تاريخ النشر: 05 أغسطس 2024
المساهمون: تيم موتشي، وكول سترايكر
سير عمل المستندات هو النظام الذي يتحكم في كيفية تداول المستندات داخل المؤسسة. ويساعد سير عمل المستندات الفعّال على ضمان وصول جميع الموظفين المعنيين إلى المستندات والتحكم فيها ضمن إطار عمل مبسط يدعم نظام حوكمة آمن. كما يساعد سير عمل المستندات المُنظّم الموظفين على الوصول السريع إلى المستندات التي يحتاجونها للعمل بأقصى كفاءة، مع الحفاظ على محدودية الوصول إلى المستخدمين المناسبين.
التوثيق هو ذاكرة المؤسسة. تحافظ إدارة المستندات الجيدة على أفضل الممارسات والقرارات التاريخية والخبرات السابقة. إن ضمان إمكانية وصول الموظفين الحاليين والمستقبليين إلى المعرفة المؤسسية بسهولة يقلل من الوقت الضائع في البحث عن المستندات ويمنع تكرار العمل.
تنتج المؤسسات كميات كبيرة من الأعمال الورقية الأساسية التي تتطلب إدارة جيدة، مثل تتبع الإصدارات والتخزين الآمن. المستند الذي لا يمكن العثور عليه بسهولة يُعد غير موجود تقريبًا، ما يؤكد أهمية الفهرسة الصحيحة وكتابة البيانات الوصفية المناسبة لضمان إمكانية الاسترجاع. عندما تُدار المستندات بشكل جيد، فإنها تسهم في تعزيز ثقافة مؤسسية قائمة على التعاون والشفافية والكفاءة في ممارسات العمل.
تخيل سيناريو يُخزن فيه كل مستند من مستندات المؤسسة في مجلدات منفصلة، ويمكن للجميع الوصول إليها ونشرها في مختلف الأقسام. ذلك التنظيم من شأنه أن يجعل العثور على المستندات وتأمينها أمرًا صعبًا للغاية.
يتمثل المبدأ الأساسي لسير عمل المستندات في تحديد الأطراف داخل المؤسسة التي تحتاج إلى الوصول إلى المستندات والتأكد من أن هذا الوصول آمن وسهل. يشكل وضع إجراءات واضحة لإنشاء المستندات وتخزينها وإدارتها حجر الأساس لتحقيق سير عمل فعال للمستندات.
ويتطلب تنفيذ هذه الإجراءات تضافر الجهود وتعاون مختلف الأقسام داخل المؤسسة. حيث تلعب أقسام الموارد البشرية والشؤون القانونية وتكنولوجيا المعلومات دورًا محوريًا في إعداد ضوابط الوصول وأنظمة تصنيف المستندات وحلول التخزين الآمنة. ومن الأهمية بمكان أن يفهم جميع الأفراد المعنيين الأسباب الكامنة وراء كل خطوة في العملية.
ويمكن أن يُعزز فهم أهمية البيانات الوصفية الدقيقة، وأسباب تضمين مستندات محددة، والحاجة إلى التحكم الصحيح في الإصدارات المشاركة والالتزام بسير العمل بشكل كبير. كما يسهم توضيح دور كل فرد في العملية في تعزيز هذا التأثير بشكل أكبر.
ولكي يكون سير عمل المستندات فعالاً، يجب أن يوفر إجابات شافية ومتسقة على العديد من الأسئلة الأساسية:
- كيف توازن المؤسسة بين الأذونات والاحتياجات الأمنية للمستندات الحساسة؟
- ما أنواع المستندات المضمنة في سير العمل؟
- متى وكيف تُضاف المستندات الجديدة إلى النظام؟
- أين تُخزن المستندات وكيف تُنظم؟ هل يتم ذلك عن طريق البيانات الوصفية أو باستخدام نظام التحكم في الإصدارات، أم بكليهما؟
تساعد الإجابة عن هذه الأسئلة المؤسسات على إنشاء سير عمل شفافة تتعقب كل خطوة يخضع إليها المستند، مع تسليط الضوء على أي أعطال أو تأخيرات أو أوجه قصور. يتيح التوثيق الشامل لسير العمل هذه إمكانية مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، مثل متوسط الوقت اللازم لإكمال الموافقات وعدد دورات المراجعة المطلوبة ونسبة وأنواع المستندات التي تُعالج بسرعة أكبر من غيرها.
