O que é gerenciamento de cargas de trabalho?

A busca pela produtividade dos funcionários é um encargo que toda empresa com tendência ao futuro adota e aceita. Nem é preciso dizer que as organizações estão empenhadas em tentar agilizar seus processos, otimizar suas cargas de trabalho e realizar todas as funcionalidades com eficiência máxima.

Alocação de recursos e gerenciamento de recursos tornam-se as principais preocupações, e tudo gira em torno da pergunta: como você aproveita ao máximo os seus vários recursos (sejam recursos humanos ou recursos de computação) e define metas realistas, mas valiosas, que podem ser alcançadas sem a utilização excessiva membros-chave da equipe e levando ao esgotamento do pessoal?

Esse é o principal desafio para executar um gerenciamento de cargas de trabalho eficaz, e pode ser um ato de equilíbrio complicado. Eis o motivo: é aqui que os sistemas de computador (que operam de forma previsível) se cruzam com os trabalhadores de carne e sangue (cujo comportamento costuma ser menos previsível). Tudo isso colide com os cronogramas do projeto (que presumidamente estão escritos em pedra, ou seja, até que uma mudança nas prioridades dos negócios muda repentinamente os marcos e altera as datas de vencimento). Manter essas três variáveis em equilíbrio relativo é a chave para o gerenciamento de cargas de trabalho adequado e é um ato de malabarismo que requer um planejamento de projeto considerável e uma priorização de longo prazo.

Diferentes empresas abordam o planejamento de cargas de trabalho de várias maneiras. Ainda assim, três constantes podem ser aplicadas a todas as organizações envolvidas no gerenciamento de cargas de trabalho.

As entregas são os materiais de saída criados pela organização e podem assumir várias formas. Os resultados podem se manifestar como bens tangíveis (como produtos fabricados) ou como propriedade intelectual intangível (como programas de software e aplicativos).

A menos que estejamos falando de uma startup muito pequena, provavelmente haverá uma divisão de trabalho estabelecida, com equipes específicas dedicadas a determinados projetos. Isso ajuda a manter as operações de uma equipe dentro de um escopo gerenciável, especialmente ao lidar com cargas de trabalho pesadas, projetos complexos e tarefas importantes.

A gestão do tempo não é realizada como uma mera boa prática que a empresa segue. Os prazos de produção devem ser cumpridos, porque mesmo empresas enormes têm o mesmo valor de sua capacidade de entregar resultados dentro de um período de tempo contratado. Por ser tão crítico para a viabilidade contínua, o acompanhamento de tempo torna-se uma atividade de monitoramento de valor primordial.

Antes de continuar, vamos definir nossos termos com mais precisão, pois a expressão “gerenciamento de cargas de trabalho” tem mais de um significado. Embora essas definições não sejam mundos separados e sejam, de fato, ligeiramente análogas, elas são nitidamente diferentes.

Em um contexto de uso pelos funcionários e compartilhamento de trabalho, o gerenciamento de cargas de trabalho pode se referir ao gerenciamento de cargas de trabalho de uma equipe ou como a quantidade total de trabalho que uma organização planeja executar é compartilhada entre os vários departamentos e membros da equipe da empresa.

É certo que há um "elemento humano" no trabalho quando você discute a capacidade da equipe e como as cargas de trabalho da equipe são compartilhadas por toda a equipe, porque estamos falando de como as pessoas fazem seus respectivos trabalhos. Essa dimensão humana permanece durante as atividades principais de gerenciamento de cargas de trabalho que ocorrem em retrospectiva, incluindo o monitoramento verificável de métricas relacionadas ao desempenho da equipe e à produtividade da equipe e a consideração menos concreta de outros intangíveis valiosos, como o trabalho em equipe.

No entanto, em outro significado, o gerenciamento de cargas de trabalho analisa a mesma questão de produtividade de uma perspectiva estritamente computacional. Nesse sentido, o gerenciamento de cargas de trabalho é um exercício de gerenciamento de trabalho sobre descobrir o total de tarefas do projeto de computação que devem ser concluídas para que a organização atinja suas metas contínuas. A organização usará essa figura compilada para ajudar a projetar com precisão o planejamento de capacidade e o gerenciamento de tarefas para que isso aconteça. Isso, então, se resume a descobrir como dispersar fluxos de trabalho coletivos em distribuições equilibradas de cargas de trabalho.

