6 stratégies pour une gestion efficace des coûts informatiques en 2025

L’essor de la transformation numérique et la popularité croissante du cloud computing aident les entreprises à fournir des services uniques à leurs clients en ligne et conduit de nombreuses entreprises à se considérer comme des entreprises technologiques. Et face à cette nouvelle réalité, les budgets de technologie augmentent également. Les dépenses informatiques devraient atteindre 5,74 billions de dollars en 2025, soit une hausse de 9,3 % par rapport à 2024. 

Les PDG et les directeurs financiers sont prêts à investir dans les services et la technologie, car ils comprennent et apprécient leur rôle dans la construction d’une entreprise moderne et la fourniture de produits et de services à la clientèle exceptionnels. Mais ils se concentrent également sur la répartition des coûts et s’attendent à une plus grande discipline de la part de leurs DSI et de leurs équipes informatiques, ce qui conduit les DSI à faire face à une pression croissante pour justifier leurs dépenses et en assurer le suivi.

La meilleure façon d’y parvenir est de gérer les coûts informatiques, le processus par lequel les DSI et les services informatiques projettent et contrôlent les coûts liés aux dépenses de technologies de leur entreprise.

La gestion des coûts informatiques prend de l’importance, car la maîtrise des coûts est une priorité pour toutes les entreprises, quel que soit le secteur. En d’autres termes, les responsables informatiques ne peuvent pas se permettre d’augmenter les coûts au-delà des budgets.

Pour un service informatique, une mauvaise gestion des coûts peut prendre différentes formes. Elle peut construire un centre de données ultramoderne sur site, avant de découvrir que ses coûts seraient réduits de moitié si tout reposait sur le cloud. Elle peut aussi migrer toutes ses données vers un seul fournisseur de cloud et se rendre compte qu’il n’utilise qu’une fraction de son encombrement cloud, tout en payant pour l’ensemble. Ou encore, elle peut acquérir une licence pour un logiciel de gestion de projet onéreux utilisé uniquement par une fraction des employés.

La gestion des coûts informatiques ne consiste pas seulement à réduire les coûts, mais aussi à prendre des décisions plus intelligentes susceptibles d’augmenter le chiffre d’affaires et, en fin de compte, la rentabilité. Les DSI se voient attribuer de plus en plus de responsabilités liées à l’activité, à mesure que les dirigeants et les autres parties prenantes prennent conscience que la technologie est le prochain champ de bataille concurrentiel.

Les DSI peuvent donner la priorité aux investissements dans des domaines spécifiques qui généreront des revenus supplémentaires. Par exemple, le passage à une plateforme moderne de gestion de la relation client (CRM) à partir de feuilles de calcul et/ou d’enregistrements décentralisés peut entraîner un coût initial, mais cela peut améliorer l’efficacité et stimuler les ventes.

En fin de compte, les entreprises font tout pour favoriser la gestion financière à l’échelle de l’entreprise et les services informatiques ont tout intérêt à faire preuve de discipline et de transparence au sein de leurs opérations, afin de rester en phase avec le reste de l’entreprise.

Les organisations doivent avoir une approche claire et définie de la gestion des coûts informatiques pour pouvoir atteindre leurs objectifs efficacement et réaliser les économies requises :

• Commencer par une analyse complète des coûts : les services informatiques doivent d’abord établir une référence pour les dépenses existantes afin de connaître l’efficacité ou l’inefficacité de leurs processus actuels, de calculer les dépenses inutiles et d’identifier les domaines dans lesquels ils peuvent réduire les coûts ou apporter d’autres ajustements pour améliorer la situation de leur service informatique.
• Définir des objectifs clairs : les DSI disposent d’indicateurs pour analyser leur approche, comme toutes les autres unités commerciales. La gestion des coûts informatiques impose aux organisations des objectifs clairs et un suivi des avancées pour s’assurer qu’elles tiennent les promesses faites à l’intention des dirigeants.
• Planifier les dépenses avec précision : les DSI ne peuvent plus se permettre de dépasser les budgets. Ils s’attendent à ce que les prévisions budgétaires informatiques contiennent des coûts réels, des délais de livraison réalistes et une bonne compréhension de l’impact du projet achevé sur l’entreprise. Toute approche moderne de gestion des coûts informatiques doit inclure une estimation précise des coûts et des budgets de projet détaillés qui tiennent compte des écarts potentiels.
• Identifier les coûts totaux de possession (TCO) : chaque technologie informatique nécessite une analyse des coûts qui donne une image claire du coût de la technologie, en analysant les coûts d’exploitation, les dépenses d’investissement, la migration, les mises à niveau des serveurs, la maintenance et d’autres considérations.
• Entraîner ou requalifier le personnel : il existe un coût indirect pour les services informatiques, que les employés de l’organisation utilise une technologie propriétaire ou sous licence. Les entreprises devraient investir pour aider les employés à maximiser la valeur de la technologie. Sinon, elle sera sous-utilisée et deviendra un composant de la dette technologique globale de l’entreprise.
• Changer la culture organisationnelle : la réussite des opérations informatiques implique une collaboration entre les personnes et la technologie. Les entreprises qui favorisent une gestion intentionnelle des coûts informatiques doivent également renforcer les compétences de leurs employés et influencer la culture afin qu’elles se concentrent sur les économies de coûts et sur l’efficacité. Les entreprises doivent encourager leurs employés à identifier les logiciels sous-utilisés ou non utilisés, à trouver des moyens de réduire les coûts ou d’améliorer l’efficacité, et envisager des moyens d’éliminer ou d’éviter la dette technologique avant qu’elle ne devienne trop lourde.

