ما إدارة مخاطر الجهات الخارجية؟

في عالم يتزايد فيه الترابط والاستعانة بالمصادر الخارجية، تعد إدارة مخاطر الجهات الخارجية إستراتيجية أعمال أساسية. تقوم إدارة مخاطر الجهات الخارجية بتحديد المخاطر التي تواجهها المؤسسات من التعامل مع الموردين الخارجيين أو مقدمي الخدمات والحد منها. تشارك هذه الجهات الخارجية في مختلف وظائف الأعمال، بدءًا من خدمات تكنولوجيا المعلومات وتطوير البرمجيات وصولًا إلى إدارة سلسلة التوريد ودعم العملاء.

تنشأ الحاجة إلى إدارة مخاطر الجهات الخارجية من نقاط الضعف المتأصلة المرتبطة بعلاقات خارجية. يمكن أن تحقق مهام الاستعانة بمصادر خارجية فوائد مثل خفض التكاليف والقابلية للتوسع والوصول إلى خبرات متخصصة، ولكنها تُعرِّض المؤسسات أيضًا للمشكلات المحتملة. تهدف إدارة مخاطر الجهات الخارجية إلى تزويد المؤسسات بفهم شامل لعلاقاتها التجارية مع الجهات الخارجية والضمانات التي يستخدمها هؤلاء الموردون. يساعد هذا في منع حدوث مشكلات مثل الاضطرابات التشغيلية والاختراقات الأمنية وفشل الامتثال.

تترادف إدارة مخاطر الجهات الخارجية مع مصطلحات مثل إدارة مخاطر المورّدين (VRM) أو إدارة مخاطر سلسلة التوريد، وتشكل نهجًا شاملًا لمعالجة المخاطر عبر مختلف المشاركات مع جهات خارجية. وتضمن مبادئ عالمية مثل العناية الواجبة وتقييم مخاطر الجهات الخارجية، والمعالجة، والمراقبة المستمرة لضمان امتثال الأطراف الخارجية للوائح وحماية البيانات الحساسة. وتساعد هذه الممارسات أيضًا في الحفاظ على المرونة التشغيلية وضمان الامتثال لمعايير الممارسات البيئية والاجتماعية وحوكمة الشركات.

تشمل المخاطر الرقمية، وهي مجموعة فرعية من مجموعات إدارة مخاطر الجهات الخارجية، المخاوف المالية والمتعلقة بالسمعة والبيئة والأمان. يبرز وصول الموردين إلى الملكية الفكرية والبيانات السرية والمعلومات الشخصية القابلة للتحديد أهمية إدارة مخاطر الجهات الخارجية ضمن إطارات عمل الأمن الإلكتروني وإستراتيجيات إدارة المخاطر الإلكترونية.

لا تمتلك إدارة مخاطر الجهات الخارجية قسمًا واحدًا عالميًا؛ بل تختلف من مؤسسة إلى أخرى. قد يكون لدى الشركات فرق لإدارة مخاطر الجهات الخارجية أو قد توزع هذه المسؤوليات بين أدوار مختلفة. تشمل الأقسام والعناوين الوظيفية الشائعة المشاركة في إدارة مخاطر الجهات الخارجية مدير الأمن الإلكتروني، وكبير موظفي المشتريات، والمدير التنفيذي للمعلومات، وكبير مسؤولي الخصوصية، وقسم تقنية المعلومات، ومدير سلسلة التوريد، وغيرهم.

تحمي الإدارة الفعّالة لمخاطر الجهات الخارجية المؤسسات من مخاطر التوريد وتبني شراكات أقوى وأكثر مرونة. ويسمح تضمين إدارة مخاطر الجهات الخارجية في عملياتها الأساسية للشركات بالاستفادة من الخبرات الخارجية، مع الحفاظ على الأمان والامتثال والسلامة التشغيلية. ويؤدي ذلك إلى تحويل نقاط الضعف إلى مخاطر مُدارة، ما يتيح نموًا آمنًا ومتوافقًا.

تُعد إدارة مخاطر الجهات الخارجية ضرورية؛ بسبب المخاطر الكبيرة المرتبطة بالمورّدين ومقدمي الخدمات الخارجيين. تتضمن العلاقات مع الجهات الخارجية غالبًا الوصول إلى معلومات حساسة مثل بيانات العملاء والأنظمة الداخلية، ما يجعلها نقاط دخول محتملة للهجمات الإلكترونية. وتمتد المخاطر لتشمل الأطراف الرابعة، وهم المتعاقدون من الباطن أو مقدمو الخدمات الآخرون الذين تستعين بهم الأطراف الثالثة. 

