O que é gerenciamento de portfólio ágil?

Este método se concentra na otimização do fluxo de valor através de uma organização, garantindo que os recursos sejam alocados de forma eficaz, que as prioridades estejam alinhadas com os objetivos estratégicos e que a melhoria contínua seja enfatizada. Os principais conceitos da gestão ágil de portfólio incluem:

Flexibilidade: capacidade de se adaptar rapidamente às mudanças.

Visibilidade: maior transparência no progresso do projeto e do portfólio.

Colaboração: melhor comunicação e trabalho em equipe entre projetos.

Entrega de valor: um foco contínuo na entrega de valor aos clientes e stakeholders.

Criada por um grupo de desenvolvedores de software em 2001, Ágil é uma filosofia que eleva os valores de eficiência, comunicação e flexibilidade no serviço da criação de produtos superiores. Conforme descrito no Manifesto Ágil inicial , os quatro valores da filosofia são:

-              Indivíduos e interações mais do que processos e ferramentas

-              Software trabalhando com documentação abrangente

-              Colaboração do cliente mais do que negociação de contratos

-              Responder à mudança seguindo um plano

O ágil não é uma metodologia específica, mas sim uma abordagem, e várias metodologias diferentes costumam ser agrupadas sob o conceito de gestão ágil ou inspirada no ágil. Essas metodologias incluem Scrum, Extreme Programming (XP), Disciplined Agile, Kanban e outras.

Um portfólio é um conjunto de projetos e programas inter-relacionados dentro de uma organização, gerenciados de forma integrada para alcançar objetivos estratégicos e resultados de negócio. O gerenciamento tradicional de portfólio costuma seguir uma abordagem rígida e hierárquica, com planejamento de longo prazo e processos rigorosos.

Métodos mais antigos, anteriores ao ágil, geralmente seguiam o modelo conhecido como “cascata”, que exige uma sequência rígida de etapas a serem concluídas em ordem. Essa abordagem tende a ser lenta para reagir a novas informações ou mudanças no ambiente de negócios.

Por outro lado, o gerenciamento ágil de portfólio valoriza a flexibilidade, o planejamento iterativo e o retorno contínuo, usando inputs como métricas avançadas e feedback dos clientes. Ele prioriza os fluxos de valor e a entrega rápida de valor, a capacidade de se ajustar com base em novas informações e uma abordagem colaborativa para o gerenciamento de portfólio de projetos (PPM).

Adaptar-se e responder a mudanças se tornou essencial no mundo dos negócios atual. o gerenciamento ágil de portfólio permite que as organizações reajam rapidamente e redirecionem recursos para as iniciativas mais valiosas e alinhadas à estratégia.

Esse foco no alinhamento estratégico melhora a eficiência ao promover colaboração mais eficaz e simplificar processos, resultando em entregas mais rápidas e com melhor desempenho. Ao priorizar a entrega contínua de valor nas operações de portfólio, as organizações conseguem atender melhor às necessidades dos clientes, aumentando a satisfação e a fidelização à marca.

A filosofia ágil pode ser aplicada a diversos tipos de trabalho, em todos os níveis da organização.

Gerenciamento ágil de projetos aplica os princípios ágeis a um projeto específico. Esse projeto pode englobar várias tarefas distintas e diferentes equipes de desenvolvimento, todas concentradas em um único objetivo seja um produto, uma atualização ou uma nova funcionalidade.

O gerenciamento ágil de projetos consiste em aplicar os princípios ágeis a um projeto individual. O gerenciamento ágil de programas aplica os mesmos princípios ágeis a um conjunto de projetos. Isso pode exigir novas técnicas e metodologias, como a formação de novas equipes de diretoria executiva, um backlog compartilhado de recursos e uma comunicação mais intensa entre as equipes.

O gerenciamento ágil de portfólio precisa coordenar diferentes programas, possivelmente em departamentos distintos dentro da organização. Diferente dos outros tipos de gerenciamento, o gerenciamento de portfólio foca mais nas questões estratégicas e na agilidade nos negócios, e as organizações ágeis devem considerar os objetivos gerais para garantir que os projetos e programas estejam alinhados.

O gerenciamento ágil de portfólio se apoia em pilares essenciais que sustentam toda essa filosofia. Manter esses princípios em mente ajuda os líderes de equipe a organizar e reforçar os planos de portfólio.

O gerenciamento ágil de portfólio considera as diretrizes de negócios que vêm da alta liderança da organização. Cabe aos gerentes de portfólio ágil garantir que a estratégia da organização esteja alinhada com os aspectos práticos da execução.

O gerenciamento ágil de portfólio mantém a inclinação da filosofia ágil por planejamento contínuo e melhoria por meio de iteração. As estratégias precisam ser ágeis, e os stakeholders devem estar prontos para mudanças, sejam elas internas ou externas.

Capacitação, transparência e honestidade radical são pilares fundamentais do gerenciamento ágil de portfólio. As ideias e orientações podem surgir de qualquer lugar, e um bom gerente de portfólio sabe incentivar desenvolvedores e gerentes de projeto a se manifestarem.

Avaliar continuamente o valor de negócio dos projetos e portfólios é uma das tarefas mais importantes de um gerente de portfólio ágil. Há várias maneiras de fazer isso; uma das mais comuns é a análise de custo do atraso (CoD).

O CoD é um cálculo simples que gera um número indicando o quanto a conclusão pontual de um projeto é importante. Para o gerente de portfólio, o CoD é extremamente útil na hora de priorizar.

O gerenciamento ágil de portfólio não exige nem incorpora metodologias ou ferramentas específicas, mas há diversas metodologias e frameworks ágeis comumente associados ou aplicados nesse contexto. Para aplicar o gerenciamento ágil de portfólio de forma eficaz, é importante conhecer diferentes metodologias, frameworks, ferramentas e técnicas ágeis.

