O que é gerenciamento ágil de projetos?

O gerenciamento ágil de projetos é uma abordagem para iniciativas individuais, geralmente em desenvolvimento de produtos ou software, que se baseia nos princípios ágeis de colaboração, desenvolvimento iterativo, flexibilidade, adaptabilidade e melhoria contínua. O gerenciamento dos objetivos dos projetos (prazos, recursos, objetivos, equipes) é focado pela lente do ágil e pode incluir qualquer um dos vários frameworks diferentes, incluindo scrum, Kanban e lean.

O gerenciamento ágil de projetos, quando agrupado, pode formar um programa que também pode ser gerenciado com os princípios do ágil; programas agrupados podem formar um portfólio, como uma "matriosca".

A metodologia ágil, como abordagem, surgiu em 2001 com a publicação do Manifesto Ágil por um grupo de engenheiros de software. O Manifesto Ágil inclui quatro valores-chave e 12 princípios. Os principais valores são:

• Indivíduos e interações acima de processos e ferramentas
• Software operacional acima de documentação abrangente
• Colaboração com o cliente acima de negociação de contratos
• Resposta à mudança acima de seguir um plano

Os valores preferenciais não exigem o abandono dos que não são priorizados. Por exemplo, a filosofia ágil não proíbe o uso de um plano, mas dá mais ênfase à resposta e à preparação para mudanças inevitáveis.

Como seu nome sugere, o gerenciamento ágil de projetos é projetado para operar em um mundo repleto de requisitos em constante mudança. Em vez de planejar meticulosamente cada etapa de um projeto antes que ele comece, as tarefas são criadas de forma rápida e avaliadas, discutidas e alteradas regularmente em resposta ao feedback da equipe ou do cliente.

Desde o início, parte-se do princípio de que planos e abordagens precisarão mudar, sem apego rígido ao planejamento inicial. Os membros individuais da equipe têm poder para se manifestar, sem uma hierarquia tão firme como em outras abordagens.

Ágil e cascata são duas das filosofias mais populares de gerenciamento de projetos e representam abordagens totalmente diferentes.

A cascata, que foi descrita pela primeira vez em profundidade em 1970 (PDF) , é uma metodologia sequencial altamente estruturada. Na cascata, as etapas de um projeto são enumeradas antes do início do projeto, com cada etapa precisando ser concluída antes de a próxima ser realizada. Curiosamente, esse artigo de 1970, do cientista da computação Winston Royce, na verdade envolveu críticas ao método de cascata. (Ainda mais interessante: o filho de Royce, Walker Royce, é Economista Chefe de Software da IBM e escreveu vários livros sobre gerenciamento de projetos)

A metodologia ágil assume uma abordagem diferente: ela valoriza a progressão iterativa, mutável e adaptativa. Ela entende e adota que o ciclo de vida completo de um projeto não pode e não será conhecido no início, e implementa ferramentas como avaliações e sprints para se ajustar a essa realidade.

O gerenciamento ágil de projetos é mais uma filosofia com princípios amplos do que uma metodologia específica. Mas existem algumas características principais que podem ser encontradas na maioria dos projetos ágeis.

Um dos elementos mais importantes da metodologia ágil é sua dependência de iteração. Isso se vincula a um dos quatro valores-chave originais do Manifesto Ágil, que é o de criar software operacional. Na metodologia ágil, o trabalho é dividido em partes menores e mais gerenciáveis, que são concluídas rapidamente e avaliadas com frequência. Entende-se que as partes individuais mudarão, às vezes drasticamente, para responder às sessões de avaliação com stakeholders.

As avaliações são uma parte vital da metodologia ágil, fornecendo feedback regular para melhoria contínua por meio da iteração. Existem variações dependendo do framework usado, mas avaliações regulares e frequentes estão presentes em todas as versões da metodologia ágil. Nas sessões de avaliação, todos os participantes são incentivados e capacitados a falar, ao contrário de modelos mais hierárquicos como a cascata, onde as decisões "fluem" de cima para baixo.

A metodologia ágil favorece a colaboração interdisciplinar, valorizando os membros da equipe com várias habilidades que colaboram extensivamente com os stakeholders em toda a organização. Na metodologia ágil, os desenvolvedores não se trancam durante o desenvolvimento do produto, alheios a todos os outros membros de uma equipe. Em vez disso, avaliações regulares incluem todos os tipos de stakeholders.

Por exemplo, vamos aplicar os princípios ágeis a um novo aplicativo de exercícios. Os desenvolvedores que criam o aplicativo também precisam colaborar frequentemente com designers, especialistas em fitness, profissionais de marketing, vendedores e gerentes de programas. Ao receber todos os stakeholders necessários, esses desenvolvedores podem incorporar feedback vital enquanto trabalham para alcançar resultados de alta qualidade.