قد تقوم المؤسسات التي تركز فقط على تدابير الأمن السيبراني الداخلية لديها بتعزيز دفاعاتها الخاصة، ولكنها تخاطر بالتغاضي عن نقاط الضعف الحساسة. ومن دون توسيع نطاق هذه الحماية لتشمل الأطراف الثالثة والرابعة، فإنها تظل معرضة لحوادث الاختراق وغيرها من الحوادث الأمنية.

تعد إدارة مخاطر الجهات الخارجية أمرًا بالغ الأهمية لعدة أسباب:

تحقيق الامتثال التنظيمي: تتطلب لوائح خصوصية البيانات وحماية البيانات مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA) من المؤسسات تنظيم امتثال الجهات الخارجية. تؤدي الانتهاكات لدى الجهات الخارجية إلى غرامات باهظة وإلحاق ضرر بسمعة المؤسسة الرئيسية، حتى إذا كانت تلك المؤسسة غير مسؤولة بشكل مباشر عن الانتهاك.

تعزيز المرونة التشغيلية: يمكن أن تؤدي الاضطرابات لدى الجهات الخارجية إلى حدوث تحديات تشغيلية، وعيوب وتأخيرات في التشغيل. وتضمن عملية إدارة مخاطر الجهات الخارجية استمرارية الأعمال عن طريق تحديد نقاط الضعف هذه والتخفيف من حدتها. ويُعدّ هذا التعرض للمخاطر بالغ الأهمية بشكل خاص للصناعات المعتمدة على سلاسل التوريد، حيث تحافظ إدارة مخاطر الجهات الخارجية على سلاسة العمليات ودعم معايير الجودة.

إدارة العلاقات مع الموردين: تختلف العلاقات مع الجهات الخارجية في معاييرها الأمنية. تشمل إدارة مخاطر الجهات الخارجية إجراء العناية الواجبة الشاملة، وتقييمات المخاطر، والمراقبة المستمرة لضمان التزام الموردين بمعايير عالية من الأمان والأخلاقيات.

التخفيف من مخاطر الأمن الإلكتروني: غالباً ما يكون لدى الجهات الخارجية إمكانية الوصول إلى البيانات الحساسة والأنظمة الداخلية، مما يجعلها نقاط دخول محتملة للهجمات الإلكترونية. تعمل إدارة مخاطر الجهات الخارجية القوية على توسيع تدابير الأمن الإلكتروني لهذه الكيانات الخارجية وتشمل أمن البيانات للحماية من الانتهاكات وتسرب البيانات.

الحفاظ على السمعة: يمكن لتصرفات الجهات الخارجية أن تؤثر بشكل مباشر على سمعة المؤسسة. من خلال إدارة مخاطر الجهات الخارجية، يمكن للشركات منع الممارسات غير الأخلاقية وسوء السلوك الذي قد يضر بعلامتها التجارية وثقة العملاء.

حماية الأعمال من التأثّر: من دون إدارة سليمة لمخاطر الجهات الخارجية، تستطيع العلاقات مع جهات خارجية أن تعرِّض الشركات لمخاطر لها تأثيرات طويلة الأمد على الأرباح النهائية لديها. تساعد إدارة مخاطر الجهات الخارجية المؤسسات على تجنب الخسائر المالية المرتبطة بفشل الجهات الخارجية، مثل تكاليف إدارة اختراق أمن البيانات، والرسوم القانونية الناجمة عن عدم الامتثال، والخسائر الناجمة عن فترات التعطُّل التشغيلي.

الحد من التعقيد ومساحة الهجوم: تضيف كل جهة خارجية إلى مساحة الهجوم لدى المؤسسة. تحد إدارة مخاطر الجهات الخارجية من التعقيد عن طريق إدارة الثغرات الأمنية المحتملة التي تسببها العديد من اتصالات الجهات الخارجية.

من خلال الإدارة الفعالة لمخاطر الجهات الخارجية، يمكن للشركات تأمين عملياتها والازدهار في بيئة مترابطة تعتمد على الاستعانة بمصادر خارجية.

