Was ist eine Vertriebspipeline?

Die meisten Pipelines folgen einer Reihe von Phasen, die den Weg, den ein erster Kontakt bei einem Kunden verursacht, bis zum endgültigen Verkauf widerspiegeln. Jede Phase der Vertriebspipeline stellt einen bestimmten Schritt dar, der erforderlich ist, um einen Lead in einen Kunden zu verursachen. Diese Schritte beginnen in der Regel mit der Suche nach potenziellen Kunden, der Kontaktaufnahme, Gesprächen, Angeboten und schließlich dem Abschluss des Verkaufs. Die Pipeline unterstützt Vertriebsmitarbeiter und Manager dabei, den Fortschritt zu verfolgen und sich auf die richtigen Chancen zu konzentrieren.

Eine Vertriebspipeline wird häufig mit einem Sales Funnel verwechselt. Beide sind nützlich, erfüllen jedoch unterschiedliche Zwecke. Die Pipeline verfolgt die Schritte, die ein Vertriebsmitarbeiter unternimmt, um ein Geschäft abzuwickeln. Der Schwerpunkt liegt auf Aktionen und dem Status von Geschäften. Ein Sales Funnel zeigt, wie viele Leads jede Phase durchlaufen, wobei die Zahlen mit dem Auslaufen von Geschäften sinken.

Während die Pipeline bei der Verwaltung aktiver Geschäfte hilft, bietet der Funnel einen umfassenderen Überblick über die Conversions-Raten und die Gesamtleistung.

Eine Pipeline unterstützt Teams auch dabei, ihr Unternehmen aufrechtzuerhalten, den Fortschritt zu überwachen und vorausschauend zu planen. Wenn Sie die Anzahl der Geschäfte in den verschiedenen Phasen kennen, können Sie zukünftige Umsätze besser prognostizieren und Engpässe sowie Probleme frühzeitig erkennen. Wenn Geschäfte in einem Teil des Prozesses ins Stocken geraten, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass etwas geändert werden muss.

Vertriebspipelines können je nach Unternehmen einfach oder detailliert sein. Einige Teams verwenden einfache Tools wie Tabellenkalkulationen, während andere auf Kundenbeziehungsmanagement-Software (CRM) setzen, die die Nachverfolgung und das Unternehmen von Leads automatisiert. Diese Tools umfassen häufig Funktionen wie Vorlagen, Workflows und Integrationen, die zur weiteren Optimierung des Prozesses beitragen. Unabhängig vom System bietet die Pipeline einen klaren Überblick über die Leistung des Vertriebsprozesses.

Um effektiv zu sein, muss eine Pipeline stets auf dem neuesten Stand sein. Vertriebsmitarbeiter sollten sie regelmäßig aktualisieren, damit sie die Aktivitäten in Echtzeit widerspiegelt und bei einer intelligente Entscheidungsfindung hilft. Eine solide Pipeline ist ein Tool, das dabei hilft, mehr Geschäfte abzuschließen, neue Kunden zu gewinnen und das Geschäft auszubauen.

Eine Vertriebspipeline ist wichtig, da sie Vertriebsteams dabei unterstützt, ihr Unternehmen zu bewahren und effektiver zu arbeiten. Sie zeigt, wo sich jeder Lead oder potenzieller Kunde befindet, sodass keine Verkaufschance verloren geht oder vergessen wird. Eine Pipeline gibt eine klare Richtung vor, sodass Vertriebsteams nicht raten müssen, wen sie als Nächstes anrufen oder worauf sie sich konzentrieren sollen.

Sie hilft auch bei der Planung und Verkaufsstrategie. Tools wie Lead-Scoring können Teams dabei unterstützen, sich auf die vielversprechendsten Chancen zu konzentrieren. Anhand der Anzahl der Geschäfte in jeder Phase können Entscheidungsträger zukünftige Umsätze abschätzen und Umsatz- und Ertragsziele festlegen. Wenn eine bestimmte Phase den Prozess verlangsamt, können sie den Grund dafür ermitteln und beheben. Dies trägt dazu bei, dass Geschäfte vorankommen.

Eine Pipeline erleichtert die Verwaltung von Zeit und Ressourcen. Vertriebsmitarbeiter können sich auf die Leads konzentrieren, die am ehesten einen Abschluss verursachen, anstatt Energie auf die falschen zu verschwenden. Außerdem können Vertriebsleiter und Manager erkennen, wer möglicherweise Unterstützung benötigt oder welche Geschäfte gefährdet sind.

Bei einer Vertriebspipeline geht es nicht nur darum, Geschäfte abzuschließen, sondern ein System aufzubauen, das dabei hilft, mehr Geschäfte abzuschließen. Damit werden erfolgreiche Vertriebsaktivitäten wiederholbarer und leichter skalierbar.

Eine effektive Vertriebspipeline unterteilt den Vertriebsprozess in klare Schritte, die widerspiegeln, wie aus einem Lead ein Kunde wird. Jeder Schritt stellt eine Phase der Buyer Journey dar, vom ersten Kontakt bis zum endgültigen Verkauf. Während ein Lead die Pipeline durchläuft, ergreift der Vertriebsmitarbeiter bestimmte Maßnahmen, um den Prozess voranzutreiben.