Em sistemas de gerenciamento de projetos mais antigos ou tradicionais, como o de cascata, hierarquias rígidas são seguidas para manter todos na tarefa. Os gerentes de projetos atribuem tarefas, trabalhadores especializados concluem suas tarefas individuais e todos permanecem em sua área.

Esse método pode criar silos, reduzir a capacitação e ocultar feedbacks potencialmente produtivos de membros da equipe que sentem que não é sua função se posicionar.

Em um modelo ágil, as equipes geralmente são menores, auto-organizadas e contam com multifuncionalidade. Cada membro da equipe pode se sentir mais proprietário do projeto e contribuir sempre que necessário.

Os frameworks de gerenciamento ágil de projetos fornecem estruturas de acordo com os princípios ágeis. Nem todo framework é adequado para todos os projetos; por isso, é importante escolher o mais apropriado.

Talvez o mais popular de todos os conceitos ágeis, o scrum, vem do esporte rúgbi, em que todos os membros da equipe empurram simultaneamente para uma jogada curta, mas intensa. No contexto da metodologia ágil, o scrum se baseia em sprints iterativos de duração fixa, geralmente de uma a quatro semanas, mas o conceito de trabalho em equipe permanece.

Esses sprints começam com o planejamento colaborativo para decidir sobre quais tarefas e entregas do backlog do produto serão abordadas no sprint seguinte. Esse planejamento de sprints pode ser liderado por um scrum master, ou proprietário do produto, mais um professor do que um líder, cuja responsabilidade é manter o time do scrum seguindo as práticas ágeis. A equipe, então, se reúne brevemente todos os dias para um scrum diário, com duração no máximo 15 minutos, para identificar quaisquer obstáculos ou empecilhos. Essas reuniões diárias são vitais para detectar quaisquer problemas potenciais, mas devem ser mantidas o mais concisas possível.

No final de cada sprint, no que é chamado de retrospectiva do sprint, a equipe faz avaliações do trabalho concluído com os stakeholders de fora da equipe de desenvolvimento para identificar quaisquer problemas potenciais ou elementos de mudança.

Kanban é uma representação visual de um fluxo de trabalho, tradicionalmente na forma de notas adesivas categorizadas em um quadro. (Embora haja muitas versões digitais para aqueles que desejam evitar o papel físico)

Um quadro Kanban geralmente inclui três colunas:

A fazer: tarefas ainda não iniciadas.

Em andamento: no que o indivíduo ou subequipe está trabalhando atualmente.

Concluídas: tarefas individuais concluídas.

Mas isso não está escrito a ferro e fogo. Dependendo do projeto, outras colunas, como "testes", "conformidade" ou "ideias", podem ser necessárias.

Dentro de cada coluna, há tarefas individuais em papel ou notas adesivas digitais. Em nosso exemplo de aplicativo de exercício, essas anotações podem incluir “criar lista de 'exercícios favoritos'”, “adicionar vídeos ilustrativos” e “implementar a funcionalidade de cronômetro”. À medida que cada tarefa é concluída, sua nota adesiva será fisicamente (ou digitalmente) migrada de uma coluna para a outra, até que todas as tarefas sejam concluídas.

Embora não seja exatamente um framework ágil, o lean é uma metodologia relacionada que pode ser aplicada a projetos ágeis. Originário do mundo da fabricação, o lean está focado na redução de desperdício, documentação, superprodução e fragmentação. Quando reunida, essa combinação às vezes é chamada de metodologia ágil lean. A metodologia ágil lean prioriza a identificação de valor, às vezes por meio de uma representação visual chamada mapeamento do fluxo de valor, que pode ajudar a identificar gargalos ou ineficiências.

O SAFe, ou Scaled Agile Framework, é uma base de conhecimento de princípios, práticas e competências organizacionais e de fluxos de trabalho , criado para ajudar as organizações a implementar um modelo ágil em escala empresarial. No SAFe, equipes ágeis realizam seu trabalho regular usando scrum ou outros métodos. Várias equipes juntas compõem um trem de liberação ágil, ou ART, que colabora de maneira multifuncional para fornecer soluções incrementais regularmente. A cada duas semanas, o ART se reúne para uma demonstração, que produz comentários e sugestões a serem implementados no sprint seguinte. O SAFe incorpora muitas metodologias e práticas ágeis e adiciona alguns extras com o objetivo de manter grandes organizações no caminho certo.

