ما هي إدارة الأصول الثابتة؟

غالبًا ما تستخدم المؤسسات الباركود أو رموز الاستجابة السريعة (QR) أو تقنية تحديد الهوية بموجات الراديو بهدف المساعدة على تتبع أصولها، نظرًا إلى سهولة مسحها ضوئيًا واستخدامها من خلال الأجهزة المحمولة. تشمل أنواع الأصول المركبات وأجهزة الكمبيوتر والأثاث والآلات.

باستخدام نظام إدارة الأصول، يمكن للمنظمات:

• تتبع ومراقبة الأصول الثابتة.
• الإشراف على المعدات والآلات في مواقع متعددة.
• انخفاض تكاليف الصيانة.
• تحسين الكفاءة التشغيلية.
• الاحتفاظ بسجل للأصول التي تم إيقافها عن العمل أو بيعها أو سرقتها أو فقدانها.

تمكّن إدارة الأصول الثابتة المؤسسات من مراقبة المعدات والمركبات وتقييم حالتها والحفاظ عليها في حالة عمل جيدة. وبهذه الطريقة، فإنها تقلل من المخزون المفقود وأعطال المعدات وفترة التعطل — وتحسن قيمة عمر الأصل.

تتطلب الأصول الثابتة مثل الخوادم وشاحنات النقل والمصاعد استثمارًا ماليًا كبيرًا. وقد تشكل جزءًا كبيرًا من صافي قيمة الشركة. في بعض الشركات، يُخصص ما يصل إلى 40% من الاستثمار لشراء المعدات والمركبات.

كلما أدارت الشركة أصولها بشكل أفضل وأكثر كفاءة، زادت فرصها في تحقيق أقصى قيمة من هذه الاستثمارات. وفي غياب نظام إدارة الأصول الثابتة، قد تواجه المؤسسات ما يلي:

• فترات تعطل غير مخططة.
• أعطال المعدات.
• المخزون في غير محله أو المفقود.
• انتهاكات السلامة أو البيئة.
• عدم تلبية الامتثال أو المعايير التنظيمية.

بالنسبة إلى الشركات التي تملك مخزونات كبيرة، قد تتحول النتائج إلى خسائر بملايين الدولارات نتيجة فقدان الإنتاجية أو الإصلاحات أو الاستبدال أو الغرامات. بالإضافة إلى التكاليف المباشرة، يمكن أن تؤثر المعدات دون المستوى المطلوب على جودة خدمات أو منتجات المنظمة- مما يؤدي بدوره إلى التأثير على رضا العملاء وسمعة الشركة.

وفقًا للمعيار الدولي ISO 55000، يجب على إدارة الأصول تحقيق أقصى قيمة مقابل المال. من الناحية المثالية، تعمل إدارة الأصول الثابتة على تحسين جودة المعدات وعمرها الإنتاجي وضمان أفضل عائد على الاستثمار.

يمكن أن تكون إدارة الأصول الثابتة أمرًا معقدًا، خاصة في المؤسسات العالمية أو الشركات ذات المخزون الكبير — مثل شركات تأجير السيارات أو شركات التصنيع متعددة الجنسيات.

قد تستخدم المؤسسات جداول البيانات أو أدوات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لتتبع الأصول. ومع ذلك، فإن إدخال البيانات يدويًا يكون عرضة للخطأ. كما يمكن أن تكون أيضًا طريقة بطيئة للبقاء على اطلاع على مخزون الأصول الثابتة، عندما يتم نقل أساطيل المركبات بين المواقع أو تكون التكنولوجيا معقدة.

ولتوضيح الأمر، تخيل هذا السيناريو حيث تمتلك مؤسستك مركبات. ربما يكون لديك دفتر ملاحظات يمكنك فيه تسجيل موعد احتياج كل منها إلى تغيير الزيت أو تركيب شفرات مسّاحات جديدة أو مجموعة جديدة من الإطارات. لكن مع زيادة عدد المركبات، تبدأ المشكلات بالظهور. لو كان لديك كل هذه البيانات مجمعة في مكان واحد، لتمكنت بسهولة من تتبع هذه المعلومات من دون الخوف من فقدانها ووضعها في مكان خطأ. وهذا هو الغرض الذي يخدمه نظام إدارة الأصول.

