ما المقصود بإدارة المستندات؟
إدارة المستندات هي نظام أو عملية تُستخدم لتسجيل المستندات الإلكترونية وتتبعها وتخزينها، مثل ملفات PDF وملفات معالجة النصوص والصور الرقمية للمحتوى الورقي.
يمكن أن توفر لك إدارة المستندات الوقت والمال؛ حيث توفر أمن المستندات، والتحكم في الوصول، والتخزين المركزي، ومسارات التدقيق، بالإضافة إلى تسهيل عملية البحث والاسترجاع.
ما سبب أهمية إدارة المستندات؟
قد يتطلب تخزين المستندات الورقية مساحة تخزين كبيرة. ومع ذلك، يمكن لمنصة إدارة المستندات دمج المستندات المتنوعة لتحقيق قدر أكبر من التحكم وتحسين الوصول وكفاءة العمليات. كما تقدم مزايا من حيث استرجاع المعلومات، وتعزيز الأمن، وتطبيق الحوكمة، وتقليل تكاليف التشغيل. علاوة على ذلك، أصبحت الإدارة السليمة للسجلات ضرورة قانونية.
النشرة الإخبارية الخاصة بالمجال
أحدث الأخبار التقنية، مدعومة برؤى خبراء
ابقَ على اطلاع دومًا بأهم—اتجاهات المجال وأكثرها إثارة للفضول—بشأن الذكاء الاصطناعي والأتمتة والبيانات وغيرها الكثير مع نشرة Think الإخبارية. راجع بيان الخصوصية لشركة IBM.
سيتم تسليم اشتراكك باللغة الإنجليزية. ستجد رابط إلغاء الاشتراك في كل رسالة إخبارية. يمكنك إدارة اشتراكاتك أو إلغاء اشتراكك هنا. راجع بيان خصوصية IBM لمزيد من المعلومات.
تقليل التكاليف وتحسين العلاقات
اكتشِف كيف استفادت Turkcell Global Bilgi من تقنية التقاط المستندات. من خلال استخدام حل قادر على قراءة الكتابة اليدوية والنماذج والأرقام، تمكنوا من تقليل التكاليف التشغيلية وزيادة رضا العملاء.
توسعت إدارة الوثائق لتشمل الأمان، والتدقيق، وغيره بالإضافة إلى التحول الرقمي للمستندات الورقية.
سعة التخزين في الخادم أكبر من تلك الموجودة في خزانة الملفات أو المستودع الفعلي.
تختلف الأنظمة من حيث النطاق ولكنها تشترك في سمات، مثل الفهرسة والتحكم في الإصدار وغير ذلك.
من خلال خدمات التسجيل المدعومة بالذكاء الاصطناعي، لن تكون هناك حاجة إلى نماذج.
تقلل المعالجة المستندة إلى السحابة من تكاليف النشر والإدارة.
يمكن للأدوات تحديد البيانات المحمية المطلوب تنقيحها أو إعادة توجيهها.
تقدِّم العديد من الحلول استراتيجيات قيّمة لاستخراج البيانات.
الموارد
تمكَّن من تبسيط عملية التقاط المحتوى وتخزينه وامتثاله باستخدام IBM Cloud Pak for Business Automation، ما يتيح تنفيذ عمليات سير عمل سلسة وتحسين إدارة الوثائق.
أعِد تعريف إدارة محتوى المؤسسات باستخدام IBM Content Manager، الحل الفعَّال والمرن.
يُعَد IBM ECM System Monitor حلًا استباقيًا لمراقبة السلامة لإدارة تطبيقات تحليلات الأعمال لديك.