ما هي إدارة المرافق؟

تجمع إدارة المرافق الحديثة بين جوانب الهندسة وإدارة العقارات وأحدث التقنيات لمساعدة المؤسسات على ضمان أن مساحات العمل تساعدها على تحقيق أهداف أعمالها الأساسية. 

اليوم، تشمل إدارة المرافق مجموعة واسعة من الوظائف، بما في ذلك إدارة الطاقة، وتخطيط المساحات، والسلامة من الحرائق، وخدمات النظافة. مع ظهور الإنترنت، والشبكات اللاسلكية، والقوى العاملة المتنقلة، أصبحت التقنيات الحديثة مثل الذكاء الاصطناعي والمباني الذكية وإنترنت الأشياء متكاملة بشكل عميق.

تساعد أنظمة إدارة أصول المؤسسة (EAM) المزوَّدة بأدوات الأتمتة في الوقت الفعلي مديري المرافق على تتبُّع أداء الأصول وتحسين استراتيجيات الصيانة في بيئات العمل المعقدة.

سواء عند إدارة مساحة عمل واحدة أم محفظة عقارية دولية، تساعد أنظمة إدارة المرافق الحديثة على زيادة كفاءة العمليات، وتحسين أداء الأصول وإطالة عمرها من خلال أدوات وتقنيات متقدمة.

تحظى إدارة المرافق بشعبية ونمو سريع، حيث يُقدَّر حجم السوق العالمي حاليًا بنحو 61.08 مليار دولار أمريكي. ومن المتوقع أن يصل حجمه إلى 138.50 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2030، ما يعكس معدل نمو سنوي مركَّبًا قدره 17.8% خلال فترة التوقعات.¹

يمكن أن تختلف أساليب إدارة المرافق الحديثة اختلافًا كبيرًا اعتمادًا على أنواع الأصول المادية والبيئات المبنية التي تحتاج المؤسسة إلى صيانتها.

عادةً ما يتم تقسيم ممارسات إدارة المرافق إلى فئتين: إدارة المرافق الصلبة (Hard FM) وإدارة المرافق اللينة (Soft FM). تركِّز إدارة المرافق الصلبة (Hard FM) على صيانة الأصول المادية، بينما تنطبق إدارة المرافق اللينة (Soft FM) على تشغيل المباني.

تُعَد إدارة المرافق الصلبة (Hard FM) على نطاق واسع في صناعة إدارة المرافق العمود الفقري لإدارة البنية التحتية؛ لأنها تُعنى بصيانة الأصول المادية الحيوية لوظائف الأعمال الأساسية.

فيما يلي بعض الأنظمة والعناصر التي تتم صيانتها ضمن ممارسات إدارة المرافق الصلبة:

• الأنظمة الكهربائية والسباكة: تساعد إدارة المرافق الصلبة على ضمان تدفق المياه والكهرباء داخل المبنى بسلاسة ودون انقطاع، مع الالتزام باللوائح المطلوبة.

• أنظمة الطاقة: تُعَد إدارة الطاقة جانبًا حيويًا من إدارة المرافق الصلبة؛ إذ تساعد مديري المرافق على خفض التكاليف وضمان كفاءة استهلاك الطاقة للأصول المادية التي يشرفون عليها.

• أنظمة السلامة من الحرائق: تحافظ ممارسات إدارة المرافق الصلبة على أجهزة إنذار الحريق والرشاشات وإجراءات الإخلاء لضمان سلامة المباني والتزامها بجميع القوانين واللوائح المعمول بها.

• التحديثات والتجديدات: تضمن ممارسات إدارة المرافق الصلبة تنفيذ جميع أعمال التجديد والتحديث -مثل استبدال الأسقف وتحديث المصاعد وترقيات الأبواب والنوافذ- بشكل آمن وفعَّال.

تُعرَف إدارة المرافق اللينة (Soft FM) في صناعة إدارة المرافق بأنها الطبقة "البشرية" أو "التشغيلية"، وتركِّز على العمليات اليومية اللازمة للحفاظ على سلامة وراحة المباني.

فيما يلي بعض ممارسات إدارة المرافق اللينة الأكثر شيوعًا:

• خدمات التنظيف: تُعنى ممارسات إدارة المرافق اللينة بحلول تنظيف المباني، مثل غسيل النوافذ، والتنظيف بالمكنسة الكهربائية، ومكافحة الآفات وإدارة النفايات. يساعد ذلك على ضمان أن تكون المساحات الفعلية مريحة ونظيفة.