Depois, há um terceiro significado mais amplo de "gerenciamento de carga de trabalho" que combina ambas as discussões em uma única conversa que abrange o trabalho de gerenciamento de projetos que deve ser feito, a equipe humana designada para executar esse trabalho e os sistemas e processos de computador necessários para realizá-lo. Para estudar esse tópico completamente, precisamos examinar esse sentido abrangente de "gerenciamento de cargas de trabalho" e tudo o que ele implica.

Não é surpreendente que existam tantos tipos de produtos dedicados aos processos de gerenciamento de cargas de trabalho, já que quase todas as organizações estão envolvidas na formulação e implementação de estratégias de gerenciamento de cargas de trabalho. Veja aqui algumas das opções mais populares:

Durante décadas, essa não era apenas a principal forma de visualizar comparações de desempenho, mas praticamente a única maneira de fazer isso. Acontece que alguns princípios básicos não podem ser melhorados, e é por isso que ainda estamos usando planilhas no século 21. Ao postar todas as informações contidas de acordo com os eixos X e Y, as planilhas podem fornecer e comparar muitos dados rapidamente.

O primeiro programa de computador de planilha foi chamado VisiCalc (para "calculadora visível") e foi lançado no final de 1979 para o sistema de computador Apple II. O VisiCalc (criado por Dan Bricklin e Bob Frankston) foi baseado em um estudo de 1961 do cientista americano Richard Mattesich. Por sua vez, o VisiCalc abriu caminho para o Excel, que se tornou sinônimo de programas de planilhas computadorizados, e teve como pioneiro um funcionário da Microsoft chamado Charles Simonyi para o lançamento oficial em 1985.

Estimativas publicadas no final de 2022 indicavam que a cada mês mais de 750 milhões de usuários recorrem ao Excel, e algumas projeções aproximam esse número de 1,2 bilhão.¹ Estimativas semelhantes publicaram que cerca de 63% de todas as empresas usavam o Excel regularmente para pelo menos algumas de suas diversas necessidades contábeis.²

Uma das formas mais básicas e fáceis de entender de acompanhar o progresso da carga de trabalho é por meio de quadros Kanban (“Kanban” em japonês significa “sinal visual”). Os quadros Kanban foram usados pela primeira vez em quadros brancos físicos reais configurados com colunas verticais que dividiam as etapas do projeto. Os stakeholders poderiam, então, aplicar anotações dentro dessas colunas para indicar o progresso incremental.

O uso do quadro Kanban foi introduzido pela primeira vez no final da década de 1940 pelo engenheiro da Toyota, Taiichi Ohno, como parte de uma abordagem de "fabricação enxuta" projetada para maximizar a produtividade e limitar o desperdício. O primeiro software Kanban computadorizado foi criado pelo entusiasta da computação David Anderson durante o início dos anos 2000 e posteriormente adaptado por criadores de software como a Microsoft. Entre os aplicativos Kanban atuais, a Asana é conhecido como um fornecedor líder. Seu produto de quadro Kanban acomoda automação e permite integrações (por exemplo, métodos para vincular quadros Kanban a outras ferramentas para simplificar fluxos de trabalho e economizar tempo).

Dashboards usam tecnologia de widgets para exibir vários tipos de informações dentro de uma configuração visual. O modelo óbvio para isso é o dashboard, que permite que o motivação veja medidores importantes e outros monitores, tudo dentro de seu olhar imediato.

Os dashboards computadorizados realizam a mesma funcionalidade, exceto com tabelas, gráficos e gráficos em vez de vários medidores. Os primeiros experimentos com dashboards computadorizados ocorreram durante a década de 1980, mas só uma década depois é que esses dashboards se tornaram mais úteis e melhor integrados aos sistemas. O uso de dashboards decolou quando se tornou capaz de apresentar indicadores-chave de desempenho (KPIs). 

