Qu’est-ce que l’échange de données informatisées (EDI) ?

Dans le cas des transactions EDI, les informations circulent directement d'une application informatique à une autre, d'une organisation à l'autre. Les normes EDI précisent où et dans quel ordre doivent apparaître les informations dans un document. Grâce à cette automatisation, le partage des données est plus rapide et plus simple que les méthodes traditionnelles sur papier, qui peuvent prendre des heures, voire des jours ou des semaines.

Aujourd'hui, l'intégration EDI permet de partager une grande variété de documents, des bons de commande aux factures, en passant par les demandes de devis ou de prêt, et bien plus encore. Dans la majorité des cas, les entreprises qui utilisent l'EDI sont des partenaires commerciaux qui échangent fréquemment des biens et des services dans le cadre de leurs chaînes d'approvisionnement et de leurs réseaux interentreprises (B2B).

Les normes des messages EDI définissent l'ensemble des transactions EDI. Il est essentiel de disposer de processus de gouvernance adéquats pour assurer la qualité des données. Si des informations sont manquantes ou mal positionnées, le document EDI pourrait ne pas être correctement traité.

Les normes sont à la base des échanges EDI.¹ Plusieurs organisations, telles qu’ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol et le comité de normalisation accrédité X12 (ASC X12), définissent ces standards.

En général, il existe deux types de transmission EDI :

• Connexions point à point ou directes : deux systèmes ou ordinateurs se connectent directement via Internet, généralement avec des protocoles sécurisés.
  
  
• Réseau à valeur ajoutée (VAN) : un réseau tiers prend en charge la transmission des données, généralement à l'aide d'un système de boîte aux lettres. :

Les protocoles Internet de transmission EDI incluent le protocole Secure File Transfer (SFTP), la déclaration d’applicabilité 2 (AS2), un protocole basé sur HTTPS, le protocole SOAP, entre autres. Les éléments de données EDI, tels que l’ID expéditeur et l’ID destinataire, sont des composants essentiels. Les segments de données combinent deux ou plusieurs éléments pour leur donner plus de sens. Par exemple, FNAME et LNAME peuvent être combinés pour former CUSTOMERNAME. Les enveloppes organisent les différents types de données et contiennent les informations relatives aux adresses de l’expéditeur et du destinataire. Le flux de documents ou de messages EDI décrit la circulation des messages EDI vers diverses adresses et services entrants et sortants pour exécuter un processus ou une transaction commerciale.²

Les métalangages comme Extensible Markup Language (XML) ou JavaScript Object Notation (JSON) complètent l'EDI sans le remplacer. Les entreprises doivent être prêtes à gérer un nombre croissant de formats de documents et de méthodes de transmission. Un fabricant mondial échange régulièrement près de 55 types de documents différents avec environ 2 000 partenaires.

« Jusqu’à 20 % de nos transactions B2B comportaient des erreurs avant que nous n’adoptions la solution IBM Supply Chain Business Network. Aujourd’hui, nous faisons face à bien moins d’erreurs. Par exemple, nous avions fréquemment des soucis avec les ordres de transfert parce qu’un client saisissait un mauvais code, ce qui compliquait la tâche de notre service client. Ces incidents ont diminué d’environ 80 %, car tout cela était auparavant traité manuellement. » Lisez ce que d’autres responsables EDI ont partagé avec IDC sur la manière dont ils créent de la valeur stratégique grâce à IBM Sterling Supply Chain Business Network.

Les transactions EDI sont essentielles aux processus B2B et restent le moyen privilégié pour échanger des documents et des transactions entre entreprises, qu'elles soient petites ou grandes.

La technologie EDI offre cinq principaux avantages commerciaux grâce à l’automatisation et à l’intégration B2B :

• La technologie EDI fait gagner du temps et de l’argent en automatisant des processus qui, auparavant, étaient manuels et nécessitaient des documents papier.
  
