O que são controles financeiros?

Controles financeiros são políticas e procedimentos usados para monitorar e gerenciar recursos financeiros. Eles ajudam a proteger os ativos financeiros contra o uso indevido e ajudam a garantir uma geração de relatórios financeiros precisos e confiáveis.

As empresas normalmente monitoram seus recursos financeiros com três extratos: a demonstração de resultados, o balanço patrimonial e o extrato de fluxo de caixa. Essas demonstrações financeiras fornecem às partes interessadas (como negociantes, investidores, auditores e reguladores) informações vitais sobre a integridade financeira, o desempenho futuro e o valor geral da empresa.

Os controles financeiros ajudam a garantir que essas demonstrações sejam confiáveis e livres de erros. Elas também são ferramentas de gerenciamento de risco, servindo como uma primeira linha de defesa contra abusos financeiros dentro de uma empresa. Por exemplo, os controles financeiros podem detectar e até dissuadir atividades fraudulentas ou a apropriação indevida de ativos. Além disso, os controles financeiros podem ajudar as organizações a alcançar a eficiência operacional por meio de um melhor gerenciamento financeiro.

Exemplos comuns de controles financeiros incluem segregação de funções, controles de acesso, reconciliações e revisões de políticas. Eles podem ser preventivos, detectivos ou corretivos, manuais ou automatizados, e executados ad hoc ou conforme programado.

Controles financeiros eficazes podem ajudar as empresas a manter a conformidade, alcançar eficiência operacional e mitigar atividades fraudulentas.

A geração de relatórios financeiros precisos ajuda as organizações a cumprir as obrigações de conformidade. Os controles financeiros dão aos stakeholders a confiança de que os registros da empresa são confiáveis e precisos, o que reduz os riscos de não conformidade, como sanções pesadas e multas.

Por exemplo, em resposta a grandes escândalos contábeis no início dos anos 2000, os EUA aprovaram uma lei federal, chamada de Sarbanes-Oxley Act, criada para prevenir fraudes corporativas. A lei contém requisitos rigorosos relativos à manutenção de registros financeiros e penalidades criminais para violações.  

Empresas de todos os setores enfrentam uma pressão crescente dos stakeholders para alcançar maior eficiência operacional. Os controles financeiros podem ajudar a simplificar, monitorar e gerenciar fluxos de caixa, orçamentos e forecasting financeiros. Esses dados financeiros confiáveis permitem a tomada de decisões informadas sobre a alocação de recursos, as principais despesas e o gerenciamento de custos para operações de negócios mais eficientes.

Os controles financeiros podem ajudar a detectar atividades maliciosas. Eles fornecem procedimentos regulares de supervisão e verificação para ajudar a conter fraudes, peculato, roubo e outras instâncias de uso indevido financeiro. Além disso, saber que uma organização está monitorando todos os processos financeiros pode ajudar a dissuadir possíveis infratores de tentar qualquer coisa nefasta.

Os controles financeiros internos são normalmente divididos em três categorias: preventivos, detectivos e corretivos.

Os controles preventivos são usados para reduzir o risco de erros, fraudes e apropriação indevida de fundos. Elas incluem políticas e práticas como:

• Pré-aprovações: a administração verifica ou autoriza que um funcionário pode realizar uma determinada atividade financeira ou concluir transações financeiras. Por exemplo, os sistemas de contas a pagar geralmente exigem a aprovação do gerente para distribuir reembolsos.
  
  
• Controles de acesso:  acesso restrito a ativos financeiros físicos (como dinheiro) e sistemas financeiros virtuais (como sistemas de contabilidade ou software de contabilidade). Por exemplo, exigir senhas ou outras verificações de segurança para visualizar, editar ou enviar informações financeiras confidenciais.
  
  
• Segregação de funções: distribuição de funções financeiras entre várias pessoas. Por exemplo, as políticas de pequeno caixa podem exigir que diversas pessoas realizem desembolsos em dinheiro, reconciliem a conta e reabasteçam a conta.