O gerenciamento ágil de projetos tem visto uma popularidade crescente, especialmente no espaço de software e tecnologia. Hoje, muitas pessoas veem valor em escolher de forma inteligente: um estudo de 2025 (PDF) constatou que o cascata ainda é ideal para projetos simples, descomplicados e previsíveis. Esse estudo também descobriu que o gerenciamento ágil de projetos pode ser superior para projetos complicados ou que mudam com frequência. Outros analistas dizem que preferem uma abordagem híbrida. "Com [uma] abordagem combinada, as organizações podem alcançar um equilíbrio ideal, permitindo que se adaptem agilmente a desafios imprevistos sem perder de vista seus objetivos finais", escreve Antonio Nieto-Rodriguez na Harvard Business Review.

O gerenciamento ágil de projetos inclui foco nos produtos mínimos viáveis, ou MVPs. Quer seja usando lean, SAFe ou outras metodologias, há uma forte ênfase nos processos ágeis na entrega de demonstrações funcionais no final dos sprints. No software, isso permite lançamentos mais rápidos para os consumidores, seguidos por atualizações incrementais à medida que o projeto avança.

Supõe-se desde o início, em uma mentalidade ágil, que um projeto não apenas pode mudar: ele mudará. A adaptabilidade está incorporada aos métodos ágeis, com tarefas e projetos discretos e sessões de avaliação regulares. Em cada avaliação, as equipes e os stakeholders são incentivados a relatar qualquer feedback, seja interno ou de clientes, que a equipe pode, então, incorporar em seu próximo sprint. A satisfação do cliente é o objetivo, não a adesão ao planejamento.

Estudos de caso indicaram que as práticas ágeis podem aumentar a eficiência e a produtividade. Na Arizona State University, o departamento de TI estabeleceu práticas ágeis para padronizar o planejamento de projetos por meio de modelos e colaboração. A ASU usou especificamente ferramentas para incorporar princípios lean de redução de desperdício e duplicação. Sua abordagem foi bem-sucedida na criação de um novo sistema escalável e repetível, e outras equipes da universidade começaram a adotar as novas técnicas.

A metodologia ágil preza a comunicação aberta, eficiente e capacitada entre muitos mais stakeholders do que aqueles que normalmente seriam incluídos. Essa natureza multifuncional faz com que representantes de várias partes de uma organização sejam incluídos nas discussões pós-scrum. Dessa forma, a metodologia ágil ajuda a quebrar os silos que podem se tornar problemáticos em organizações maiores.

A natureza descentralizada dos grupos ágeis, enfatizando habilidades variáveis e flexibilidade, capacita os membros da equipe a usar suas habilidades da maneira mais adequada. As equipes também são auto-organizadas e têm autonomia para conduzir seus sprints de acordo com sua própria experiência, em vez de um plano entregue do alto.

Embora o gerenciamento ágil de projetos traga muitas vantagens, existem desvantagens potenciais e situações para as quais a metodologia ágil pode não ser ideal, ou pode precisar ser ajustada para melhor atender às necessidades de uma organização.

A dependência de uma abordagem iterativa, melhoria contínua e lançamentos frequentes durante o ciclo de vida de um projeto pode dificultar a previsão de quando um projeto será "concluído" ou quanto poderá custar. Roteiros rígidos em um sistema como o de cascata vêm com uma métrica simples de aprovação ou reprovação; ou o produto está concluído dentro do prazo ou não. Na metodologia ágil, um projeto está no processo de um estado contínuo de trabalho e melhoria.

Embora a imprevisibilidade possa ser um desafio, uma abordagem ágil às vezes pode ser uma maneira de lidar com a realidade, em vez de uma maneira de tentar moldar um ciclo de projeto inerentemente caótico. Em certo sentido, os métodos ágeis podem simplesmente ser associados ao caos porque são a maneira mais eficaz de lidar com ele.

Com mais entradas provenientes de toda a organização e a natureza adaptável dos sprints ágeis, pode ser fácil entrar em um estado de aumento de escopo. As equipes podem continuamente adicionar funcionalidades, trabalhando em problemas secundários e terciários, à medida que um projeto cresce lentamente, mas de forma segura, em algo diferente e maior do que o pretendido.

Para lidar com esse problema, o aumento do escopo deve ser abordado em intervalos regulares. Quaisquer novas funcionalidades devem ser avaliadas como essenciais ou excessivas.

As metodologias de gerenciamento ágil de projetos são ideais para membros de equipes multifuncionais, autônomos e automotivados. As equipes individuais são auto-organizadas, e os membros da equipe podem ser chamados para realizar uma variedade de tarefas. Essa agilidade exige uma mentalidade específica e flexível, e nem todos os membros da equipe podem ter seu melhor desempenho nessas condições. Um líder de equipe eficaz pode ajudar a ensinar à equipe maneiras de se ajustar e progredir dentro de um ambiente ágil.