L’optimisation des coûts est une priorité pour toutes les entreprises. La gestion des coûts informatiques ne consiste pas simplement à réduire les services existants, mais aussi à maximiser leur valeur. Une stratégie et un investissement judicieux permettent d’augmenter les revenus ou, au minimum, de fidéliser les clients.

1. Optimisation du cloud

Les dépenses liées au cloud ont augmenté d’environ 20 à 30 % par an en raison de plusieurs facteurs, notamment la réalisation de migrations cloud dépassant le budget ou les transformations cloud n’ayant pas permis de générer les économies de coûts prévues.

Les coûts liés au cloud augmentent pour plusieurs raisons, notamment le paiement de capacités inutilisées, le manque de visibilité sur les dépenses ou le paiement d’un stockage supplémentaire pour les données non essentielles. En général, les organisations qui migrent vers le cloud, le configurent puis l’oublient, dépensent probablement trop. La gestion des coûts liés au cloud est essentielle pour tout programme de gestion des coûts informatiques, car l’utilisation du cloud est liée à l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA), en particulier de l’IA générative. McKinsey estime que cette dernière pourrait générer une augmentation de 2 600 à 4 400 milliards de dollars américains. Les coûts du cloud associés à l’IA générative augmenteront avec l’utilisation, au-delà de ce que coûtera la licence des modèles et la gestion ou l’organisation des résultats par des humains.

2. Automatisation

Un nombre croissant de services informatiques peuvent désormais être entièrement automatisés, notamment le provisionnement et la configuration des serveurs, la gestion de l’infrastructure et la mise à jour des logiciels. L’automatisation réduit le besoin d’employés humains pour des tâches manuelles, qui peuvent ainsi se concentrer sur des tâches et des stratégies plus prioritaires.

3. Virtualisation de serveur et de bureau

La virtualisation consiste à diviser les ressources d’un seul ordinateur (par exemple, les processeurs, la mémoire et le stockage) en plusieurs machines virtuelles (VM). La virtualisation permet de réaliser des économies en permettant une utilisation plus efficace des ressources. Avant la virtualisation, chaque serveur d’application avait son propre processeur, ce qui faisait que plusieurs serveurs ne fonctionnaient pas à pleine capacité. La virtualisation permet aux entreprises de faire correspondre les applications à leur propre machine virtuelle et à leur propre système d’exploitation sur un même ordinateur physique.

4. Évaluation des licences logicielles

L’essor du marché des logiciels en tant que service (SaaS) signifie que les entreprises peuvent de plus en plus obtenir des licences de technologies auprès de fournisseurs tiers afin de réduire leurs coûts de services informatiques internes. Cependant, il est possible que les entreprises créent des abonnements inutiles ou inutilisés au fil du temps, en payant parfois un service qu’elles n’utilisent plus. Toute stratégie globale de gestion des coûts informatiques prévoit que les professionnels de l’informatique réévaluent régulièrement les licences afin de s’assurer que les entreprises ne paient que pour les solutions qu’elles utilisent et dont la valeur est supérieure à leur coût.

5. Cycle de vie informatique et gestion des actifs

En prolongeant le cycle de vie des logiciels et des autres services informatiques, l’organisation optimise la durée d’utilisation de ces services. Les entreprises ont besoin d’une visibilité en temps réel sur leurs services et doivent constamment évaluer chaque partie de leurs systèmes informatiques pour comprendre chaque composant de leur infrastructure, comment il fonctionne et quand il doit faire l’objet d’une maintenance ou d’un remplacement.

6. Mise à niveau vers les nouvelles technologies

L’achat ou l’octroi de licences pour une nouvelle technologie peut aider une entreprise à économiser de l’argent, aussi paradoxal que cela puisse sembler au départ. Les anciennes technologies génèrent souvent une dette technique, c’est-à-dire qu’elles engendrent des dépenses qui pèseront sur l’avenir en prenant des décisions sous-optimales dès aujourd’hui. Parmi les exemples de dette technique, citons l’ingénierie avec des valeurs codées en dur, un correctif temporaire au lieu de corriger la cause racine ou la sélection d’une plateforme moins coûteuse qui ne fournit pas tous les services nécessaires. Tout cela entraînera tous des coûts de maintenance supplémentaires, même si ces coûts sont différés aujourd’hui.

Investir dans de nouvelles technologies, tout en engendrant un coût immédiat, peut aider une organisation à atteindre une plus grande efficacité, à créer plus facilement de nouvelles solutions client et à éviter des violations de la sécurité coûteuses, augmentant ainsi ses revenus et réduisant ses coûts à long terme.

Le rôle des DSI prend de plus en plus d’importance au sein des entreprises, et on attend d’eux qu’ils aient une influence positive sur le chiffre d’affaires. La gestion des coûts informatiques doit donc constituer un élément essentiel de leur mission afin de pouvoir maîtriser exactement la manière dont l’informatique augmente les revenus tout en maîtrisant les coûts. Les DSI qui suivent, analysent et communiquent de manière proactive et systématique la santé financière de leurs services seront traités comme des partenaires précieux et égaux au sein de la direction et influenceront positivement leur organisation, qui dépend plus que jamais de la technologie.