تساعد دورة حياة إدارة مخاطر الجهات الخارجية الفعَّالة المؤسسات على إدارة مخاطر الجهات الخارجية وإنشاء علاقات آمنة ومتوافقة ومفيدة مع الموردين. تشمل المراحل الشائعة لدورة حياة إدارة مخاطر الجهات الخارجية ما يلي:

يمكن للمؤسسات اعتماد العديد من أفضل الممارسات لتحقيق إدارة فعالة لمخاطر الجهات الخارجية. فيما يلي بعض الاستراتيجيات الرئيسية:

• مواءمة إدارة مخاطر الجهات الخارجية مع إستراتيجية إدارة المخاطر الشاملة لدى المؤسسة
• إنشاء قائمة جرد فعَّالة تميز بين الجهات الخارجية وتحدد الإجراءات الوقائية اللازمة
• إنشاء مخطط للمخاطر يشمل مجالات متعددة مثل المخاطر المالية والمخاطر التشغيلية ومخاطر الامتثال والمخاطر الإستراتيجية ومخاطر السمعة وغيرها.

• إشراك الأطراف المعنية في مرحلة مبكرة من العملية لتصميم برنامج إدارة مخاطر الجهات الخارجية وتنفيذه بفعالية
• التأكد من أن الفريق التنفيذي على دراية بجميع مخاطر الجهات الخارجية ومتوافق معها
• ضمان التعاون من جميع الأطراف ذات الصلة (فرق المخاطر والامتثال والمشتريات والأمن والتجارة)
• اجتناب الأساليب الانعزالية من خلال وضع إستراتيجية شاملة تتضمن مدخلات من جميع الأقسام المعنية.

• تطوير نهج برمجي يتضمن هيكل حوكمة لضمان عمليات إدارة مخاطر متسقة وقابلة للتكرار. تستطيع الندوات المنتظمة عبر الإنترنت، على سبيل المثال، أن تُبقي الأطراف المعنية على اطلاع دائم بآخر المستجدات.
• تكييف برنامج إدارة مخاطر الجهات الخارجية ليتناسب مع المتطلبات التنظيمية المحددة، وحماية البيانات، وقدرة المؤسسة. على تحمل المخاطر

• تنفيذ إستراتيجيات للحفاظ على مخزون محدّث لبيانات جميع الجهات الخارجية
• ضمان رؤية شاملة لأوضاع الجهات الخارجية من أجل إدارة المخاطر الأمنية بفعالية

• تقسيم مخزون الموردين إلى مستويات بناءً على المخاطر والأهمية
• تركيز الموارد على الموردين المحفوفين بالمخاطر من أجل بذل العناية الواجبة والمراقبة المستمرة الصارمة

• إجراء تقييمات أمنية لموردي الجهات الخارجية أثناء عملية الشراء، وليس فقط في نهاية المفاوضات
• دمج المتطلبات الأمنية في العقود في بداية الأمر لضمان الامتثال والحد من المخاطر قبل إبرام الاتفاقيات

• معالجة أنواع مختلفة من المخاطر، وليس فقط مخاطر الأمن الإلكتروني
• الأخذ في الحسبان المخاطر المتعلقة بالسمعة والمخاطر الجغرافية والجيوسياسية والإستراتيجية والمالية والتشغيلية ومخاطر الخصوصية والامتثال والأخلاقيات واستمرارية الأعمال والأداء والبيئة
• فهم جميع المخاطر ذات الصلة لبناء برنامج شامل لإدارة مخاطر الجهات الخارجية

• أتمتة العمليات المتكررة لإدارة مخاطر الجهات الخارجية لتحسين الكفاءة. تستطيع برمجيات إدارة مخاطر الجهات الخارجية تبسيط العمليات مثل:
• تأهيل الموردين وتقييم المخاطر
• تعيين مهام الحد من المخاطر وإجراء تقييمات الأداء
• إرسال الإخطارات وإنشاء التقارير

• تفعيل خاصية المراقبة المستمرة لتقييم مخاطر الجهات الخارجية في الوقت الفعلي
• استخدم الأدوات الآلية لكشف مشكلات الأمان والامتثال على الفور
• الحفاظ على رؤية ثابتة لمشهد مخاطر الجهات الخارجية لمعالجة التغييرات بشكل استباقي