علاوة على ذلك، تسعى سير العمل إلى تحديد المسؤول عن كل خطوة في دورة حياة المستند، ما يُعزز المساءلة ويُسهل عملية تتبع التقدم المحرز. فكِّر في سير عمل المستندات المصمم للموافقة على المواد التسويقية. سيحدد سير العمل هذا الشخص الذي يصوغ المستند الأولي، ومَن يراجع المحتوى والتصميم، والأشخاص المشاركين في تسلسل الموافقات. ومن خلال مراقبة التقدم المحرز في هذه المستندات، يمكن للمؤسسة تعيين مؤشرات الأداء الرئيسية لتحديد مجالات التحسين واكتساب معارف بشأن عملية الموافقة وتحسين إرشادات المراجعة لتعزيز الوضوح والكفاءة.
يُعد سير عمل المستندات المبسط أمرًا ضروريًا لتعزيز أمن المؤسسة ودفع عجلة نموها وتعزيز معارفها. باستخدام أتمتة معالجة الفواتير مستحقة الدفع كمثال، إليك الخطوات الأربع لإدارة سير عمل المستندات بشكل فعّال:
البيانات الوصفية عبارة عن طبقة غنية من المعلومات التي تمكّن أنظمة إدارة المستندات من فهم المستندات ومعالجتها بشكل فعال. تحتوي البيانات الوصفية للمستند على تفاصيل مثل من قام بتأليفه وتاريخ الإنشاء واسم البائع ورقم الفاتورة والكلمات الرئيسية وحتى نقاط البيانات المستخرجة مثل المبلغ الإجمالي المستحق. يتيح توفير السياق والبنية لنظام إدارة المستندات (DMS) أتمتة المهام وتبسيط الاسترجاع وضمان عملية سلسة وفعالة.
عادةً، تصل الفواتير عبر البريد أو البريد الإلكتروني، ما يستلزم إدخال البيانات يدويًا في نظام المحاسبة—وهي عملية بطيئة وعرضة للأخطاء من دون وجود مستودع مركزي. ومن خلال تطبيق الأتمتة، يمكن للموردين إرسال الفواتير إلكترونيًا، وتستخرج تقنية التعرف البصري على الأحرف (OCR) البيانات المهمة تلقائيًا. تعتمد تقنية التعرف البصري على الأحرف (OCR) على البيانات الوصفية المضمنة لتصنيف المستند كفاتورة. وذلك يتيح استخراج البيانات تلقائيًا من المعلومات المهمة مثل اسم المورد ورقم الفاتورة والمبلغ الإجمالي. وتؤدي هذه الخطوة الأولية إلى تقليل أخطاء الإدخال بشكل كبير إلى جانب تسريع العملية.
قبل ظهور الأتمتة، كانت عملية معالجة الفواتير تنطوي على حفظ نسخ ورقية أو مسحها ضوئيًا وحفظها في مجلدات محلية أو دليل مشترك، ما جعل استرجاعها أمرًا مرهقًا. بعد ظهور الأتمتة، تُخزن جميع الفواتير داخل نظام إدارة المستندات (DMS). يستخدم نظام إدارة المستندات البيانات الوصفية من أجل التخزين والتصنيف بكفاءة. ومن خلال وضع علامات على الفواتير بالبيانات الوصفية ذات الصلة مثل اسم المورد وتاريخ الفاتورة ورقمها، يضمن النظام سهولة الاسترجاع ويلغي الحاجة إلى التنظيم اليدوي.
في عصر ما قبل الأتمتة، كان العثور على فاتورة محددة، خصوصًا في الأنظمة الورقية، يستغرق وقتًا طويلاً. ومع ظهور الأتمتة، أصبح البحث عن فواتير محددة أسرع بفضل البيانات الوصفية. يمكن للمستخدمين الاستفادة من معايير البحث مثل اسم المورد أو النطاق الزمني أو رقم الفاتورة، ما يسمح لنظام إدارة المستندات بتحديد المستند ذي الصلة في غضون ثوانٍ.