• الأمن: تشمل إدارة المرافق اللينة جميع ممارسات أمن المباني، مثل إدارة الحراس وصيانة أنظمة الإنذار والكاميرات التي تساهم في الحفاظ على سلامة المنشأة.

• إعداد الطعام: تشمل إدارة المرافق اللينة جميع جوانب إعداد الطعام والتخلص منه بأمان وكفاءة، بما في ذلك آلات البيع، والأكشاك، والمقاصف، والمناطق المخصصة للمطابخ وغسل الصحون.

• تخطيط المساحات: تساعد ممارسات إدارة المرافق اللينة مديري المرافق على إدارة الإشغال في جميع المساحات التي هم مسؤولون عنها، بما في ذلك المكاتب وقاعات المؤتمرات.

• مبادرات الاستدامة: تتحمل إدارة المرافق اللينة الحديثة مسؤولية متزايدة عن أي مبادرات الاستدامة المتعلقة بعمليات المباني التي تتبناها المؤسسات، مثل استخدام الذكاء الاصطناعي لتحسين استخدام المياه والطاقة.

بالإضافة إلى الفئتين الرئيسيتين لإدارة المرافق، هناك ستة أنواع أساسية من إدارة المرافق تتناسب بشكل أكثر تحديدًا مع احتياجات المؤسسة. تتميز هذه الأنواع من إدارة المرافق بخصائص تشمل كلًا من إدارة المرافق الصلبة واللينة، وفي بعض الأحيان تجمع بين ممارسات كلتيهما.

إدارة العمليات هي نوع من إدارة المرافق التي تركِّز على إدارة وصيانة الأصول المادية مثل أنظمة التدفئة والتهوية وتكييف الهواء (HVAC) والكهرباء والمياه والسباكة. وهذه الأنظمة ضرورية لتعمل المرافق بفاعلية. يعتمد مديرو العمليات بشكل أساسي على ممارسات إدارة الأصول الصارمة للحفاظ على الأصول التي يتحملون مسؤوليتها.

عادةً ما ينفِّذ مديرو المرافق المسؤولون عن العمليات استراتيجيات مثل الصيانة التنبؤية والصيانة التفاعلية لضمان تشغيل الأصول بأقصى كفاءة لفترات طويلة. يُعَد وقت تشغيل الأصول ووقت التعطل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لمعظم مديري العملياتح؛ إذ تساعدهم على قياس نجاح برامجهم في الوقت شبه الفعلي.

إدارة المشروعات هي نوع من أنواع إدارة المرافق التي تتضمن التخطيط الاستراتيجي وتنفيذ عمليات التحديث والتجديد ومبادرات التحديث التي تضمن بقاء المباني آمنة ومتوافقة مع المعايير مع مرور الوقت.

غالبًا ما تصبح المرافق القديمة غير متوافقة مع القوانين واللوائح مع تغيُّر لوائح البناء وتوفِّر مواد وتقنيات أحدث. من أمثلة مشاريع تجديد المباني الشائعة التي تُشرف عليها فِرق إدارة المشاريع تحديث أنظمة التدفئة والتبريد وتركيب نوافذ وأرضيات جديدة موفِّرة للطاقة. كما تتم غالبًا إدارة ترقيات الأرضيات والعوازل القديمة.

المؤسسات التي تمتلك محفظة عقارية عالمية غالبًا ما تكون مسؤولة عن إدارة ممتلكاتها في أكثر من منطقة أو دولة. تساعد أدوات البرمجيات الحديثة لإدارة المرافق المؤسسات على الامتثال للتشريعات المتغيرة، بغض النظر عن موقع المباني، مع ضمان تحقيق أهدافها المالية والتشغيلية الأساسية.

يعتمد مديرو المرافق المسؤولون عن إدارة محافظ كبيرة على أنظمة إدارة مرافق متقدمة للمساعدة على تحسين استراتيجيات إدارة عقود الإيجار، وحجوزات الغرف، وتكاليف الصيانة، وغيرها من الجوانب الحيوية للنجاح. على سبيل المثال، يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي وإنترنت الأشياء أتمتة المهام المتكررة والمعتمدة على البيانات، ما يزيد من دقة سجلات الصيانة ويساعد على خفض التكاليف التشغيلية.