Die Pipeline funktioniert wie eine Karte. Sie unterstützt das Vertriebsteam dabei, den Status jedes Geschäfts zu überblicken und die nächsten Schritte zu identifizieren. Wenn beispielsweise ein potenzieller Kunde Interesse verursacht hat, jedoch noch kein Angebot erhalten hat, weiß der Vertriebsmitarbeiter, dass es an der Zeit ist, ein Angebot zu erstellen. Wenn ein Geschäft zu lange in einer Phase feststeckt, kann das Team eingreifen und herausfinden, was nicht funktioniert.

Vertriebspipelines helfen bei der Festlegung von Vertriebszielen, der frühzeitigen Erkennung von Problemen und der Suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung der Customer Experience. Die Pipeline kann auf verschiedene Arten verfolgt werden. Unabhängig vom verwendeten Tool ist das Ziel immer dasselbe: dem Team einen vollständigen Überblick über die aktiven Geschäfte zu verschaffen und deren Verwaltung zu vereinfachen.

Die Bezeichnungen können variieren, doch die Phasen einer Vertriebspipeline sind in den meisten Unternehmen gleich. Jeder Schritt bietet dem Vertriebsteam die Möglichkeit, konkrete, umsetzbare Maßnahmen zu ergreifen und den Fortschritt zu verfolgen.

In dieser Phase identifiziert das Team potenzielle Käufer. Die Kundenakquise kann Kaltakquise, E-Mail-Kontaktaufnahme, Social Media oder die Durchsicht von Empfehlungen umfassen. Das Ziel besteht darin, eine Liste von Personen oder Unternehmen zu erstellen, die für das angebotene Produkt oder die angebotene Dienstleistung geeignet sein könnten.

Nicht jeder Lead ist es wert, verfolgt zu werden. In dieser Phase entscheidet der Vertriebsmitarbeiter, ob der potenzielle Kunde einen tatsächlichen Bedarf, das erforderliche Budget und die Kaufbefugnis hat. Qualifizierte Leads werden weitergeleitet, während andere möglicherweise verworfen oder für später aufbewahrt werden.

Der Vertriebsmitarbeiter nimmt Kontakt auf, häufig per Telefon, E-Mail oder in einem persönlichen Gespräch. Dieser Schritt ist der Beginn der Beziehung. Der Schwerpunkt liegt auf der Lead-Pflege – es geht darum, die Bedürfnisse des Leads zu verstehen und Vertrauen aufzubauen.

Hier bietet der Vertriebsmitarbeiter eine Lösung (das Produkt oder die Dienstleistung) an und erläutert deren Wert. Er kann ein Angebot oder einen formellen Vorschlag senden oder eine Demonstration oder ein Webinar durchführen.

In dieser Phase besprechen beide Seiten die Preisgestaltung, Konditionen oder Bedingungen. Der potenzielle Kunde hat möglicherweise Fragen oder Bedenken. Ziel ist es, eine Einigung zu erzielen, mit der beide Seiten zufrieden sind. 

In dieser Phase wird der Deal endgültig. Ein Vertrag wird unterzeichnet oder eine Zahlung getätigt. Aus dem Lead wird ein Kunde. In vielen Pipelines gibt es auch einen Schritt nach dem Verkauf, der die Einarbeitung, Nachverfolgung oder den Kundensupport umfasst, um die Beziehung zu stärken. Diese Phase eignet sich auch gut, um Upselling-Möglichkeiten zu identifizieren und die Beziehung zu vertiefen.

Bessere Organisation: Eine Vertriebspipeline fasst alle Geschäfte an einem Ort zusammen und zeigt genau, in welcher Phase sich jedes einzelne befindet. Dieser Ansatz unterstützt Vertriebsmitarbeiter dabei, fokussiert zu bleiben und Leads in die nächste Phase zu verursachen.

Klarere Prioritäten: Mit einer Pipeline lässt sich leichter erkennen, welche Leads kurz vor dem Abschluss stehen und welche noch mehr Arbeit erfordern. Diese Methode unterstützt das Team dabei, seine Zeit dort einzusetzen, wo sie am wichtigsten ist.

Verbesserte Umsatzprognosen: Die Pipeline bietet einen klareren Überblick darüber, wie viele Geschäfte voraussichtlich bald abgeschlossen werden. Dies hilft bei der Festlegung von Verkaufszielen, der Planung von Ressourcen und der Entscheidungsfindung im Unternehmen.

Schnelleres Lösen von Problemen: Wenn ein Geschäft ins Stocken gerät, macht es die Pipeline einfacher, das Problem zu erkennen. Teams können schnell eingreifen, ihre Vorgehensweise anpassen und den Betrieb aufrechterhalten.

Wiederholbare Ergebnisse: Durch die Einhaltung eines einheitlichen Prozesses können Vertriebsteams lernen, was funktioniert und was nicht. Dieser Prozess erleichtert die Schulung neuer Vertriebsmitarbeiter und das Wachstum des Unternehmens im Laufe der Zeit.

