Apa itu pemeliharaan yang ditangguhkan?

Perusahaan menggunakan pemeliharaan yang ditangguhkan untuk mengelola sumber daya mereka secara strategis dan memprioritaskan kebutuhan pemeliharaan.

Selain pemeliharaan yang ditangguhkan, organisasi sering mengandalkan jenis pemeliharaan lain, seperti pemeliharaan preventif, pemeliharaan prediktif, dan pemeliharaan terjadwal sebagai bagian dari rencana pemeliharaan keseluruhan.

Meskipun ketiga jenis pemeliharaan inti ini efektif, kendala sumber daya masih dapat membuat penundaan beberapa perbaikan diperlukan. Inilah yang menjadi pemeliharaan yang ditangguhkan. Dalam program pemeliharaan yang ditangguhkan yang efektif, manajer fasilitas dan tim pemeliharaan menilai prioritas operasional mereka dan memutuskan masalah pemeliharaan mana yang harus segera mendapat perhatian dan mana yang dapat mereka tunda.

Meskipun pemeliharaan yang ditangguhkan dapat membantu tim menjaga kinerja aset penting, menunda perbaikan terlalu lama dapat menyebabkan antrean pemeliharaan yang ditangguhkan. Selain itu, penundaan pada akhirnya dapat menyebabkan kegagalan sistem, masa pakai aset yang lebih pendek, dan bahaya keselamatan. Menurut sebuah studi baru-baru ini, pemerintah negara bagian dan lokal di Amerika Serikat menghadapi antrean biaya pemeliharaan yang ditangguhkan sebesar 105 miliar USD untuk perbaikan yang diperlukan untuk jalan dan jembatan tahun lalu.¹

Organisasi biasanya mempraktikkan pemeliharaan yang ditangguhkan sebagai bagian dari pendekatan manajemen pemeliharaan yang lebih luas yang sering didasarkan pada sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS). Platform CMMS adalah solusi perangkat lunak yang mengotomatiskan perintah kerja, memantau kinerja aset, dan melacak perbaikan yang ditangguhkan secara real time.

Ketika dipraktikkan secara strategis, pemeliharaan yang ditangguhkan melengkapi jenis pekerjaan pemeliharaan lainnya dan dapat membantu perusahaan mengelola sumber daya yang terbatas secara efektif. Berikut adalah empat praktik terbaik yang merupakan kunci untuk berhasil menerapkan pemeliharaan yang ditangguhkan.

Pemeliharaan yang ditangguhkan dimulai dengan prioritas aset yang kuat, di mana tim pemeliharaan menilai tugas pemeliharaan yang masuk dan memutuskan mana yang dapat mereka prioritaskan dan mana yang dapat mereka tunda. Selama langkah ini, teknisi pemeliharaan melihat dengan cermat berbagai aspek perbaikan yang diminta, termasuk dampak operasionalnya, suku cadang dan tenaga kerja yang diperlukan, dan sumber daya yang tersedia.

Tugas pemeliharaan yang menimbulkan ancaman langsung, seperti kegagalan sistem kelistrikan, kerusakan HVAC, dan potensi bahaya keselamatan lainnya, dengan cepat diprioritaskan. Tugas lain, seperti peningkatan sistem dan peningkatan tampilan, dapat ditunda. 

Inti dari praktik pemeliharaan yang ditangguhkan yang kuat adalah antrean pemeliharaan yang ditangguhkan yang mudah dilacak, idealnya dikelola melalui CMMS. Alat CMMS modern dapat membantu tim pemeliharaan melacak status pekerjaan yang ditangguhkan secara real time dan memberi tahu teknisi ketika tugas pemeliharaan terlambat.

Tugas pemeliharaan yang ditangguhkan juga dapat menjadi metrik utama bagi para pemangku kepentingan yang mencoba menilai efektivitas strategi manajemen aset perusahaan (EAM) secara keseluruhan. Platform CMMS memungkinkan alokasi sumber strategis, bukan reaktif. Hal ini memungkinkan manajer pemeliharaan untuk menunda tugas-tugas non-penting untuk memenuhi persyaratan anggaran.

Pemeliharaan yang ditangguhkan sering kali terkait erat dengan pemeliharaan preventif, pendekatan pemeliharaan di mana teknisi menggunakan log pemeliharaan untuk secara proaktif memperbaiki aset sebelum rusak. Ketika dipraktikkan dengan benar, pemeliharaan preventif mengurangi kemungkinan kerusakan dan waktu henti secara keseluruhan dan memperpanjang rentang hidup aset.

Namun, ketika tim pemeliharaan menunda tugas pemeliharaan preventif karena keterbatasan sumber daya atau anggaran, risiko waktu henti yang tidak direncanakan meningkat. Menunda tugas perawatan rutin seperti pelumasan, inspeksi, dan penggantian komponen dapat berdampak pada fungsionalitas aset dan menyebabkan percepatan keausan untuk jenis aset tertentu.