Os controles detectivos são usados para detectar anomalias, erros ou fraudes em relatórios financeiros. Elas incluem políticas e práticas como:

• Auditorias: avaliações objetivas e periódicas destinadas a avaliar e melhorar os controles internos de uma organização. As auditorias podem ser internas ou externas. Por exemplo, os auditores podem comparar o ambiente de controle de melhores práticas com o que foi documentado.
  
  
• Reconciliações de contas: comparação de registros financeiros internos com documentos financeiros externos para ajudar a garantir a precisão e a consistência. Por exemplo, a reconciliação pode ajudar a garantir que o razão geral corresponda aos extratos bancários ou de cartões de crédito da empresa.
  
  
• Análise de variância: método que compara o desempenho financeiro planejado e o real para encontrar discrepâncias. Por exemplo, uma empresa pode analisar a variância em orçamentos, custos de mão de obra ou vendas.
  

Os controles corretivos são usados para fazer correções nos erros ou discrepâncias encontrados nos relatórios financeiros e ajudam a garantir que eles não se repitam. Elas incluem políticas e práticas como:

• Correção de erros: estabelecimento de procedimentos para correção de erros encontrados nos registros contábeis. Por exemplo, a retificação de erros encontrados em um lançamento contábil de pagamentos em dinheiro e o ajuste de quaisquer contas afetadas.
  
  
• Revisões de políticas: ajuste das políticas de controle financeiro existentes para lidar melhor com novos riscos e necessidades ou para melhorar a eficácia. Esse controle pode exigir avaliações de risco separadas. Por exemplo, uma auditoria interna pode revelar sistemas de controle de acesso deficientes, que a organização deve adotar medidas corretivas para fortalecer.
  
  
• Treinamento e educação: treinamento regular e compartilhamento de informações para ajudar a garantir que as equipes de contabilidade e outros funcionários permaneçam atualizados sobre o cenário de gerenciamento financeiro e quaisquer novos processos de negócios. Por exemplo, as organizações podem configurar sessões informativas sobre novas leis ou regulamentações que possam afetar os negócios.
  

Existem várias opções de software que podem ajudar as organizações a melhorar seus controles financeiros, incluindo:

• Software de planejamento de recursos empresariais (ERP)
• Software de governança, risco e conformidade (GRC)
• Software de planejamento e análise financeira (FP&A)

Os sistemas de ERP podem gerenciar e otimizar as funções, os processos e os fluxos de trabalho financeiros de uma organização com automação e integração. O software de contabilidade tradicional muitas vezes não tem acessibilidade aos dados em tempo real. Mas os ERPs centralizam e armazenam informações financeiras cruciais em um banco de dados (às vezes, na nuvem), incluindo dados sobre pagamentos de fornecedores, gerenciamento de caixa e reconciliação de contas. Eles também podem rastrear contas a pagar (AP) e contas a receber (AR), realizar análises financeiras e gerar relatórios.

Um software de GRC especializado pode ajudar a garantir que uma empresa esteja atendendo aos padrões de conformidade e risco. Os recursos do software GRC podem incluir gerenciamento de documentos, dados de risco, fluxos de trabalho e auditorias. Ferramentas de GRC eficazes criam e distribuem políticas e controles, mapeando-os para regulamentações e requisitos de conformidade. Elas também ajudam a avaliar se os controles financeiros foram implementados, estão funcionando corretamente e estão melhorando a avaliação e a mitigação de riscos. 

FP&A inclui modelagem financeira, orçamento e forecasting para apoiar a análise financeira e melhorar a tomada de decisões. O software de FP&A permite que as empresas alterem planos, revisem forecasting ou modifiquem orçamentos em tempo real e integrem o planejamento entre unidades de negócios, acelerando a tomada de decisões. Isso melhora a precisão e confiabilidade de planos e forecasting.