O Scrum é um framework para trabalho em equipe colaborativo, batizado em homenagem ao jogo de rúgbi no qual todos os jogadores se unem e dão um grande impulso. Ele promove o desenvolvimento iterativo por meio de ciclos curtos e gerenciáveis chamados sprints, que podem ser escalados para gerenciar vários projetos em um portfólio.

O Scrum é um framework voltado ao trabalho em equipe colaborativo, cujo nome vem da jogada de rúgbi em que todos os jogadores se unem e avançam juntos. Ao fim de cada sprint, a equipe revisa e discute o que foi feito e ajusta os planos dos próximos sprints conforme necessário para atender às demandas da organização e dos clientes.

O Kanban é uma metodologia voltada ao acompanhamento de tarefas individuais dentro de um projeto, geralmente representado por um quadro, físico ou digital. Seu foco está na visualização dos fluxos de trabalho e no gerenciamento do andamento das tarefas para identificar gargalos e melhorar a entrega contínua.

Um quadro Kanban possui várias colunas: em sua forma mais simples, “a fazer”, “em andamento” e “concluído”. Em um quadro Kanban físico, as notas adesivas são migradas continuamente de uma coluna para outra à medida que as tarefas passam pelo processo de conclusão.

O SAFe (Scaled Agile Framework) é uma base de conhecimento com princípios organizacionais e de fluxo de trabalho, práticas e competências, que reúne conceitos do Scrum, Kanban e do Lean para expandir práticas ágeis em grandes empresas. Essa estrutura foi criada para alinhar diversos projetos e garantir a interoperabilidade e a atuação cruzada entre equipes. O SAFe oferece uma abordagem estruturada para gerenciar grandes portfólios de trabalho.

Essas metodologias alinham os projetos à estratégia e aos objetivos estratégicos da empresa, melhoram a comunicação e a colaboração entre equipes ágeis e promovem uma alocação eficiente de recursos com base em prioridades. 

Diversas técnicas e termos ajudam a sustentar o gerenciamento ágil de portfólio. Essas técnicas facilitam o acompanhamento de tarefas, a condução dos sprints e a organização do backlog, promovendo transparência e colaboração dentro das equipes e entre elas.

Para entender o backlog e o progresso dos projetos, as equipes ágeis devem conhecer os seguintes conceitos:

Funcionalidades: uma funcionalidade específica de um produto que agrega valor aos usuários.

Épicos: grandes corpos de trabalho que podem ser divididos em tarefas menores ou histórias de usuários. Eles ajudam a organizar e priorizar o trabalho de alto nível dentro do portfólio.

História de usuário: uma descrição geral de uma funcionalidade da perspectiva do usuário. Ele descreve o que é a funcionalidade e por que o usuário precisa dela.

Temas: amplas áreas de foco que orientam as iniciativas estratégicas da organização. Eles contribuem para alinhar projetos e programas aos objetivos gerais do negócio, garantindo que o portfólio entregue o máximo de valor.

Estar familiarizado com esses conceitos é um bom ponto de partida para organizações que estão começando sua jornada de transformação ágil.

Adotar o gerenciamento ágil de portfólio traz diversas vantagens que fortalecem a capacidade da organização de conduzir projetos e programas com mais eficiência. Ao priorizar flexibilidade, colaboração, alocação eficiente de recursos e transparência, as organizações alcançam melhores resultados e impulsionam a melhoria contínua em seus portfólios.

Maior flexibilidade: responda rapidamente às mudanças e realoque os recursos conforme necessário para se alinhar às metas estratégicas.

Colaboração aprimorada: Promova a comunicação e a cooperação aprimoradas em vários projetos e equipes.

Melhor alocação de recursos: otimize o uso dos recursos, garantindo que eles sejam direcionados às iniciativas mais valiosas.

Aumento da transparência: obtenha insights claros sobre o progresso e a integridade geral do portfólio, permitindo uma melhor tomada de decisão.

Apesar dos benefícios relevantes, a implementação do gerenciamento ágil de portfólio pode apresentar desafios. Compreender e enfrentar esses desafios é essencial para uma adoção bem-sucedida e resultados consistentes.

Resistência cultural: um dos principais desafios é vencer a resistência cultural dentro das organizações. As metodologias ágeis exigem mudanças de mentalidade e práticas, o que pode gerar ceticismo e relutância entre colaboradores acostumados aos métodos tradicionais. Lidar com essa resistência exige um gestão de mudanças eficaz e a promoção de uma cultura ágil em toda a organização.

Alinhamento com as metas organizacionais: promover o alinhamento das práticas Ágeis com os objetivos e estratégias gerais do negócio é crítico. Sem esse alinhamento, os esforços e recursos podem ser mal direcionados. É essencial manter uma conexão clara entre as atividades de gerenciamento de portfólio e os objetivos estratégicos da organização para garantir progresso consistente e entrega de valor.

Lacunas de habilidades: a implementação do gerenciamento ágil de portfólio frequentemente expõe lacunas de habilidades dentro da organização, especialmente nesse nível de gerenciamento. As equipes podem precisar de treinamento e desenvolvimento adicionais para adotar efetivamente as práticas ágeis. Investir em educação contínua e no aprimoramento de habilidades é essencial para formar uma força de trabalho capacitada e voltada ao ágil.

Integração de ferramentas: integrar ferramentas ágeis aos sistemas empresariais existentes pode ser um processo complexo. Garantir compatibilidade e integração sem dificuldade é fundamental para evitar interrupções e aproveitar ao máximo os benefícios dessas ferramentas. As organizações precisam planejar e executar com cuidado o processo de integração, considerando os aspectos técnicos e operacionais para garantir uma transição fluida.