Mungkin metrik yang paling jelas saat mengukur keberhasilan program pemeliharaan yang ditangguhkan adalah berapa banyak perbaikan darurat yang perlu dilakukan tim pemeliharaan sebagai hasil dari praktik pemeliharaan mereka. Ketika dipraktikkan bersama pemeliharaan preventif dan pemeliharaan terencana, antrean pemeliharaan yang ditangguhkan tidak terakumulasi sampai pada titik di mana kerusakan dan kegagalan sistem memerlukan perbaikan darurat.

Alur kerja pemeliharaan tertunda yang mengakibatkan perbaikan darurat yang sering terjadi merupakan tanda bahwa ada sesuatu yang salah di inti program tersebut dan perlu dievaluasi ulang.

Meskipun sering dibicarakan dalam konteks negatif karena dapat menyebabkan kegagalan dan kerusakan peralatan, pemeliharaan yang ditangguhkan menawarkan beberapa keuntungan berbeda bagi organisasi dibandingkan jenis pemeliharaan lainnya. Dalam konteks yang tepat, menunda pemeliharaan adalah keputusan bisnis strategis yang mendukung tujuan organisasi yang lebih luas seperti meningkatkan fleksibilitas operasional atau mengelola keterbatasan anggaran pemeliharaan.

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari pemeliharaan yang ditangguhkan di tingkat perusahaan:

• Gangguan yang lebih sedikit: Di industri di mana waktu aktif aset sangat penting dan bahkan waktu henti beberapa menit dapat mengakibatkan biaya yang lebih tinggi, organisasi mengandalkan pemeliharaan yang ditangguhkan. Mereka mengandalkannya untuk memastikan bahwa kegiatan pemeliharaan tidak mengganggu proses bisnis inti. Misalnya, dalam industri otomotif, kedirgantaraan, dan pengolahan makanan, pematian sering kali lebih mahal daripada perbaikan, membuat manajer pemeliharaan menunda pemeliharaan pada aset tertentu untuk menjaga jalur produksi tetap berjalan.

• Mengurangi biaya pemeliharaan: Meskipun menunda perbaikan terlalu lama dapat menyebabkan aset gagal secara tak terduga dan menyebabkan waktu henti yang mahal, menunda kegiatan pemeliharaan pada beberapa aset non-penting juga membantu mengurangi biaya pemeliharaan. Tidak semua aset memerlukan pemeliharaan yang sama sepanjang siklus hidupnya. Kadang-kadang, lebih efektif untuk menunda pemeliharaan saat aset ini mendekati akhir masa pakai atau penggantian.

• Insight yang lebih dalam: Mengandalkan CMMS untuk membuat dan melacak antrean pemeliharaan yang ditangguhkan dapat membantu organisasi mengungkap insight berharga tentang bagaimana aktivitas pemeliharaan mereka memberikan nilai. Pelacakan pemeliharaan yang ditangguhkan dari waktu ke waktu membantu tim mengidentifikasi kebutuhan pemeliharaan dan menanggapi kesenjangan sumber daya. Insight ini membantu pemangku kepentingan merencanakan anggaran pemeliharaan masa depan dengan lebih baik dan memprioritaskan investasi dan perencanaan modal dengan lebih efektif.

• Peningkatan yang lebih efisien: Pemeliharaan tertunda juga membantu tim mengidentifikasi peluang untuk menggabungkan peningkatan, sebuah praktik di mana teknisi menunda peningkatan tunggal dan khusus yang tidak memengaruhi kinerja aset hingga beberapa peningkatan dapat dilakukan sekaligus. Peningkatan gabungan membantu mengurangi biaya pemeliharaan secara keseluruhan dan meningkatkan kesehatan sistem untuk banyak aset jika dibandingkan dengan peningkatan individual.

Terlepas dari manfaatnya, pemeliharaan yang ditangguhkan masih menghadirkan tantangan penting bagi organisasi yang dapat berdampak pada proses bisnis inti jika tidak dikelola dengan benar.

Berikut adalah beberapa yang paling umum:

• TCO yang lebih tinggi: Total biaya kepemilikan (TCO) adalah metrik yang mencerminkan biaya penuh untuk memiliki aset selama siklus hidupnya, termasuk identifikasi, pemasangan, pemeliharaan, waktu henti, dan biaya akhir masa pakai. Meskipun menunda kegiatan pemeliharaan tertentu secara strategis dapat menghasilkan manfaat jangka pendek, ketika perbaikan menumpuk dan menyebabkan kerusakan yang tidak terduga, TCO dapat meningkat secara signifikan.

• Kerusakan dan kegagalan sistem: Ketika tim pemeliharaan menunda tugas pemeliharaan rutin dan preventif untuk menurunkan biaya jangka pendek, mereka meningkatkan kemungkinan kerusakan yang tidak terduga. Kegagalan aset mendadak yang disebabkan oleh perbaikan atau peningkatan yang diabaikan sering mengakibatkan waktu henti yang tidak direncanakan yang—tergantung pada kekritisan aset—dapat memiliki konsekuensi keuangan dan reputasi yang signifikan.