لطالما كانت إدارة الفواتير تعتمد على البريد الإلكتروني وجداول البيانات، ما أدى إلى عزل البيانات وزيادة المخاطر الأمنية. بيد أن سير العمل المؤتمت يدمج نظام إدارة المستندات مع أنظمة المحاسبة الحالية، ما يتيح تعبئة البيانات المستخرجة تلقائيًا. كما يمكن تنفيذ خطوات الموافقة داخل النظام، ما يتيح للموظفين المصرح لهم مراجعة الفواتير والموافقة عليها إلكترونيًا، إلى جانب إرسال إشعارات تلقائية، ومن ثَم تعزيز كل من الأمان والسرعة.
يتوقف دمج نظام إدارة المستندات مع أنظمة المحاسبة على استخراج البيانات بدقة باستخدام تقنية التعرف البصري على الأحرف (OCR). وتعتمد هذه العملية بشكل كبير على البيانات الوصفية الموجودة داخل الفاتورة، والتي تتيح للنظام إدخال المعلومات الصحيحة في برنامج المحاسبة وبدء الخطوات التالية في سير العمل بناءً على البيانات المستخرجة.
بمجرد أن تفهم المؤسسات مبادئ سير عمل المستندات، يمكنهم تطبيق الأتمتة على مستوى عملياتهم. فيما يلي الخطوات المتبعة:
في البداية، تحتاج المؤسسة إلى تحديد الأطراف المعنية من مختلف الإدارات وإشراكهم في الأمر. تقدم الأطراف المعنية هذه معارف بشأن العمليات الحالية والتحسينات اللازمة. تقلل مواءمة الأتمتة مع الاحتياجات المحددة لكل قسم من مخاطر إغفال الخطوات أو الوظائف الأساسية لبعض المستخدمين. كما يمكن للأطراف المعنية ذات الخبرة العملية تحديد الاستثناءات المحتملة أو الحالات الشاذة التي قد تعوق الأتمتة.
تتضمن هذه الخطوة تحديد سير العمل اليدوي. يوثّق فريق تطوير سير العمل كل خطوة يخضع إليها المستند، والمهام التي ستؤتمت، والأشخاص الذين يجب إشراكهم في الأمر، ويحدد مراحل اتخاذ القرارات الحاسمة. يمكن أن تكون أدوات العرض المصور مثل المخططات الانسيابية أو خرائط العمليات مفيدة في هذه المرحلة. يمكن للفريق تحديد نقاط الضعف ومعالجتها بشكل أفضل من خلال إشراك الأطراف المعنية. وبمجرد أن يصبح سير العمل جاهزًا للتشغيل، يمكن تحسينه باستمرار للتخلص من التكرارات وتعزيز الكفاءة.
يبدأ اختيار نظام إدارة المستندات بتحديد المستندات التي يتم التعامل معها بشكل متكرر – مثل العقود والفواتير والتقارير. سيراعي الفريق عوامل مثل عملية الموافقة على المستندات ومتطلبات التعاون واحتياجات التوجيه المحددة مع التخطيط أيضًا لقابلية التوسع في المستقبل. يجب أن يوفر النظام المختار تشفيرًا قويًا لحماية المعلومات الحساسة وأن يكون بديهيًا لجميع المستخدمين النهائيين. كما أن دعم البائعين للتدريب والمساعدة المستمرة أمر مهم للمساعدة على ضمان الاستخدام الفعال لنظام إدارة المستندات.
يتضمن تأمين سير عمل المستندات كلاً من الضمانات التقنية وأفضل الممارسات. تنفيذ طرق صارمة لمصادقة المستخدمين، مثل إمكانات المصادقة متعددة العوامل، لمنع الوصول غير المصرح به، ومنح الأذونات استنادًا إلى مهام الوظيفة. ستؤمن المستندات المشفرة، سواء في أثناء سكونها أو في أثناء نقلها، البيانات الحساسة حتى في حال حدوث اختراق، ومن المرجح أن يساعد المستخدمون المثقفون على تعزيز الضمانات التقنية.