إدارة خدمات الدعم هي نوع من إدارة المرافق يركِّز على الخدمات التي تحافظ على سلامة المباني ونظافتها لشاغليها. يتحمَّل مديرو مرافق خدمات الدعم مسؤولية كلٍّ من وظائف إدارة المرافق الصلبة واللينة مثل خدمات النظافة، والأمن، والتموين.

رغم أنها غالبًا لا تكون معقدة أو استراتيجية مثل بعض أنواع إدارة المرافق الأخرى، فإن خدمات الدعم لا تقل أهمية عنها. يساهم اتِّباع نهج قوي في خدمات الدعم في ضمان أن تلبي المرافق أهداف أعمال المؤسسة. كما يمكِّن ذلك شاغلي المباني من الشعور بالأمان وزيادة إنتاجيتهم في أماكن عملهم.

تُعَد إدارة وصيانة المباني الذكية نوعًا جديدًا نسبيًا من إدارة المرافق ينمو بسرعة مع انتشار إنترنت الأشياء والتقنيات "الذكية". المباني الذكية هي هياكل مصممة للاعتماد على التكنولوجيا الرقمية لأتمتة جوانب عمليات البناء التي كانت تُدار تقليديًا بشكل يدوي.

وفقًا لتقرير حديث، بلغت قيمة سوق المباني الذكية العالمي 117.4 مليار دولار أمريكي في عام 2024. من المتوقع أن ينمو السوق بمعدل نمو سنوي مركَّب (CAGR) قدره 21.2% خلال الست سنوات المقبلة، ليصل إلى 548.5 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2032.²

تُعَد إدارة المرافق للمباني الذكية أكثر أنواع إدارة المرافق تقدمًا من الناحية التكنولوجية، حيث تستفيد من أنظمة البرمجيات المتقدمة. تعتمد هذه الأنظمة بشكل كبير على الذكاء الاصطناعي وإنترنت الأشياء والتعلم الآلي للحفاظ على مجموعة واسعة من الأصول المادية. مع تطوُّر ممارسات إدارة المرافق لتلبية احتياجات تكنولوجيا المباني الذكية، تتطور أيضًا الأدوار المرتبطة عادةً بهذه الممارسة.

إدارة المرافق المتكاملة (IFM) هي نهج لإدارة المرافق حيث يتولى مزوِّد خدمة واحد وظائف متعددة للمرفق بدلًا من مورِّدين متعددين. تساعد إدارة المرافق المتكاملة المؤسسات في الحصول على خدمات إدارة المرافق الحيوية التي تحتاجها (على سبيل المثال الصيانة والأمن والتنظيف وغير ذلك) دون عناء توظيف العديد من مقدِّمي الخدمات والإشراف عليهم.

تعتمد أساليب إدارة المرافق المتكاملة الحديثة على أنظمة وأدوات إدارة الأصول المؤسسية مثل أنظمة إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS) لإدارة المهام والخدمات المطلوبة لصيانة المرافق. تساعد إدارة المرافق المتكاملة المؤسسات على إدارة احتياجاتها من إدارة المرافق بشكل أكثر مركزية ودمج مهام سير العمل لتعزيز الكفاءة. غالباً ما تؤدي إدارة المرافق المتكاملة إلى تخفيضات كبيرة في التكاليف، وتحوُّل رقمي أسرع، وتكاليف تشغيل أقل.

تُعَد International Facility Management Association (IFMA) أكبر هيئة مهنية في العالم لمتخصصي إدارة المرافق، حيث تقدِّم التعليم، والتواصل المهني، والشهادات لمجموعة واسعة من وظائف إدارة المرافق. مع ظهور التقنيات الجديدة والتطورات في تصميم المباني الذكية، تعمل IFMA على تغيير متطلباتها وكيفية إعداد المتدربين لمهن إدارة المرافق.

فيما يلي نظرة على كيفية تغيُّر بعض الأدوار:

• المديرون المعتمدون للمرافق (CFM): المؤسسات العالمية المعترف بها التي تمنح شهادات في إدارة المرافق تقوم بتحديث برامجها لضمان تدريب المستفيدين على تقنيات جديدة مثل البيانات في الوقت الفعلي والأتمتة المعززة بالذكاء الاصطناعي.

• متخصصو إدارة المرافق (FMP): على الرغم من أن شهادة FMP هي عادةً شهادة للمبتدئين، فإن الكفاءات الأساسية المطلوبة تتجه بعيدًا عن المهارات التقنية. فهي تتجه نحو قدرات أكثر استراتيجية قائمة على البيانات لتلبية متطلبات صيانة المباني الذكية.