• Risiko keselamatan: Risiko keselamatan adalah masalah selalu ada dalam kegiatan pemeliharaan yang ditangguhkan. Menunda perbaikan yang diperlukan terlalu lama membuat sistem dan peralatan tidak dapat diandalkan, sehingga menciptakan kondisi berbahaya bagi pekerja. Masalah sistem kelistrikan, masalah struktural pada fasilitas, dan peralatan yang tidak berfungsi adalah beberapa contoh umum bahaya keselamatan yang dapat ditimbulkan oleh pemeliharaan yang ditangguhkan.

• Peningkatan inefisiensi: Setiap organisasi menghadapi inefisiensi dalam program pemeliharaannya, tetapi pemeliharaan yang ditangguhkan dapat melipatgandakan inefisiensi tersebut. Ketika tidak dilacak dengan menggunakan CMMS modern, antrean pemeliharaan dapat menumpuk hingga tim tidak dapat lagi melacak dengan baik tugas pemeliharaan yang perlu mereka lakukan. Tim pemeliharaan kemudian harus beroperasi dalam mode reaktif, secara teratur melakukan perbaikan darurat untuk mencegah kegagalan fungsi aset, bukan mempraktikkan pemeliharaan proaktif yang lebih strategis.

Meskipun tidak sepopuler jenis pemeliharaan lain yang lebih terhubung dengan teknologi baru seperti kecerdasan buatan (AI) dan Internet of Things (IoT), pemeliharaan yang ditangguhkan masih penting. Hal ini tetap penting bagi banyak industri yang bergantung pada aset besar dan mahal.

Berikut adalah lima contoh penggunaan pemeliharaan yang ditangguhkan paling populer menurut industri.

Manajer fasilitas yang mengawasi bangunan komersial besar, kampus perguruan tinggi dan infrastruktur publik menghadapi banyak kebutuhan pemeliharaan yang sama-sama mendesak dan anggaran terbatas.

Tugas pemeliharaan non-penting seperti perbaikan estetika dan perbaikan struktural kecil sering kali dapat ditunda sehingga tim pemeliharaan dapat fokus pada perbaikan yang menyelesaikan risiko keselamatan yang signifikan dan potensi kegagalan sistem.

Penangguhan tugas pemeliharaan di industri perawatan kesehatan harus disiapkan untuk perangkat yang tidak akan membahayakan atau mengancam kesehatan pasien.

Manajer pemeliharaan di fasilitas kesehatan memprioritaskan sistem berisiko tinggi untuk perhatian segera dan menunda tugas pemeliharaan non-kritis pada aset yang kurang penting di waktu yang lain, sehingga membantu mengurangi biaya dan mengalokasikan sumber daya yang terbatas secara lebih strategis.

Operator pemeliharaan manufaktur industri mengandalkan pemeliharaan yang ditangguhkan untuk menjaga jalur produksi tetap bergerak dan aset penting beroperasi di industri di mana waktu henti sering kali lebih mahal daripada penurunan kinerja peralatan.

Misalnya, tim pemeliharaan di pabrik industri besar akan sering menunda tugas pemeliharaan yang tidak memenuhi salah satu dari tiga kondisi berikut:

• Aset masih beroperasi dalam parameter yang direncanakan.
• Mode kegagalan fungsi aset berjalan lambat dan tidak terpengaruh oleh perbaikan yang diusulkan.
• Tidak ada risiko keselamatan langsung bagi pekerja atau risiko kualitas terhadap produk.

Sektor utilitas bergantung pada pemeliharaan yang ditangguhkan secara strategis untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi untuk aset besar dan kompleks seperti pembangkit listrik, saluran listrik, bendungan pembangkit listrik tenaga air, dan armada kendaraan.

Tim pemeliharaan utilitas menunda tugas pemeliharaan hanya ketika mereka dapat melakukannya dengan aman dan memastikan perbaikan yang ditangguhkan tidak akan mengganggu alur produksi energi atau meningkatkan risiko bagi pekerja.

Dalam industri minyak dan gas, pemeliharaan yang ditangguhkan adalah taktik yang terstruktur dengan ketat dan dengan risiko terkelola yang digunakan tim untuk menjaga pompa dan sumur tetap berjalan dan pipa saluran berfungsi dengan baik sambil mengendalikan biaya pemeliharaan.

Fasilitas migas merupakan aset padat modal yang harus berjalan terus-menerus untuk menunjang kebutuhan bisnis. Operator dan tim pemeliharaan di fasilitas ini sering mengintegrasikan pemeliharaan yang ditangguhkan ke dalam proses mereka secara strategis untuk memaksimalkan output dan mengurangi waktu henti.