تُعد السياسات والإجراءات الواضحة ضرورية لسير عمل المستندات بسلاسة. احرص على إشراك الأطراف المعنية من مختلف الإدارات لفهم تفاعلاتهم المتعلقة بالمستندات وكذلك التحديات وفرص التحسين. قم بتطوير نظام لتصنيف المستندات حسب الحساسية والغرض واحتياجات الاحتفاظ. يوجه هذا كيفية تطبيق عناصر التحكم في الوصول المناسبة والتدابير الأمنية - تحديد المبادئ التوجيهية لإنشاء المستندات، وإنشاء ملكية واضحة وتحديد عمليات الموافقة على المستندات المختلفة.
لضمان التطبيق الناجح للنظام الجديد، عليك إشراك الموظفين بشكل فعال في كل من مرحلتي التصميم والتنفيذ. يُعد التدريب أمرًا أساسيًا لمساعدة الموظفين على فهم أهمية الأتمتة، وبناء الثقة وتزويدهم بالمهارات اللازمة لاستخدام النظام الجديد بكفاءة. ويساعد فهم الموظفين لدورهم داخل سير العمل على معرفة كيفية تأثير إجراءاتهم في الكفاءة بشكل عام.
بعد التنفيذ، تعد المراقبة المستمرة للنظام الآلي أمرًا ضروريًا. تتحقق عمليات التدقيق واختبارات الأمان في الوقت الفعلي من أن الأتمتة تعمل بشكل صحيح وتدير المستندات على النحو المنشود. يجب أن تحدد المراقبة أيضا اختناقات العملية، وتحليل الأخطاء المتكررة وتحسين قواعد الأتمتة أو تكوينات النظام. تساعد عمليات التدقيق والمراجعات الأمنية المنتظمة لسجلات المستخدمين على ضمان بقاء النظام آمنا وفعالاً.
يتضمن سير عمل المستندات الخطوات المحددة لإنشاء مستند وتحريره والموافقة عليه وتوزيعه، مع التركيز بشكل أساسي على حركته في كل أقسام المؤسسة.
يمتد سير عمل إدارة المستندات إلى ما هو أبعد من مجرد الحركة ليشمل تفاصيل إنشاء المستندات وتخزينها وتوزيعها واسترجاعها وتصنيفها وحذفها.
يوجد نوعان رئيسيان من سير عمل المستندات: المتسلسل والمتوازي.
سير العمل المتسلسل أو الخطي: يتبع هذا النوع من سير العمل عملية تدريجية محددة مسبقًا حيث يكمل الأفراد المعينون المهام بترتيب معين. على سبيل المثال، عند إنشاء مواد تسويقية، قد تجرى العملية على النحو التالي: يرسل كاتب الإعلانات مسودة، يراجعها بعد ذلك محرر ويعلق عليها. تُرسل المسودة المنقحة مرة أخرى إلى كاتب الإعلانات لإجراء المزيد من التنقيحات قبل إعادة توجيه النسخة النهائية إلى مصمم جرافيك. يتأكد المصمم من أن العناصر المرئية تناسب العلامة التجارية قبل أن يراجع مدير التسويق الحزمة الكاملة ويوافق عليها. إذا كانت هناك حاجة إلى إجراء أي مراجعات إضافية، يعود المستند إلى الكاتب مرة أخرى.
سير العمل المتوازي أو المتزامن: في سير العمل هذا، تُنجز مهام متعددة في وقت واحد. باستخدام مثال المواد التسويقية نفسه، يرسل كاتب الإعلانات مسودة يراجع المحرر محتواها ومدى وضوحها ويتحقق المصمم من ملاءمتها للعلامة التجارية كل ذلك في وقت واحد. تُعالج التعليقات الواردة من كلا الطرفين بشكل متزامن، وتُنفذ العناصر المرئية ويُجري مدير التسويق المراجعة النهائية قبل الإطلاق. غالبًا ما تكون هذه الطريقة أسرع ولكنها تتطلب تواصلاً واضحًا لتجنب الالتباس والتعليقات المتضاربة.