تقدم برامج تتبع الأصول وحلول الإدارة طريقة موثوقة للإشراف على الأصول الثابتة. تشمل هذه الحلول ميزات مثل تتبع الموقع، ومعالجة أوامر العمل، وسجلات التدقيق.

قد تستفيد العمليات الصغيرة من نظام إدارة الصيانة المحوسب (CMMS). يساعد برنامج الأتمتة على جدولة أنشطة الصيانة وإدارتها وإعداد التقارير عنها. تتضمن المزايا معالجة مهام سير العمل، وتوفير الموارد والتوجيه، وإرشادات التشغيل والإصلاح، وإعداد التقارير والتدقيق.

بالنسبة إلى العمليات الكبيرة، يوفر نظام إدارة الأصول المؤسسية مثل IBM Maximo منصة مركزية لإدارة جميع الأصول الثابتة. وهي تعمل على دمج بيانات الأصول عبر دورة حياتها: بدءًا من الاستحواذ والتشغيل والصيانة وتدهور الأداء إلى التجديد أو الاستبدال.

من خلال الرؤية الشاملة، تكتسب المنظمات رؤى أعمق حول بيئات أصولها المعقدة. تصبح المنظمات أكثر قدرة على إدارة الأصول بفعالية. تساعد الميزات وسير العمل المنظمات على تحسين مهام الإدارة وتقليل فترات التعطل. تتمتع الفرق أيضا برؤية مؤسسية للسلامة والضوابط البيئية، مما يمكنهم من التعامل بشكل أفضل مع المشكلات والمخاطر.

يوفر إنترنت الأشياء (IoT) معارف عميقة ويتيح تحكمًا أكبر في الأصول الثابتة. برنامج IBM Maximo، على سبيل المثال، يجمع البيانات الواردة من أجهزة الاستشعار والأجهزة الأخرى لتوفير رؤية في الوقت المناسب بشأن سلامة الأصول وأدائها. فهو يعزز إدارة الأصول من خلال تحليل الحالة وتقدير القيمة والمخاطر وتوقع الأعطال.

يستخدم الذكاء الاصطناعي التعلم الآلي لقياس حالة الأصل وتمكين الصيانة التنبؤية. تجمع التكنولوجيا بيانات الأصول (من أجهزة الاستشعار، والقياس عن بُعد، وأوامر العمل، وحتى أحداث الطقس) وتستخدم الخوارزميات لرؤية الأنماط أو الاتجاهات وتطوير نماذج التنبؤ. تمكّن المعلومات، إلى جانب التسجيل التنبؤي، النظام من وصف الأساليب أو الاستراتيجيات الوقائية.

أصبح ربط فنيي الصيانة والإصلاح العاملين في الخطوط الأمامية بنظام إدارة الأصول المؤسسية والخبراء من خلال الأجهزة المحمولة أمرًا بالغ الأهمية للعمل بشكل أكثر كفاءة وأمانًا وجعلهم أكثر إنتاجية. صُمم IBM Maximo Mobile لإحداث تحويل في الأدوار الوظيفية للفنيين الميدانيين، حيث يقدم لهم بيانات أداء الأصول والعمليات في زمن شبه حقيقي، بالإضافة إلى تعليمات الصيانة خطوة بخطوة أينما كانوا. يُمكّن المزيج الفائق من الذكاء الاصطناعي وسير العمل الذكية والدعم البشري عن بُعد والوصول إلى بيانات الأصول Maximo Mobile من وضع المكافئ الرقمي لعقود من الخبرة في هذا المجال بين أيدي الفنيين.

• اطّلع على تفاصيل جميع أصولك، بما في ذلك مواصفاتها وموقعها.
• الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي من الأصول التشغيلية للتعلم والتشخيص واتخاذ الإجراءات اللازمة.
• تحسين طلبات التذاكر والجدولة.
• عرض مواقع عملك على الخريطة وتخطيط مسارك.
• تقييم سلامة الأصول وإعطاء الأولوية للإصلاحات.
• التعاون مع خبراء آخرين عن بُعد أو من خلال مساعدة الخبراء القائمة على الذكاء الاصطناعي.