Qu'est-ce que l'échange de données informatisé (EDI) ?

L'EDI est un format standard pour échanger des renseignements commerciaux entre deux organisations par voie électronique au lieu d'utiliser des document papier

EDI

Qu'est-ce que l'EDI ?

L'EDI, ou échange de données informatisé, est la communication inter-entreprise de documents commerciaux dans un format standard. La définition simple de l'EDI est un format électronique standard qui remplace les documents papier tels que les bons de commande ou les factures. En automatisant les transactions papier, les organisations peuvent gagner du temps et éliminer les erreurs coûteuses liées au traitement manuel.

Dans les transactions EDI, les informations sont transférées directement d'une application informatique d'une organisation vers une application informatique d'une autre. Les normes EDI définissent l'emplacement et l'ordre des informations dans un format de document. Grâce à cette fonctionnalité automatisée, la communication de données s'effectue rapidement au lieu de prendre des heures, des jours, voire des semaines, comme c'est le cas avec les documents papier ou d'autres méthodes.

Aujourd'hui, les différents secteurs d'activité utilisent l'intégration EDI pour partager de nombreux types de documents : bons de commande, factures, demandes de devis, demandes de prêt, et bien plus. Dans la plupart des cas, ces entreprises sont des partenaires commerciaux qui échangent fréquemment des biens et des services dans le cadre de leurs chaînes d'approvisionnement et de leurs réseaux interentreprises (B2B).


Fonctionnement de l'EDI

Toutes les transactions EDI sont définies par les normes de message EDI. Il est essentiel de disposer des processus de gouvernance adéquats pour la qualité des données. Lorsque des informations sont manquantes ou placées au mauvais endroit, le document EDI risque de ne pas être traité correctement.

Les normes sont la base des conversations EDI.¹ Plusieurs organisations définissent les normes de message EDI, notamment ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol et l'Accredited Standard Committee X12 (ASC X12).

Il existe généralement deux types de transmissions EDI de base :

  • Connexions point à point ou directes : Deux ordinateurs ou deux systèmes se connectent sans intermédiaire via Internet, généralement avec des protocoles sécurisés.
  • Réseau à valeur ajoutée : Un réseau tiers gère la transmission des données, généralement avec un système de messagerie.

Les protocoles de transmission Internet EDI incluent le protocole SFTP  (Secure File Transfer Protocol), l'Applicability Statement 2 ou AS2, protocole basé sur HTTPS, SOAP (Simple Object Access Protocol) et d'autres. Les éléments de données EDI incluent des éléments tels que l'ID émetteur et l'ID destinataire. Les segments de données combinent deux éléments connexes ou plus pour leur donner une plus grande signification. Par exemple, FNAME et LNAME peuvent se combiner pour former CUSTOMERNAME. Des enveloppes structurent les différents types de données et portent l'adresse de l'expéditeur et celle du destinataire. Le flux de documents EDI ou flux de messages décrit le déplacement des messages EDI vers diverses adresses et services entrants et sortants pour exécuter un processus ou une transaction commerciale.²

Les métalangages tels que XML (Extensible Markup Language) ou JSON (JavaScript Object Notation) complètent plutôt l'EDI qu'ils ne le remplacent. Les entreprises doivent être prêtes à traiter un nombre sans cesse croissant de formats de documents et d'options de transmission. Un fabricant international échange régulièrement quelques 55 types de document différents, avec près de 2 000 partenaires.

« Jusqu'à 20 % de nos transactions B2B produisaient une erreur avant l'utilisation d'IBM Supply Chain Business Network. Désormais nous avons moins d'erreurs. Nous avions par exemple des problèmes avec les ordres de transfert si un client soumettait un code erroné. La situation était difficile à résoudre pour notre équipe du service client. La fréquence de ces erreurs a vraisemblablement baissé de 80 % à présent, parce que tout cela était fait manuellement. » Découvrez ce que d'autres responsables EDI ont confié à IDC à propos de la manière dont ils créent de la valeur stratégique en utilisant IBM Sterling Supply Chain Business Network.