• المتخصصون في مرافق الاستدامة (SFP): مع توجُّه المزيد من المؤسسات نحو تصميم المباني الذكية لمساعدتها على تحقيق أهداف الاستدامة، أصبح المتخصصون في مرافق الاستدامة مطلوبين بشدة في القطاع. يميل المتخصصون في مرافق الاستدامة (SFPs) إلى التركيز على أنواع إدارة المرافق والاستراتيجيات التي تساعد على تقليل استهلاك الطاقة والهدر، لتسريع المبادرات البيئية.

تدعم إدارة المرافق (FM) المؤسسات من جميع الأحجام. وتستخدم أحدث التقنيات والأدوات والأساليب الاستراتيجية لإدارة مرفقها. توفِّر وظيفة إدارة المرافق القوية عدة فوائد، وهي موضَّحة في القائمة التالية.

• انخفاض تكاليف التشغيل: تساعد إدارة المرافق القوية الشركات على خفض صافي أرباحها من خلال تحسين ممارسات إدارة الطاقة وإنشاء برامج صيانة أصول أكثر كفاءة من خلال أتمتة المهام.

• زيادة الاستدامة: تساعد إدارة المرافق المؤسسات على تحقيق أهداف الاستدامة بشكل أسرع من خلال تنفيذ برامج صيانة أكثر كفاءة في استخدام الطاقة وإنشاء ممارسات إدارة النفايات منخفضة التأثير.

• تحسين تجربة الشاغلين: تساهم إدارة المرافق في تحسين عناصر إدارة المباني مثل الإضاءة وجودة الهواء والنظافة، ما يجعل الشاغلين يشعرون بالترحيب ويزيد من إنتاجيتهم في أماكن عملهم.

• تحسين استمرارية الأعمال: تعزز إدارة المرافق القوية قدرة المؤسسات على الحفاظ على عملياتها الأساسية أثناء الأحداث غير المتوقعة مثل الحرائق وانقطاع الكهرباء والهجمات الإلكترونية، وهي وظيفة تُعرَف باسم استمرارية الأعمال.

• إدارة عقارات أكثر استراتيجية: من خلال المراقبة الآلية لشغل المساحات وجمع وتحليل بيانات استخدام المساحات، تساعد أنظمة إدارة المرافق الحديثة المؤسسات على تحسين استغلال مساحاتها بطريقة آمنة وفعَّالة من حيث التكلفة.

تواجه إدارة المرافق (FM) مجموعة من التحديات مع استمرار تطورها لتلبية احتياجات المباني الأكبر والأكثر تعقيدًا وتطورًا. التغيرات التكنولوجية السريعة التي تُعيد تشكيل طريقة عمل الشركات والأفراد تزيد من حدة العديد من العقبات التي يجب على إدارة المرافق التغلب عليها قريبًا.

ستواجه إدارة المرافق ثلاثة من أهم تحدياتها في السنوات المقبلة:

1. ارتفاع تكاليف التشغيل: إن تقلبات أسعار الطاقة، واضطرابات سلاسل التوريد العالمية، والتوترات الجيوسياسية ترفع من تكاليف تشغيل إدارة المرافق، ومن المرجح أن يستمر هذا التوجُّه في السنوات المقبلة. يجب على فِرق إدارة المرافق الحديثة إيجاد طرق مبتكرة لتحقيق التوازن بين الميزانيات مع الحفاظ على أداء المرافق وسلامتها.
2. زيادة الضغوط التنظيمية: تواجه العديد من الشركات ضغوطًا متزايدة لإثبات التزامها ببناء وصيانة بنية تحتية موفِّرة للطاقة والامتثال للوائح البيئية الجديدة. إن تلبية هذه المعايير قد يعني دمج عمليات وأدوات وتقنيات جديدة في برامج الصيانة الحالية، وهي عملية قد تكون مكلِّفة وتستغرق وقتًا طويلًا.
3. تحديث الأنظمة القديمة: يتطلب تحديث المرافق حتى تتمكن المؤسسات من الاستفادة من تكنولوجيا المباني الذكية استثمارًا أوليًا كبيرًا بالإضافة إلى إعادة تدريب فِرق الصيانة. لإعادة تجهيز أنظمة المباني الحالية للاستفادة من الذكاء الاصطناعي وإنترنت الأشياء والتقنيات الأخرى، يجب على المؤسسات التعامل مع فترة تعطُّل محتملة أثناء ترقية المرافق.