksekutif dan tim orang-orang dari berbagai disiplin ilmu. Dukungan tingkat tinggi sangat penting untuk keberhasilan solusi xP&A karena individu-individu tersebut memutuskan alokasi sumber daya dan mendorong perubahan di seluruh bisnis. Proses perencanaan harus mencakup anggota tim dari sumber daya manusia, tim penjualan, TI, dan departemen kunci lainnya.
3. Memberikan ruang lingkup dan visi: Menerapkan solusi perencanaan xP&A akan mengubah cara organisasi berfungsi secara keseluruhan. Penting untuk mengartikulasikan apa arti solusi xP&A bagi organisasi dan bagaimana hal itu akan meningkatkan kemampuan FP&A tradisional yang sudah ada. Tetapkan tujuan untuk departemen yang berbeda untuk memahami bagaimana proses perencanaan terintegrasi akan berfungsi.
4. Mengevaluasi solusi teknologi: Pendekatan xP&A membutuhkan teknologi yang mendukung perencanaan terhubung di seluruh organisasi. Organisasi harus mengevaluasi solusi bukan berdasarkan harga, tetapi tingkat fleksibilitas dan penskalaannya. Setelah memilih teknologi, langkah selanjutnya adalah memutuskan dari mana harus memulai dalam organisasi dan memberikan penanda yang jelas dan indikator kinerja utama (KPI) untuk mengukur kemajuan.
5. Mengintegrasikan data dan menerapkan model perencanaan: Jika departemen keuangan organisasi berfungsi secara terpisah dari tim lain, mereka perlu mengintegrasikan data dengan unit bisnis lainnya. Pada langkah penerapan xP&A ini, tim keuangan mungkin perlu melakukan beberapa pembersihan data dan meninjau ketersediaan data. Kebijakan dan inisiatif tata kelola data baru mungkin juga perlu diberlakukan. Setelah data terintegrasi, organisasi dapat mulai menempatkan model perencanaan di tempat yang mencerminkan pendekatan perencanaan baru yang saling berhubungan. Proses ini mungkin dimulai dengan hanya menguji coba solusi di satu departemen dan memperluas secara bertahap.
6. Prioritaskan manajemen perubahan: Solusi perencanaan dan analisis baru yang diperluas dapat berarti proses dan alur kerja baru. Sangat penting untuk melatih semua pemangku kepentingan tentang teknologi dan bersikap terbuka tentang perubahan yang dilakukan. Strategi manajemen perubahan akan sangat penting bagi keberhasilan xP&A dan adopsi secara keseluruhan.
7. Mengukur keberhasilan dan terus melakukan peningkatan: Organisasi harus sering meninjau kembali KPI yang ditentukan selama fase perencanaan peta jalan sebagai dasar untuk sukses. Transformasi xP&A membutuhkan pemantauan berkelanjutan sebagai proses yang berkelanjutan. Tim harus menerima masukan dan melakukan penyesuaian, baik kecil maupun besar, tergantung pada masalah yang mereka identifikasi. Ketika organisasi mencapai hasil positif, mereka dapat mulai menskalakan xP&A di seluruh perusahaan

Perencanaan dan analisis yang diperluas (xP&A) menawarkan berbagai manfaat bagi organisasi, melampaui tim keuangan. Proses perencanaan menjembatani kesenjangan antara perencanaan keuangan dan operasional, menghubungkan para pemimpin bisnis dan memperkuat keputusan berbasis data.

Landmark Retail, salah satu peritel omnichannel terbesar di Timur Tengah dan Afrika Utara (MENA), India, dan Asia Tenggara (SEA), mencari solusi perencanaan dan analisis keuangan setelah mengalami pertumbuhan yang pesat. Perusahaan ini beralih ke IBM Planning Analytics, yang mampu menghasilkan bukti konsep hanya dalam waktu 8-10 minggu.

“Proses penganggaran dan konsolidasi mengalami transformasi yang luar biasa, menghasilkan pengurangan 75% dalam waktu yang dihabiskan oleh karyawan”, menurut Gopal Chandak, FP&A Leader di Landmark [organisasi induk Landmark Retail]. “Ini meningkatkan tata kelola dan transparansi di berbagai merek dan negara, memungkinkan fokus yang lebih tajam pada analisis bisnis strategis untuk mendorong pertumbuhan dan inovasi.”

Secara terpisah, untuk membantu memastikan dukungan perusahaan terhadap IBM Planning Analytics, perusahaan menggunakan inisiatif manajemen perubahan dan mempertahankan komunikasi terbuka di seluruh proses. Sejak implementasi pada tahun 2013, Landmark Retail telah meningkat secara signifikan untuk mencakup bidang-bidang seperti penganggaran inti dan penganggaran gudang.

Organisasi menghadapi kondisi pasar yang tidak dapat diprediksi, seperti biaya dan inflasi, tetapi mereka dapat mempersiapkan peristiwa di luar kendali mereka dengan merangkul strategi xP&A.

Solusi FP&A modern semakin menawarkan teknologi canggih yang terintegrasi ke dalam perangkat lunak mereka. Integrasi ini menjadi norma dan meningkatkan perkiraan akurasi dan mengekstraksi insight yang berharga.

Strategi xP&A berbasis cloud kemungkinan akan menjadi hal penting berikutnya karena sangat dapat diskalakan dan menumbuhkan lingkungan kolaboratif dalam organisasi. Dengan satu sumber kebenaran untuk seluruh bisnis, para pemimpin dapat bertindak cepat dan memiliki tujuan dalam pengambilan keputusan mereka.

Kemajuan teknologi lain yang menjadi lebih populer di xP&A adalah analisis prediktif. Alat ini membantu organisasi melampaui analisis data historis dan sebaliknya membantu mereka mengantisipasi tren pasar dan apa yang mungkin terjadi dalam skenario tertentu.

Ada penekanan yang semakin besar pada praktik-praktik keberlanjutan dan para profesional yang menggunakan metrik lingkungan, sosial, dan tata kelola (ESG). Organisasi menghadapi lebih banyak tekanan untuk memiliki praktik keuangan yang bertanggung jawab secara sosial, dan mengintegrasikan metrik ESG adalah salah satu cara untuk melacak apakah mereka memenuhi tujuan lingkungan mereka.

Meningkatnya penggunaan data meningkatkan kekhawatiran data bagi organisasi. Akan ada penekanan yang lebih besar pada kebijakan privasi data dan persyaratan peraturan untuk melindungi informasi sensitif. Platform xP&A kemungkinan juga akan memprioritaskan fitur keselamatan dan kemampuan kepatuhan.