يمكن للأنظمة المستندة إلى السحابة أو المحلية دعم مهام سير العمل هذه:
الأنظمة المستندة إلى السحابة: يتم تخزين المستندات على خوادم يديرها مزود الخدمة السحابية (CSP) للمؤسسة. هذه الأنظمة قابلة للتوسع، ويمكن تعديلها بسهولة عن طريق تغيير خطة التخزين مع المزود، ويمكن الوصول إليها من أي مكان متصل بالإنترنت، وهو أمر مثالي للعاملين عن بُعد أو المسافرين بشكل متكرر. وغالبًا ما تسمح الأنظمة السحابية بتحرير المستندات من قِبل عدة مستخدمين في الوقت نفسه، وعادةً ما تنطوي على تكاليف أولية أقل، حيث تدفع المؤسسات رسوم خدمة شهرية أو سنوية.
الأنظمة المحلية: يتطلب هذا النهج تثبيت البرامج على خوادم داخل المؤسسة. وهو يوفر تحكمًا كاملاً في كل من الأجهزة والبرمجيات ولكنه قد يكون معقدًا ومكلفًا لتوسيع نطاقه. يقتصر الوصول بشكل عام على داخل الشبكة ما لم يتم إعداد تكوينات خاصة عن بُعد، ما يعقّد وصول العاملين عن بُعد. وغالبًا ما تتطلب الأنظمة المحلية استثمارًا مقدمًا كبيرًا في تراخيص الأجهزة والبرمجيات، مع تكاليف مستمرة محتملة للصيانة ودعم تكنولوجيا المعلومات.
تعمل أنظمة أتمتة سير العمل على تحسين عملية سير عمل إدارة المستندات من خلال أتمتة الإدارة بداية من الالتقاط وصولاً إلى الأرشفة، وتبسيط التوجيه التلقائي وطلبات الموافقة والأرشفة. عادة ما تكون أنظمة أتمتة سير العمل عبارة عن حلول برمجية تعمل على أتمتة العديد من جوانب سير عمل إدارة المستندات.
يمكن أن يحقق تنفيذ سير عمل إدارة المستندات العديد من المزايا للمؤسسة، ما يعزز الكفاءة التشغيلية والامتثال:
تقلل أتمتة المراحل المختلفة من معالجة المستندات الوقت الذي يقضيه الموظفون في إجراء المعالجة يدويًا، ما يخفض تكاليف العمالة ويتيح للموظفين التركيز على مهام أكثر إستراتيجية.
يسهل سير العمل المبسط مشاركة المستندات وتعاون أعضاء الفريق بشأنها، حتى عبر المواقع الجغرافية المختلفة، ما يعزز العمل الجماعي ويسرّع إنجاز المشروع.
من خلال إدارة المستندات عبر نظام آمن يتحكم في الوصول بناءً على أدوار المستخدمين، يمكن للمؤسسات حماية المعلومات الحساسة من الوصول غير المصرح به والاختراقات المحتملة.
يضمن التحكم المركزي في المستندات تخزينها وإدارتها وحفظها وفقًا لمعايير ثابتة، ما يقلل من مخاطر وضعها في غير موضعها واستخدام الإصدارات القديمة منها. تقلل الأتمتة من الخطأ البشري في إدخال المستندات ومعالجتها، ما يؤدي إلى إدارة البيانات وإعداد التقارير بشكل أكثر دقة.
تسمح قدرات الفهرسة والبحث المحسّنة للموظفين باسترداد المستندات بسرعة، ما يقلل فترة التعطل والإحباط المرتبط بالبحث التقليدي عن الملفات.
يمكن تصميم عمليات سير العمل المؤتمتة لتتوافق مع لوائح ومعايير الصناعة، ما يضمن أن معالجة المستندات تفي بكل المتطلبات القانونية وتقلل مخاطر المشكلات المتعلقة بالامتثال.
الرعاية الصحية
يُظهر تطبيق السجلات الصحية الإلكترونية (EHR) في مراكز الرعاية الصحية الأولية تحسينات كبيرة في علاج الأمراض غير المعدية. تدعم هذه الأنظمة روشتات الأدوية الإلكترونية وتعزز كفاءة ودقة الحفاظ على سجلات المرضى. ومن خلال تسهيل عمليات التوثيق، يمكن لمقدمي الرعاية الصحية تقديم رعاية أفضل للمرضى بفضل تحسين عملية إدارة البيانات وإمكانية الوصول إليها.