  
• L’EDI améliore l’efficacité et la productivité, car davantage de documents commerciaux sont partagés et traités plus rapidement et avec plus de précision.
  
  
• Le transfert de données EDI réduit les erreurs grâce à une standardisation rigoureuse des informations et des données, qui garantit qu’elles sont correctement formatées avant d’être intégrées aux processus ou applications de l’entreprise.
  
  
• L’intégration de l’EDI renforce la traçabilité et le reporting en permettant l’incorporation de documents électroniques dans divers systèmes informatiques, ce qui facilite la collecte, la visibilité et l’analyse des données.
  
  
• Une automatisation efficace de l'EDI assure une livraison fiable des produits et services, améliorant ainsi l'expérience client.

Pour les grandes organisations, l’EDI permet d’établir des normes communes avec leurs partenaires commerciaux, garantissant ainsi des avantages constants. Pour les petites organisations, l’adhésion aux normes EDI facilite leur intégration aux grandes entreprises qui disposent de budgets importants et d’une forte influence.

Pour certaines entreprises, la mise en œuvre de l’EDI peut s’avérer complexe. Cela est dû, entre autres, à la nécessité de suivre l’évolution des réglementations gouvernementales, des normes et des mises à jour. Cette opération est également complexe par nature, car il convient de l’adapter à la complexité des besoins métier mondiaux. Par exemple, chaque partenaire commercial d’un réseau B2B peut avoir des exigences spécifiques. De nombreuses organisations externalisent la gestion de l’EDI en raison de critères de formatage particuliers.

Que vous choisissiez une solution interne ou externalisée, plusieurs conditions, capacités et ressources de base sont indispensables à une mise en œuvre EDI efficace. En plus des accords sur les types de documents, les méthodes de transmission sécurisées et les infrastructures matérielles et logicielles nécessaires, une mise en œuvre EDI réussie doit prendre en compte les éléments suivants :

Ce type de logiciel de transformation convertit des champs tels que les noms, adresses, montants en devises, numéros de pièces et quantités, en les traduisant depuis les formats d’applications métier vers des documents standardisés, et inversement.

Ces fonctionnalités permettent de gérer des lots importants de messages EDI, en emballant ou déballant les transactions, qui peuvent ensuite être regroupées ou divisées selon les différents secteurs d'activité d'un partenaire commercial.

Après le déballage d'un message, des mécanismes de routage sont nécessaires pour trier les messages et les diriger vers les destinataires appropriés. Parfois, une transformation du message est également nécessaire pour garantir que le format est compatible avec la destination.

Les accords de partenariat commercial clarifient les termes et conditions, établissent des normes pour les documents commerciaux, et définissent les protocoles de communication et d'affaires entre les partenaires commerciaux.

Imaginez le scénario suivant : une rétrofacturation due à un envoi endommagé est déclenchée à l'aide d'un document EDI 214, qui est un message de statut d'expédition d'un transporteur. Le matériel envoyé est inutilisable ou invendable. Il est probable que des litiges surgissent suite à cette rétrofacturation.

Dans les chaînes d’approvisionnement du futur, l’EDI sera la technologie centrale d’échange de documents pour soutenir des innovations comme l’Internet des objets (IdO), la blockchain et l’intelligence artificielle (IA)³. L’EDI de demain reposera sur :

• Des capteurs IdO intégrés dans les emballages des expéditions et reliés à des messages EDI 214 périodiques, améliorant ainsi la visibilité de l’état des colis en temps quasi réel.
  
  
• La technologie Blockchain, qui soutiendra les flux d'informations EDI pour les expéditions, offrant une version partagée et fiable des données, permettant de résoudre rapidement les litiges de rétrofacturation, voire de les éviter. 
  
  
• Un agent IA surveillant tous les événements et informations pertinents liés à une expédition, capable d’identifier un événement non conforme. Ces agents IA peuvent aussi déterminer si une réexpédition est nécessaire, identifier la source de remplacement la plus efficace, lancer une nouvelle expédition et accepter un retour autorisé.