Durch die richtige Kombination dieser Tools lassen sich Leads einfacher verwalten, Fortschritte verfolgen und mit weniger Aufwand mehr Geschäfte abschließen.

Beginnen Sie damit, Ihren Vertriebsprozess in klare, einfache Schritte zu unterteilen. Diese Schritte sollten widerspiegeln, wie ein Lead vom ersten Kontakt bis zum Abschluss verursacht wird. Stellen Sie sicher, dass jede Phase auf Maßnahmen basiert und nicht nur auf Zeit oder Vermutungen.

Kennen Sie Ihre Zielgruppe. Konzentrieren Sie sich auf Leads, die Ihrem besten Kundenprofil entsprechen, das häufig anhand von Käuferprofilen definiert wird. Sie möchten, dass Ihre Pipeline mit hochwertigen Verkaufschancen und nicht nur mit Volumen gefüllt ist.

Warten Sie nicht, bis sie leer ist. Betreiben Sie kontinuierlich Kundenakquise und fügen Sie neue Leads hinzu. Ein gleichmäßiger Fluss am Anfang der Pipeline hilft, Trockenperioden später zu vermeiden.

Verfolgen Sie Geschäfte genau und ergreifen Sie Maßnahmen, um sie voranzutreiben. Wenn ein Lead zu lange in einer Phase feststeckt, finden Sie heraus, warum. Richten Sie Erinnerungen ein, um nachzuhaken und die nächsten Schritte im Blick zu behalten.

Ein gutes CRM-System für den Vertrieb unterstützt die Verwaltung der Vertriebspipeline. Es hält alle Informationen auf dem neuesten Stand, speichert Kontaktdaten, verfolgt E-Mails und sorgt dafür, dass das Team stets auf dem gleichen Stand ist. Viele Plattformen helfen Marketing- und Vertriebsteams dabei, bei der Verfolgung gemeinsamer Ziele aufeinander abgestimmt zu bleiben.

Sehen Sie sich die Daten regelmäßig an. Analysieren Sie Metriken zur Vertriebspipeline wie durchschnittliche Auftragsgröße, Anzahl qualifizierter Leads und Conversions. Überprüfen Sie, welche Pipeline-Phasen am längsten dauern, wo die meisten Abschlüsse verloren gehen und welche Muster sich zeigen. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihren Prozess zu optimieren.

Jeder Schritt in der Pipeline sollte den aktuellen Anforderungen des Kunden entsprechen. Drängen Sie ihn nicht, aber verlieren Sie auch nicht an Momentum. Konzentrieren Sie sich darauf, ihm zu helfen, eine gute Entscheidung zu treffen.

Durch die richtige Kombination dieser Tools lassen sich Leads einfacher verwalten, Fortschritte verfolgen und mit weniger Aufwand mehr Geschäfte abschließen.

CRM-Software: Eine CRM-Software ist das zentrale Tool zur Verwaltung einer Vertriebspipeline. Sie speichert Kontaktdaten, verfolgt den Status jedes Geschäfts und zeigt eine vollständige Historie der Interaktionen an. Mit einer CRM-Software können Teams Leads sortieren, Erinnerungen festlegen und Berichte zur Vertriebsleistung abrufen. Tools wie Salesforce, HubSpot und Pipedrive sind gängige Optionen und bieten häufig zusätzliche Funktionen wie Aufgabenautomatisierung, integrierte Berichterstellung und Integrationen mit anderen Tools.

E-Mail- und Kommunikationstools: E-Mail-Trackingtools zeigen an, wann ein Lead eine Nachricht öffnet oder auf einen Link klickt. Dieses Tool unterstützt Vertriebsmitarbeiter dabei, zum richtigen Zeitpunkt nachzuhaken. Viele CRM-Systeme verfügen über E-Mail-Funktionen, aber auch Tools wie Gmail-Plug-ins oder Outlook-Add-ons können hilfreich sein.

Tools zur Lead-Generierung: Diese Tools helfen dabei, neue Interessenten zu finden und in die Pipeline aufzunehmen. Sie können Datenbanken durchsuchen, Kontaktinformationen sammeln oder Leads automatisch qualifizieren. Beispiele hierfür sind LinkedIn Sales Navigator und ZoomInfo.

Tools zur Vertriebsanalyse Berichterstellung: Um die Pipeline zu verbessern, müssen Teams wissen, was funktioniert und was nicht. Berichterstellungstools schlüsseln Faktoren wie Gewinnquoten, Geschäftsvolumen und die in jeder Phase aufgewendete Zeit auf. Viele CRMs bieten integrierte Analysefunktionen, während andere separate Plattformen wie Tableau verwenden.

Aufgaben- und Kalenderverwaltung: Diese Tools helfen bei der Planung von Anrufen, der Festlegung von Fristen und der Verwaltung der Aufgabenliste. Im Vertrieb ist es entscheidend, den richtigen Zeitpunkt zu erwischen. Google Kalender, Outlook und Aufgabenmanager wie Trello oder Asana können dabei helfen, alles im Zeitplan zu halten.