قانوني
تفيد أنظمة إدارة المستندات شركات المحاماة والدوائر القانونية من خلال تسريع عمليات صياغة المستندات ومراجعتها وأرشفتها. تدير أنظمة سير عمل المستندات الجيدة ملفات القضايا بكفاءة وتضمن الامتثال وتعزز إمكانية الوصول إلى المستندات الضرورية في البيئات القانونية.
التصنيع
تساعد أنظمة سير عمل المستندات في مجال التصنيع عادةً على إدارة مستندات التصميم والمواصفات وسجلات الامتثال وتتبعها بكفاءة. وذلك يساعد على ضمان تحديث جميع أجزاء عملية التصنيع وتلبية المعايير التنظيمية، وهو أمر بالغ الأهمية للحفاظ على جودة المنتج وكفاءته التشغيلية.
خدمة العملاء
تستخدم شركة الاتصالات التركية، Turkcell، برنامج IBM FileNet Content Manager كأساس لسير عمل المستندات لديها من أجل تحقيق مركزية تخزين معلومات العملاء وتسهيل عملية استرجاعها. ويدعم النظام الامتثال للمتطلبات التنظيمية من خلال إدارة ملايين المستندات والتحقق منها. وتتيح الأتمتة إمكانية الوصول السريع إلى المستندات ذات الصلة. كما يعزز هذا النظام الكفاءة التشغيلية ويدعم الامتثال وإدارة علاقات العملاء من خلال ضمان إدارة البيانات بدقة.
الشؤون المالية والمصرفية
ومن خلال رقمنة العمليات المتعلقة بالمستندات وتسهيلها، يمكن للمؤسسات المالية الحد من إدخال البيانات يدويًا وتقليل الأخطاء وتسريع أوقات إجراء المعاملات. تضمن سير العمل الآلية أن جميع المستندات تُعالج باستمرار وتُخزن بشكل آمن، وهو أمر ضروري للامتثال للوائح المالية وعمليات التدقيق.
يعتمد بنك مونتريال على برنامج IBM Content Analyzer لتسهيل عملية دفع الفواتير من خلال السماح للعملاء بإرسال فواتيرهم بالبريد الإلكتروني مباشرةً إلى تطبيق BMO QuickPay، وهو تطبيق معالجة الفواتير الخاص بالبنك. ويعالج هذا النهج مشكلات مثل التأخر في السداد وإجراءات الدفع المعقدة، ما يجعل سداد الفواتير أسرع بمقدار ست مرات ويسلط الضوء على مزايا الأتمتة في مجال الخدمات المصرفية.
صُممت أنظمة أتمتة سير العمل لتسهيل العمليات والمهام المختلفة، بما في ذلك سير عمل المستندات. تستخدم برامج مثل أتمتة سير العمل من IBM المنطق القائم على القواعد لأتمتة عمليات الأعمال، وتقلل من المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً وتحد من الأخطاء البشرية. ويؤدي ذلك إلى تحسين العمليات التي يمكن أن تؤدي إلى إنجاز كم كبير من المعاملات في أقل من ساعتين.
يجمع حل IBM Automation Document Processing بين الذكاء الاصطناعي والتعلم العميق وأدوات الرمز البرمجي المنخفض لمساعدتك على التخلص من المعالجة اليدوية للمستندات. يمكنك تصنيف المعلومات واستخراجها من مستندات أعمالك بسرعة وسهولة ودقة أكبر.
بادر بأتمتة سير العمل الرقمية في مؤسستك لتوحيد المعلومات والعمليات والمستخدمين—في البيئات المحلية أو على السحابة.
إن IBM Cloud Pak for Business Automation مجموعة معيارية من مكونات البرامج المتكاملة، تم تصميمها لأي بيئة سحابية هجينة، ومصممة لأتمتة العمل وتسريع نمو الأعمال.
استعن بهذا الدليل لمساعدتك على معرفة الحقيقة بشأن أهمية أتمتة العمل وقيمتها وفرصها وقيودها.
تعرف على الأنواع الأكثر شيوعًا ضمن الرسومات التخطيطية لسير العمل وكيفية إنشائها وفوائد استخدام الرسوم التخطيطية لعملك.
تعرَّف على كيفية قيام برنامج محرك سير العمل بأتمتة المهام لدعم التركيز على الأعمال ذات القيمة الأعلى.