Além de software de gerenciamento de projetos, existem outros tipos de ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis — métodos que representam maneiras testadas e comprovadas que existem há muitas décadas:

• Listas de tarefas: para detalhar as etapas individuais que precisam ser seguidas, a antiga lista de tarefas ainda é um equipamento essencial. Assim como as planilhas, as listas de tarefas são eficazes principalmente porque reduzem as informações aos seus dados essenciais. As listas de tarefas são geralmente o primeiro passo na formulação de estratégias eficazes para lidar com novos projetos e uma parte inicial da definição dos marcos necessários do projeto.
• Gráficos de Gantt: uma das melhores ferramentas principais para monitorar o progresso, os gráficos de Gantt expressam o progresso como uma barra horizontal que denota o progresso da esquerda para a direita e fica totalmente coloridas ao atingir o status de conclusão de 100%. As barras dos gráficos de Gantt (nomeados em homenagem ao cientista social Henry Gantt, que criou o método pela primeira vez na década de 1910) geralmente também fornecem uma porcentagem numérica de conclusão para aumentar as barras horizontais, que podem ser colocadas em stack para comparar o progresso em várias áreas do projeto.
• Listas de tarefas: outra ferramenta de gerenciamento de cargas de trabalho que auxilia no processo de monitoramento do progresso são as listas de tarefas. Enquanto as listas de tarefas se concentram na definição dos principais desenvolvimentos, as listas de tarefas representam o "aprofundamento" desses desenvolvimentos e detalhando as etapas reais que levarão à conclusão do projeto. As listas de tarefas podem ser criadas com um escopo variável, o que significa que podem ser aplicadas a um departamento inteiro, uma equipe específica ou até mesmo um indivíduo em particular.

Observação: embora você possa esperar ver planilhas nesta lista, há um motivo importante para ela ser excluída. Embora os líderes de equipe geralmente construam grades visuais em quadros brancos ou em programas de processamento de texto para conter uma variedade de dados, essas grades não contam como planilhas reais. As planilhas não contêm apenas informações em grade. Essas informações são conectadas por inteligência computacional, permitindo que os usuários façam cálculos simples que podem ser aplicados de uma só vez a todos os dados da planilha, poupando um tempo considerável da necessidade de fazer vários cálculos. Essa inteligência abrangente não está presente em um gráfico simples em grade. 

As organizações variam muito, assim como as necessidades de negócios. No entanto, ainda existem alguns princípios fundamentais sólidos em relação ao gerenciamento inteligente de cargas de trabalho e eles podem ser aplicados a quase todas as empresas.

Um plano de gerenciamento de cargas de trabalho só pode ser sólido se as análises forem pensadas. Portanto, cabe a quem está fazendo o planejamento avaliar honestamente os conjuntos de habilidades do pessoal e sua eficácia dentro dessas funções. Isso é tão importante quanto ter uma projeção precisa das etapas necessárias e dos principais marcos de um projeto. Quanto mais honesto você for sobre os recursos da empresa, maior a probabilidade de seu planejamento de gerenciamento de carga de trabalho ser eficaz.

Isso deveria ser óbvio, mas é surpreendente como muitas organizações ainda operam com seus funcionários em grande parte no escuro sobre as operações da empresa ou sobre as expectativas completas relacionadas ao seu desempenho individual. As comunicações para os membros da equipe devem ser simples de entender e difíceis de confundir. Além disso, a comunicação clara deve se aplicar a todas as equipes e ser aplicada de maneira uniforme em todos os recursos para evitar lacunas de informação e silos de desempenho.

Uma forma pelas quais as empresas esgotam seus principais membros da equipe é equipando-os com um número irrealista de tarefas múltiplas. Para manter os funcionários funcionando de forma eficaz e com satisfação geral, deve-se evitar um ambiente de multitarefa. Os membros da equipe devem ter permissão para se concentrar em uma tarefa de cada vez até que essa tarefa seja concluída. Isso evita a quase paralisa que pode afetar a produtividade quando um funcionário está tentando fazer malabarismos com muitas tarefas ao mesmo tempo.

Um aspecto fundamental do gerenciamento eficaz de cargas de trabalho envolve aproveitar as várias ferramentas técnicas à sua disposição, sempre que possível. Tarefas repetitivas são uma área-chave onde você pode aplicar um dos seus maiores ativos: modelos. Os modelos são ideais para automatizar a criação de documentos e acelerar sua produção. Eles também ajudam a garantir que os padrões da empresa sejam formatados com consistência em todos os documentos enviados.

Aqui está outro óbvio, mas você ficaria chocado com o número de organizações de alto nível que simplesmente delegam responsabilidades importantes às equipes sem posteriormente realizar verificações regulares com todo o pessoal relevante. Claramente, essa é uma receita para o desastre que deve ser evitada a todo custo. As reuniões de equipe não precisam ser longas para serem eficazes, mas precisam ser realizadas com regularidade e dar a cada membro da equipe tempo para relatar suas atividades atuais e quaisquer empecilhos potenciais ao seu progresso.