Avantages de l'EDI

Les transactions EDI sont essentielles aux processus B2B et continuent d'être le moyen privilégié d'échanger des documents et des transactions entre entreprises, petites et grandes.

La technologie EDI offre cinq avantages métier clés grâce à l'automatisation et à l'intégration B2B :

Pour les grandes organisations, l'EDI permet de mettre en place des normes pour tous les partenaires commerciaux afin d'obtenir des avantages de façon uniforme. Pour les plus petites organisations, l'adhésion à l'EDI offre une plus grande intégration avec de grandes entreprises disposant de budgets importants et d'une forte influence.


Implémentation de l'EDI

Pour certaines entreprises, l'EDI peut être difficile à mettre en œuvre. L'une des raisons est la nécessité de suivre le rythme de l'évolution des réglementations gouvernementales, des normes et des mises à jour. L'EDI est également complexe par nature, car il doit tenir compte de la complexité des besoins des entreprises internationales. Par exemple, chaque partenaire commercial d'un réseau B2B peut présenter des exigences spécifiques. Même si deux partenaires se mettent d'accord sur le document EDI à utiliser, chacun d’entre eux peut avoir des exigences de formatage uniques qui doivent être prises en charge. Ces facteurs, et d'autres, ont amené de nombreuses organisations à externaliser leurs solutions EDI.

Que ce soit en interne ou de façon externalisée, certaines conditions, capacités et ressources de base sont nécessaires à la mise en œuvre efficace de l'EDI. Outre des facteurs tels que l'accord sur les types de document, les méthodes de transmission sécurisées, le matériel et les logiciels requis, une mise en œuvre efficace de l'EDI doit prendre en compte les éléments suivants :

Logiciel de conversion ou de mappage

Ce type de logiciel de transformation sélectionne des zones telles que les noms, les adresses, les montants en devise, les numéros de référence et les quantités, et convertit leurs formats d'application métier en documents standardisés correspondants et vice versa.

Fonctionnalités d'enveloppement ou de désenveloppement par lots

Ces fonctionnalités prennent en charge de grands lots de messages EDI en permettant aux expéditeurs et aux destinataires d'encapsuler et de désencapsuler les transactions. Les transactions peuvent alors être regroupées ou scindées en plusieurs divisions ou domaines d'activité d'un partenaire commercial.

Mécanismes de routage des messages

Une fois qu'un message est désenveloppé, des mécanismes de routage sont nécessaires pour trier les messages en fonction de différents groupes et les distribuer aux cibles appropriées. Une transformation de message peut également être nécessaire pour que le message soit au format exigé par sa destination.

Accords de partenariat commercial

Un accord de partenariat commercial clarifie les conditions générales, établit des normes pour les documents commerciaux et définit les communications et les protocoles commerciaux entre partenaires commerciaux.


L'avenir de l'EDI

Examinons le scénario suivant : une facturation interne liée à une expédition endommagée est déclenchée à l'aide d'un document EDI 214, message sur le statut d'expédition d'un transporteur. Les marchandises expédiées sont inutilisables ou invendables. Des différends surgiront vraisemblablement en fonction de l'imputation des frais.

Dans les chaînes d'approvisionnement futures, l'EDI sera la principale fonctionnalité d'échange de documents pour soutenir des innovations telles que l'Internet des objets (IoT), la blockchain et l'intelligence artificielle (IA)³. L'EDI futur utilisera :

  • Des capteurs IoT incorporés à l'emballage des colis expédiés et liés à des messages EDI 214 réguliers pour améliorer la visibilité de l'état des colis en quasi temps réel.  
  • La technologie de blockchain en tant que technologie sous-jacente des flux d'informations EDI pour les expéditions, afin de partager les faits et de contribuer à résoudre rapidement les contestations liées à la refacturation, voire à les éliminer. 
  • Un agent IA pour surveiller tous les événements et informations pertinents liés à une expédition et capable d'identifier un événement non conforme. Les agents IA peuvent également déterminer si une réexpédition est nécessaire, analyser la source de remplacement la plus efficace, lancer une nouvelle expédition et accepter un retour autorisé.

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