什么是文档管理?

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什么是文档管理?

文档管理是用于捕获、跟踪并存储电子文档(如 PDF、文字处理文件以及纸质内容的数字图像)的系统或流程。

文档管理可为您节省时间和金钱。它可提供文档安全、访问控制、集中存储、审计跟踪以及简化的搜索与检索功能。

为什么文档管理很重要?

纸质存储可能需要大量的物理空间。文档管理平台可整合不同的文档,以改善控制、访问和流程效率。它在信息检索、安全、治理和降低运营成本方面具有优势。此外,适当的记录管理正日益成为一项法律要求。

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文档管理要点

更少纸张,更多功能

文档管理已从数字化纸张发展为包括安全、审计等方面。

更大的存储容量

服务器的存储容量可超过物理文件柜或仓库。

常见属性

这些系统范围各不相同,但都具有索引、版本控制等属性。

常见的文档管理难题

适用于新文档类型的模板

支持 AI 的捕获服务无需借助任何模板。

用于部署服务器的额外资金

基于云的处理可降低部署与管理成本。

敏感数据管理

工具可将受保护的数据标记为待编辑或重定向。

缺乏分析

很多解决方案可提供有价值的数据提取策略。

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